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Anstellung eines GmbH Geschäftsführers: Darauf müssen Sie als Unternehmer achten

Sie sind Unternehmer und erwägen die Anstellung eines Geschäftsführers für Ihre GmbH? Sie möchten dabei aber keinen folgenschweren Fehler begehen und sich so gut wie möglich rechtlich absichern?

Zudem möchten Sie den Geschäftsführer nicht ausversehen mit zu großen Allmachten ausstatten und am Ende sogar aus Ihrem eigenen Unternehmen gedrängt werden?

Diese Situation kann ich sehr gut nachvollziehen. Die meisten Unternehmer hängen sehr an ihrem „Lebenswerk“ und würden am liebsten alle Arbeitsschritte selbst machen.

Sobald aber eine gewisse Größe erreicht ist, kann man sich nicht mehr um alles selbst kümmern und muss Verantwortung abgeben. Die Anstellung eines Geschäftsführers ist darum oft ein logischer Schritt in der Wachstumsphase einer Firma.

Viele Unternehmer betreten dabei allerdings völliges Neuland und wissen nicht so recht, worauf sie hier achten müssen. Die meisten haben noch nie einen Geschäftsführer angestellt und haben keine Erfahrungen.

Genau hier möchte ich Ihnen mit diesem Beitrag weiterhelfen. Ich zeige Ihnen die 4 wichtigsten Punkte, die Sie unbedingt beachten müssen, wenn Sie einen Geschäftsführer anstellen.

Sie erfahren, welche Versicherungen Sinn machen, wie Sie Ihre GmbH-Satzung anpassen müssen und welche 2 Kontrollsysteme Sie benötigen.

Diese 4 Punkte muss jede GmbH bei der Anstellung eines Geschäftsführers erledigen

1. Überprüfen Sie Ihren Unternehmensgegenstand

Der Unternehmensgegenstand wird in der GmbH-Satzung festgeschrieben und bezeichnet den Hauptzweck eines Unternehmens.

Laut Gesetz hat der GmbH-Geschäftsführer nur die Befugnisse, die den Unternehmensgegenstand. Deshalb sollten Sie den Unternehmensgegenstand so präzise wie möglich festlegen.

Am besten erkläre ich Ihnen die Auswirkungen, die der Unternehmensgegenstand auf Ihre Firma haben kann, anhand eines praktischen Beispiels:

Angenommen Sie betreiben eine Firma, die ausschließlich Gartengeräte, wie Spaten, Rasenmäher oder ähnliches, importiert und weiterverkauft.

Idealerweise sollte Ihr Unternehmensgegenstand in etwa folgendermaßen lauten: Import und Handel von Gartengeräten.

Ein häufiger Fehler von Firmen ist es, den Unternehmensgegenstand zu vage zu formulieren. Ausgehend vom obigen Beispiel mit den Gartengeräten könnte eine zu vage Formulierung wie folgt lauten: Import und Handel mit Produkten.

Produkte ist ein sehr dehnbarer Begriff, der dem Geschäftsführer viel Spielraum gibt. Er könnte beispielsweise auf die Idee kommen von jetzt an auch Gartenmöbel zu verkaufen.

Sie als Inhaber sind gegen diese Idee, aber da der Unternehmensgegenstand nicht klar definiert ist, können Sie dieses Vorhaben nicht sofort verhindern.

Daraus kann sich ein Streit entwickeln, der durch eine bessere Formulierung des Unternehmensgegenstandes einfach hätte verhindert werden können.

Dieses Formulierungs-Prinzip gilt natürlich nicht nur für Produkte, sondern auch für Dienstleistungen.

Meine Empfehlung: Formulieren Sie Ihren Unternehmensgegenstand immer so präzise wie möglich. So legen Sie die Befugnisse Ihres Geschäftsführers genau fest und können seine Tätigkeiten besser kontrollieren.

2. Machen Sie eine Geschäftsführerordnung

Mithilfe eines Geschäftsführerordnung können Sie die Befugnisse und Rechte ihres Geschäftsführers noch genauer als mit dem Unternehmensgegenstand bestimmen.

Unter anderem können Sie folgende Punkte können Sie in einer Geschäftsführerordnung festlegen:

  • Finanzielle Ober- und Untergrenzen
  • Für welche Tätigkeiten (zum Beispiel Darlehensverträge oder Bürgschaften)die Zustimmung der Gesellschafterversammlung benötigt wird
  • Welche Handlungsvollmachten der Geschäftsführer im Rahmen seiner Tätigkeit hat

Die Geschäftsordnung muss im Anschluss mit einem Gesellschafterbeschluss verabschiedet werden.

3. Schließen Sie eine Directors-and-Officers-Versicherung ab

Eine Directors-and-Officers-Versicherung (kurz D&O-Versicherung) ist eine Haftpflichtversicherung für Geschäftsführer.

Diese Haftpflichtversicherung wird meistens vom Unternehmen für den Geschäftsführer oder andere Manager abgeschlossen. Kommt es durch Entscheidungen oder Handlungen von diesen leitenden Angestellten zu Vermögensschäden, werden diese Summen von der Versicherung beglichen.

Ohne D&O-Versicherung wäre es sehr gut möglich, dass der Geschäftsführer im Rahmen der Geschäftsführerhaftung für diese Schäden geradestehen muss. Bei hohen Summen kann das den finanziellen Ruin für diese Person bedeuten.

Für Unternehmen ist eine Directors-and-Officers-Versicherung deshalb ein effektiver Weg um alle leitenden Angestellten zu schützen.

Das Unternehmen selbst ist aber nicht versichert. Hierzu muss eine eigene Versicherung abgeschlossen werden, die im nächsten Abschnitt genauer erklärt wird.

Achtung: Damit die Versicherung im Ernstfall auch wirklich zahlt, darf der Schaden nicht vorsätzlich herbeigeführt worden sein. Hat der Geschäftsführer den Schaden nachweislich wissentlich herbeigeführt, steigt die Versicherung aus.

4. Schließen Sie eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung ab

Eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung ist das Gegenstück zur Directors-and-Officers-Versicherung. Mit dieser Versicherung schützen Sie Ihr Unternehmen vor Schadensersatzansprüchen.

Diese Versicherung deckt aber in der Regel nur Vermögensschäden ab.

Verletzen sich Ihre Kunden aufgrund eines Produktionsfehlers beim Gebrauch eines Ihrer Produkte, sind diese sogenannten Personenschäden nicht versichert.

Deshalb ist eine solche Versicherung vor allem für Anwälte, Sachverständige, Notare oder andere beratende Unternehmen wichtig.

Der größte Fehler bei der Geschäftsführer Anstellung: Fehlendes Tax CMS oder Internes Kontrollsystem

Ohne funktionierende Kontrollsysteme wie etwa einem Tax CMS oder einem Internem Kontrollsystem (kurz IKS) ist Ihr neuer Geschäftsführer Gefahren wie beispielsweise einer (unabsichtlichen) Steuerhinterziehung schutzlos ausgeliefert.

Im Rahmen der sogenannten Geschäftsführerhaftung ist ein Geschäftsführer nämlich direkt für einen begangenen Steuerbetrug verantwortlich. Das gilt auch, wenn er gar nichts davon wusste oder der Betrug von einem anderen Mitarbeiter begangen wurde.

Im schlimmsten Fall kann der Geschäftsführer dafür sogar ins Gefängnis wandern (siehe § 370 AO).

Mithilfe eines Tax CMS oder eines IKS lassen sich diese Haftungsrisiken aber reduzieren und Fehler können einfach ausgebessert werden, ohne dass sofort ein Strafverfahren eröffnet wird.

Wenn Sie mehr zur Geschäftsführerhaftung erfahren möchten, empfehle ich Ihnen diesen ausführlichen Artikel: https://www.steuerberatung-breit.de/gefahren-eines-gmbh-geschaeftsfuehrers-teil-2-steuerhinterziehung/

Auf der Suche nach einem GmbH-Geschäftsführer bedeutet dieser Sachverhalt folgendes: Mit funktionierenden Kontrollsystemen wird Ihr Unternehmen für Geschäftsführer attraktiver.

Kein solches System zu haben ist deshalb ein großer Fehler. Für Sie wird es schwieriger, fähige Manager anzulocken. Selbst, wenn Sie einen passenden Kandidaten gefunden haben, können Sie Ihn nach Beginn des Arbeitsverhältnisses nicht richtig schützen.

Fazit: Sichern Sie Ihr Unternehmen und Ihren Geschäftsführer ab

Die Anstellung eines GmbH Gesellschafters ist für viele Firmen-Inhaber ein logischer Schritt im weiteren Wachstums ihres Betriebs. Oft haben diese Unternehmer jedoch keinerlei Erfahrung und sind unsicher.

Mit diesem Beitrag möchte ich diese Unsicherheiten beseitigen und Ihnen folgende 4 konkrete Maßnahmen mit auf den Weg geben:

  1. Bestimmen Sie  Unternehmensgegenstand (= Haupttätigkeit Ihres Unternehmens) so präzise wie möglich
  2. Legen Sie spezifische Rechte für den Abschluss von Verträgen in einer Geschäftsführerordnung fest
  3. Beschränken Sie mit einer Directors-and-Officers Versicherung die Haftung des Geschäftsführers
  4. Schließen Sie eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung ab und schützen Sie Ihr Unternehmen vor bestimmten Strafzahlungen

Befolgen Sie diese Ratschläge, sind Sie auf der Suche nach einem Geschäftsführer bereits gut aufgestellt. Dennoch kann es Sinn machen, sich nochmals von einem Steuerberater Tipps geben zu lassen.

Denn die Punkte in diesem Beitrag sind nur sehr generell und Ihre individuelle Situation könnte noch weitere Maßnahmen erfordern. Ob das tatsächlich nötig ist, kann jedoch immer nur ein Steuerberater nach einer eingehenden Analyse Ihrer Situation beurteilen.

Falls Sie über diesen Artikel hinaus noch weitere Fragen zur Anstellung eines Geschäftsführers haben oder gerne eine Beratung von einem erfahrenen Steuerberater hätten, stehe ich Ihnen als aktiver Ansprechpartner gerne zur Verfügung.

Sie können  Sie mich jederzeit via E-Mail (anfrage@stb-breit.de) oder meinem Kontaktformular erreichen.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

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Steuerbetrug-Symbolfoto

Steuerbetrug: So schnell bringen Sie zu aggressive Gestaltungsmaßnahmen ins Gefängnis

Wissen Sie eigentlich, welche Steuergestaltungsmaßnahmen zulässig sind und ab wann das Finanzamt von einem Steuerbetrug ausgeht? Ist das überhaupt genau geregelt oder liegt hier vieles im Ermessensspielraum der jeweiligen Steuer-Beamten?

Sie sind bei diesen Fragen unsicher und schreckten daher bisher vor Steuergestaltungsmaßnahmen gänzlich zurück?

Das kann ich durchaus nachvollziehen.

Für Sie als Unternehmer sind diese Gesetze und Verordnungen wahrscheinlich ein undurchsichtiges Netz aus Juristendeutsch.

Da Sie nicht stundenlang Zeit haben, um sich in die Materie einzuarbeiten, glauben Sie, nie einen Überblick über dieses Thema zu bekommen.

Genau hier möchte ich mit diesem Beitrag ansetzen: Ich erkläre Ihnen leicht verständlich und mit praktischen Beispielen alles, was Sie als Unternehmer zum Thema Steuerbetrug wissen müssen.

Sie erfahren in weniger als 10 Minuten Lesezeit, wo Steuerbetrug anfägt, welcher Fehler häufig zu Strafverfahren führt und wie Sie mit 2 Systemen Ihr Unternehmen schützen können.

Hier beginnt für den Gesetzgeber der Steuerbetrug

Streng genommen ist jeder unrichtige Bilanzansatz bereits ein Steuerbetrug. Im Steuerstrafrecht wird hier keine klare Grenze gezogen. Jeder ungerechtfertigte Steuervorteil wird als Steuerhinterziehung gesehen.

In der Praxis wird dieser Grundsatz aber nicht in dieser Schärfe angewandt. Wird bei einer Steuerprüfung ein Fehler entdeckt, wird ein unrichtiger Bilanzansatz oft einfach korrigiert.

Das heißt, Sie bekommen einen neuen Steuerbescheid und leisten eine Nachzahlung. Damit wäre der Fall erledigt und es kommt zu keinem Strafverfahren.

Anders sieht es aus, wenn Sie bewusst einen steuerlichen Missbrauch von Gestaltungsmöglichkeiten (nach § 42 AO) begangen haben. Bei welchen konkreten Maßnahmen ein solcher Missbrauch vorliegt, lässt sich bei Steuergestaltung innerhalb Deutschlands leider nicht pauschal sagen.

Hier kommt es immer auf den jeweiligen Fall an und wie die zuständigen Beamten die Steuergestaltung beurteilen. Wie das in der Praxis aussehen könnte, erkläre ich Ihnen weiter unten mit einem leicht verständlichem Fallbeispiel.

Bei grenzüberschreitender Gestaltung wurden mit 1.1.2020 allerdings neue Gesetze (§§138a – 138k AO) erlassen und „beliebte“ Gestaltungsmaßnahmen beim Namen genannt.

Grenzübergreifende Gestaltungsmaßnahmen, wie etwa das „Verschieben“ von Gewinnen in Niedrigsteuerländer, müssen jetzt dem Finanzamt gemeldet werden. Dieses entscheidet dann, ob die Maßnahmen zulässig sind oder ein Steuerbetrug vorliegt.

Je nachdem, wie erfolgreich diese neuen Gesetze sind, kann es durchaus sein, dass in der Zukunft auch eine Meldepflicht für innerdeutsche Steuergestaltung eingeführt wird.

Zu schnell und zu viel: So begehen Unternehmen häufig unabsichtlich Steuerbetrug (mit Fallbeispiel)

Grundsätzlich ist Steuergestaltung immer ein Drahtseilakt. Idealerweise nutzt man gesetzliche Spielräume aus, ohne dabei die Grenze zur Illegalität zu überschreiten. Hier muss man deshalb sehr behutsam vorgehen.

Genau hier kommt es zum meiner Meinung nach häufigsten Fehler in der Steuergestaltung: Viele Unternehmer gestalten einfach mit zu vielen Maßnahmen in zu kurzen Zeiträumen.

Dann geht das Finanzamt von einem sogenannten Gesamtplan aus. Hier wird angenommen, dass die einzelnen Gestaltungsmaßnahmen ergriffen wurden, um einen Gesamtplan zur Steuerersparnis umzusetzen.

Am besten erkläre ich Ihnen diese Gesamtplan-Rechtssprechung anhand eines praktischen Fallbeispiels:

Angenommen Sie sind Einzelunternehmer und möchten Ihren Betrieb in eine GmbH & Co. KG umwandeln.

Als Einzelunternehmer besitzen Sie Gewerbeimmobilien und bei Beendigung Ihres Einzelunternehmens würden diese Gebäude als stille Reserven besteuert.

Um diese Besteuerung zu verhindern, überführen Sie Ihre Gewerbeimmobilien in Ihre neue GmbH & Co. KG.

Erst danach schließen Sie Ihr Einzelunternehmen und haben die Besteuerung von stillen Reserven vermieden.

All das passiert in einem Zeitraum von wenigen Monaten.

Durch die Fülle an Maßnahmen (Transfer der Immobilien, Schließung des Einzelunternehmens, etc.) innerhalb dieser kurzen Zeitspanne wird der Gesetzgeber hier mit ziemlicher Sicherheit einen Gesamtplan feststellen.

Dann blüht Ihnen ein Finanzstrafverfahren.

Damit kein Gesamtplan angenommen wird, müssten die Gestaltungsmaßnahmen in diesem Fall vermutlich auf einen Zeitraum von 2 Jahren aufgeteilt werden.

Als Faustregel zum Gesamtplan können Sie sich folgendes merken: Je höher der Steuer-Betrag, den Sie durch die Maßnahmen sparen, desto länger müssen die einzelnen Schritte zeitlich auseinander liegen.

Internes Kontrollsystem und Tax CMS: So schützen Sie sich und Ihr Unternehmen vor Strafverfahren

Wie bereits weiter oben erklärt, machen Sie sich durch den Missbrauch von Gestaltungsmaßnahmen strafbar.

Hier gibt es jedoch eine Ausnahme: Haben Sie ein Internes Kontrollsystem (kurz IKS) oder ein Tax CMS, können Sie Steuer-Korrekturen ohne Strafverfahren durchführen.

Diese Besserstellung ist für Unternehmen ein großer Anreiz, um solche Systeme einzuführen. Denn der Vorteil liegt auf der Hand:

Verstoßen Ihre Gestaltungsmaßnahmen gegen das Gesetz, kommen Sie mit einem Tax CMS oder IKS vermutlich mit einer einfachen Steuernachzahlung davon.

Ohne Kontrollsysteme haben Sie hingegen ein Strafverfahren am Hals. Werden Sie verurteilt, drohen Ihnen hohe Geldstrafen und im schlimmsten Fall sogar ein Gefängnisaufenthalt.

Meine Empfehlung: Möchten Sie sich und Ihr Unternehmen bestmöglich schützen, benötigen Sie in Ihrem Unternehmen auf jeden Fall ein IKS oder ein Tax CMS.

Fazit: Digitale Kontrollsysteme reduzieren Ihr Steuerbetrugs – Risiko

Für eine ordnungsgemäße Steuergestaltung benötigen Sie viel Fachwissen, Erfahrung und Fingerspitzengefühl. Gehen Sie unvorsichtig vor, begehen Sie schnell strafbaren Steuerbetrug.

Besonders wichtig ist, dass Sie nicht zu viele Maßnahmen in zu kurzer Zeit umsetzen. Dann wird vom Gesetzgeber nämlich ein verbotener Gesamtplan festgestellt und Ihnen droht ein Strafverfahren.

Zusätzlich zur genauen Planung Ihres Gestaltungs-Maßnahmen, sollten Sie ein Internes Kontrollsystem (kurz IKS) oder ein Tax CMS in Ihrem Unternehmen einführen. Denn werden Ihre Maßnahmen einmal tatsächlich als Missbrauch eingestuft, kommen Sie mit Kontrollsystemen wahrscheinlich mit einer Steuernachzahlung davon.

Sonst droht Ihnen ein Strafverfahren.

Zum Abschluss möchte ich Ihnen noch folgendes mit auf den Weg geben: Führen Sie Steuergestaltungs-Maßnahmen nie selbst durch. Holen Sie immer einen erfahrenen Steuerberater mit ins Boot.

Denn nur ein erfahrener Steuerberater weiß, welche Maßnahmen wirklich für Ihr Unternehmen geeignet sind und worauf bei der Umsetzung zu achten ist.

Wenn Sie über diesen Beitrag hinaus noch Fragen zu Steuergestaltungs-Maßnahmen haben oder gerne Kontrollsysteme in Ihrem Unternehmen einführen möchten, stehe ich Ihnen als Ansprechpartner gerne zur Verfügung.

Sie können Sie mich jederzeit via meinem Kontaktformular kontaktieren.

Ich habe mich unter anderem auf die Einführung von Tax CMS und Internen Kontrollsystemen spezialisiert und helfe auch Ihnen gerne weiter.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

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GmbH-laufende-Kosten

Rechtsformwechsel: Diese laufenden Kosten erwarten Sie bei einer GmbH

Sie sind Einzelunternehmer oder Mehrheitsgesellschafter einer OHG oder einer KG? Sie erwägen schon seit längerer Zeit einen Rechtsformwechsel zu einer GmbH, wissen aber nicht welche laufenden Kosten hier auf Sie zukommen?

Deshalb sind Sie unsicher und haben Angst, dass alle Vorteile einer GmbH durch höhere Kosten für den Jahresabschluss und Steuererklärungen „aufgefressen“ werden könnten?

Als Steuerberater in Hamburg kann ich Ihnen sagen: Bei der Unternehmensumwandlung ist das immer eine der größten Sorgen meiner Mandanten.

Die Vorteile einer GmbH wie etwa die Haftungsbeschränkung oder ein besseres Image sind diesen Unternehmern meistens bekannt. Aber mit welchen laufenden Kosten Sie nach der Unternehmensumwandlung in eine GmbH rechnen müssen, wissen nur die wenigsten.

In diesem Blogbeitrag erkläre ich Ihnen deshalb leicht verständlich, wie sich die laufenden Kosten bei einer GmbH von den Ausgaben bei Einzelunternehmen oder Personengesellschaften unterscheiden und warum sich eine Unternehmensumwandlung trotz höherer Kosten für Sie für lohnen könnte.

Warum sollte ich mein Unternehmen überhaupt in eine GmbH umwandeln?

Haftung ist auf die Einlage beschränkt: Als Einzelunternehmer oder Inhaber einer Personengesellschaft haften Sie im Ernstfall unbeschränkt mit Ihrem Privatvermögen. Bei einer GmbH haften Sie hingegen nur mit Ihrer Einlage.

Als Unternehmer reduzieren Sie durch eine Unternehmensumwandlung also Ihr persönliches Risiko.

Effizientere Steuergestaltung möglich: Da eine GmbH anders als Personengesellschaften und Einzelunternehmer besteuert werden, haben Sie mehr steuerlichen Gestaltungsspielraum. Für größere Unternehmen kann sich auch das Aufsetzen einer Holding-Struktur lohnen.

Alles Wissenswerte zur Holding habe ich für Sie in einem eigenen, ausführlichen Blogbeitrag zusammengefasst. Klicken Sie hier, um zu diesem Beitrag zu gelangen: https://www.steuerberatung-breit.de/holding-wann-ist-sie-von-vorteil-und-wann-eine-gefahr-fuer-ihre-gmbhs/

GmbH hat ein besseres Images als andere Rechtsformen: Da Sie zur GmbH-Gründung ein Mindest-Stammkapital von 25.000 Euro benötigen, sind Sie automatisch angesehener als Einzelunternehmer oder Personengesellschaften. Diese kann man nämlich auch schon mit einer Kapital-Einlage von 1 Euro gründen.

Mit dem hohen Eigenkapital im Rücken werden Sie schneller als „gestandener Unternehmer“ wahrgenommen und genießen mehr Vertrauen bei Kunden, Lieferanten und Banken.

Unternehmensnachfolge lässt sich leichter regeln: Möchten Sie die Unternehmensübergabe an Ihre Kinder oder einen anderen Nachfolger regeln, bietet Ihnen die GmbH hervorragende Möglichkeiten. Sie können alle für die Unternehmensnachfolge relevanten Punkte im Gesellschaftsvertrag niederschreiben.

So haben Sie vorgesorgt und es kommt später zu keinen Streitigkeiten.

Laufende Kosten im Vergleich: So unterscheiden sich Einzelunternehmen, KGs und GmbHs

Als Faustregel gilt: Bei einer GmbH sind die laufenden Kosten circa 30 % höher als bei Einzelunternehmen oder Personengesellschaften wie KGs.

Der Grund: Für GmbHs gelten strengere Buchhaltungs-, Bilanzierungs- und Jahresabschlusspflichten als für Einzelunternehmen und Personengesellschaften.

Diese Pflichten erzeugen mehr Verwaltungsaufwand und in weiterer Folge auch höhere Kosten.

Denn für Sie ist es wahrscheinlich nicht wirtschaftlich, all diese Punkte selbst zu übernehmen. Deshalb müssen Sie sie gegen Bezahlung an einen Steuerberater auslagern.

Die höheren Beratungskosten bei einer GmbH lassen sich grob in die folgenden 3 Bereiche einteilen:

1. Steuererklärungen (besonders für Freiberufler)

Eine GmbH ist an mehr rechtliche Vorgaben als Einzelunternehmen oder Personengesellschaften gebunden. Für folgende Steuern müssen Sie bei einer GmbH immer Erklärungen machen:

  • Gewerbesteuer
  • Körperschaftssteuer
  • Umsatzsteuer
  • Private Einkommensteuer der Gesellschafter

Sind Sie im Gegensatz dazu freiberuflicher Einzelunternehmer (z.B. Steuerberater, Architekt oder Rechtsanwalt) sind Sie von der Gewerbesteuer und Körperschaftssteuer befreit.

In diesem Fall müssten Sie nur eine Umsatzsteuer- und Einkommenssteuererklärung machen.

Für die meisten Freiberufler ist eine Unternehmensumwandlung in eine GmbH deshalb mit relativ großem Mehraufwand bei Steuererklärungen verbunden.

2. Buchhaltung

Bei einer GmbH sind Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet.

Das ist aufwendiger als eine Einnahmenüberschussrechnung, die bei vielen Einzelunternehmen und Personengesellschaften angewandt wird.

Ihr Steuerberater benötigt bei der doppelten Buchführung mehr Zeit und deshalb steigen Ihre Kosten.

3. Jahresabschluss

Neben der Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung müssen Sie bei einer GmbH auch einen Anhang erstellen. In diesem Anhang werden bestimmte Details der Bilanz genauer erklärt. Beispielsweise wird beschrieben, welche Bewertungsmethoden angewandt wurden und welche Art der Abschreibung verwendet wurde.

Große GmbHs mit einem Jahresumsatz von mindestens 40 Millionen Euro (siehe § 267 Abs. 2 HGB) müssen zudem einen Lagebericht veröffentlichen. In diesem Bericht wird der derzeitige Stand des Unternehmens, sowie künftige Chancen- und Risiken beschrieben.

Wichtig: Neben diesen gesetzlichen Bestimmungen spielt auch Ihr Jahresumsatz und Ihre Bilanzsumme eine entscheidende Rolle bei den laufenden Kosten.

Ihr Steuerberater bestimmt Ihre Honorarnote nämlich anhand dieser 2 Beträge. Je höher ihre Bilanzsumme und Ihr Jahresumsatz, desto mehr müssen Sie bezahlen.

Fazit: GmbH ist teurer als andere Rechtsformen, bietet aber auch zahlreiche Vorteile

Bei einer GmbH sind Ihre laufenden Kosten etwa 30% höher als bei Personengesellschaften oder Einzelunternehmen. Diese Kosten werden unter anderem durch höhere Jahresabschluss-, Buchhaltungs- und Steuererklärungskosten verursacht.

Auch die Höhe Ihres Jahresumsatzes und Ihrer Bilanzsumme spielt eine Rolle: Je höher diese 2 Beträge sind, desto mehr zahlen Sie in der Regel für Ihren Steuerberater.

Diese höheren Kosten bringen Ihnen aber auch folgende Vorteile:

  • Ihr Image bei Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern steigt
  • Ihre Haftung ist auf Ihre Einlage beschränkt
  • Ihnen stehen mehr Wege zur optimalen Steuergestaltung offen
  • Sie können die Unternehmensnachfolge vertraglich besser regeln

Ob die höheren laufenden Kosten durch diese Vorteile gerechtfertigt sind, müssen Sie schlussendlich selbst entscheiden.

Sind Sie sich nicht sicher, kann Ihnen auch ein Steuerberater nach einer eingehenden Analyse Ihrer Situation sagen, ob sich eine Unternehmensumwandlung in eine GmbH für Sie auszahlt.

Wenn Sie über diesen Beitrag hinaus noch Fragen zu den laufenden Kosten bei einer GmbH haben oder bei einem Beratungsgespräch erfahren möchten, ob sich eine Unternehmensumwandlung für Sie lohnen würde, stehe ich Ihnen als Ansprechpartner gerne zur Verfügung.

Sie können Sie mich jederzeit via meinem Kontaktformular kontaktieren.

Ich habe mich auf Unternehmensumwandlungen spezialisiert und helfe auch Ihnen gerne weiter.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

Foto: © Elnur – stock.adobe.com

Management-Buy-Out

Unternehmensverkauf an die Mitarbeiter: Das ist der größte Fehler beim Management-Buy-Out

Sie sind Unternehmer und haben mit jahrzehntelanger Arbeit eine erfolgreiche Firma aufgebaut? Ihre Unternehmer-Laufbahn neigt sich aber jetzt dem Ende zu und Sie sind auf der Suche nach einem passenden Nachfolger?

Einer Ihrer Mitarbeiter möchte die Firma gerne übernehmen und Sie überlegen, ob Sie ihm Ihr Lebenswerk tatsächlich anvertrauen sollen?

Im Rahmen der Nachfolgeplanung ist das für Unternehmer häufig eine schwierige Situation: Als treuer Mitarbeiter versteht diese Person das alltägliche „Handwerk“ in Ihrem Betrieb.

Dennoch sind Sie sich nicht sicher, ob auch ausreichende unternehmerische Fähigkeiten vorhanden sind. Schließlich hat dieser Mitarbeiter keinerlei Erfahrung in der Unternehmensführung und muss diesen „Beruf“ erst von der Pike auf lernen.

Diese Zwickmühle kenne ich nur zu gut: Denn als Steuerberater in Hamburg habe ich mich unter anderem auf die Unternehmensnachfolge spezialisiert. Auch einige meiner Mandanten haben sich in der Vergangenheit dazu entschlossen, ihr Unternehmen an einen langjährigen Mitarbeiter zu übergeben.

Meiner Erfahrung nach wird dabei ein schwerer Fehler immer wieder begangen.

Bei einem Mandanten führte dieser Fehler sogar innerhalb von 4 Jahren zur Pleite des Unternehmens und die Firma musste Insolvenz anmelden. Was war passiert?

Das erfahren Sie weiter unten in diesem Artikel…

Zuerst möchte ich Ihnen jedoch erklären, was ein Management-Buy-Out überhaupt ist und wie er sich von einem „normalen“ Unternehmenskauf unterscheidet.

Was ist ein Management-Buy-Out?

Als Management-Buy-Out bezeichnet man den Unternehmensverkauf an einen Mitarbeiter.

Grundsätzlich läuft dieser Verkauf wie jede andere Betriebsübernahme ab: Der Betrieb wird von einem externen Unternehmensberater bewertet und der ermittelte Wert bildet die Basis für die Preisverhandlungen.

Wird eine Einigung erzielt, übernimmt der Interessent das Unternehmen sowie alle steuerrechtlichen Haftungen vom derzeitigen Inhaber.

Wie unterscheidet sich ein Management-Buy-Out von einem „normalen“ Unternehmensverkauf?

Im Großen und Ganzen unterscheidet sich ein Management-Buy-Out kaum von einem anderen Unternehmensverkauf.

Der einzige bedeutende Unterschied: Kauft ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen, verringert seine bisherige Arbeitsleistung in der Regel Ihren Verkaufspreis.

Denn die jahrelange Mitwirkung eines Angestellten im Unternehmen wird in vielen Bewertungsverfahren berücksichtigt.

Ansonsten gelten beim Management-Buy-Out die gleichen Regeln wie bei einem Verkauf an eine betriebsfremde Person.

Der größte Fehler beim Management-Buy-Out: Falscher Mitarbeiter übernimmt die Firma

In sehr vielen Fällen verwechselt ein Unternehmensinhaber einen guten Mitarbeiter mit einem guten Unternehmer. Heißt: Nur weil ein Mitarbeiter jahrelang gute Arbeit in Ihrer Firma geleistet hat, bedeutet das nicht, dass er auch für die Unternehmensführung geeignet ist.

Laut meiner Erfahrung als Steuerberater in Hamburg ist das der bei weitem am häufigsten begangene Fehler von Unternehmern bei einem Management Buy-Out.

Für die Führung eines Unternehmens werden nämlich in der Regel andere Kompetenzen und Erfahrungen als für einen Angestellten-Posten benötigt.

Außerdem kommt es häufig zu Konflikten mit anderen, jahrelangen Arbeitskollegen: Aus einem rein freundschaftlichen wird plötzlich ein geschäftliches Verhältnis.

Einige Mitarbeiter können das nicht akzeptieren und möchten sich von einem ehemaligem Kollegen nichts sagen lassen.

Deshalb sollten Sie sich als Unternehmer bei der Auswahl eines passenden Nachfolgers unbedingt externe Hilfe holen. Eine betriebsfremde Person kann in den meisten Fällen besser beurteilen, ob sich die Person als Inhaber eignet.

Haben Sie einen passenden Mitarbeiter ausgewählt, sollten Sie Ihn zusätzlich unternehmerisch ausbilden. Diese Ausbildung sollte dann in eine Testphase übergehen und erst dann entscheiden Sie endgültig, ob Sie Ihr Unternehmen an diese Person übergeben.

Pleite 4 Jahre nach der Übernahme: Fehler beim Management-Buy-Out mit detailliertem Fallbeispiel erklärt

Einer meiner Mandanten hat sich vor einigen Jahren dazu entschieden, sein Unternehmen an einen seiner leitenden Angestellten zu übergeben.

Vor der Übergabe verfügte das Unternehmen über ein Eigenkapital von 3 Millionen Euro, abbezahlten Immobilien-Besitz und mehr als 400.000 Euro an Barvermögen.

4 Jahre nach der Übernahme war das Unternehmen insolvent.

Außerdem war der neue Eigentümer auch privat insolvent und wurde rechtskräftig zu Geldstrafen wegen Insolvenzverschleppung und Bilanzbetrug verurteilt.

Wie konnte das passieren?

Ganz einfach: Obwohl der neue Eigentümer bereits in leitender Position beim Unternehmen tätig war, war er mit seiner neuen Rolle als Inhaber komplett überfordert.

Die Mitarbeiter konnten sich nur schwer damit abfinden, dass ein ehemaliger Kollegen plötzlich zum Chef wurde und das Betriebsklima litt spürbar darunter.

Auch die Qualität der Produkte ließ nach und zusammen mit Fehlinvestitionen in millionenhöhe waren die Eigenkapital- und Barreserven nach 4 Jahren aufgebraucht.

Um an weitere Kredite zu gelangen, fälschte er mit der Hilfe eines Wirtschaftsprüfers die Bilanz. Er dachte, dass er nur ein bisschen Zeit gewinnen muss und das Unternehmen über kurz oder lang profitabel werden wird.

Das gelang allerdings nicht und der Schwindel flog auf.

Das Ergebnis: Der Wirtschaftsprüfer verlor seine Lizenz und musste eine Geldstrafe zahlen. Wie oben erwähnt war das Unternehmen und der neue Inhaber insolvent. Oben drauf folgte noch die rechtskräftige Verurteilung wegen Bilanzbetrug und Insolvenzverschleppung.

Fazit: Management-Buy-Out? Ja, aber nur mit dem oder der Richtigen!

Grundsätzlich ist eine Betriebsübernahme durch einen langjährigen Mitarbeiter durchaus positiv: Er kennt das Unternehmen, weiß wie das Tagesgeschäft abläuft und ist in der Regel leidenschaftlich dabei.

Aber: Nicht jeder gute Mitarbeiter ist auch ein guter Unternehmer.

Deshalb sollten Sie sich bei der Auswahl eines passenden Mitarbeiters im Idealfall externe Hilfe suchen und den ausgewählten Mitarbeiter unternehmerisch ausbilden.

Ansonsten kann der Management-Buy-Out schnell in der Unternehmenspleite und mit hohen Geldstrafen enden.

Sie haben weitere Fragen zum Management-Buy-Out oder benötigen bei Ihrer Nachfolge-Planung die Hilfe eines erfahrenen Steuerberaters? Gerne können Sie mich jederzeit via meinem Kontaktformular erreichen.

Als Steuerberater in Hamburg habe ich mich auf die Unternehmensnachfolge spezialisiert und helfe auch Ihnen gerne weiter.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

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Geschaeftsfuehrergehalt-GmbH

Für GmbH-Inhaber: Alles, was Sie zum Geschäftsführergehalt wissen müssen

Sie sind Inhaber und zugleich auch der Geschäftsführer einer GmbH? Dann erhalten Sie neben einer möglichen jährlichen Gewinnausschüttung auch monatlich ein Geschäftsführergehalt. Nur: Wie legen Sie dieses Gehalt fest?

Muss man sich hier an bestimmte branchenspezifische Richtlinien halten oder kann einfach ein beliebiger Betrag bestimmt werden? Gibt es aus steuerlicher Sicht wichtige Punkte, die man hier beachten sollte?

Sie sehen: Zum Geschäftsführergehalt gibt es mehr Fragen, als man im ersten Moment glaubt.

Auch ich als Steuerberater in Hamburg werde von meinen Mandanten regelmäßig zu diesem Thema befragt.

Auch die betriebliche Altersvorsorge (bAV) wird dabei häufig angesprochen. Denn als Unternehmer ist es aufgrund von fehlender Planungssicherheit schwieriger für das Alter vorzusorgen und viele Inhaber sind hier unsicher.

All diese häufigen Fragen möchte ich mit diesem Blogbeitrag beantworten. Sie erfahren, wo das Geschäftsführergehalt festgelegt wird, wie hoch es sein sollte und wie Sie mit der richtigen Gehalts-Strategie Ihre betriebliche Altersvorsorge regeln.

Keine Sorge: Sie müssen kein Steuer-Fachmann sein, um meinen Tipps folgen zu können. Ich habe großteils auf Fachbegriffe verzichtet und komplizierte Sachverhalte mit Beispielen erklärt.

Wo wird das Geschäftsführergehalt bei der GmbH festgelegt?

Das Geschäftsführergehalt wird immer im Arbeitsvertrag des Geschäftsführers vereinbart.

Stellen Sie eine Person als GmbH-Geschäftsführer an, wird neben den Tätigkeiten, dem Urlaub und der Verschwiegenheitspflicht auch das Gehalt im Arbeitsvertrag geregelt.

Wenn Sie selbst als Inhaber der GmbH die Geschäftsführerposition übernehmen, haben Sie ebenfalls einen solchen gesonderten Geschäftsführer-Vertrag.

Sie haben damit praktisch 2 Rollen in Ihrem Unternehmen:

  1. Mehrheitsgesellschafter: Sie vertreten die Interessen der Eigenkapital-Geber und sind dafür verantwortlich, dass die Gesellschafter eine Rendite mit ihrem eingezahlten Kapital erzielen.
  2. Geschäftsführer: Sie sind für den operativen Bereich zuständig, sind für strategische Planungen verantwortlich und bestimmen somit die Entwicklung des Unternehmens.

Führen Sie beide Tätigkeiten selbst aus, kommt es in der Regel zu keinen Interessenskonflikten zwischen diesen beiden Rollen.

Bei großen GmbHs oder auch AGs kommt es aber sehr wohl häufig zu Meinungsverschiedenheiten zwischen der Geschäftsführung und den Anteilseignern.

Wie hoch sollte das Geschäftsführergehalt bei meiner GmbH sein?

Diese Frage lässt sich pauschal leider nicht beantworten.

Grundsätzlich sind gesetzlich nicht dazu verpflichtet, branchenübliche Vergütungen zu zahlen und müssen sich nicht an irgendwelchen Durchschnittsgehältern orientieren. Sie können das Geschäftsführergehalt frei wählen.

Nur: Ihre Firma muss über die finanziellen Resourcen verfügen, um Ihnen dieses Gehalt auch zahlen zu können.

Macht Ihre GmbH beispielsweise 500.000 Euro Umsatz pro Jahr, werden Sie kein jährliches Geschäftsführergehalt von 250.000 Euro zahlen können.

Richtwert für Sie: 50% Ihres Unternehmensgewinns sollte immer im Unternehmen bleiben. Das Geschäftsführergehalt muss also so gewählt werden, dass diese 50% Grenze nicht unterschritten wird.

Am besten erkläre ich Ihnen diese Richtlinie anhand eines praktischen Beispiels:

Angenommen der Jahresgewinn Ihres Unternehmens beträgt 100.000 Euro. Da mindestens 50% dieses Betrags als Restgewinn im Unternehmen verbleiben müssen, kann Ihr Geschäftsführergehalt nur maximal 50.000 Euro betragen.

Aber Achtung: Sie dürfen das Geschäftsführergehalt nicht beliebig oft ändern. Wenn sich ein niedriger Unternehmensgewinn abzeichnet ist es außerdem verboten, unter dem Jahr das Geschäftsführergehalt zu reduzieren.

Hier dürfen Sie nur Änderungen vornehmen, die auch für einen dritten Arbeitnehmer akzeptabel wären. Und dieser wäre vermutlich nicht mit einer plötzlichen Gehaltskürzung oder monatlichen Gehaltsänderungen einverstanden.

So nutzen Sie das Geschäftsführergehalt als Gestaltungsinstrument bei der betrieblichen Altersvorsorge

Die betriebliche Altersvorsorge (bAV) orientiert sich immer an Ihrem Gehalt. Der maximale bAV Betrag beläuft sich dabei auf einem Drittel Ihres Gehalts. Daraus folgt: Je höher Ihr Geschäftsführergehalt ist, desto mehr können Sie für Ihr Alter vorsorgen.

Hier kommt eine beliebte Gestaltungsmaßnahme ins Spiel: Um einen hohen Betrag für die betriebliche Altersvorsorge zu garantieren, müssen Sie ein hohes Geschäftsführergehalt in Ihrem Arbeitsvertrag festlegen.

Dieses Gehalt müssen Sie sich aber in der Realität nicht auszahlen. Sie können nämlich auf einen Teil dieses Gehalts wieder verzichten, ohne den hohen bAV-Betrag zu verlieren.

In der Realität könnte das in etwa so ablaufen:

Sie legen vorab ein Geschäftsführergehalt von 100.000 Euro fest. Der maximale bAV Betrag ist daher 33.333 Euro. Im Nachhinein verzichten Sie auf die Hälfte Ihres Gehalts und zahlen sich nur 50.000 Euro.

Für die betriebliche Altersvorsorge beträgt der Maximalbetrag aber weiterhin 33.333 Euro.

So sorgen Sie für Ihr Alter vor, ohne zu viel Geld aus Ihrer GmbH fließen zu lassen.

Fazit: Richtiges Geschäftsführergehalt erleichtert Unternehmern die betriebliche Altersvorsorge

Rechtlich gesehen können Sie das Geschäftsführergehalt ganz nach Ihren Wünschen bestimmen. Sie müssen sich nicht an branchenspezifische Regelungen halten.

In der Realität hat sich bei der Gehaltsfindung vor allem die folgende Faustregel etabliert: Legen Sie das Geschäftsführergehalt so fest, dass mindestens 50% Restgewinn in Ihrem Unternehmen verbleibt.

Wie hoch Ihr Gehalt aber tatsächlich sein sollte, besprechen Sie am besten mit einem erfahrenen Steuerberater. Eine gute Empfehlung ist nämlich nur nach einer eingehenden Analyse möglich. Pauschale Aussagen sind nicht seriös und für Sie auch nicht wirklich hilfreich.

Wenn Sie Interesse an einer solchen Analyse haben und Sie das richtige Geschäftsführergehalt für Ihre GmbH finden möchten, können Sie mich gerne kontaktieren.

Bei Fragen können Sie mich jederzeit via meinem Kontaktformular erreichen.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

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Guten-Start-2020

Ich wünsche Ihnen einen erfolgreichen Start ins Jahr 2020

Liebe Kunden, liebe Partner, liebe Freunde, liebe Leser,

in diesem Beitrag möchte ich mich für Ihr Interesse an meinem Blog bedanken und Ihnen einen guten Start ins Jahr 2020 wünschen. Hoffentlich sind Sie gut „hinüber gerutscht“ und konnten die oftmals stressige Weihnachtszeit mit Ihren Liebsten genießen.

Auch in diesem Jahr werde ich hier auf diesem Blog auf Themen rund um meine Spezialisierungen Unternehmensnachfolge, Unternehmensumwandlung, Tax CMS und Digitalisierung setzen.

Der Mehrwert für Sie als Unternehmer steht dabei immer im Vordergrund und mit meinen Beiträgen möchte ich Ihnen neue Denkansätze liefern.

Denn mit der richtigen steuerlichen Strategie und vorausschauender Planung können Sie Ihr Unternehmen im Jahr 2020 und darüber hinaus noch effizienter führen.

Diese Themen erwarten Sie im Jahr 2020

Wie auch letztes Jahr habe ich die ruhigere Zeit zwischen den Jahren genutzt, um häufige Fragen meiner Mandanten zu sammeln. Diese Fragen dienen mir als Grundstein für neue Blogbeiträge. Unter anderem erwarten Sie in den nächsten Wochen und Monaten folgende Themen:

  • Kommanditgesellschaft auf Aktien: Was ist das und wie können Sie als Unternehmer davon profitieren?
  • Stimmrechte der Gesellschafter bei der GmbH, KG und anderen Gesellschaften
  • Welche Übernahmeform ist beim Unternehmenskauf die Richtige für Sie?
  • Sollten auch kleinere GmbHs einen Aufsichtsrat haben?
  • Management Buy-Out: Darauf müssen Sie beim Verkauf Ihrer GmbH an die Mitarbeiter achten

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Ich freue mich schon auf spannende Projekte im Jahr 2020!

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

Foto: Pasko Maksim – stock.adobe.com

Betriebspruefung-Ablauf-Symboldbild

Betriebsprüfung (Teil 2): Der Ablauf

Sie fragen sich, wie eine Betriebsprüfung im Detail abläuft? Müssen Sie sich hier selbst um irgendwelche Formalitäten kümmern oder läuft alles über die Behörde?

In meinem Alltag als Steuerberater in Hamburg werde ich oft von Unternehmern mit diesen Fragen konfrontiert.

Vor allem der genaue Ablauf bereitet vielen Unternehmern Kopfzerbrechen. Wann kommt das Finanzamt vorbei? Muss ich dafür irgendetwas vorbereiten? Kann ich auch nach der Prüfung mit dem Finanzbeamten sprechen und mein Vorgehen rechtfertigen?

Hier möchte ich mit diesem Beitrag ansetzen. Ich erkläre Ihnen in 4 Schritten, wie eine Betriebsprüfung abläuft. Außerdem können Sie sich gerne mein Video zum Ablauf einer Steuerprüfung ansehen und sich so alles persönlich von mir erklären lassen.

Der Ablauf der Betriebsprüfung in 4 Schritten einfach erklärt

Schritt 1: Vorbereitung

Wenn sich ein Betriebsprüfer bei Ihnen im Unternehmen angemeldet hat, sollten Sie Ihre Belege griffbereit halten. Sammeln Sie deshalb alle Rechnungen oder Kontoauszüge zusammen, sodass Sie diese dem Prüfer geordnet übergeben können.

So sichern Sie sich bei Ihrem Prüfer schon mal einen guten ersten Eindruck.

Schritt 2: Prüfungshandlung

In diesem Schritt werden alle Belege vom Betriebsprüfer begutachtet. Sie können hier keinen Einfluss ausüben und sind nicht anwesend.

Der Prüfer arbeitet alle Belege durch und schreibt auf, wo seiner Meinung nach gegen Formalismen verstoßen wurde.

Außerdem kann er bestimmte Belege oder auch Verträge nachfordern. Sie haben dann die Pflicht, ihm diese Dokumente zukommen zu lassen.

Schritt 3: Nachbereitung

Hier wird entschieden, ob der Prüfer mit seiner Rechtsauffassung richtig liegt. Sprich: Es wird entschieden, ob die vom Prüfer angekreideten Verstöße auch tatsächlich so stimmen.

Außerdem wird beschrieben, was Sie gegen diese Verstöße unternehmen sollten, oder ob eine Einigung mit dem Finanzamt möglich ist.

Schritt 4: Schlussbesprechung

Hier wird jeder einzelne Punkt und auch das Gesamt-Ergebnis der Prüfung genau durchbesprochen. Hier kommt es sehr häufig vor, dass man wichtige Einigungen mit dem Prüfer erzielen kann.

Eine Einigung könnte beispielsweise sein: Sie verpflichten sich, in Zukunt die Bestimmungen genau einzuhalten. Im Gegenzug verzichtet der Betriebsprüfer auch steuerliche Nachforderungen.

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Sie wollen mehr über den Ablauf der Betriebsprüfung erfahren?

Mit diesem Beitrag habe ich Ihr Interesse für den Ablauf der Betriebsprüfung geweckt und Sie haben noch zusätzliche Fragen?

Als langjähriger Steuerberater in Hamburg kann ich Ihnen gerne zeigen, was Sie hier beachten müssen und wie Sie häufige Fehler vermeiden.

Für ein persönliches Gespräch können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) erreichen.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

Horrorszenario-Steuerpruefung-Symbolbild

Horror-Szenario Steuerprüfung: Diese 2 Fehler werden Deutschen Unternehmen oft zum Verhängnis

Sie sind Unternehmer und haben Angst, wegen einer Steuerprüfung Tausende Euro an Steuern nachzuzahlen oder im schlimmsten Fall sogar im Gefängnis zu landen? Sie wissen eigentlich gar nicht, was bei dieser Prüfung genau geprüft wird? Kommt der Prüfer einfach so in Ihr Unternehmen oder wird die Prüfung vorher angekündigt?

Viele meiner Mandanten sind bei Betriebsprüfungen (umgangssprachlich Steuerprüfungen genannt) unsicher und befürchten, dass eine solche Prüfung ihr Unternehmen gefährden könnte.

Tatsächlich kommen laut meiner langjährigen Erfahrung als Steuerberater in Hamburg Unternehmen vor allem durch 2 häufige Fehler bei einer Betriebsprüfung in Schwierigkeiten.

Mit der richtigen Vorbereitung können Sie diese Fehler jedoch relativ einfach vermeiden. Genau hier möchte ich mit diesem Artikel ansetzen:

Ich kläre Sie über die 2 häufigsten Fehler bei der Betriebsprüfung auf. Und ich erkläre Ihnen, warum viele deutsche Unternehmen nach einer Betriebsprüfung Steuern nachzahlen müssen.

Außerdem erfahren Sie, was bei einer Betriebsprüfung genau geprüft wird, welche Strafen Ihnen drohen und durch welche Maßnahmen Sie all das verhindern können, um Ihr Unternehmen zu schützen.

Was wird bei einer Betriebsprüfung überhaupt genau geprüft?

Bei einer Betriebsprüfung wird unter anderem kontrolliert, ob Sie Formalismen bei Verträgen oder Belegen eingehalten haben. Es wird geprüft, ob die Belege richtig ausgefüllt wurden und ob die Gesellschafter alle passende Verträge mit dem Unternehmen abgeschlossen haben.

Geprüft werden kann hier bis zu 3 Jahre in die Vergangenheit. Findet also 2020 bei Ihnen eine Betriebsprüfung statt, können bis zum Jahr 2017 zurück alle Belege und Verträge kontrolliert werden.

Zusätzlich kann auch im Rahmen einer Kassenbuchnachschau Ihr Kassenbuch kontrolliert werden. Dabei wird geprüft, ob der im Kassenbuch angeführte Saldo auch tatsächlich mit dem Betrag in Ihrer Kasse übereinstimmt.

Kommt es hier zu Abweichungen, ist also beispielsweise der Betrag in Ihrer Kasse höher als der angegebene Saldo im Kassenbuch, werden vom Finanzamt Umsätze hinzugeschätzt.

Dadurch erhöht sich Ihre Steuerlast und Sie werden so vom Finanzamt für diese Unregelmäßigkeiten „bestraft“.

Muss eine Prüfung immer vorher angekündigt werden?

Hier kommt es darauf an, was genau geprüft wird. Eine „normale“ Betriebsprüfung, bei der Belege und Verträge geprüft werden, muss immer vorher angekündigt werden.

Eine reine Umsatzsteuernachschau oder eine Kassenbuchnachschau kann aber auch spontan und ohne Ankündigung durchgeführt werden. Diese Prüfungen sind allerdings auch weniger umfangreich als eine reguläre Betriebsprüfung.

Werden bei diesen „kleineren“ Prüfungen allerdings Unregelmäßigkeiten festgestellt, kann das für das Finanzamt der Anlass sein, eine umfangreiche Betriebsprüfung durchzuführen.

Diese Betriebsprüfung muss dann aber wieder unter Einhaltung einer Frist bekanntgegeben werden.

Wie läuft eine Betriebsprüfung im Detail ab?

Schritt 1: Vorbereitung

Wenn sich ein Betriebsprüfer bei Ihnen im Unternehmen angemeldet hat, sollten Sie Ihre Belege griffbereit halten. Sammeln Sie deshalb alle Rechnungen oder Kontoauszüge zusammen, sodass Sie diese dem Prüfer geordnet übergeben können.

So sichern Sie sich bei Ihrem Prüfer schon mal einen guten ersten Eindruck.

Schritt 2: Prüfungshandlung

In diesem Schritt werden alle Belege vom Betriebsprüfer begutachtet. Sie können hier keinen Einfluss ausüben und sind nicht anwesend.

Der Prüfer arbeitet alle Belege durch und schreibt auf, wo seiner Meinung nach gegen Formalismen verstoßen wurde.

Außerdem kann er bestimmte Belege oder auch Verträge nachfordern. Sie haben dann die Pflicht, ihm diese Dokumente zukommen zu lassen.

Schritt 3: Nachbereitung

Hier wird entschieden, ob der Prüfer mit seiner Rechtsauffassung richtig liegt. Sprich: Es wird entschieden, ob die vom Prüfer angekreideten Verstöße auch tatsächlich so stimmen.

Außerdem wird beschrieben, was Sie gegen diese Verstöße unternehmen sollten, oder ob eine Einigung mit dem Finanzamt möglich ist.

Schritt 4: Schlussbesprechung

Hier wird jeder einzelne Punkt und auch das Gesamt-Ergebnis der Prüfung genau durchbesprochen. Hier kommt es sehr häufig vor, dass man wichtige Einigungen mit dem Prüfer erzielen kann.

Eine Einigung könnte beispielsweise sein: Sie verpflichten sich, in Zukunft die Bestimmungen genau einzuhalten. Im Gegenzug verzichtet der Betriebsprüfer auch steuerliche Nachforderungen.

Durch diese 2 Fehler werden deutsche Unternehmen am häufigsten vom Finanzamt gestraft

Formelle Fehler in Verträgen oder bei Belegen: Verträge in Unternehmen enthalten relativ häufig Formfehler. Auch Belege werden manchmal falsch ausgefüllt und sind deswegen fehlerhaft.

Hier reicht bereits ein kleiner Fehler aus, um sich in den Augen der Behörde strafbar zu machen.

Was noch dazukommt: Die Chance, dass ein solcher Fehler entdeckt wird, ist heutzutage sehr hoch. Denn alle Verträge und Belege werden von der Behörde mit einer Spezial-Software untersucht. Bei Unregelmäßigkeiten wird dann der „menschliche“ Prüfer verständigt.

Durch die elektronische Unterstützung können so ganze Berge an Belegen und Verträgen schnell und sehr genau geprüft werden. Die Chance, das die Behörde einen formellen Fehler übersieht, ist deshalb sehr gering.

Kein Tax CMS und kein Internes Kontrollsystem (kurz IKS): Ein Tax CMS hilft Ihnen dabei, steuerrechtliche Formvorschriften genauer einhalten zu können. Auch beim Internen Kontrollsystem (IKS) handelt es sich um es sich um ein elektronisches Programm, dass Prozesse in Ihrem Unternehmen untersucht und auf Formfehler prüft.

Ein IKS ist allerdings nicht auf steuerliche Aspekte beschränkt, sondern umfasst das gesamte Unternehmen.

Ohne diese Systeme ist es für ein Unternehmen heutzutage schwierig, alle formellen Vorgaben genau einzuhalten.

Sehr viele Unternehmen verzichten aber leider immer noch auf diese Hilfen und setzen Ihr Unternehmen so (oft auch unbewusst) einer großen Gefahr aus.

Welche Strafen drohen mir, wenn formelle Fehler gefunden werden?

Im Normalfall drohen Ihnen hier keine Strafen im Sinne eines Strafverfahrens, also beispielsweise eine Geldstrafe oder gar eine Gefängnisstrafe.

Kommt es zu Unregelmäßigkeiten, schätzt das Finanzamt einfach Umsätze hinzu. So erhöht sich Ihre Steuerlast und Ihre „Strafe“ ist dann eine Steuernachforderung.

Treten diese Unregelmäßigkeiten besonders häufig auf, kann sogar Ihre gesamte Buchhaltung verworfen werden.

Dann wird Ihr gesamter Umsatz und auch Ihr Gewinn vom Finanzamt geschätzt.

Wichtig: Diese Schätzung ist immer zu Ihren Ungunsten. Das heißt, Ihr Umsatz und Ihr Gewinn wird so geschätzt, dass Sie in der Regel Steuern nachzahlen müssen. Diese Nachforderungen können sich dann auf mehrere Tausend Euro belaufen.

Haben Sie ein internes Kontrollsystem (IKS) können Sie die Abweichungen unter Umständen sogar straffrei, also ohne Nachzahlungen, korrigieren (siehe Anwendungserlass zu §153 AO).

Handelt es sich aber um einen besonders gravierenden Verstoß, kann auch ein Steuerstrafverfahren gegen Sie eröffnet werden (siehe §370 AO). Hier drohen Ihnen empfindliche Geldstrafen oder im schlimmsten Fall sogar eine Freiheitsstrafe von bis zu 5 Jahren.

Wie kann ich als Unternehmer Strafen aufgrund einer Steuerprüfung vermeiden?

1. Richten Sie ein Tax CMS ein: Vereinfacht gesagt ist ein Tax CMS ein Kontrollsystem, dass Ihnen dabei hilft, Ihre Unternehmens-Prozesse an die strengen Bestimmungen des Steuerrechts anzupassen. Ziel dieses Systems ist es, alle Prozesse im Unternehmen so anzupassen, dass Sie alle steuerlichen Vorgaben einhalten.

Alle Prozesse werden übersichtlich erfasst und sind für Sie oder die Finanzbehörde jederzeit einsehbar.

Wie Sie ein Tax CMS am besten in Ihrem Unternehmen einführen, wessen Hilfe Sie dabei benötigen und worauf Sie im Detail achten müssen, habe ich Ihnen in einem ausführlichen Beitrag zusammengefasst: https://www.steuerberatung-breit.de/10-haeufig-gestellte-fragen-zum-digitalen-tax-cms/

2. Richten Sie ein Internes Kontrollsystem (IKS) ein: In Kombination mit einem Tax CMS hilft auch ein Internes Kontrollsystem dabei, die Bestimmungen der Finanzbehörde besser einzuhalten.

Ein IKS beschränkt sich jedoch nicht nur auf steuerliche Prozesse, sondern überwacht in der Regel alle Unternehmensabläufe.

3. Lassen Sie Ihre Verträge von einem Steuerberater prüfen: In der Regel kann Ihnen nur ein Steuerberater sagen, ob Ihre Verträge Formfehler enthalten, die Sie bei einer Betriebsprüfung in Schwierigkeiten bringen.

Sie dürfen dann allerdings keine Verträge neu aufsetzen lassen und rückdatieren. Das ist verboten.

Hier können Sie sich aber mit einem sogenannten Erinnerungsprotokoll behelfen. Bei diesem Protokoll schreiben Sie heute auf, was Sie in der Vergangenheit beim Verfassen des fehlerhaften Vertrags genau gemeint haben und wie es richtig formuliert werden sollte. So korrigieren so Ihren fehlerhaften Vertrag.

Nur: Ob Sie mit diesem Vorgehen tatsächlich Erfolg haben, kommt immer auf die individuelle Situation an. Ein Erinnerungsprotokoll ist kein pauschales „Heilmittel“ für einen fehlerhaften Vertrag.

Fazit: Tax CMS, IKS und Prüfung der Verträge schützt Sie vor Strafen

Bei einer Betriebsprüfung kommt es darauf an, dass Sie alle formellen Vorschriften des Finanzamts auf Punkt und Beistrich einhalten.

Denn kommt es hier zu Unregelmäßigkeiten, werden Umsätze hinzugeschätzt oder im schlimmsten Fall wird sogar Ihre gesamte Buchhaltung „verworfen“.

Ohne Systeme wie ein Tax CMS oder ein internes Kontrollsystem (IKS) ist die genaue Einhaltung der Vorschriften allerdings sehr schwierig.

Mein Rat lautet daher: Führen Sie in Ihrem Unternehmen ein Tax CMS und ein IKS ein. Außerdem sollten Sie alle Verträge von einem erfahrenen Steuerberater prüfen lassen.

Nur so haben Sie die Sicherheit, dass Sie nach einer Betriebsprüfung nicht Tausende Euro an Steuern nachzahlen müssen.

Sie haben noch weitere Fragen zu Betriebsprüfungen oder möchten in Ihrem Unternehmen ein Tax CMS einführen, um bei Betriebsprüfungen auf der sicheren Seite zu sein?

Gerne können Sie mit Ihren Fragen auf mich zukommen. Das Erstgespräch am Telefon führe ich ganz unverbindlich. Schließlich wollen Sie sichergehen, dass ich auch der richtige Steuerberater in Hamburg für Sie bin.

In diesem Sinne, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) in meiner Steuerberatungskanzlei in Hamburg kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

Foto: © olly – stock.adobe.com

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GmbH, UG und GbR: Meine beliebtesten Beiträge zu den Rechtsformen im Überblick

Macht für einen erfolgreichen Einzelunternehmer eine Umwandlung des Unternehmens in eine GmbH Sinn? Was ist eigentlich eine GbR und wie kann man als Untenehmer von dieser Rechtsform profitieren? Ist eine GmbH & Co. KG steuerlich „besser“ als eine gewöhnliche GmbH?

In meinem Alltag als Steuerberater in Hamburg werde ich von meinen Mandanten fast täglich über die Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Rechtsformen gefragt. Ich werde auch immer wieder auf hilfreiche Rechtsform-Beiträge aus meinem Blog angesprochen.

In diesem Beitrag möchte ich Ihnen deshalb meine 5 beliebtesten Beiträge zu unterschiedlichen Rechtsformen übersichtlich zusammenfassen.

Sie finden kurze Zusammenfassungen und einen weiterführenden Link zu den ausführlichen Beiträgen. So erlangen Sie wertvolles Basiswissen und können bei der Unternehmensgründung oder Umwandlung eine bessere Entscheidung treffen.

Meine beliebtesten 5 Beiträge zu GmbH, UG, GbR & Co. im Überblick

 

Vom Einzelunternehmer zur GmbH

Viele erfolgreiche Einzelunternehmer möchten Ihr Unternehmen in eine „prestigeträchtigere“ GmbH umwandeln. Das macht in vielen Fällen auch Sinn.

Denn mit einer GmbH beschränken Sie Ihre persönliche Haftung, können Ihre Steuerlast besser gestalten und haben meist ein höheres Ansehen bei Banken oder Geschäftspartnern.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie erkennen, ob Ihr Unternehmen „bereit“ für die Umwandlung in eine GmbH ist. Außerdem erkläre ich Ihnen Schritt-für-Schritt, auf welche Punkte Sie bei der Umwandlung besonders achten müssen. Sie erfahren auch, welche Nachteile einer GmbH auf Sie lauern können und wie Sie diese vor der Umwandlung entkräftigen können.

Hier finden Sie den ausführlichen Beitrag zur GmbH-Umwandlung: https://www.steuerberatung-breit.de/vom-einzelunternehmen-zur-gmbh-wie-sie-den-rechtsformwechsel-richtig-planen/

Ein-Mann-GmbH: Darauf müssen Sie bei der Gründung achten

Die Ein-Mann GmbH ist eine GmbH mit nur einem Gesellschafter, der alleine alle Anteile am Unternehmen hält. Diese Spezialform kann vor allem für Einzelunternehmer attraktiv sein, die ihr Unternehmen in eine GmbH umwandeln möchten und die volle Kontrolle über ihr Unternehmen behalten möchten.

Eine Ein-Mann GmbH bietet Ihnen mit der Haftungsbeschränkung und der Möglichkeit zur betrieblichen Altersvorsorge alle Vorteile einer „normalen“ GmbH. Allerdings müssen Sie das Stammkapital ganz alleine aufbringen.

In meinem beliebten Beitrag zur Ein-Mann-GmbH erkläre ich Ihnen detailliert, worauf Sie bei dieser besonderen GmbH keinesfalls vergessen dürfen und in welchem Fall Ihr Haftungsbeschränkung aufgehoben werden kann.

Hier finden Sie den ausführlichen Beitrag zur Ein-Mann-GmbH: https://www.steuerberatung-breit.de/ein-mann-gmbh-worauf-sie-bei-der-gruendung-achten-sollten/

GmbH & Co. KG: In diesen 3 Situationen macht sie Sinn

Eine GmbH & Co. KG ist eine Spezialform der KG. Hier ist der vollhaftende Komplementär eine GmbH und natürliche Personen sind die Kommanditisten. So können Sie die persönliche Haftung des Komplementärs umgehen. Dennoch können Sie Privatentnahmen tätigen wie bei einer Personengesellschaft.

Denn formell gesehen handelt es sich bei der GmbH & Co. KG um eine Personengesellschaft. Deshalb ist auch die Gesamtsteuerbelastung niedriger.

Da für eine GmbH & Co. KG allerdings 2 Unternehmen (1 GmbH und 1 KG) benötigt werden, ist Ihr Verwaltungsaufwand auch höher. Deshalb macht eine GmbH & Co. KG nicht für jeden Unternehmer Sinn.

In welchen 3 Situationen eine GmbH & Co. KG für Sie die richtige Rechtsform sein kann und welche Punkte Sie zur Gründung einer GmbH & Co. KG benötigen, erkläre ich Ihnen leicht verständlich in diesem beliebten Blogbeitrag.

Hier finden Sie den ausführlichen Beitrag zur GmbH & Co. KG: https://www.steuerberatung-breit.de/gmbh-co-kg-in-diesen-3-situationen-macht-sie-sinn-fuer-ihr-unternehmen/

UG: Sinnvolle Alternative zur GmbH?

Mit nur einem Euro (Mindest)-Stammkapital die Haftung wie bei einer „teuren“ GmbH beschränken? Für viele Unternehmer klingt das verlockend. Doch ist eine UG wirklich eine sinnvolle Alternative zur GmbH?

In diesem Beitrag räume ich mit einigen Mythen rund um die UG auf und erkläre Ihnen, ob eine UG wirklich Sinn macht oder ob Sie mit einer GmbH besser fahren würden.

Denn neben den bekannten Vorteilen wie der Haftungsbeschränkung oder dem niedrigen benötigten Mindestkapital, gibt es auch weniger bekannte Nachteile der UG.

Wie sieht es beispielsweise mit Ihrer Bonität bei Banken aus, wie gut können Sie Ihre Steuern gestalten und ist Ihre Haftung wirklich immer beschränkt?

Die Antworten auf diese und noch mehr Fragen erhalten Sie in meinem ausführlichen Beitrag unter folgendem Link: https://www.steuerberatung-breit.de/die-ug-lohnende-alternative-zur-gmbh/

GbR: In diesen 3 Situationen macht sie Sinn

Eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (kurz GbR) ist die „einfachste“ Form einer Personengesellschaft. Die Gründung ist sehr einfach und kostengünstig. Sie haben keine Notarskosten und die GbR muss auch nicht ins Firmenbuch eintragen werden.

Doch neben dem Vorteil der einfachen Gründung haben Sie auch alle „klassischen“ Nachteile wie bei anderen Personengesellschaften. Diese sind beispielsweise die persönliche und unbeschränkte Haftung, sowie die fehlende Möglichkeit zur betrieblichen Altersvorsorge.

Eine GbR macht deshalb nicht für jedes Unternehmen Sinn. In diesem Beitrag erkläre ich Ihnen 3 häufige Situationen in denen eine GbR dennoch die richtige Rechtsform für Sie sein kann.

Hier finden Sie den ausführlichen Beitrag zur GbR: https://www.steuerberatung-breit.de/gesellschaft-buergerlichen-rechts-gbr-in-diesen-3-situationen-macht-sie-sinn/

Fazit: Mit eigener Recherche und professioneller Beratung zur richtigen Rechtsform

Mit dem Wissen aus meinem Blog legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Unternehmensgründung oder eine Unternehmensumwandlung. Sie erlangen Basiswissen zur GmbH, UG oder der GbR und können schon grob beurteilen, welche Rechtsform die richtige sein könnte.

Bevor Sie doch eine endgültige Entscheidung treffen, sollten Sie auf jeden Fall die Hilfe eines erfahrenen Steuerberaters in Anspruch nehmen. Denn welche Rechtsform zu Ihrem Unternehmen passt, sollte von einem Profi beurteilt werden.

Eine seriöse Rechtsform-Empfehlung kann nur nach einer professionellen Analyse eines Steuerberaters gegeben werden.

Meine Beiträge auf diesem Blog sollen Ihnen nur als grober Leitfaden dienen.

Sollten Sie also noch weitere Fragen zu den Rechtsformen haben oder eine professionelle Beratung benötigen, können Sie gerne auf mich zukommen.

Das Erstgespräch am Telefon führe ich ganz unverbindlich. Schließlich wollen Sie sichergehen, dass ich auch der richtige Steuerberater in Hamburg für Sie bin.

In diesem Sinne, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) in meiner Steuerberatungskanzlei in Hamburg kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

Foto: © F8studio – stock.adobe.com

Thomas-Breit-Steuerfoerderung-Teil-6

Steuerförderungen (Teil 6): Begünstigungen nach § 9 Nr. 1 Satz 2 GewStG

Heute möchte ich Ihnen kurz einen neuen Ansatz vorstellen mit dem Sie Ihre Steuerlast optimieren können. Dabei handelt es sich um Gewerbesteuerliche Begünstigungen nach dem § 9 Nr. 1 Satz 2 GewStG.

Wer kann den § 9 Nr. 1 Satz 2 GewStG in Anspruch nehmen?

Den § 9 Nr. 1 Satz 2 GewStG können Immobiliengesellschaften in Anspruch nehmen. Unter Immobiliengesellschaften fallen alle Unternehmen, deren Geschäftsfeld auf dem Immobilien-Gebiet liegt.

Wie profitiert man konkret durch den § 9 Nr. 1 Satz 2 GewStG

Nach § 9 Nr. 1 Satz 2 GewStG bezahlen Immobiliengesellschaften keine Gewerbesteuer. Auch nicht, wenn es sich bei der Immobiliengesellschaft um Betriebsvermögen handelt und sie Einkünfte aus Gewerbebetrieben erzielen.

Diese Regelung kann man sich hervorragend bei der Erbnachfolgeplanung oder bei der generellen Steuer-Planung zu nutze machen.

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Als langjähriger Steuerberater kann ich Ihnen zeigen, welche steuerlichen Vorteile Sie als Unternehmer nutzen können.

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Herzlichst,

Ihr Thomas Breit