Die Betriebsprüfung – Das sollten Sie als Unternehmer darüber wissen!

Sie haben im Gespräch mit anderen Unternehmern schon von einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt gehört. Doch Sie wissen eigentlich nicht so richtig, was bei dieser Steuerprüfung genau geprüft wird? Welche Formvorschriften und Gesetze sind hier relevant und wie halten Sie diese richtig ein? Drohen Ihnen gar hohe Strafen?

Wenn die Finanzbehörde klopft, klopft oft auch das Herz vieler Unternehmer schneller – aber es muss nicht so sein! Betriebsprüfungen sind für viele ein ungeliebtes, doch unvermeidliches Ereignis im Geschäftsalltag. Sie haben den Ruf, zeitraubend und kompliziert zu sein. Doch sie bieten auch die perfekte Gelegenheit, die eigenen Steuerangelegenheiten unter die Lupe zu nehmen und zu optimieren.

Dieser umfassende Blogbeitrag entmystifiziert den Prozess der Betriebsprüfung und stattet Sie mit dem notwendigen Rüstzeug aus, um jede Prüfung mit Bravour und ohne Überraschungen zu meistern. Wir erklären, was eine Betriebsprüfung ist, wie oft sie stattfindet, und geben Ihnen einen klaren Überblick über den Ablauf. Außerdem verraten wir Ihnen, welche Rechte und Pflichten Sie haben, und führen Sie Schritt für Schritt durch den Prozess – von der Vorbereitung bis zur Schlussbesprechung.

Und für diejenigen, die stets ein Auge auf die Zukunft haben: Wir schauen auf die Entwicklungen im Bereich der Betriebsprüfungen und geben Ihnen Tipps, wie Sie Ihr Unternehmen mit digitalen Mitteln optimal vorbereiten können. Mit unserer Checkliste zur Hand sind Sie bestens ausgerüstet. Damit können Sie der nächsten Betriebsprüfung durch das Finanzamt gelassen entgegensehen. Also, schnallen Sie sich an, denn es geht los: durch die Welt der Betriebsprüfungen mit weniger Sorgen und mehr Zuversicht!

Dieser Beitrag wurde am 10. April 2024 aktualisiert.

Was ist eine Betriebsprüfung?

Eine Steuerprüfung mag Ihnen vorkommen wie ein bedrohliches Raubtier, das nur darauf wartet, Sie zu fressen. Doch so ist das nicht. Stellen Sie sich eine Betriebsprüfung wie einen Gesundheitscheck für Ihr Unternehmen vor. Ein Spezialist – der Finanzbeamte – durchleuchtet Ihr Unternehmen. So stellt er sicher, dass alles im Bereich der Steuern korrekt läuft. Es geht darum zu überprüfen, ob die in den Steuererklärungen gemachten Angaben mit den Geschäftsbüchern, Belegen und anderen relevanten Dokumenten übereinstimmen.

Dieser Prozess wird von den Finanzbehörden initiiert und ist eine staatliche Kontrolle von Unternehmen. Er soll Transparenz schaffen, etwaige Fehler aufdecken und die Gleichmäßigkeit der Besteuerung gewährleisten. Grundsätzlich wird geprüft, ob Formvorschriften und Gesetze eingehalten werden. Beispielsweise werden Belege analysiert und es wird kontrolliert, ob alles richtig ausgefüllt wurde. Außerdem wird geprüft, ob alle Gesellschafter oder der Geschäftsführer die richtigen Verträge haben. Auch Mietverträge können untersucht werden.

Eine Betriebsprüfung kann sich auf verschiedene Steuerarten beziehen, darunter Einkommensteuer, Körperschaftsteuer, Umsatzsteuer und Gewerbesteuer. Auch Sozialversicherungsbeiträge können geprüft werden, falls dies im Zuständigkeitsbereich des Prüfers liegt.

Während des Prüfungsprozesses hat der Prüfer das Recht, Einblick in alle geschäftlichen Aufzeichnungen zu nehmen. Dabei kann es sich um elektronisch geführte Bücher, manuelle Aufzeichnungen, Geschäftskorrespondenz, Verträge und viele weitere Dokumente handeln. Die Prüfung erfolgt üblicherweise in den Geschäftsräumen des Unternehmens, kann aber auch in den Räumlichkeiten Ihres Steuerberaters oder des Finanzamts stattfinden.

Was ist das Ziel einer Steuerprüfung?

Das Ziel ist nicht, Unternehmer zu fangen oder zu bestrafen. Ziel ist vielmehr sicherzustellen, dass jeder seinen fairen Anteil am Steueraufkommen beiträgt. Die Betriebsprüfung – auch Steuerprüfung, Außenprüfung oder Tiefenprüfung genannt – dient auch als Lernchance für Unternehmer, da sie aufzeigt, wie steuerliche Prozesse verbessert und Risiken minimiert werden können. Oftmals führt sie zu einer produktiveren und effizienteren Geschäftsführung, da sie Schwachstellen im Rechnungswesen und in der Buchführung aufdeckt.

In der Praxis bedeuten Betriebsprüfungen für viele Unternehmer zunächst Mehrarbeit und vielleicht auch Unbehagen. Niemand lässt sich gerne in die Karten schauen. Dennoch sind sie ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftslebens und, wenn sie gut vorbereitet und durchgeführt werden, ein Vorgang, der ohne größere Probleme verlaufen kann.

Welche Arten der Betriebsprüfung durch das Finanzamt gibt es?

In Deutschland gibt es mehrere Arten der Betriebsprüfung durch das Finanzamt, die sich nach Umfang, Zielsetzung und Anlass unterscheiden. Diese Prüfungen wurden zu verschiedenen Zeitpunkten eingeführt, um die Steuerkontrolle effizienter und effektiver zu gestalten:

1. Allgemeine Betriebsprüfung: Diese umfassende Prüfung und richtet sich an Unternehmen aller Größen. Bei einer Betriebsprüfung (oder auch Außenprüfung, Tiefenprüfung, Steuerprüfung, Finanzprüfung oder Betriebsprüfung) werden die steuerlich relevanten Unterlagen eines Unternehmens eingehend geprüft. Die gesetzliche Grundlage hierfür wurde mit der Abgabenordnung (AO) geschaffen, die seit 1977 in ihrer heutigen Form besteht, wobei die Außenprüfung selbst schon länger praktiziert wird.
2. Umsatzsteuer-Sonderprüfung: Diese Art der Prüfung fokussiert sich auf die Umsatzsteuererklärungen und -voranmeldungen eines Unternehmens. Umsatzsteuer-Sonderprüfungen wurden eingeführt, um spezifische Risiken und Fehlerquellen in diesem Bereich gezielt zu adressieren. Das genaue Einführungsdatum ist schwer zu bestimmen, da Anpassungen im Umsatzsteuergesetz und in der Praxis der Finanzverwaltung über die Jahre hinweg erfolgten.
3. Lohnsteuer-Außenprüfung: Diese Prüfung konzentriert sich auf die korrekte Abführung der Lohnsteuer durch Arbeitgeber. Sie wurde eingeführt, um sicherzustellen, dass Arbeitgeber die Lohnsteuer korrekt berechnen und abführen. Die Lohnsteuer-Außenprüfungen sind seit der Einführung der Lohnsteuer in den 1920er Jahren ein fester Bestandteil der steuerlichen Prüfungspraxis.
4. Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung (GoBD-Prüfung): Mit der Einführung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (ordnungsgemäße Buchführung), Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) im Jahr 2015 hat das Finanzamt die Möglichkeit, die Einhaltung dieser Vorschriften speziell zu prüfen.
5. Kassen-Nachschau: Die 2018 eingeführte Kassenbuchnachschau ist eigentlich eine eigene “Mini”-Betriebsprüfung. Dabei wird geprüft, ob der Kassenbericht genau den Saldo ausweist, den Sie in Ihrer Kasse haben. Das muss Cent-genau übereinstimmen. Sobald Sie eine Kasse haben, müssen Sie auch einen Kassenbericht führen. Dieser Bericht kann dann jederzeit unangekündigt vom Finanzamt geprüft werden. Das ist vor allem für Geschäfte wichtig. Denn hier hat man in der Regel eine Kasse mit hohen Bar-Umsätzen. Der Betriebsprüfer kann also jederzeit vor Ihrer Tür stehen und eine Kontrolle durchführen. Weicht dann der Kassenbericht vom wirklichen Saldo Ihrer Kasse ab, werden Umsätze vom Steuerprüfer dazu geschätzt. Das kostet Sie also zusätzliche Steuern. Außerdem kann in gravierenden Fällen auch noch ein Strafverfahren gegen Sie eingeleitet werden.
   Bei der Kassenbuchnachschau werden alle Daten auch elektronisch geprüft. Ihre Aufschlagssätze werden automatisch berechnet und mit den durchschnittlichen Aufschlagssätzen in Ihrer Branche verglichen. Heißt für Sie: Schummeln Sie im Kassenbuch bei den Aufschlagssätzen, werden Sie sofort ertappt.

Jede dieser Prüfungsarten hat spezifische Ziele und richtet sich an unterschiedliche Aspekte der steuerlichen Pflichten eines Unternehmens. Die Einführung dieser Prüfungsarten über die Zeit spiegelt den Wandel in der Wirtschaft, in der Technologie sowie die Anpassung an neue steuerliche Herausforderungen wider.

Wie oft kann mein Unternehmen überprüft werden und wie lange dauert eine Steuerprüfung?

Viele Unternehmen fragen sich bei Betriebsprüfungen, wie oft diese durchgeführt werden. Kann im Jahr nach der Prüfung gleich die nächste folgen? Die Antwortet lautet: ja. Allerdings ist diese Annahme nur bei Großunternehmen realistisch.

Eine Betriebsprüfung wird immer in unregelmäßigen Abständen durchgeführt. Man kann also nie pauschal sagen, wie oft Ihr Unternehmen geprüft werden kann. Als Faustregel gilt aber: Je größer Ihr Unternehmen ist, desto häufiger wird es geprüft. Je kleiner ein Unternehmen, desto seltener wird es vom Finanzamt überprüft. Kleine Unternehmen werden deutschlandweit im Schnitt nur alle 18 Jahre geprüft.

Hier eine Tabelle zum Überblick über die Häufigkeit und Dauer der Steuerprüfung in Unternehmen:

Unternehmensklasse	Häufigkeit der Prüfung	Dauer der Prüfung
Kleinstunternehmen	Sehr selten	1 Tag
Kleine Unternehmen	Selten	Einige Tage
Mittlere Unternehmen	Regelmäßig	Einige Wochen
Großunternehmen	Häufig	Mehrere Monate

Die Unternehmensgröße ist im Normalfall also ausschlaggebend, wann Betriebsprüfungen stattfinden und wie oft. Seit 1. Januar 2024 gelten neue, einheitliche Abgrenzungsmerkmale für die Einordnung von Unternehmen in Größenklassen gem. § 3 BpO 2000. Es wird unterschieden zwischen Kleinst-, Klein-, Mittel- und Großbetrieben. Innerhalb der Klassen gelten für unterschiedliche Betriebsarten unterschiedliche Merkmale. Im folgenden Abschnitt werden wir jede Klasse genauer betrachten und wir beantworten auch Ihre Frage: “Wie lange dauert eine Steuerprüfung bei Unternehmen?”

Betriebsprüfung durch das Finanzamt bei Kleinstunternehmen

Die Steuerprüfung trifft Freiberufler und sehr selten. Kleinstbetriebe werden im Regelfall nur sporadisch geprüft – viele trifft es gar nie. Eine Betriebsprüfung dauert beim Kleinstbetrieb selten länger als einen Tag.

Folgende Merkmale gelten für Freiberufler und Kleinstbetriebe:

• Handelsbetriebe mit einem Umsatz unter 1,1 Mio. oder einem Gewinn unter 68.000
• Fertigungsbetriebe mit einem Umsatz unter 610.000 oder einem Gewinn unter 68.000
• Freie Berufe mit einem Umsatz unter 990.000 oder einem Gewinn unter 165.000
• Andere Leistungsbetriebe mit einem Umsatz unter 910.000 oder einem Gewinn unter 77.000
• Land- und Forstwirtschaft mit einem Umsatz unter 610.000 oder einem Gewinn unter 60.000

Steuerprüfung bei Kleinunternehmen: Häufigkeit und Dauer der Betriebsprüfung im Kleinbetrieb

Kleine Unternehmen sehen Prüfer selten. Im Schnitt werden kleine Unternehmen in Deutschland alle 18 Jahre überprüft. Da ihre Geschäftsstrukturen weniger komplex sind, liegt die Dauer der Betriebsprüfung beim Kleinbetrieb durchschnittlich bei 1-3 Tagen.

• Handelsbetriebe mit einem Umsatz über 1,1 Mio. oder einem Gewinn über 68.000
• Fertigungsbetriebe mit einem Umsatz über 610.000 oder einem Gewinn über 68.000
• Freie Berufe mit einem Umsatz über 990.000 oder einem Gewinn über 165.000
• Andere Leistungsbetriebe mit einem Umsatz über 910.000 oder einem Gewinn über 77.000
• Land- und Forstwirtschaft mit einem Umsatz über 610.000 oder einem Gewinn über 60.000

Mittlere Unternehmen bei Betriebsprüfungen: So oft findet eine Prüfung statt und so lange dauert sie

Mittelständische Unternehmen erleben häufiger Prüfungen, meist in regelmäßigen Abständen von etwa 4 bis 6 Jahren. Ihre Prüfungen sind umfassender, da sie in der Regel vielschichtigere Steuerstrukturen haben. Bei mittelgroßen Unternehmen dauert die Steuerprüfung meist eine oder wenige Wochen.

Diese Merkmale gelten für Betriebsprüfung mittlerer Unternehmen:

• Handelsbetriebe mit einem Umsatz über 8,6 Mio. oder einem Gewinn über 335.000
• Fertigungsbetriebe mit einem Umsatz über 5,2 Mio. oder einem Gewinn über 300.000
• Freie Berufe mit einem Umsatz über 5,6 Mio. oder einem Gewinn über 700.000
• Andere Leistungsbetriebe mit einem Umsatz über 6,7 Mio. oder einem Gewinn über 400.000
• Land- und Forstwirtschaft mit einem Umsatz über 2,6 Mio. oder einem Gewinn über 135.000

Große Unternehmen: Häufige Betriebsprüfungen mit langer Dauer

Großunternehmen stehen regelmäßig auf dem Prüfplan des Finanzamts. Meist alle 3 Jahre, doch oft werden sie sogar jedes Jahr geprüft. Die Dauer der Prüfung spiegelt die Komplexität der Unternehmensfinanzen wider. Betriebsprüfungen bei großen Unternehmen sind intensiv und können mehrere Wochen oder sogar Monate in Anspruch nehmen.

Im Umkehrschluss zur vorhin genannten Statistik, dass kleinere Unternehmen seltener überprüft werden, steht natürlich die Tatsache, das größeren Betrieben häufiger über die Schultern gesehen wird. Dieser Umkehrschluss ist auch faktisch richtig. Bei Großbetrieben haben Prüfer sogar schon oft ihr eigenes Zimmer und kommen fast täglich.

Diese Abgrenzungsmerkmale gelten für die Klassifizierung als Großunternehmen:

• Handelsbetriebe mit einem Umsatz über 14 Mio. oder einem Gewinn über 800.000
• Fertigungsbetriebe mit einem Umsatz über 12 Mio. oder einem Gewinn über 950.000
• Freie Berufe mit einem Umsatz über 12 Mio. oder einem Gewinn über 1,4 Mio.
  
• Andere Leistungsbetriebe mit einem Umsatz über 14 Mio. oder einem Gewinn über 1,2 Mio.
  
• Land- und Forstwirtschaft mit einem Umsatz über 6 Mio. oder einem Gewinn über 475.000

Mögliche Gründe für eine (häufige) Betriebsprüfung

Bitte beachten Sie, dass die Faustregeln im vorherigen Abschnitt nur für “Vorzeige-Unternehmen” gelten. Unternehmen, die Ihre Steuererklärung immer zu spät, unvollständig oder gar fehlerhaft abgeben, geraten so “ins Visier” des Finanzamts. Deshalb werden sie auch häufiger geprüft. Dann spielt die Unternehmensgröße keine Rolle mehr.

Bitte nehmen Sie daher nicht den Durchschnitt als Grundlage für Ihre Planungen an. Es kann Sie häufiger treffen. Vor allem dann, wenn Sie dem Finanzamt unangenehm auffallen…

Gründe, warum Sie das Finanzamt öfters prüfen könnte:

• Es gab schon mehrmals Probleme mit unvollständigen oder fehlerhaften Angaben.
• Sie stehen unter dem Verdacht der Liebhaberei. Das heißt: Sie erzielen bereits jahrelang Verluste, die Sie mit anderen positiven Einkünften verrechnen.
• Sie stehen unter Verdacht, Einnahmen zu verheimlichen. Das heißt: Ihr Umsatz und Ihr Gewinn weichen deutlich von Durchschnittssätzen ab.
• Ihr Betrieb hat erhebliches Anlagevermögen und Sie erklären die Betriebsaufgabe (entspricht der steuerlichen Erfassung stiller Reserven)

Video: Grundsätzliche Informationen über die Betriebsprüfung durch das Finanzamt

Hat der erste Abschnitt dieses Blogbeitrags über Betriebsprüfungen Ihr Interesse geweckt und wollen Sie ein wenig mehr zu dem Thema hören? Dann brauchen Sie einfach nur auf Play zu klicken, um mein kurzes Erklärvideo zu starten:

https://youtube.com/watch?v=HcWQv5StE5U%3Fsi%3DfKhpFAduCjyJqPQ4

Das Finanzamt klopft an: Wir beantworten Ihre häufigsten Fragen zur Betriebsprüfung

Kann eine Betriebsprüfung nach Betriebsaufgabe stattfinden?

Ja, eine Betriebsprüfung nach der Gewerbeabmeldung ist durchaus üblich. Besonders, wenn Sie dem Finanzamt bereits durch Unregelmäßigkeiten aufgefallen sind.

Wie hoch ist bei der Betriebsprüfung die durchschnittliche Nachzahlung?

Dass eine Betriebsprüfung eine Nachzahlung oder Strafe nach sich zieht, kommt durchaus vor. Wie hoch diese ausfällt, lässt sich jedoch nicht pauschal beantworten. Besprechen Sie dieses Thema mit Ihrem Steuerberater. Er wird Ihnen sagen können, wo die Stolpersteine liegen und worauf Sie achten müssen, dass keine Strafe droht. Grundsätzlich gilt: Je genauer Sie im Vorfeld arbeiten und je vollständiger Ihre Buchhaltung ist, desto belastbarer ist sie auch. So kann ihr Steuerberater frühzeitig handeln und Strafen abwenden oder abschätzen, ob und in welcher Höhe Nachzahlungen auf Sie zukommen.

Was passiert bei der Betriebsprüfung?

Kurz gesagt: Ihr Unternehmen wird vom Finanzamt durchleuchtet und auf Herz und Nieren geprüft.

Bei einer Betriebsprüfung analysiert der Prüfer systematisch Ihre Geschäftsbücher und steuerlichen Angaben. Er startet damit, sich einen Überblick über Ihre Finanzstruktur zu verschaffen. Dann prüft er einzelne Geschäftsvorfälle, Abrechnungen und steuerliche Bewertungen auf ihre Richtigkeit. Er vergleicht Belege mit Buchungen und achtet auf die Einhaltung der steuerlichen Vorschriften. Findet er Unstimmigkeiten, thematisiert er diese und fordert Erklärungen.

Nach Abschluss der Prüfung werden die Ergebnisse zusammengefasst und in einer Schlussbesprechung erörtert. Hier erhalten Sie als Unternehmer die Gelegenheit, Stellung zu nehmen und Unklarheiten zu beseitigen. Abschließend dokumentiert der Prüfer die Ergebnisse in einem Prüfbericht, der die Basis für eventuelle nachträgliche Steuerforderungen oder Erstattungen bildet.

Wie der genaue Ablauf einer Betriebsprüfung ist, lesen Sie im folgenden Abschnitt “Die Betriebsprüfung – der Ablauf”

Ich habe Betriebsprüfung – was darf der Prüfer?

Der Prüfer darf Ihre Geschäftsbücher, Belege, Konten und elektronischen Daten einsehen, die für die Besteuerung relevant sind. Er darf während der üblichen Geschäftszeiten Ihre Räumlichkeiten betreten und Informationen von Ihnen oder Ihren Mitarbeitern einholen.

Bei der Prüfung muss der Prüfer die Verhältnismäßigkeit wahren: Seine Anfragen und Untersuchungen sollten sich auf das Notwendige beschränken. Wichtig zu verstehen ist, dass der Prüfer nicht nur berechtigt ist, sondern auch die Pflicht hat, alle für die Steuererhebung wichtigen Fakten zu ermitteln. Er arbeitet dabei nach festgelegten gesetzlichen Richtlinien, die sicherstellen sollen, dass das Prüfungsverfahren fair und transparent abläuft.

Ich habe Betriebsprüfung – wie lange rückwirkend wird geprüft?

Wenn eine Betriebsprüfung ansteht, richtet sich der Blick der Prüfer auch in die Vergangenheit. Normalerweise umfasst die Prüfung die letzten drei Jahre, also die sogenannten Veranlagungszeiträume.

Allerdings kann bei Verdacht auf Steuervergehen oder bei groben Unregelmäßigkeiten der Zeitraum für die Steuerprüfung auch bis zu zehn Jahre rückwirkend erweitert werden. Dies gilt besonders dann, wenn noch keine Steuerfestsetzungen erfolgt sind oder diese vorläufig oder unter Vorbehalt der Nachprüfung getroffen wurden. Als Unternehmer sollten Sie also entsprechende Unterlagen und Belege mindestens zehn Jahre lang aufbewahren, um für alle Eventualitäten gerüstet zu sein.

Die Betriebsprüfung – der Ablauf

Sie fragen sich, wie eine Betriebsprüfung im Detail abläuft? Müssen Sie sich hier selbst um irgendwelche Formalitäten kümmern oder läuft alles über die Behörde?

Der Ablauf ist für Sie als Unternehmer grundsätzlich gut geregelt. Eine Prüfung darf nämlich nicht “einfach so” durchgeführt werden. Sie muss schriftlich angeordnet werden. Meistens ruft der Prüfer vorher an und stimmt den Termin ab.

Bei der Prüfung geht es in der Regel um 3 Kalenderjahre. Sie als Unternehmer erfahren im Vorhinein, um welche Jahre es sich handeln wird. Sie bzw. Ihr Steuerberater müssen dem Prüfer die Daten der Finanzbuchhaltung inklusive Abschlussbuchung auf eine CD im GDPdU-Format brennen. Das können die Computer der Finanzbeamten einlesen.

Danach kommt der Prüfer zu Ihnen als Unternehmer oder Ihrem Steuerberater. Nur ganz selten findet die Überprüfung im Amt statt.

Die Dauer einer Prüfung kann zwischen 1 Tag und mehreren Monaten betragen. Der Beamte teilt Ihnen die ersten Ergebnisse oder weitere Fragen nach Abschluss seiner ersten Prüfungsphase mit. Sie haben danach nochmals die Chance einzelne Punkte zu erklären bzw. zu beweisen.

Erst im Anschluss findet der sogenannte Schlussbericht statt. Zu guter Letzt erhalten Sie einen Prüfbericht, der in die verschiedenen Steuerarten unterteilt ist (KSt, GewSt, USt, etc.)

Die Betriebsprüfungsordnung

Die Betriebsprüfungsordnung (BpO) ist ein Regelwerk, das den Ablauf und die Durchführung von Betriebsprüfungen durch die Finanzbehörden in Deutschland detailliert festlegt. Sie dient als Richtlinie für die Prüfer und die zu prüfenden Unternehmen und gewährleistet, dass die Betriebsprüfungen einheitlich und nach klar definierten Grundsätzen ablaufen. Die Betriebsprüfungsordnung umfasst Bestimmungen zu verschiedenen Aspekten einer Betriebsprüfung, wie zum Beispiel:

• Ziele und Umfang der Prüfung: Sie definiert, was mit der Betriebsprüfung erreicht werden soll und welche Bereiche und Zeiträume sie umfasst.
• Rechte und Pflichten der Beteiligten: Die BpO legt fest, welche Rechte das zu prüfende Unternehmen und der Prüfer haben. Sie regelt auch die Pflichten, die beide Seiten während der Prüfung zu erfüllen haben.
• Vorbereitung und Ankündigung der Prüfung: In der Ordnung wird beschrieben, wie eine Betriebsprüfung vorbereitet und angekündigt wird und welche Informationen das Unternehmen im Vorfeld erhalten muss.
• Durchführung der Prüfung: Sie enthält detaillierte Vorschriften darüber, wie die Prüfung durchgeführt werden soll, einschließlich der Prüfung der Bücher und Aufzeichnungen, der Besprechungen während der Prüfung und der Behandlung von festgestellten Sachverhalten.
• Abschluss der Prüfung: Die BpO regelt, wie die Ergebnisse der Prüfung zu dokumentieren sind und wie der Abschluss der Prüfung erfolgt, einschließlich der Schlussbesprechung und der Erstellung des Prüfungsberichts.

Die Betriebsprüfungsordnung ist damit ein wesentliches Instrument, um Fairness und Transparenz im Prüfungsprozess sicherzustellen. Sie hilft, willkürliche Prüfungsverfahren zu vermeiden und gibt den Unternehmen Sicherheit hinsichtlich dessen, was sie während einer Betriebsprüfung erwartet.

Rechte & Pflichten für Sie als Unternehmer

In der Regel stellt das Unternehmen dem Prüfer einen Arbeitsplatz zur Verfügung. Sollte das (zum Beispiel aus Platzgründen) absolut nicht möglich sein, beantragen Sie schriftlich, dass die Prüfung bei Ihrem Steuerberater oder im Finanzamt durchgeführt wird.

Wichtig zu wissen ist für Sie, dass Sie kein Auskunftsverweigerungsrecht bei einer Prüfung haben. Sie müssen alle Angaben machen und Belege, sowie Dokumente vorlegen. Einzige Ausnahme: Berufsgruppen mit Berufsgeheimnis wie Anwälte, Ärzte, Steuerberater etc.

Ganz wichtig für Sie: Dieser Bericht des Finanzamt-Prüfers ist nicht anfechtbar!

Ihre Pflichten

• Zugang gewähren: Sie müssen dem Prüfer Zugang zu Ihren Geschäftsräumen während der üblichen Arbeitszeiten ermöglichen.
• Unterlagen bereitstellen: Alle steuerlich relevanten Unterlagen und Daten müssen für den Prüfer zugänglich gemacht werden.
• Auskünfte erteilen: Auf Anfrage des Prüfers sind Sie verpflichtet, Auskünfte zu erteilen und Erklärungen abzugeben.
• Mitarbeit leisten: Eine aktive Unterstützung der Prüfung, z.B. durch die Bereitstellung benötigter Hilfsmittel oder Personal für Rückfragen, ist erforderlich.

Ihre Rechte

• Ankündigung der Prüfung: Sie haben das Recht auf eine vorherige Ankündigung der Betriebsprüfung, damit Sie sich entsprechend vorbereiten können.
• Einsicht in Prüfungsbericht: Nach Abschluss der Prüfung dürfen Sie den Prüfungsbericht einsehen und dazu Stellung nehmen.
• Beratung: Sie dürfen sich während der Prüfung von einem Steuerberater oder einem anderen rechtskundigen Berater unterstützen lassen.
• Diskretion: Der Prüfer ist zur Verschwiegenheit über alle Geschäftsgeheimnisse verpflichtet, die ihm im Rahmen der Prüfung bekannt werden.

Der Ablauf der Betriebsprüfung in 4 Schritten einfach erklärt

Eine Betriebsprüfung kann auf den ersten Blick komplex und einschüchternd wirken. Doch wenn Sie den Prozess in vier klare Schritte unterteilen, wird schnell deutlich, wie Sie sich effektiv darauf vorbereiten und ihn erfolgreich durchlaufen können.

Schritt #1: Die Vorbereitung

Die Vorbereitungsphase beginnt mit der Ankündigung der Steuerprüfung durch das Finanzamt. Wenn sich der Betriebsprüfer gemeldet hat, ist es Zeit, alle relevanten Unterlagen zu sammeln und zu ordnen. Dazu gehören Buchhaltungsdaten, Belege, Verträge und jegliche elektronische Aufzeichnungen. Sammeln Sie alles, um die Unterlagen dem Prüfer dann geordnet übergeben zu können.

So sichern Sie sich bei Ihrem Prüfer schon mal einen guten ersten Eindruck.

Nutzen Sie diese Phase auch, um eventuelle Unstimmigkeiten zu klären und sich fachlichen Rat – beispielsweise von Ihrem Steuerberater – einzuholen. Eine gründliche Vorbereitung kann den Prüfungsverlauf erheblich erleichtern und beschleunigen.

Schritt #2: Die Prüfungshandlung

In diesem Schritt werden alle Unterlagen vom Betriebsprüfer begutachtet und auf die Einhaltung steuerlicher Vorschriften analysiert. Dies beinhaltet die Überprüfung der Buchführung, der Steuererklärungen und aller relevanten Geschäftsvorfälle. Sie sind nicht anwesend und können hier keinen Einfluss ausüben.

Der Prüfer arbeitet alle Belege durch und schreibt auf, wo seiner Meinung nach gegen Formalismen verstoßen wurde. Er kann Ihnen jederzeit Fragen stellen und zusätzliche Dokumente anfordern. Es ist wichtig, während dieser Phase kooperativ zu sein und die angeforderten Informationen zeitnah zur Verfügung zu stellen.

Schritt #3: Die Nachbereitung

Nach Abschluss der eigentlichen Prüfung beginnt die Nachbereitungsphase. Der Prüfer wertet seine Erkenntnisse aus und bereitet den Prüfbericht vor. Als Unternehmer haben Sie die Möglichkeit, die festgestellten Punkte zu überprüfen und gegebenenfalls zu korrigieren. Diese Phase ist entscheidend, um Missverständnisse auszuräumen und die Ergebnisse der Prüfung zu verstehen.

Hier wird entschieden, ob der Prüfer mit seiner Rechtsauffassung richtig liegt. Sprich: Es wird entschieden, ob die vom Prüfer angekreideten Verstöße auch tatsächlich so stimmen. Außerdem wird beschrieben, was Sie gegen diese Verstöße unternehmen sollten, oder ob eine Einigung mit dem Finanzamt möglich ist.

Schritt #4: Die Schlussbesprechung

In der Schlussbesprechung werden die Ergebnisse der Betriebsprüfung vorgestellt und diskutiert. Dies gibt Ihnen die Gelegenheit, Unklarheiten zu beseitigen und Ihre Sichtweise zu den Feststellungen zu erläutern. Anhand der Schlussbesprechung und des abschließenden Prüfberichts werden eventuelle steuerliche Korrekturen festgelegt. Es ist wichtig, an dieser Besprechung aktiv teilzunehmen und bei Bedarf fachkundige Unterstützung, etwa durch einen Steuerberater, hinzuzuziehen.

Jeder einzelne Punkt des Prüfungsberichts sowie das Gesamt-Ergebnis der Prüfung werden genau durchgesprochen. Hier kommt es sehr häufig vor, dass man wichtige Einigungen mit dem Prüfer erzielen kann.

Eine Einigung könnte beispielsweise sein: Sie verpflichten sich, in Zukunft die Bestimmungen genau einzuhalten. Im Gegenzug verzichtet der Betriebsprüfer auch steuerliche Nachforderungen.

Video: Ablauf einer Betriebsprüfung

Wie genau eine Betriebsprüfung abläuft, erkläre ich Ihnen auch im folgenden Video. Klicken Sie einfach auf Play zu klicken, um mein kurzes Erklärvideo zu starten:

Das hat sich im Laufe der Jahre bei der Betriebsprüfung durch das Finanzamt verändert

Die Art und Weise, wie das Finanzamt Betriebsprüfungen durchführt, hat sich im Laufe der Jahre deutlich gewandelt. Früher lag der Fokus vor allem auf der Überprüfung von Belegen und Verträgen hinsichtlich ihrer Formalien sowie auf der Identifikation verdeckter Gewinnausschüttungen bei GmbHs. Damals wurden alle Dokumente manuell und einzeln durchgesehen, eine zeitaufwändige und fehleranfällige Methode.

Ab 2006 erlebte die Betriebsprüfung jedoch einen entscheidenden Wandel durch die Einführung des Programms IDEA. Dieses Tool ermöglichte es, Belege automatisch zu durchleuchten und nur bei Auffälligkeiten manuell einzugreifen. Das sparte nicht nur Zeit, sondern machte die Prüfungen auch effizienter und zielgerichteter. Mit der zunehmenden Ansammlung von Daten verbesserte sich die Vorhersagegenauigkeit des Programms kontinuierlich, was zu einer zunehmenden Automatisierung der Steuerprüfung führte.

Ein weiterer signifikanter Wandel ereignete sich ab 2018, als zwei neue Maßnahmen eingeführt wurden: die Kassenbuchnachschau und die elektronische Auswertung aller Daten. Die Kassenbuchnachschau dient als eine Art “Mini-Betriebsprüfung”, die insbesondere bei Unternehmen mit hohen Bar-Umsätzen relevant ist. Sie ermöglicht es den Prüfern, unangekündigt die Übereinstimmung des Kassenberichts mit dem tatsächlichen Kassenbestand zu überprüfen. Die elektronische Datenauswertung vergleicht zudem automatisch die Aufschlagssätze eines Unternehmens mit Branchendurchschnitten, was Manipulationen im Kassenbuch schnell aufdecken kann.

Diese Entwicklungen zeigen, wie sich die Betriebsprüfungen von einer manuellen, eher formellen Überprüfung zu einem hochautomatisierten und datengesteuerten Prozess gewandelt haben. Diese Evolution ermöglicht es dem Finanzamt, Prüfungen effizienter, gezielter und mit höherer Genauigkeit durchzuführen, was sowohl die Qualität der Prüfungen verbessert als auch die Integrität des Steuersystems stärkt.

Videos: Die Evolution der Betriebsprüfung

In diesen Videos spreche ich darüber, wie sich die Steuerprüfung im Laufe der Jahre verändert hat.  Klicken Sie einfach auf das jeweilige Bild, um die Erklärvideos zu starten:

Die Zukunft der Betriebsprüfung

Wie wird die Betriebsprüfung in Zukunft aussehen? Nach dem aktuellen Prüfungsverhalten der Behörde ist diese Frage die zweithäufigste, die mir beim Thema Betriebsprüfung gestellt wird. Ich versuche, für Sie in die “Glaskugel” zu schauen und Ihnen einige (mögliche) zukünftige Änderungen aufzuzeigen.

Noch schneller und digitaler: So wird eine Betriebsprüfung in einigen Jahren ablaufen

Als Experte für Strategische Steuergestaltung stehe ich an der Schnittstelle zwischen den Finanzbehörden und den Unternehmen. Ich beobachte aufmerksam, wie sich die Landschaft der Betriebsprüfungen im Laufe der Zeit wandelt.

Die kommenden Jahre versprechen grundlegende Veränderungen, getrieben von technologischen Fortschritten und einer zunehmend digitalisierten Wirtschaft. Ich denke, wir stehen an der Schwelle zu einer neuen Ära. Effizienz und Genauigkeit von Betriebsprüfungen werden neue Höhen erreichen. Hier sind einige der wichtigsten Veränderungen, die ich erwarte:

• Digitalisierung der Daten: Die Verwendung digitaler Plattformen wird Standard, was die Effizienz der Datensammlung und -analyse steigert.
• Einsatz von KI-Algorithmen: Künstliche Intelligenz wird zur Analyse von Finanztransaktionen eingesetzt, um Unstimmigkeiten schneller zu identifizieren.
• Remote-Durchführung: Der Prüfer des Finanzamtes ist seltener persönlich anwesend, da viele Prozesse online abgewickelt werden können.
• Blockchain-Technologie: Für eine sichere und transparente Aufzeichnung von Transaktionen, die die Überprüfung durch Steuerbehörden erleichtert.
• Vorhersage von Steuerverbindlichkeiten: Algorithmen prognostizieren potenzielle Steuerschulden, wodurch Unternehmen frühzeitig Anpassungen vornehmen können.
• Echtzeit-Datenanalyse: Ständige Überwachung und Beratung unterstützen Unternehmen dabei, das ganze Jahr über konform zu bleiben.
• Weniger invasive Verfahren: Die neuen Technologien ermöglichen eine schnellere Abwicklung von Prüfungen mit geringerer Belastung für die Unternehmen.
• Förderung der Zusammenarbeit: Ein kooperativerer Ansatz zwischen Steuerbehörden und Unternehmen könnte sich entwickeln, gestützt auf Transparenz und Vertrauen.

So sind Sie in Zukunft gut auf Betriebsprüfungen vorbereitet

Als erfahrener Steuerberater möchte ich Ihnen einige fundierte, praxisnahe Ratschläge mit auf den Weg geben, damit Sie auf zukünftige Betriebsprüfungen optimal vorbereitet sind. Hier meine Tipps für Sie:

• Investieren Sie in ein Internes Kontrollsystem (IKS) und ein Tax CMS: Diese 2 Kontrollsysteme gehören zum Grundsatz ordnungsmäßiger Buchführung und jeder Unternehmer muss vorweisen können, dass er diese beiden Systeme verwendet. Mehr über die Bedeutung des IKS für Unternehmen lesen Sie in diesem Beitrag. Wenn Sie mehr über ein Tax CMS wissen möchten hilft dieser Beitrag zum Einstieg oder dieser Beitrag mit weiterführenden Infos.
• Aktualisieren Sie Ihre Buchhaltungssoftware regelmäßig: Investieren Sie in digitale Buchhaltung mit Hilfe moderner Software, die automatisch auf dem neuesten Stand gehalten wird. Dies minimiert Fehler und stellt sicher, dass Sie jederzeit bereit sind. Mehr über digitale Buchhaltung lesen Sie hier.
• Erstellen Sie eine lückenlose Dokumentation: Dokumentieren Sie jeden Geschäftsvorfall detailliert und sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Aufbewahrung dieser Unterlagen. Dies beinhaltet Verträge, Rechnungen, Belege und Korrespondenz mit Geschäftspartnern.
• Bleiben Sie proaktiv: Arbeiten Sie kontinuierlich an der Optimierung Ihrer Geschäfts- und Finanzprozesse. Lassen Sie sich dabei von Ihrem Steuerberater unterstützen. Er kennt gesetzliche Anforderungen und hilft, Änderungen frühzeitig in Ihrem Unternehmen zu berücksichtigen.
• Kontrollieren Sie immer, ob Ihr Kassenbestand mit Ihrem Kassenbericht übereinstimmt: Falls ein Betriebsprüfer unangekündigt bei Ihnen “vorbeischaut”, kann er innerhalb kurzer Zeit eine Kassenbuchnachschau durchführen. Stimmt dann der Bestand nicht mit Ihrem Bericht überein, werden Sie sofort gestraft.
• Nicht schummeln! Wenn Sie es versuchen, werden Sie vermutlich auffliegen. Die Software der Behörde prüft nämlich automatisch, ob Ihre angegebenen Aufschläge branchenüblich sind. Und dank Künstlicher Intelligenz wird diese Software immer schlauer…

Checkliste für Ihre Betriebsprüfung

Um Ihnen die Vorbereitung auf kommende Betriebsprüfungen zu erleichtern, habe ich eine Checkliste für Sie zusammengestellt. Wenn Sie jeden einzelnen Punkt abhaken können, steht dem reibungslosen Ablauf Ihrer Steuerprüfung nichts im Wege. Laden Sie hier kostenlos die Checkliste zur Vorbereitung auf Betriebsprüfungen herunter: Zur Betriebsprüfungs-Checkliste

Was ändert sich durch die Digitalisierung?

Dank der Digitalisierung sind die Belege für den Prüfer schon vorher aufbereitet. Ich selbst hatte Ende 2017 eine Prüfung. Meiner Prüferin habe ich ein Notebook zur Verfügung gestellt und sie wenige Minuten eingeschult. Danach konnte Sie sekundenschnell alle Belege zu allen Buchungen finden.

Was sie brauchte, hat sie sich einfach per Mail ins Amt geschickt. Der Aufwand für Sie als Unternehmer und gleichzeitig auch für den Prüfer sinkt durch die Digitalisierung um 70%. Anstatt 36 Monatsordner für 3 Jahre an abgelegten Papier-Belegen zu durchsuchen, müssen nur noch Schlagworte oder Buchungen im System gefunden werden.

Fazit: Ich habe es selbst vorgemacht – ohne Vorbereitung in 2 Tagen durch die Prüfung

Ich habe mein eigenes Unternehmen zu 100% digitalisiert. Seit 2014 arbeite ich mit meinen Mitarbeitern zu 100% papierlos. Ende 2017 habe ich die Prüfung mit der Digitalisierung selbst erlebt: Was früher mehr als 1 Woche in Anspruch genommen hätte, war in 2 Tagen erledigt.

Dafür hatte ich im Gegensatz zu früher nicht eine einzige Minute Vorbereitungszeit aufzuwenden. Alles, was ich tat, war der Prüferin ein Notebook zur Verfügung zu stellen und sie kurz in unser Suchsystem einzuweisen. Nur wenige Minuten Aufwand stehen dank der Digitalisierung einem mehrtägigen – für viele Unternehmer sogar mehrwöchigen bis mehrmonatigen – “Steuerkrampf” gegenüber.

Der Vorteil der Digitalisierung für Sie als Unternehmer liegt klar auf der Hand: Sie sparen sich massiv Zeit und finanzielle Ressourcen, um den Weg in die Digitalisierung gehen zu können.

Sie haben weitere Fragen zur Betriebsprüfung oder zur Digitalisierung?

Als erfahrener Steuerberater für Gesellschaftsrecht habe ich tagtäglich mit den kompliziertesten Unternehmenskonstrukten zu tun. Da kann eine Betriebsprüfung eine echte Herausforderung sein.

Wollen Sie wissen, wie Sie Ihr Unternehmen perfekt auf eine Betriebsprüfung vorbereiten und in Zukunft sogar noch rechtssicher Steuern sparen können? Melden Sie sich gerne bei uns in der Kanzlei. Als langjähriger Experte kann ich Ihnen zeigen, worauf Sie konkret achten müssen und welche Lösungen für Sie in Frage kommen könnten.

Für Beratungsgespräch können Sie meine Kanzlei jederzeit via Telefon (+49 40 443311), via E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de) oder via Kontaktformular (hier klicken!) erreichen.

Herzlichst
Ihr Thomas Breit

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