8 Schritte zur digitalen Transformation

In 8 Schritten zur Digitalen Transformation

Wussten Sie, dass die Digitalisierung Ihnen als Unternehmer 40% der Kosten für die Buchhaltung jährlich einsparen kann?  Das bedeutet für Sie: Wenn Sie sich zur digitalen Transformation in Ihrem Betrieb entschließen, steigt Ihr Gewinn und Ihr Unternehmenswert.

Die Einsparung von Papier und die Umstellung auf einen digitalen Arbeitsplatz liegt mir besonders am Herzen. Daher arbeiten wir in der Kanzlei seit 2014 zu 100% papierlos. So schonen wir die Umwelt und sparen dank der Digitalisierung Kosten und Zeit.

Wie auch Sie Ihren Betrieb papierfrei bekommen und Ihre Konkurrenzfähigkeit damit steigern, will ich Ihnen im folgenden Beitrag zeigen.

Was bedeutet Digitalisierung?

Die erste Frage, die Sie sich als Unternehmer wahrscheinlich stellen ist: Was ist unter digitaler Transformation zu verstehen?

Im Grunde genommen heißt das nichts Anderes als: Weg von der Papier-Buchführung und hin zu PDFs. Die Buchhaltung stellt demnach den ersten Bereich dar, in welchem die Digitalisierung durchgeführt wird.

Wichtig: Die Digitalisierung kann bis zu 99% der Buchhaltung automatisch erledigen. Dies ist allerdings nur dann möglich, wenn Ihre Bank Ihre Daten in das Buchhaltungs-System einspielt!

Das bedeutet allerdings nicht, dass bei der Buchhaltung die Umstellung schon zu Ende ist. Die Digitalisierung kann in jedem Arbeitsbereich angewandt werden, bis Ihr Unternehmen schlussendlich zu 100% papierlos ist. Das hört sich vielleicht zunächst nach einem großen Aufwand an, kann Ihnen als Unternehmer aber auf lange Sicht enorme Kosten sparen. Der nächste Abschnitt soll Ihnen dies genauer aufzeigen.

Welche Vorteile haben Sie durch die digitale Transformation?

  1. Finanzielle Einsparungen & Gewinne

Selbst wenn Sie lediglich Ihre Buchhaltung von Papier auf PDF umstellen, sparen Sie als Unternehmer 40% des Betrages, den Sie an Ihren Buchhalter ausgeben. In Zahlen ausgedrückt heißt das: Bekommt Ihr Buchhalter ein Gehalt von 35.000€ pro Jahr, so sparen Sie mit der digitalen Transformation 14.000€ jährlich! Nach 15 Jahren würde das einen Gewinn von 210.000€ bedeuten.

Das ist aber erst der Anfang: Durch die Digitalisierung fallen für Ihren Betrieb 40%-60% der Personalkosten in der Verwaltung, wie auch alle Aufbewahrungskosten (sprich Lagerkosten für die Buchhaltung) weg. Ihre Ausgaben verringern sich dadurch merklich, während hingegen Ihr Gewinn und Ihr Wettbewerbsvorteil steigt.

Erst kürzlich konnte ich einem meiner Mandanten mit der digitalen Transformation mehr als 40.000€ pro Jahr einsparen. In diesem konkreten Fall fielen 400 Meter an Karton für Aufbewahrungszwecke, wie auch Mitarbeiterkosten weg. Das alleine brachte ihm schon so erhöhte durch die Einsparungen seinen Gewinn maßgeblich. Der Unternehmenswert stieg durch die digitale Transformation um 1,6 Mio.€.

  1. Arbeitserleichterung und Rechtssicherheit

Die digitale Buchhaltung macht es Ihnen möglich, Belege schnell und einfach durch Suchwörter zu finden. Die Belege können Sie jederzeit einsehen, ganz gleich ob Sie sich gerade in einem Meeting, im Büro oder im Urlaub befinden. Eine digitale Transformation hilft Ihnen als Unternehmer also neben Geld auch Zeit zu sparen. Manchmal ist diese mehr wert als ein Geldbetrag.

Gerade bei Betriebsprüfungen oder Jahresabschlüssen machen sich die Vorteile der Digitalisierung bemerkbar: Es sind keine Vorbereitungen mehr nötig, wodurch Ihre Arbeitszeit um mindestens 70% verkürzt wird.  Ein Knopfdruck reicht bei der digitalen Buchhaltung schon aus, um sogar Halbjahres- oder Quartalsabschlüsse zu erledigen.

In meiner Funktion als Steuerberater möchte ich Sie zudem auf Ihre gesteigerte Rechtssicherheit hinweisen, die Sie als Geschäftsführer durch die Digitalisierung haben. Interne Kontrollsysteme (wie zum Beispiel ein Tax CMS) zeigen dem Finanzamt bei einer Steuerprüfung nämlich alle Prozesse, die Ihrem Unternehmen der Steuerehrlichkeit dienen.

Ein Prüfer erkennt somit sofort, ob es sich um einen menschlichen Fehler handelt, und kann daher nicht mehr automatisch von versuchter Steuerhinterziehung ausgehen.

Sollten Sie als Unternehmer mehr zur digitalen Haftungssicherheit erfahren wollen, empfehle ich Ihnen weitere Beiträge von mir zu diesem Thema. Klicken Sie dafür einfach auf folgende Links:

So schützt die Digitalisierung Sie als Unternehmer vor Vorwürfen der Steuerhinterziehung

Betriebsprüfung: Wie Sie dank der Digitalisierung Ihren Ärger drastisch reduzieren

Verfügen Sie als Unternehmer auch über Schwester- oder Tochtergesellschaften, profitieren Sie noch zusätzlich von einem Tax CMS. Dieses sorgt nämlich durch die digitalisierten Schnittstellen für einen leichteren und besseren Austausch zwischen den einzelnen Firmen.

So digitalisieren Sie Ihren Betrieb in nur 8 Schritten

Die Vorteile einer digitalen Transformation haben Sie als Unternehmer überzeugt? Mit diesen 8 Schritten können auch Sie Ihren Betrieb umstellen:

Schritt 1: Analyse der Arbeitsabläufe

Schritt 2: Digital denken und Arbeitsabläufe in (digitale) Prozesse planen

Schritt 3: Erstellung Prozessplan (schriftliche Dokumentation)

Schritt 4: Workshops mit Geschäftsführern und Mitarbeitern (Einbindung in digitales Prozessdenken)

Schritt 5: Einrichtung eines Test-Arbeitsplatzes, wo Geschäftsführer und Mitarbeiter an die Technik herangeführt und Schwächen dokumentiert werden.

Schritt 6: Fertigstellung und Abnahme

Schritt 7: Stufenweise oder sofortige Umstellung auf Digital

Schritt 8: Nachbetreuung (Laufende Betreuung nach Einrichtung: Beobachtung, Anpassung an unternehmerische und gesetzliche Entwicklungen)

Fazit: Digitalisierung = Erfolgsgewinn und Umweltschutz in einem System

In meiner langjährigen Tätigkeit als Steuerberater erlebe ich es oft, dass Mandanten von der digitalen Umstellung zunächst abgeschreckt sind. Digitalisierung bedeutet anfangs durchaus einen Zeitaufwand für Sie als Unternehmer wie auch für Ihre Mitarbeiter.

Die Anpassung und Ausbildung an die neuen Prozesse erfordern zwar zusätzliche Arbeit, doch garantieren Ihnen langfristig mehr Gewinn für Ihre Firma. Unterm Strich ist die digitale Transformation also immer mehr wert als sie kostet. Und ganz nebenbei, tun Sie auch der Umwelt etwas Gutes.

Die Digitalisierung ist daher eine Umstellung, von der jeder profitieren kann. Unsere Kanzlei ist seit der digitalen Transformation 2014 zu demselben Ergebnis gekommen und versucht, mit gutem Beispiel voranzugehen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, wie Sie die Digitalisierung bei Ihnen einführen können und welche Vorteile sie Ihnen bringen kann, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

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