Vorteile E-Rechnung

Erleichterung im Büroalltag: Wie Sie mit der E-Rechnung Zeit, Mühe und Geld sparen

Haben Sie schon einmal überlegt in Ihrem Unternehmen auf die elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung) umzustellen?

Oder haben Sie Angst vor dem Unbekannten?

Müssen Sie nicht haben, denn die E-Rechnung ist leicht zu installieren und bringt Ihrem Unternehmen nur Vorteile. Sie können damit Zeit, Mühe und Geld sparen und entlasten dabei auch noch die Umwelt.

Die E-Rechnung ist im Grunde gleich wie eine geläufige Papierrechnung. Der Unterschied ist nur, dass sie in elektronischem Format erstellt, übertragen und empfangen wird. Sie ist auch ohne (elektronische) Signatur gültig. Umsatzsteuerrechtlich sind Papier- und E-Rechnung mittlerweile gleichgestellt.

Wenn Sie weiterlesen, verrate ich Ihnen im Detail, was die E-Rechnung Ihrem Unternehmen bringt und worauf Sie bei der Umstellung achten müssen.

So sichern Sie sich und Ihre E-Rechnung ab

Ihnen sollte bewusst sein, dass Sie als Unternehmer dafür verantwortliche sind, die E-Rechnung mit einem IT-System sicher zu verwahren. Das Gesetz schreibt Ihnen vor, die E-Rechnung vor Verlust oder unberechtigter Eingabe zu schützen.

Unabhängig von Programmen, mit denen Sie die die Rechnung erstellen, sind Sie als Unternehmer dem Finanzamt gegenüber verantwortlich, die Echtheit und Unveränderbarkeit Ihrer Rechnungen nachzuweisen – auch bei elektronischen Rechnungen.

Das ist bei digitalen Belegen aber nur durch gewisse Programme leicht möglich. Im Idealfall installieren Sie gleich in internes Kontrollsystem (IKS) mit einem digitalen Tax CMS (mehr Infos, hier klicken).

Im Grunde wird dabei nicht buchstäblich bewiesen, dass Ihre Belege echt sind, aber es kehrt sich die Beweislast um. Das Finanzamt muss im Zweifelsfall (bei einer Steuerprüfung) dann Ihnen beweisen, dass eine Rechnung nicht echt ist.

Die Vorteile eines Tax CMS habe ich für Sie in einem anderen Blogbeitrag ausführlicher beschrieben. Sie sollten sich auch über die weiteren Vorteile dieser Digitalisierungsmaßnahme ein Bild machen: So schützt die Digitalisierung Unternehmer vor Vorwürfen der Steuerhinterziehung.

Welche Umstellung bringt die E-Rechnung genau?

Konkret: Hier auf einen Blick die Vorteile einer Umstellung auf die E-Rechnung für Ihr Unternehmen

  1. Zentraler Zugang:
    Die E-Rechnungen werden im eigenen Netzwerk gespeichert. So können Ihre zuständigen Mitarbeiter oder auch Ihr digitales Buchführungssystem einfach darauf zugreifen.
  2. Kostenersparnis:
    Da Sie die E-Rechnung nicht mehr ausdrucken müssen, sparen Sie bares Geld bei Drucker, Toner, Papier, Kuverts und Versandkosten.
  3. Kein Ausdrucken mehr:
    Diesen Punkt streiche ich extra noch einmal heraus, weil Sie dabei nicht nur Ihre Firmenkonto entlasten, sondern auch die Umwelt.
    Selbst wenn der Empfänger Ihre E-Rechnung nicht empfangen kann, müssen Sie diese nur mehr einmal ausdrucken und per Post verschicken. Die Kopie für sich selbst und eine weitere für Ihr Mahnwesen ersparen Sie sich. Die Rechnung ist sicher in Ihrem Netzwerk archiviert.
  4. Prozessbeschleunigung:
    Verschiedene Arbeitsbereiche Ihrer Buchhaltung werden durch die E-Rechnung optimiert. Egal ob mit oder ohne digitale Buchführung sparen Sie so Zeit und Arbeitsaufwand bei Rechnungsausgang, Mahnlauf und Archivierung.
  5. Offene-Posten-Liste (=OPOS-Liste):
    Wenn Sie die E-Rechnung gleich in einem bestehenden Buchführungsprogramm einrichten könnten, wäre das optimal. Dieses kann dann die Ausgangsrechnungen automatisch speichern, auflisten und bei den Buchungen berücksichtigen. In weiterer Folge können Sie dann auch gleich Ihr Mahnwesen automatisieren und sich so noch mehr Zeit und Geld sparen.
  6. Zeitersparnis:
    Aus all diesen Vorteilen ergibt sich für Sie und Ihre Mitarbeiter eine enorme Zeitersparnis. Was zuvor einige Stunden gedauert hat, können Sie jetzt in wenigen Sekunden erledigen.

Die E-Rechnung folgt den gleichen Vorgaben, wie die Papierrechnung. Sie müssen nichts extra beachten. Es ändert sich nur das Medium, die Richtlinien bleiben aber die gleichen.

Welcher Aufwand erwartet Sie bei der Umstellung?

Am einfachsten ist die Umstellung auf die E-Rechnung, wenn Sie schon eine digitale Buchführung haben. Dann müssen nur die Stammdaten entsprechend eingerichtet werden.

Aber auch wenn Sie keine digitale Buchführung haben, ist die E-Rechnung rasch umgesetzt. Sie müssen dann einfach nur ein entsprechendes Rechnungsformular auf Ihrem Computer erstellen und abspeichern.

In beiden Fällen werden Sie in der Regel nicht mehr als eine Stunde Arbeitszeit benötigen.

Besser wäre es aber die E-Rechnung gleich mit einem entsprechenden Buchführungsprogramm einzuführen. So muss das Rechnungsformular nur einmal angelegt werden und Sie können die Erstellung, Aussendung und Archivierung Ihrer Rechnungen einfach auf Knopfdruck erledigen. Kurz gesagt, die Vorteile der E-Rechnung noch besser ausnutzen.

Fazit: Nutzen Sie die E-Rechnung gleich für eine Modernisierung Ihrer Buchhaltung

Sie sehen also, die Umstellung auf die E-Rechnung bringt Ihnen und Ihrem Unternehmen nur Vorteile. Arbeitsprozesse vereinfachen sich und Sie sparen sich und Ihrem Unternehmen viel Zeit und Geld.

Übrigens, mit der Umstellung auf die E-Rechnung könnten Sie auch gleich 3 Fliegen mit einer Klappe schlagen:

  1. E-Rechnung einstellen
  2. Digitale Buchführung einstellen
  3. Internes Kontrollsystem einstellen und/oder auf den neuesten Stand bringen

Verfallen Sie nicht dem Trugschluss, dass Sie dann extra wegen der E-Rechnung ein internes Kontrollsystem einrichten müssten. Denn seit 2014 muss ohnehin jedes Unternehmen in Deutschland ein internes Kontrollsystem haben.

Falls Sie sich mit dem Thema noch nicht so intensiv auseinandergesetzt haben, empfehle ich Ihnen folgendes Erklärvideo:

Die Umstellung müssen Sie natürlich nicht alleine machen. Um alle Unsicherheiten aus dem Weg zu räumen, empfehle ich Ihnen einen Termin bei Ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer zu machen. Dieser kann Ihnen Auskunft geben und Ihnen bei der Umsetzung behilflich sein.

Wenn Sie mehr über die E-Rechnung und ihre Vorteile erfahren wollen, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) in meiner Steuerberatungskanzlei in Hamburg kontaktieren.

Herzlichst,
Ihr Thomas Breit

Foto: (c) pathdoc – stock.adobe.com