Papierloses Unternehmen? Diese 2 Schritte machen es möglich!

Spielen Sie mit dem Gedanken, Ihr Unternehmen zu digitalisieren? Sie sind die Stapel an Papier leid und wollen mit Ihrer Firma endlich im 21. Jahrhundert ankommen?

Dann führt kein Weg an der vollständigen Digitalisierung vorbei. Als Experte in Sachen Papierlosigkeit möchte ich Ihnen in diesem Beitrag zeigen, wie auch Sie Ihr Unternehmen zu 100% papierlos machen.

Kleiner Hinweis vorab: Dieser Umstieg wird sich auch finanziell für Sie lohnen…

So bereiten Sie sich auf Ihr papierloses Unternehmen vor

Bevor Sie mit der Digitalisierung Ihres Unternehmens loslegen können, müssen Sie einiges an Vorarbeit leisten:

Analysieren Sie die Prozessabläufe in Ihrem Unternehmen

Zu Beginn müssen Sie alle Prozesse (=Arbeitsabläufe) in Ihrem Unternehmen verstehen und erfassen. Dafür zerlegen Sie alle Arbeitsabläufe in ihre Einzelteile. Beschreiben Sie jeden Arbeitsschritt genau.

Planen Sie die Arbeitsschritte für die Digitalisierung

Danach planen Sie die digitalen Prozesse. Das heißt Sie überlegen sich, wie Sie alle Arbeitsschritte in Ihrer Firma auf digitalem Weg erledigen und miteinander verbinden können.

Prüfen Sie Ihre Computer-Programme

Bevor es los gehen kann müssen Sie noch prüfen, ob die Arbeitsschritte in Ihrem Unternehmen mit Ihren aktuellen Software-Produkten bewältigt werden können. Sollte das nicht der Fall sein, müssen Sie sich mit neuen Computer-Programmen für die Umstellung auf die 100%-ige Digitalisierung Ihres Unternehmens ausstatten.

Bei der digitalen Buchführung muss das zum Beispiel ein digitales Cloud-System sein und ein Buchhaltungsprogramm, das darauf zugreifen kann.

1. Schritt: Sie digitalisieren Ihre Buchführung zu 100%

Bei einem so großen Vorhaben wie der kompletten Digitalisierung eines Unternehmens wissen viele nicht, wo sie am besten anfangen sollen. Da ich selbst seit 2014 zu 100% papierfrei arbeite weiß ich, dass zuallererst die Buchhaltung digitalisiert werden muss.

Dafür gehen Sie als Unternehmer folgendermaßen vor:

  1. Sie legen sich eine Cloud (=ein Speicher im Internet) zu, welche durch ein System mit Ihrer Finanzbuchhaltung verbunden ist.
    Diese Cloud speichert all Ihre Bankdaten und ist ein erster Schritt zur automatisierten digitalen Buchhaltung. (Mehr dazu erfahren Sie in diesem Beitrag: So können Sie Ihre digitale Buchhaltung automatisieren – inkl. Video)
  2. Sie erledigen zu 80% Ihren Zahlungsverkehr über diese neue Finanzbuchhaltung.
  3. Sie genießen zu 90%-99% die Automatisierung von Mahnwesen und Zahlungsavis (=Ankündigung einer Zahlung oder Rechnung).

Das alles benötigen Sie dafür: Laptop, Cloud & Fibu-System

Damit Ihre Buchhaltung auf jegliches Papier verzichten kann, braucht es natürlich auch die nötige technische Unterstützung. Für die Digitalisierung sind daher folgende 3 Dinge Voraussetzungen:

  • Ein Gerät, auf dem man schreiben kann (sprich: Laptop oder PC)
  • Eine Cloud
  • Eine Finanzbuchhaltung mit Cloud-Anbindung (beispielsweise durch Systeme wie DATEV, AGENDA, DMS)

Nur mit diesen technischen Hilfsmitteln können Sie Ihre Buchhaltung zu 100% papierfrei machen.

2. Schritt: Sie ersetzen restlichen Papierkram durch Softwaretools

Sobald die Buchhaltung vollständig digitalisiert wurde, geht es an die restlichen (noch papierbeladenen) Arbeitsabläufe. Dabei empfehle ich, Schritt für Schritt vorzugehen. Das bedeutet: Nehmen Sie sich eine Aufgabe nach der anderen vor.

Ein Beispiel: Als zweiten Bereich (neben der Buchhaltung) können Sie beginnen, auch den Schriftverkehr zu digitalisieren. Dieser macht vermutlich ebenfalls einen großen Teil von Ihrem Papierverbrauch aus. Ein sogenanntes DMS (Dokumentenmanagement-System) kann Ihnen helfen, dabei Papier zu sparen.

Oder: Sie beginnen Papierdokumente einzuscannen, um diese dann in der Cloud zu speichern. Auch so reduzieren Sie Ihren Bedarf an Papier und sind der vollständigen Digitalisierung einen Schritt näher.

Wenn Sie nach und nach Prozesse in Ihrem Unternehmen digitalisieren, arbeiten auch Sie schon bald zu 100% papierlos.

So profitieren Sie von einem 100% papierlosen Büro

Auch wenn die Digitalisierung Ihres Unternehmens auf den ersten Blick mühsam erscheint, kann sie sich für Sie als Inhaber lohnen. Richtig umgesetzt profitieren Sie nämlich von folgenden 5 Vorteilen:

  • schnelleren Ablauf interner Prozesse (=Zeitersparnis)
  • umweltfreundlichen Arbeitsmethoden (für einen grüneren Planeten)
  • Wegfall erheblicher Kosten (wie z.B. Aufbewahrungskosten)
  • einem nachfolgebereiten Unternehmen für die nächste Generation
  • einem gesteigerten Unternehmenswert ( da Sie höhere Erträge erzielen und auf dem neusten technischen Stand sind)

Diese Gefahren lauern auf Sie bei der Umsetzung

Neben so vielen Vorteilen darf man allerdings auch nicht die Kehrseite der Digitalisierung vergessen:

Ältere Mitarbeiter sind beispielsweise oft mit der neuen Technik überfordert und können mit den schnelleren Arbeitsabläufen nicht mehr mithalten. Eben diese automatisierten Abläufe ersetzen auch einige Angestellte, wodurch es zu Kündigungen kommen kann.

Außerdem dürfen Sie als Unternehmer eines nicht vergessen: Sie sind durch die Digitalisierung zu 100% von der Technik abhängig. Das bedeutet: W-LAN, LAN oder Software müssen reibungslos funktionieren, damit Sie arbeiten können. Aus diesem Grund sollten Sie sich auch unbedingt vor Hackerangriffen schützen!

Zu guter Letzt: Der Umstieg auf ein papierloses Büro erfordert einen gewissen Mehraufwand. So müssen Sie mindestens ein IKS (=Internes Kontrollsystem) und wahrscheinlich auch ein Tax CMS installieren. Nur so erfüllen Sie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (kurz: GoB).

Fazit: Zu mehr Erfolg & Effizienz durch Digitalisierung

Da ich selbst eine papierlose Steuerberatungskanzlei in Hamburg führe weiß ich, wie viel Arbeit dahinter steckt. Doch ich kann Ihnen aus eigener Erfahrung sagen, dass sich diese Anstrengungen am Ende bezahlt machen.

Durch jeden einzelnen Schritt zur Digitalisierung sparen Sie Kosten ein und steigern gleichzeitig Ihren Unternehmenswert. So tragen Sie nicht nur Ihren Teil zum Umweltschutz bei, sondern sorgen auch für gewinnbringende und effiziente Arbeitsprozesse.

Ich hoffe, ich konnte Sie mit diesem Beitrag überzeugen, dass auch Ihre Firma mit ein wenig Mühe papierlos werden kann.

Sollten Sie zu diesem Thema noch Fragen an mich haben oder eine persönliche Beratung wünschen, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

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