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Förderungen, schnellere Kredite & Co.: 4 Gründe warum digitale Unternehmen besser durch die Corona-Krise kommen

Wegen der Lockdown-Maßnahmen der deutschen Bundesregierung haben Sie mit massiven Umsatzeinbrüchen zu kämpfen oder mussten Ihren Betrieb überhaupt ganz schließen?

Die versprochenen Hilfsmaßnahmen kommen nur schleppend bei Ihnen an und Sie müssen sich schon wochenlang förmlich durch ein bürokratisches Dickicht “durchkämpfen”?

So geht es momentan fast allen Unternehmern in Deutschland. Als Steuerberater in Hamburg berate auch ich täglich Mandanten bei Steuerstundungen, Förderanträgen, Krediten oder anderen Maßnahmen.

Meine Erfahrung hat gezeigt: Auch wenn alle Unternehmen betroffen sind, gibt es dennoch gewisse Betriebe, die besser durch die aktuelle Krise kommen als andere.

Neben einer “gesunden” finanziellen Basis ist hier die Digitalisierung einer der entscheidenden Vorteile.

Konkret haben digitalisierte Unternehmen 4 Vorteile, die sie vor allem jetzt in der Corona-Krise wettbewerbsfähiger als die Konkurrenz machen.

Doch was sind diese Vorteile? Und: Lohnt sich die Digitalisierung überhaupt finanziell oder handelt es sich dabei nur um einen modischen Marketing-Slogan?

Diese und weitere Fragen zum Thema Digitalisierung möchte ich Ihnen in diesem Spezial-Artikel zur Corona-Krise beantworten. Außerdem erfahren Sie, was mit dem Begriff “Digitalisierung” eigentlich genau gemeint.

Was genau ist mit “Digitalisierung” gemeint?

Als Digitalisierung bezeichnet man bezeichnet man den schrittweisen Übergang von analoger Arbeit mit Zettel und Stift zur elektronischen Arbeit mit dem Computer. Das heißt: Aufgaben, die früher von Hand erledigt wurden, werden jetzt per Computer ausgeführt.

Oft ist die Digitalisierung auch mit einer (zumindest teilweisen) Automatisierung verbunden.

Ein gutes praktisches Beispiel ist hier das Mahnwesen:

Bei Zahlungsverzug mussten früher alle Mahnungen mit der Schreibmaschine abgetippt und mit der Post verschickt werden. Damit auch keine Mahnung vergessen wurde, musste eine Verwaltungskraft in regelmäßigen Abständen alle Forderungen kontrollieren und die Zahlungseingänge prüfen.

In einem digitalisierten Unternehmen werden heutzutage alle Mahnungen automatisch erstellt und können einfach per Knopfdruck verschickt werden. Ein elektronisches System macht Sie automatisch darauf aufmerksam, wenn ein Kunde in Zahlungsverzug kommt und es kann keine Forderung mehr übersehen werden.

Das Resultat: Sie erhalten Ihre Rechnungsbeträge schneller, zuverlässiger und sparen noch dazu Arbeitskräfte in der Verwaltung ein.

Dieses Beispiel lässt sich auch auf andere Bereiche, wie etwa Steuerzahlungen, Arbeitsabläufe oder Waren-Einkäufe umlegen.

Wie profitieren Sie als Unternehmer jetzt konkret durch die Digitalisierung?

1. Einfachere Kommunikation und schnellere Kredite von Banken

Um mit geringen Umsätzen zahlungsfähig zu bleiben sind viele Unternehmen auf Kredite angewiesen. Auch wenn der Zugang zu diesen Krediten jetzt stark vereinfacht wurde, müssen dennoch gewisse Formvorschriften eingehalten werden.

Als digitales Unternehmen können Sie alle Unterlagen per Knopfdruck sofort an die Bank schicken und bekommen so schneller den benötigten Kredit.

2. Schnellere Förderungen von BAFA, IFB & Co.

Ähnlich wie bei den Krediten verhält es sich auch bei Förderungen. Sie haben alle Dokumente sofort beisammen und können Ihren Förderantrag schneller einbringen.

Außerdem können Sie Korrekturen oder fehlende Angaben einfacher ergänzen und erhalten Ihr Geld schneller.

3. Unkompliziertes Arbeiten im Home-Office

Ist Ihre Buchhaltung, Ihr Mahnwesen oder Ihr Zahlungsverkehr digitalisiert, können Ihre Mitarbeiter einfacher von zuhause aus arbeiten.

Sie können alle Belege oder Rechnungen elektronisch an Ihren Steuerberater senden.

4. Niedrige Verwaltungskosten schonen die Finanzen

Digitalisierte Unternehmen sparen im Schnitt 40-60% der Personalkosten in der Verwaltung ein. Gerade in einer wirtschaftlich schwierigen Situation verschafft Ihnen das zusätzliche “Luft” und Sie können Ihre Kosten besser kontrollieren.

Fazit: Corona-Krise als Digitalisierungs-Weckruf für deutsche Unternehmen

Als digitalisiertes Unternehmen profitieren Sie jetzt gerade von 4 wichtigen Vorteilen: Sie kommen schneller an Kredite und Förderungen, Ihre Mitarbeiter können effektiver im Home-Office arbeiten und Ihre niedrigen Verwaltungskosten senken Ihre Fixkosten.

Leider ist die Digitalisierung aber in vielen deutschen Unternehmen noch immer nicht angekommen. Viele Unternehmer kennen zwar die zahlreichen Vorteile, sind aber trotzdem von der langen Umsetzungsdauer und dem Zeitaufwand abgeschreckt.

Da ist auch etwas Wahres dran: Die Digitalisierung lässt sich in keinem Unternehmen über Nacht einführen. Bis alle Prozesse, der gesamte Zahlungsverkehr und das Forderungsmanagement digitalisiert sind, dauert es in der Regel einige Monate.

Aber meine Erfahrung hat gezeigt, dass Unternehmen langfristig davon profitieren und Personalkosten in der Verwaltung um 40-60% senken können.

Sie haben weitere Fragen?

Wenn Sie noch mehr Fragen zur Digitalisierung haben, können Sie mich gerne in meiner Steuerberatungskanzlei aufsuchen.

Als langjähriger Steuerberater in Hamburg habe ich mich unter anderem auf die digitale Automatisierung des Zahlungsverkehrs, des Mahnwesens und anderer Verwaltungsarbeiten spezialisiert.

Für ein persönliches Gespräch können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 443311), E-Mail (anfrage@stb-breit.de) oder meinem Kontaktformular (hier klicken!) erreichen.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

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Top-4-Beitraege-Digitalisierung

Geballtes Wissen für Unternehmer (Teil 3): Meine besten 4 Digitalisierungs-Beiträge aus dem letzten Jahr

Verwenden Sie in Ihrem Unternehmen bereits in Tax CMS, ein internes Kontrollsystem (kurz IKS) oder ein E-Rechnungs-Programm?

Damit sind Sie nicht alleine. Viele Unternehmer sind grundsätzlich an diesen digitalen “Helfern” interessiert, schrecken aber aus Angst vor einer komplizierten, monatelangen Umsetzung vor der Einführung zurück.

Als Steuerberater in Hamburg habe ich mich unter anderem darauf spezialisiert, Unternehmen bei der Digitalisierung zu begleiten. Im Zuge dieser Arbeit habe ich bemerkt, dass noch immer sehr viele Mythen im Bereich der Digitalisierung “umhergeistern”.

Hier auf diesem Blog möchte ich diese Mythen mit umfangreichen Beiträgen widerlegen und Ihnen zeigen, dass viele Digitalisierungs-Ängste von Unternehmern unbegründet sind.

Die 4 besten Beiträge zum Thema Digitalisierung aus dem Jahr 2019 habe ich für Sie in diesem Beitrag übersichtlich zusammengefasst. Sie finden kurze Beschreibungen und weiterführende Links zu den ausführlichen Beiträgen.

Platz 4: Digitale Buchführung: So fangen Sie an

Sie möchten der unübersichtlichen Zettelwirtschaft bei Ihrer Buchhaltung den Kampf ansagen und ab jetzt so viel wie möglich online erledigen? Gleichzeitig wissen Sie aber nicht so wirklich, wie Sie mit der Digitalisierung beginnen sollen?

So geht es wahrscheinlich vielen Unternehmern in Deutschland. Die Flut an Belegen, Rechnungen und sonstigen Zetteln geht vermutlich jedem Inhaber einer kleinen Firma auf die Nerven.

Auch viele meiner Mandaten möchten das gerne ändern und auf eine digitale Buchführung umsteigen. Hier beginnen dann aber meistens die Unsicherheiten: “Wie fange ich mit der Digitalisierung an?” und “Welches Equipment benötige ich dazu?”, sind nur ein paar der Fragen, die mir oft gestellt werden.

Als Hilfestellung habe ich für Sie deshalb einen detaillierten Blogbeitrag über den idealen Einstieg in die digitale Buchführung verfasst.

Sie erfahren, welches Equipment Sie benötigen und wie Sie konkret von einer digitalisierten Buchhaltung profitieren.

Klicken Sie hier, um zum Beitrag zu gelangen: https://www.steuerberatung-breit.de/digitale-buchfuehrung-so-fangen-sie-an/

Platz 3: Erleichterung im Büroalltag: Wie Sie mit der E-Rechnung Zeit, Mühe und Geld sparen

Wissen Sie eigentlich, wie viel Zeit Sie jeden Monat damit verbringen, Rechnungen auszudrucken, zu verschicken und richtig einzusortieren?

Mit Sicherheit 5 bis 6 Stunden pro Monat. Und was noch dazukommt: Erhalten Sie eine Zahlung nicht fristgerecht, müssen Sie die Rechnung mühsam heraussuchen und danach eine Mahnung schreiben. Auch diese Mahnung müssen Sie ausdrucken und per Post verschicken.

All diese Arbeitsschritte kosten Sie vor allem eins: Zeit. Ihre eigentliche Arbeit kommt dabei vielleicht zu kurz.

Stellen Sie Ihre Rechnungslegung allerdings auf E-Rechnungen um, sparen Sie bei diesen klassischen “Zeitfressern”. Haben Sie erst eine Vorlage erstellt, müssen Sie nur noch die entsprechenden Daten einfügen und können die Rechnung einfach per Knopfdruck an Ihren Kunden schicken.

Ist Ihr elektronisches Rechnungsprogramm zusätzlich mit Ihrer Buchführungs-Software verknüpft, können Sie den Rechnungslegungs- sowie den Mahnprozess fast vollständig automatisieren.

Wie Sie bei der Umstellung auf eine E-Rechnung im Detail vorgehen und mit wie viel Zeitaufwand Sie hier rechnen müssen, erkläre ich Ihnen in meinem umfassenden Blogbeitrag zum Thema E-Rechnung. Klicken Sie hier, um zu diesem Beitrag zu gelangen: https://www.steuerberatung-breit.de/erleichterung-im-bueroalltag-wie-sie-mit-der-e-rechnung-zeit-muehe-und-geld-sparen/

Platz 2: Digitalisierung von Kundendaten: Diese 3 Risiken lauern auf Sie beim Unternehmensverkauf

Wussten Sie, dass die Digitalisierung beim Unternehmensverkauf nicht nur Vorteile bietet, sondern auch mit Risiken verbunden ist?

Als Steuerberater in Hamburg fallen mir vor allem folgende 3 häufige Risiken immer wieder auf:

  • Ihre Daten wurden nicht DSGVO-konform gespeichert
  • Sie haben keinen Datenschutzbeauftragten
  • Sie haben sich vertraglich schlecht abgesichert

Aber keine Sorge: Mit der richtigen Vorbereitung können Sie diese 3 Risiken relativ einfach beseitigen.

Wie Sie hier im Detail vorgehen und worauf Sie achten müssen, erkläre ich Ihnen leicht verständlich in diesem Blogbeitrag: https://www.steuerberatung-breit.de/digitalisierung-von-kundendaten-diese-3-risiken-lauern-auf-sie-beim-unternehmensverkauf/

Platz 1: Problemfreie Unternehmensnachfolge dank der Digitalisierung, geht denn das?

Planen Sie, Ihr Unternehmen in den nächsten 5 bis 10 Jahren an eines Ihrer Kinder oder einen anderen Nachfolger zu übergeben?

Haben Sie schon mit den Unternehmensnachfolge-Planungen begonnen? Nein?

Dann sollten Sie schleunigst damit beginnen. Denn eine steuerlich optimale Unternehmensnachfolge muss einige Jahre im Voraus geplant werden. Nur so können Sie gewisse steuerliche Regelungen und Freibeträge ausnutzen.

Neben dem Faktor “Zeit” spielt aber auch die Digitalisierung bei der Unternehmensnachfolge eine wichtige Rolle.

Denn sind alle wichtigen Kundendaten, Rechnungen, Belege und sonstige Dokumente auf Ihrem Computer einsehbar, muss Ihr Nachfolger auf der Suche nach Informationen nicht erst “Berge” von Akten durchwühlen.

Alle wichtigen Daten sind zentral in einer Datenbank gespeichert und können innerhalb von Sekunden gefunden werden. So sparen Sie Zeit und sind auch im Falle einer Betriebsprüfung bestmöglich vorbereitet.

Welche 2 digitalen “Werkzeuge” hier besonders hilfreich sind, erkläre ich Ihnen leicht verständlich in meinem Blogbeitrag zum Thema Digitalisierung & Unternehmensnachfolge. Klicken Sie hier, um zu diesem Beitrag zu gelangen: https://www.steuerberatung-breit.de/problemfreie-unternehmensnachfolge-dank-der-digitalisierung-geht-denn-das/

Fazit: Digitalisierung ist wichtige, aber (noch) wenig genutzte Arbeitserleichterung für Unternehmer

Ein internes Kontrollsystem (IKS), Tax CMS, E-Rechnungsprogramm oder andere digitale Tools erleichtern Ihnen die Verwaltungsarbeit in Ihrem Unternehmen enorm. Viele Prozesse können so fast vollständig automatisiert werden.

Leider werden diese Hilfsmittel aber noch von wenigen Unternehmern genutzt. Viele haben Angst vor einer monatelangen Einführungs-Phase, die viel Zeit, Nerven und auch Geld “verschlingt”.

Diese Angst ist jedoch unbegründet: Mit der richtigen Strategie und einem kompetenten Partner lassen sich Systeme wie etwa ein Tax CMS oder ein IKS problemlos und zügig in Ihrem Unternehmen einführen.

Im vergangen Jahr habe ich versucht, Ihnen hier auf diesem Blog all diese Punkte zur Digitalisierung näher zu bringen. Auch im Jahr 2020 werde ich diesen Weg konsequent weitergehen und Ihnen die zahlreichen Vorteile der Digitalisierung näher bringen.

Wenn Sie in der Zwischenzeit mehr über die konkreten Möglichkeiten der Digitalisierung für Ihr Unternehmen erfahren möchten, stehe ich Ihnen als Ansprechpartner gerne zur Verfügung.

Sie können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 33 11), E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) in meiner Steuerberatungskanzlei in Hamburg kontaktieren.

Herzlichst,
Ihr Thomas Breit

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Unverschuldet Schulden angehäuft: Mit diesen 3 Maßnahmen kann Ihnen das nicht passieren

Kennen Sie den Unterschied zwischen Einnahmen und Gewinn? Ist Ihnen klar, dass Ihr Firmen-Bankkonto kein Abbild Ihres steuerlichen Gewinns ist? Haben Sie als Unternehmer auch Angst, dass Sie über diese Dinge zu wenig wissen und dadurch Schulden anhäufen?

Keine Sorge, damit stehen Sie nicht alleine da. Viele Unternehmer wissen nicht, was man alles von den Einnahmen abziehen muss, um den Gewinn zu ermitteln. Viele wissen auch nicht, wie hoch und wofür Steuern zu bezahlen sind. Das Ergebnis sind schlecht oder falsch kalkulierte Budgets und in weiterer Folge die Verschuldung.

Das Problem an der Sache: Den Banken, Ihren Lieferanten und dem Finanzamt ist es egal, ob Schulden aus Unwissenheit entstanden sind oder nicht. Wenn Sie Forderungen nicht mehr bezahlen können, sind Sie als Unternehmer sehr schnell weg vom Fenster.

Wenn Sie die Finanzlage Ihres Unternehmens aber genau im Auge behalten, können Sie sich vor Schulden-Überraschungen schützen. In diesem Blogbeitrag erkläre ich Ihnen, wie Sie sich und Ihr Unternehmen vor Schuldenfallen schützen können.

Vorab: Das sind die häufigsten Gründe, warum Unternehmer unverschuldet Schulden anhäufen:

  • Schlechte oder keine Steuerplanung
  • Schlechte oder keine Steuerstrategie
  • Verspätete Einreichung der Steuererklärung
  • Geschäftseinbruch
  • Kein Businessplan
  • Keine halbjährliche Review
  • Unwissenheit

So können Sie einer Verschuldung verhindern

Ganz salopp gesagt, ist es natürlich immer besser, gleich von vornherein keine Schulden zu machen. Das klingt zwar logisch und gut, wäre aber rein betriebswirtschaftlich nicht richtig.

Warum dem so ist, erfahren Sie weiter unten im Text. Ich habe dort die Situation für Sie anhand von zwei Rechenbeispielen leicht verständlich erklärt.

Aber zuerst zur Vermeidung von zu hohen Schulden:

Maßnahme Nr. 1: Review machen

Durch eine halbjährliche Review (=Statusanalyse) können Unternehmer Ihre Finanzen gut im Auge behalten.

Doch welcher Unternehmer hat schon die Zeit, sich alle 6 Monate hinzusetzen, um Bilanz zu ziehen? Nur wenige.

Trotzdem sollte Ihnen bewusst sein, dass eine Halbjahresbilanz für Sie und den erfolgreichen Fortbestand Ihres Unternehmens nur Vorteile haben kann. Welche das sind, habe ich für Sie im Beitrag unter diesem Link zusammengefasst: Bitte hier klicken und mehr über die Vorteile einer Halbjahresbilanz erfahren.

Maßnahme Nr. 2: Früherkennungssystem installieren

Als weitere Schutzmaßnahme könnten Sie an die Installation von Früherkennungssystemen denken – ein digitales Tax-CMS zum Beispiel. Das ist ein digitales Steuer-Kontroll-System, das Sie und Ihr Unternehmen dabei unterstützt, die Regeln der ordentlichen Buchführung einzuhalten.

Die häufigsten Fragen meiner Klienten zum digitalen Tax-CMS habe ich in einem eigenen Beitrag beantworten. Diesen finden Sie unter folgendem Link: 10 häufig gestellte Fragen zum Tax-CMS

Maßnahme Nr. 3: Budgetierung erstellen

Auch mit der richtigen Budgetierung können Sie nicht in die Schuldenfalle tappen.

Dabei bestimmen Sie finanzielle Unternehmensziele, die Sie in einer bestimmten Planungsperiode erreichen wollen. Um zu erfahren, ob die Geldmittel für Ihre Firmen-Ausgaben wie geplant zur Verfügung stehen, müssen Sie regelmäßig einen Plan-Ist-Vergleich durchführen.

Dabei fallen Unregelmäßigkeiten rechtzeitig auf und Sie können die Notbremse auf dem Weg zur Verschuldung ziehen.

Wie sich Schulden machen positiv auf Ihr Unternehmen auswirken kann

Vermutlich wissen Sie als Unternehmer bereits, dass es meist vernünftiger ist, Geschäfte über längere Zeiträume (mehr als ein Jahr) fremd zu finanzieren. Das bedeutet im eigentlichen Sinn auch Schulden zu machen.

Da die Erklärung solcher Finanzierungs-Angelegenheiten etwas kompliziert ist, werde ich es Ihnen an zwei Beispielen vorrechnen:

Stellen Sie sich vor, Sie kaufen für Ihre Firma ein Auto um 50.000 Euro. Sie können den Autokauf selbst finanzieren, oder Sie begleichen den Kaufpreis mit fremden Geldmitteln.

In beiden Fällen setzten Sie das Auto über 5 Jahre von der Steuer ab. Somit schmälert sich in dieser Zeit Ihr Gewinn jedes Jahr um 10.000 Euro durch den Autokauf.

Beispiel 1: Sie bezahlen den Kaufpreis selbst

Um die Rechnung vereinfacht für Sie darzustellen, gehe ich von einem Gewinn in Höhe von 100.000 Euro aus. Von diesem Gewinn werden die 50.000 Euro für den Autokauf abgezogen. Also haben Sie dann noch 50.000 Euro am Konto.

Wie bereits beschrieben, können Sie dann in den nächsten 5 Jahren immer nur 10.000 Euro vom Kaufpreis steuerlich absetzen. Diese werden von Ihrem Gewinn abgezogen (nicht von dem, was Sie noch am Konto haben) und in unserem Beispiel bleiben 90.000 Euro übrig, die versteuert werden müssen.

Bei einem fiktiven Höchststeuersatz von 50% sind das 45.000 Euro.

Da Sie aber nur noch 50.000 Euro am Konto haben (weil Sie ja das Auto gleich bezahlt haben), bleiben Ihnen nach Abzug der Steuern nur mehr 5.000 Euro übrig.

Damit lässt sich nur schwer ein erfolgreiches Unternehmen führen.

Beispiel 2: Sie lassen fremd finanzieren

Fremdfinanzierung bedeutet zum Beispiel bei einer Bank einen Kredit aufzunehmen. Wenn Sie das für den angenommenen Autokauf machen, verringert sich Ihr Kontostand nicht gleich um 50.000 Euro. Im Gegenteil: Das Geld wird von der Bank erst auf Ihr Konto überwiesen, damit Sie dann das Auto damit kaufen können.

Nehmen wir auch hier einen Gewinn in Höhe von 100.000 Euro an. Sie bekommen die 50.000 Euro von der Bank und bezahlen damit das Auto. Somit bleibt der Gewinn auf Ihrem Konto erhalten.

Auch hier gilt die Absetzbarkeit über 5 Jahre. Sie ziehen also für die Steuerberechnung wieder 10.000 Euro jährlich von Ihrem Gewinn ab und das 5 Jahre lang. Wieder bleiben 90.000 Euro übrig, die Sie mit dem fiktiven Höchstzinssatz von 50% besteuern. Und wieder bezahlen Sie 45.000 Euro Steuern.

Der große Unterschied zu Beispiel 1: Sie bezahlen diese Steuern diesmal von 100.000 Euro (weil Sie Ihren Gewinn für den Autokauf nicht antasten mussten). Sie haben nach Abzug der Steuern noch 55.000 Euro auf Ihrem Firmenkonto.

Dass diese Variante für eine erfolgreiche Unternehmensführung die bessere ist, liegt auf der Hand.

Das Maß an Schulden ist ausschlaggebend für Ihren Unternehmenserfolg

Sie sehen, in bestimmten Situationen ist eine Fremdfinanzierung für Unternehmer vernünftiger. Auch wenn das genau genommen bedeutet, Schulden zu machen.

Wenn Sie als Unternehmer aber ein wirtschaftlich vertretbares Maß an Schulden überschreiten, laufen Sie Gefahr, sich und Ihr Unternehmen in eine Insolvenz zu stürzen.

Bei einer Überschuldung kann Ihnen auch keine Bank der Welt mehr helfen. Sie bekommen ein schlechtes Bankrating. Ihre Kreditwürdigkeit sinkt und Sie müssen höhere Zinssätze zahlen, falls Sie überhaupt noch einen Kredit bekommen.

Fazit: Unwissenheit schützt Sie nicht vor Verschuldung

Es kann schnell passieren, dass Sie sich als Unternehmer unwissentlich in die Zahlungsunfähigkeit manövrieren. Ein großes Problem ist dann, dass Ihren Gläubigern egal ist, warum Sie nicht zahlen können bzw. was Sie in diese Situation gebracht hat.

Mit den 3 genannten Maßnahmen können Sie sich und Ihr Unternehmen gut vorbereitet und behalten Ihre Finanzen und die damit verbundene Planung immer gut im Auge.

Mit diesem Beitrag wollte ich Sie als Unternehmer auf keinen Fall verunsichern. Doch ist es mir wichtig, auf die Gefahren der Unwissenheit bei der Unternehmensplanung hinzuweisen.

Falls Sie noch Fragen zum Thema haben, oder Unterstützung bei der richtigen Planung brauchen, zögern Sie nicht, mich in meiner Hamburger Steuerberatungskanzlei zu kontaktieren. Sie erreichen Sie mich via Telefon (+49 40 44 33 11), E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!).

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

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Papierloses Büro: So steigern Sie Ihren Unternehmenswert

Spielen Sie mit dem Gedanken, in Ihrem Unternehmen das “papierlose Büro” einzuführen? Sie sind die Stapel an Papier leid und wollen mit Ihrer Firma endlich im 21. Jahrhundert ankommen?

Dann führt kein Weg an der vollständigen Digitalisierung vorbei. Als Experte in Sachen Papierlosigkeit möchte ich Ihnen in diesem Beitrag zeigen, wie auch Sie Ihr Unternehmen zu 100% papierlos machen und wie Sie konkret davon profitieren.

Papierloses Büro: Was bedeutet das genau?

Meine Definition für “papierloses Büro” ist folgende: Zwischen mir und meinen Mitarbeitern werden keine Mitteilungen auf Papier ausgetauscht oder aufbewahrt.

Sämtliche Dokumente mit den nötigen Sicherheitsvorkehrungen werden digital ausgetauscht.

Die einzige Berührung mit Papier passiert nur noch bei geschäftlichen Barbelegen und Eingangsrechnungen. Diese werden aber sofort eingescannt und digital abgelegt.

So profitieren Sie von einem 100% papierlosen Büro

Auch wenn die Digitalisierung Ihres Unternehmens auf den ersten Blick mühsam und langwierig erscheint, kann sie sich für Sie als Inhaber lohnen.

Richtig umgesetzt profitieren Sie nämlich von folgenden 5 Vorteilen:

  1. Schnellerer Ablauf interner Prozesse (=Zeitersparnis)
  2. Umweltfreundliche Arbeitsmethoden (für einen grüneren Planeten)
  3. Wegfall erheblicher Kosten (wie z.B. Druckkosten, Aufbewahrungskosten)
  4. Einfachere Unternehmensnachfolge
  5. Einem gesteigerten Unternehmenswert (da Sie höhere Erträge erzielen und auf dem neusten technischen Stand sind)

So bereiten Sie sich auf Ihr papierloses Unternehmen vor

Bevor Sie mit der Digitalisierung Ihres Unternehmens loslegen können, müssen Sie einiges an Vorarbeit leisten:

  • Analysieren Sie die Prozessabläufe in Ihrem Unternehmen:  Zu Beginn müssen Sie alle Prozesse (=Arbeitsabläufe) in Ihrem Unternehmen verstehen und erfassen. Dafür zerlegen Sie alle Arbeitsabläufe in ihre Einzelteile. Beschreiben Sie jeden Arbeitsschritt genau.
  • Planen Sie die Arbeitsschritte für die Digitalisierung: Danach planen Sie die digitalen Prozesse. Das heißt Sie überlegen sich, wie Sie alle Arbeitsschritte in Ihrer Firma auf digitalem Weg erledigen und miteinander verbinden können.
  • Prüfen Sie Ihre Computer-Programme: Bevor es los gehen kann müssen Sie noch prüfen, ob die Arbeitsschritte in Ihrem Unternehmen mit Ihren aktuellen Software-Produkten bewältigt werden können. Sollte das nicht der Fall sein, müssen Sie sich mit neuen Computer-Programmen für die Umstellung auf die 100%-ige Digitalisierung Ihres Unternehmens ausstatten. Bei der digitalen Buchführung muss das zum Beispiel ein digitales Cloud-System sein und ein Buchhaltungsprogramm, das darauf zugreifen kann.

Haben Sie diese Vorarbeit abgeschlossen, können Sie mit der Umsetzung beginnen. Idealerweise sollte diese Umstellung in zwei Schritten erfolgen.

Nach der Vorbereitung: Nur noch zwei Schritte zum papierlosen Büro

1. Schritt: Sie digitalisieren Ihre Buchführung zu 100%

Bei einem so großen Vorhaben wie der kompletten Digitalisierung eines Unternehmens wissen viele nicht, wo sie am besten anfangen sollen. Da ich selbst seit 2014 zu 100% papierfrei arbeite, weiß ich, dass zuallererst die Buchhaltung digitalisiert werden muss.

Dafür gehen Sie als Unternehmer folgendermaßen vor:

  1. Sie legen sich eine Cloud (=ein Speicher im Internet) zu, welche durch ein System mit Ihrer Finanzbuchhaltung verbunden ist.
    Diese Cloud speichert all Ihre Bankdaten und ist ein erster Schritt zur automatisierten digitalen Buchhaltung. (Mehr dazu erfahren Sie in diesem Beitrag: So können Sie Ihre digitale Buchhaltung automatisieren – inkl. Video)
  2. Sie erledigen zu 80% Ihren Zahlungsverkehr über diese neue Finanzbuchhaltung.
  3. Sie genießen zu 90%-99% die Automatisierung von Mahnwesen und Zahlungsavis (=Ankündigung einer Zahlung oder Rechnung).

Das alles benötigen Sie dafür: Laptop, Cloud & Fibu-System

Damit Ihre Buchhaltung auf jegliches Papier verzichten kann, braucht es natürlich auch die nötige technische Unterstützung. Für die Digitalisierung sind daher folgende 3 Dinge Voraussetzungen:

  • Ein Gerät, auf dem man schreiben kann (sprich: Laptop oder PC)
  • Eine Cloud
  • Eine Finanzbuchhaltung mit Cloud-Anbindung (beispielsweise durch Systeme wie DATEV, AGENDA, DMS)

Nur mit diesen technischen Hilfsmitteln können Sie Ihre Buchhaltung zu 100% papierfrei machen.

2. Schritt: Sie ersetzen restlichen “Papierkram” durch Softwaretools

Sobald die Buchhaltung vollständig digitalisiert wurde, geht es an die restlichen (noch papierbeladenen) Arbeitsabläufe. Dabei empfehle ich, Schritt für Schritt vorzugehen. Das bedeutet: Nehmen Sie sich eine Aufgabe nach der anderen vor.

Ein Beispiel: Als zweiten Bereich (neben der Buchhaltung) können Sie beginnen, auch den Schriftverkehr zu digitalisieren. Dieser macht vermutlich ebenfalls einen großen Teil von Ihrem Papierverbrauch aus. Ein sogenanntes DMS (Dokumentenmanagement-System) kann Ihnen helfen, dabei Papier zu sparen.

Oder: Sie beginnen Papierdokumente einzuscannen, um diese dann in der Cloud zu speichern. Auch so reduzieren Sie Ihren Bedarf an Papier und sind der vollständigen Digitalisierung einen Schritt näher.

Ein weiterer Bereich, den ich Ihnen im Rahmen der Digitalisierung Ihres Unternehmens rate, ist die Umstellung auf die elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung).

Die E-Rechnung ist im Grunde gleich wie eine geläufige Papierrechnung.

Der Unterschied ist nur, dass sie in elektronischem Format erstellt, übertragen und empfangen wird. Sie ist auch ohne (elektronische) Signatur gültig. So können Sie Geld bei Drucker, Toner, Papier, Kuverts und Versandkosten sparen.

Am einfachsten ist die Umstellung auf die E-Rechnung, wenn Sie schon eine digitale Buchführung haben. Dann müssen nur die Stammdaten entsprechend eingerichtet werden. Dies dauert in der Regel nicht mehr als eine Stunde.

Umsatzsteuerrechtlich sind Papier- und E-Rechnung mittlerweile gleichgestellt. Das heißt, unabhängig von Programmen, mit denen Sie die die Rechnung erstellen, sind Sie als Unternehmer dem Finanzamt gegenüber verantwortlich, die Echtheit und Unveränderbarkeit Ihrer Rechnungen nachzuweisen – auch bei elektronischen Rechnungen.

Bei digitalen Belegen ist das leicht möglich durch das Installieren eines internes Kontrollsystem (IKS) mit einem digitalen Tax CMS (mehr Infos, hier klicken).

Im Grunde wird dabei nicht buchstäblich bewiesen, dass Ihre Belege echt sind, aber es kehrt sich die Beweislast um. Das Finanzamt muss im Zweifelsfall (bei einer Steuerprüfung) dann Ihnen beweisen, dass eine Rechnung nicht echt ist.

Die Vorteile eines Tax CMS habe ich für Sie in einem anderen Blogbeitrag ausführlicher beschrieben. Sie sollten sich auch über die weiteren Vorteile dieser Digitalisierungsmaßnahme ein Bild machen: So schützt die Digitalisierung Unternehmer vor Vorwürfen der Steuerhinterziehung.

Papierloses Büro: Diese Gefahren lauern auf Sie bei der Umsetzung

Neben den bereits erwähnten vielen Vorteilen darf man allerdings auch nicht die Kehrseite der Digitalisierung vergessen:

Ältere Mitarbeiter sind beispielsweise oft mit der neuen Technik überfordert und können mit den schnelleren Arbeitsabläufen nicht mehr mithalten. Eben diese automatisierten Abläufe ersetzen auch einige Angestellte, wodurch es zu Kündigungen kommen kann.

Außerdem dürfen Sie als Unternehmer eines nicht vergessen: Sie sind durch die Digitalisierung zu 100% von der Technik abhängig. Das bedeutet: W-LAN, LAN oder Software müssen reibungslos funktionieren, damit Sie arbeiten können. Aus diesem Grund sollten Sie sich auch unbedingt vor Hackerangriffen schützen!

Zu guter Letzt: Der Umstieg auf ein papierloses Büro erfordert zu Beginn einen gewissen Mehraufwand. So müssen Sie mindestens ein IKS (=Internes Kontrollsystem) und wahrscheinlich auch ein Tax CMS installieren. Nur so erfüllen Sie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (kurz: GoB).

Sie möchten mehr über das digitale Tax CMS System wissen? In einem eigenem Beitrag habe ich die häufigst gestellten Fragen zu diesem System beantwortet. Um zum Beitrag zu gelangen, klicken Sie einfach auf den nachfolgenden Link: https://www.steuerberatung-breit.de/10-haeufig-gestellte-fragen-zum-digitalen-tax-cms/

Fazit: Zu mehr Erfolg & Effizienz durch Digitalisierung

Da ich selbst eine papierlose Steuerberatungskanzlei in Hamburg führe weiß ich, wie viel Arbeit dahinter steckt. Doch ich kann Ihnen aus eigener Erfahrung sagen, dass sich diese Anstrengungen am Ende bezahlt machen.

Durch jeden einzelnen Schritt zur Digitalisierung sparen Sie Kosten ein und steigern gleichzeitig Ihren Unternehmenswert. So tragen Sie nicht nur Ihren Teil zum Umweltschutz bei, sondern sorgen auch für gewinnbringende und effiziente Arbeitsprozesse.

Ich hoffe, ich konnte Sie mit diesem Beitrag überzeugen, dass auch Ihre Firma mit ein wenig Mühe papierlos werden kann.

Sollten Sie zu diesem Thema noch Fragen an mich haben oder eine persönliche Beratung wünschen, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 33 11), E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

Foto: © master1305 – stock.adobe.com

Die Handelsblatt-Studie hat es bestätigt: Unsere Steuerberatungskanzlei ist überdurchschnittlich gut

Mit Stolz darf ich in diesem Blogbeitrag verkünden, dass unsere 3-Mann-Steuerberatungskanzlei im Marktvergleich locker mit großen Büros mithalten kann:

Laut einer Studie des Handelsblattes (hier geht’s zu dem dazugehörigen Artikel), liegt unsere Kanzlei mit rund 75 von 100 Punkten deutlich über dem Durchschnitt.

Zur Studie: 592 von mehr als 3.700 Teilnehmern schafften es in die Bestenliste

Insgesamt nahmen mehr als 3.700 Steuerberater an der Studie teil, in welcher Leistungen und Fachwissen auf das Genaueste überprüft wurden.

Dabei spielten beispielsweise  Zusatzqualifizierung meiner Mitarbeiter sowie allgemeine Fertigkeiten in der Branche eine entscheidende Rolle.

Im Spezialgebiet Erbschaft und Schenkung schaffte es unsere Kanzlei sogar ins Spitzenfeld und wurde vom Handelsblatt dafür ausgezeichnet (hier erfahren Sie mehr darüber).

Die größte Herausforderung für die meisten Steuerberater: die Digitalisierung

Rund 80% der Teilnehmer gaben bei der Befragung bekannt, dass besonders die Digitalisierung eine Herausforderung für sie darstellt.

Ständige Erreichbarkeit, kürzere Reaktionszeiten und die Digitalisierung einzelner Betriebe erhöhen dabei den Druck auf Deutschlands Kanzleien.

Ich für meinen Teil sehe die Digitalisierung als eines meiner Steckenpferde und helfe Mandanten gerne als “Digitalisierungscoach” weiter.

So leicht kann der digitale Wechsel wirklich sein

Unsere Kanzlei geht Mandanten mit gutem Beispiel voran und ist seit 2014 zu 100% papierlos. Bei uns gibt es weder Papierakten noch Notizzetteln.

Dass die Digitalisierung auch in Ihrem Betrieb umsetzbar ist und sich langfristig bezahlt macht, zeigen diese beliebten Blogbeiträge:

Wenn Sie mehr über die Digitalisierung und ihre Vorteile erfahren wollen, können Sie mich in meiner Hamburger Steuerberatungskanzlei jederzeit via Telefon (+49 40 44 33 11), E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

Screenshot von https://www.handelsblatt.com/unternehmen/dienstleister/studie-deutschlands-beste-steuerberater-und-wirtschaftspruefer-2019/24203568.html (am 05.06.2019)

Digitalisierte und automatisierte BuchhaltungTeil 2

Insider-Wissen für Ihre digitale und automatisierte Buchhaltung

Wissen Sie, wie die digitalisierte und automatisierte Buchhaltung in der Praxis aussieht?

Wenn Sie alles richtig einrichten, brauchen Sie nicht einmal Buchhaltungskenntnisse, um Ihre tagesaktuelle Buchhaltung zu führen. Lediglich die richtigen Tastenkürzel reichen aus, um die tägliche Buchhaltung auf digitalem Wege zu erledigen.

In meinem neuen Video verrate ich Ihnen, welche Klicks und Tastenkürzel Sie für die Software Agenda brauchen. Auch ich habe meine Kanzlei auf diese digitale Buchhaltungssoftware umgestellt und möchte hier meine Erfahrungen mit Ihnen teilen:

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Erfahren sie, wie Sie mit wenigen Klicks und Tastenkombinationen

  • Kontoauszüge herunterladen
  • Ihre Agenda-Cloud öffnen
  • Vorerfasste Belege verbuchen
  • Belege manuell erfassen und verbuchen
  • Neue Kreditoren anlegen
  • Überweisungen über die Bankschnittstelle machen.

Sie werden staunen, wie viel Zeit Sie sich und Ihrem Unternehmen sparen, wenn sie auf die passende digitalisierte und automatisierte Buchhaltung setzen.

Wenn Sie mehr über die digitale und automatisierte Buchhaltung für Ihr Unternehmen wissen möchten, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 33 11), E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) kontaktieren.

Gerne können wir Ihre Fragen bei einem gemeinsamen Termin in meiner Steuerberatungskanzlei in Hamburg klären.

Herzlichst,
Ihr Thomas Breit

 

Steuerberatung Breit auf Instagram

Ich bin jetzt noch mobiler dank Instagram

Ich scheue keinen Weg, um meinen Kunden zu erreichen. Auch von meinen Mitarbeitern verlange ich ein hohes Maß an Reisebereitschaft. Nun erweitere ich für Sie auch meine digitale Erreichbarkeit:

Ab sofort können Sie mir auch auf Instagram folgen.

Was Sie als Unternehmer auf meinem neuen Profil erwartet:

  • Ich zeige Ihnen, wie ein papierloses Büro funktioniert.
  • Ich informiere Sie über finanzielle Vorteile in verschiedenen Steuerfragen.
  • Ich gebe Ihnen die besten Tipps für eine erfolgreiche Nachfolgeplanung.
  • Ich verrate Ihnen die Geheimnisse, bei der Wahl der Rechtsform für Ihr Unternehmen.

Instagram-sei-dank kann ich Ihnen ein noch genaueres Bild über meine Person und meine Arbeit vermitteln.

Ich werde Sie an meinem Arbeitsalltag teilhaben lassen und Ihnen die schwere Kost Ihrer Steuerangelegenheiten noch leichter verständlich aufbereiten.

Trotzdem liegt mir der persönliche Kontakt sehr am Herzen

Ich freue mich über jeden Besuch in meiner Kanzlei. Dafür können Sie gerne einen Termin vereinbaren via Telefon (+49 40 44 33 11), E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

Vorteile digitale Kundendaten

Kundendaten digitalisieren: Diese 3 Vorteile und Risiken beschert es beim Unternehmensverkauf

Sie möchten Ihre Kundendaten digitalisieren und fragen sich, wie Sie konkret profitieren? Steigert diese Digitalisierung den Wert Ihrer Firma bei einem zukünftigen Verkauf? Welche Gefahrenquellen lauern im Verkaufsfall auf Sie?

In meinem Alltag als Steuerberater in Hamburg wird die Digitalisierung von Kundendaten sehr häufig im Rahmen eines Unternehmensverkauf von meinen Mandanten angesprochen. Viele Unternehmer glauben, dass eine digitalisierte Datenbank ein starkes Verkaufsargument ist und sie damit einen höheren Preis erzielen können.

In vielen Fällen ist das natürlich richtig. Es gibt sogar noch weitere Vorteile, die meine Mandanten in der Regel eher nicht “auf dem Schirm” haben. Aber: Neben diesen “Trümpfen” lauern durch digitalisierte Kundendaten auch einige zusätzliche Gefahren auf Sie.

Um Ihnen als Firmeninhaber eine Entscheidungsgrundlage zu geben, erkläre ich Ihnen in diesem Beitrag, die meiner Meinung nach größten Vor- und Nachteile, die Sie durch die Digitalisierung bei einem möglichen Unternehmensverkauf haben.

Vorteil Nr. 1: Zentrale Pflege der Stammdaten schafft Mehrwert

Stammdaten sind Grunddaten, die in Ihrem Unternehmen verarbeitet werden und über einen gewissen Zeitraum nicht verändert werden. Wenn ein Immobilienunternehmen Grundstücksdaten speichert handelt es sich hierbei um Stammdaten.

Auch Kundendaten sind so genannte Stammdaten und müssen gepflegt werden. Stammdatenpflege ist nicht mit der Erfassung und Abspeicherung allein erledigt.

Stammdaten gehören dann regelmäßig aktualisiert, vervollständigt, korrigiert und um verschiedene Details ergänzt.

Das bedeutet auf Ihre Kundendaten bezogen, dass Ihnen die Digitalisierung Ihrer Kundendaten einiges an Arbeit erspart.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, einer Ihrer Kunden zieht um. Er gibt Ihnen seine neue Adresse bekannt, damit Sie ihn auch in Zukunft gut erreichen können.

Nun waren Sie schon fleißig und haben alle Ihre Kundendaten nach einem bestimmten System abgespeichert. Ihr Vorteil: Sie brauchen nicht Akten und Ordnerberge zu durchforsten um die Kundenkartei überhaupt erst einmal zu finden, bevor Sie die Änderung vornehmen.

Sie setzen sich einfach an Ihren Computer, tippen den Namen des Kunden ein und können die Änderung sofort digital vornehmen. Dabei haben Sie im Überblick, ob auch noch andere Daten verändert werden sollten.

Bei einem Unternehmensverkauf sind Sie, wenn nicht vertraglich anders geregelt, verpflichtet Ihre Kundendaten weiterzugeben. Das können Sie dann ganz einfach auf Knopfdruck erledigen.

Ihr Nachfolger profitiert zudem, weil er Ihr schnelles System direkt mit übernehmen kann. Dadurch ist Ihr Unternehmen mehr wert.

Vorteil Nr. 2: Sichtbare Aufbereitung des Kundenstamms nach Potenzial

Für eine so genannte ABC-Analyse (auch Programmstrukturanalyse) müssen Sie die Daten Ihrer Kunden verknüpfen können.

Eine ABC-Analyse Ihrer Kundendaten machen Sie dann, wenn Sie wissen möchten, welche Kunden am stärksten am Umsatz Ihres Unternehmens beteiligt sind.

Die Einteilung erfolgt in A-Kunden (bringen am meisten) bis hin zu C-Kunden (bringen am wenigsten). Sie können dank der digitalisierter Kundendaten ganz einfach Ihre Kunden kategorisieren und solch eine Analyse zum Beispiel für die Unternehmensanalyse beim Verkauf aufbereiten.

Ihr Käufer wird beeindruckt sein von dieser Aufbereitung und Ihr Unternehmen erscheint top aufgestellt.

Vorteil Nr. 3: Kundendaten digitalisieren ermöglicht einfachere Aufteilung bei teilsweisem Verkauf

Wenn Sie Ihre Kundenkartei erst einmal digitalisiert haben, können Sie viel besser unter den verschiedenen Kunden unterscheiden.

Stellen Sie sich vor, Sie sind Unternehmer in Heidelberg und möchten Ihr Unternehmen verkaufen. Trotz des Verkaufs möchten Sie einen Teil Ihres Unternehmens und die damit in Zusammenhang stehenden Kunden behalten. Im Kaufvertrag müssen Sie das ausdrücklich anführen. Dafür wäre es gut zu wissen, welche Kunden das sind. Schließlich steigt und fällt damit der Unternehmens- und Verkaufswert.

Wenn Sie nun Ihre Kundendaten schon vorzeitig digitalisiert haben, reicht oft ein Knopfdruck aus und Sie haben alles was Sie brauchen: Mit einer Such- oder Filterfunktion in Ihrem Programm können Sie nun alle Heidelberger Kunden heraussuchen.

Risiko Nr. 1: Daten nicht richtig nach DSGVO gesichert

Wie genau Sie Ihre Kundendaten schützen, bleibt Ihnen selbst überlassen. Die Datenschutz-Grundverordnung (kurz DSGVO) beschreibt hierzu die Rechte Ihrer Kunden in Bezug auf den Umgang mit ihren persönlichen Daten. Die DSGVO bewahrt so gesehen natürliche Personen vor dem Missbrauch ihrer persönlichen Daten.

Die DSGVO sagt, wenn Sie als Unternehmer persönliche Kundendaten verarbeiten, hat Ihr Kunde Recht auf:

  • Information und Auskunft: Sie müssen als Unternehmer Ihren Kunden darüber informieren, was Sie mit seinen Daten machen und wie Sie sie speichern und ordnen.
  • Löschung: Sie müssen auf Wunsch Ihres Kunden seine Daten Löschen und dürfen sie für keine weitere Verarbeitung mehr verwenden.
  • Einschränkung der Verarbeitung: Der Kunde kann bestimmen, wie weit seine persönlichen Daten von Ihnen verarbeitet werden dürfen.
  • Datenübertragbarkeit: Bedeutet, dass Ihr Kunde seine Daten für seine eigenen Zwecke oder zur Weiterverarbeitung durch verschiedenste Dienste verwenden kann.
  • Berichtigung: Ihr Kunde muss seine Daten jederzeit ändern lassen können (z.B. bei Umzug, Änderung der Telefonnummer usw.)
  • Widerspruch: Ihr Kunde muss die Verwendung seiner persönlichen Daten durch Sie und Ihr Unternehmen jederzeit widerrufen können.

Doch sehen Sie es positiv: Die Energie, die Sie in den Schutz des Datenbestands von persönlichen Kundendaten verwenden, bringt gleichzeitig eine verbesserte Organisationsstruktur für Ihr Unternehmen mit sich. Das wird sich beim Verkauf direkt positiv auf den Preis auswirken.

Risiko Nr. 2: Müssen Sie einen Datenschutzbeauftragten nennen?

Ob Sie einen Datenschutzbeauftragten benennen müssen, hängt ab von Ausmaß, Art und Verarbeitung der personenbezogenen Daten Ihrer Kunden.

Es gibt 4 Gründe für einen Datenschutzbeauftragten:

  1. Wenn zum Beispiel mehr als 10 Mitarbeiter regelmäßig (digitalisierte) Kundendaten erheben und nutzen, braucht Ihr Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten.
  2. Wenn Ihr Unternehmen mit besonders heiklen persönlichen Daten arbeitet, müssen Sie nachweisen, dass es bei Ihnen einen Datenschutzbeauftragten gibt. Das können Daten sein, die Auskunft geben über: Die Rasse eines Kunden oder seine Religion, Ethnie, Gesundheit, Sexualleben.
  3. Ihr braucht einen Datenschutzbeauftragten, wenn die Kerntätigkeit Ihres Unternehmens in der Verarbeitung von personenbezogenen Daten liegt. Das heißt, wenn Sie persönliche Daten erheben und diese dann für Ihre Geschäftszwecke verwenden.
  4. Sollte Ihr Unternehmen ISO 9001 zertifiziert sein, müssen Sie für die Aufrechterhaltung der Zertifizierung einen Datenschutzbeauftragten innerhalb des Unternehmens ernennen.

Die ISO 9001 ist eine Qualitätsmanagement-Norm, die einzelne Produktionsschritte in einem Unternehmen sicherstellt. Vereinfacht ausgedrückt ist die ISO 9001 eine Bedienungsanleitung für ein Unternehmen. So können einzelne Prozess- und Arbeitsschritte optimiert werden und Unternehmen können intelligenter und effizienter arbeiten. Das führt unmittelbar zu einer Steigerung Ihres Unternehmenswerts und somit zu einem höheren Verkaufspreis.

Risiko Nr. 3: Sie haben sich vertraglich schlecht abgesichert

Wissen Sie, dass auch die Haftung auf den Umgang mit Kundendaten beim Unternehmensverkauf vertraglich ausformuliert werden muss?

Grundsätzlich haften Sie für den gesetzeskonformen Umgang mit Ihren Kundendaten auch noch 5 Jahre im Nachhinein. Es reicht nicht das Unternehmen zu verkaufen – Sie müssen den Kopf hin halten, wenn in den letzten 5 Jahren vor dem Verkauf mit den digitalen Kundendaten nicht rechtmäßig in Ihrem Unternehmen umgegangen wurde.

Sie fragen sich, was nach dem Kauf geschieht?

Als gewissenhafter Unternehmer achten Sie darauf im Kaufvertrag eine eigene Klausel einzufügen, in der sich der Käufer dazu verpflichtet, Ihre Kundendaten in Zukunft nach den geltenden Datenschutzgesetzen zu behandeln. Sie können dann zwar nicht mehr in Haftung gezogen werden, stellen so aber den Schutz der Daten Ihrer Kunden weiterhin sicher.

Fazit: Bei digitalisierten Kundendaten überwiegen die Vorteile

Ich habe auf diesem Blog schon oft darüber berichtet, wie die Digitalisierung Ihren Unternehmenswert steigern kann. Sie sorgt in der Regel für niedrigere Kosten und somit auch für höhere Gewinne.

Mit diesem Beitrag wollte ich Ihnen zeigen, dass die Digitalisierung nicht nur im “Tagesgeschäft” sondern auch beim Unternehmensverkauf direkte Vorteile bringt:

  • Sie sparen Zeit bei der Pflege Ihrer Kundendaten
  • Sie profitieren von einem schnellen Überblick & Analysen auf Knopfdruck
  • Sie können Ihre Daten einfach übergeben und vermitteln noch dazu ein zukunftsträchtiges Erscheinungsbild

Natürlich gibt es auch im Umgang mit digitalen Kundendaten verschiedene Datenschutz-Vorschriften und vertragliche Regelungen, die Sie beachten müssen. Wenn Sie diese Regeln allerdings kennen und einhalten, lassen sich diese Nachteile in der Regel gut bewältigen.

Unterm Strich überwiegen bei digitalisierten Kundendaten deshalb meiner Meinung nach ganz klar die Vorteile die Nachteile.

Sollten Sie zu diesem Thema noch Fragen an mich haben oder gerne eine persönliche Beratung dazu, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 33 11), E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

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Scanner digitale Buchhaltung

Digitale Buchführung: So fangen Sie an

Träumen Sie als Unternehmer auch manchmal auch von der papierlosen Buchführung? Sie wissen aber nicht wo beginnen?

Der erste Schritt bei der Erfüllung dieses Traums liegt in der Anschaffung eines passenden Scanners. Er bildet die Grundlage für Ihre digitalisierte Buchführung.

Für meine Mandanten (und für mich selbst), habe ich mich auf die Digitalisierung spezialisiert. Meine Kanzlei ist seit Mai 2014 sogar zu 100% papierfrei. Nicht einmal mehr Notizen müssen auf Zettel geschrieben werden.

Auch ich habe irgendwann von Null beginnen müssen. Darum weiß ich aber heute, worauf es ankommt.

Bei der Umstellung auf die digitalisierte Buchhaltung gibt es einiges zu beachten. Worauf Sie speziell bei der Auswahl der richtigen Hardware (des Scanners) aufpassen sollten, habe ich in diesem Blogbeitrag für Sie zusammengefasst.

Das macht einen richtig guten Scanner für die digitale Ablage Ihrer Belege aus

Sie können prinzipiell jeden beliebigen Scanner für Ihre Belege verwenden. Damit Sie aber lange gut damit arbeiten können, sollte er bestimmte Anforderungen erfüllen.

Das sollte der Scanner für die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung können:

  • Unkomplizierte Bedienung
  • Beide Seiten eines Papiers scannen (in Fachkreisen auch Duplex-Scan)
  • Schnelles scannen
  • Verschiedene Papierstärken einziehen
  • Verschiedene Beleggrößen einziehen und erkennen
  • Dokumente auch ohne Dateinamen erfassen
  • Schwarz/weiß- und Farb-Scan

Ich persönlich kann zum Beispiel den FuJiTSU ScanSnap IX500 sehr empfehlen. Mit ca. 400 € ist er nicht sehr teuer, erfüllt aber alle Anforderungen, um die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung durchzuführen.

Können Sie die Digitalisierung Ihrer Buchführung auch ohne eigenen Scanner machen?

Sie sind sich nicht ganz sicher, welcher Scanner es werden soll? Trotzdem möchten Sie mit der Digitalisierung Ihrer Buchhaltung loslegen?

Sie müssen keine Zeit verlieren: Beauftragen Sie einen externen Buchhaltungshelfer. Sie gewähren ihm Zugang zu Ihrem Cloudsystem (Keine Angst, was das ist, erkläre ich gleich etwas später) und müssen nicht noch länger warten, um die Digitalisierung Ihrer Buchführung anzugehen.

Diesem externen Buchführungshelfer schicken Sie alle Rechnungen, Belege etc. und er scannt sie für Sie ein. Jetzt kommt das oben erwähnte Cloudsystem ins Spiel. Es ermöglicht den Datenaustausch zwischen Ihnen und Ihrem externen Dienstleister.

Sobald er die Belege eingescannt hat, werden diese automatisch (nur) für Sie im Internet verfügbar gemacht. Diese Ablage reicht für jeden Finanzprüfer heutzutage aus. Und Sie haben keinen Papiermüll mehr in Ihrem Archiv und Ihrem Büro.

Fazit: Warum Sie gleich mit der Digitalisierung Ihrer Buchführung anfangen sollten

Egal ob nun mit eigenem Scanner, oder nicht – Sie sollten den ganzen Weg zur digitalisierten Buchführung gehen. Denn so können Sie als Unternehmer richtig sparen:

  • Keine Archivierungskosten mehr
  • Keine Aufbewahrungskosten mehr
  • Keine lange Belegsuche mehr (spart Zeit)

Achtung: Für die rechtsgültige digitalisierte Buchführung reicht der Scanner allein nicht aus. Sie brauchen zusätzlich ein Buchführungsprogramm und ein Cloudsystem. Darin können Sie Ihre Belege sortieren, ablegen und Buchungen durchführen.

Weitere Erklärungen dazu finden Sie auch in meinen Erklärvideo: Was ist digitale Buchhaltung?

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Sollten Sie noch genauer wissen wollen, wie Sie die digitale Transformation Ihrer Buchhaltung durchführen oder Beratung benötigen, können Sie mich jederzeit in meiern Steuerberatungskanzlei in Hamburg via Telefon (+49 40 44 33 11), E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) kontaktieren.

Herzlichst,
Ihr Thomas Breit

Foto: (c) Elnur  – stock.adobe.com

3 Vorurteile Digitalisierung

Die 3 häufigsten Vorurteile gegen die Buchhaltungs-Digitalisierung

Haben Sie als Unternehmer Vorurteile gegenüber der Digitalisierung Ihrer Buchhaltung?

Da sind Sie nicht der einzige. Immer wieder kommen Kunden mit den verschiedensten Vorurteilen zur Digitalisierung auf mich zu, da es eines meiner Spezialgebiete ist.

Die Digitalisierung der Steuerangelegenheiten ist eine spannende Angelegenheit und sollte keinem Unternehmer Kopfzerbrechen bereiten.

Im Gegenteil können Sie zum Beispiel aus der Digitalisierung Ihrer Buchhaltung sehr viele Vorteile für Ihr Unternehmen nutzen – das zeige ich Ihnen mit diesem Blogartikel.

Außerdem werde ich für Sie 3 der häufigsten Vorurteile von Unternehmern zum Thema Buchhaltungs-Digitalisierung ausräumen.

Vorurteil Nr. 1: Die Buchhaltungs-Digitalisierung kostet zu viel

Viele meiner Kunden machen sich Gedanken um die Kosten der Digitalisierung ihrer Unternehmens-Buchhaltung. Die meisten haben die Sorge, dass eine digitale Buchhaltung mehr kostet als sie bringt.

In der Realität sieht es so aus, dass meine Kunden nach Einrichtung der digitalen Buchhaltung sogar noch Kosten einsparen.

Sie sparen bares Geld bei

  • Personalkosten im Verwaltungsbereich
  • Aufbewahrungskosten

Wenn Sie die Buchhaltung dann vollständig in Ihr Unternehmen übernommen haben, gibt es für Sie personaltechnisch 2 Möglichkeiten:

  1. Die Buchführung bleibt bei Ihnen im Unternehmen:
    Ihr Mitarbeiter braucht dafür nicht einmal eine spezielle Ausbildung im Bereich Buchhaltung. Sie müssen nicht extra jemanden anstellen. Ihr Mitarbeiter muss aber gut auf das neue System eingeschult werden.
  2. Sie geben die Buchführung an einen externen Buchführungshelfer ab:
    Dieser externe Helfer müsste dann zu Ihnen ins Unternehmen kommen und Ihre Buchhaltung vor Ort einrichten. In der Regel sollte er alles weitere von seinem Büro aus erledigen können, rechnen Sie hier mit 65€-85€ netto pro Stunde. Allerdings ist nach der Digitalisierung der Buchhaltungsaufwand nicht mehr sehr hoch, weswegen sich hier Ihre Gesamtkosten massiv verringern würden.
    Durch die digitale Buchhaltung wird Ihr Aufwand in beiden Fällen stark reduziert, wodurch auch automatisch Ihre Kosten sinken werden. Sie können mit einer Zeitersparnis bis zu 70% rechnen, wenn Sie es richtig angehen.

Vorurteil Nr. 2: Die Buchhaltungs-Digitalisierung ist zu aufwendig

Glauben Sie auch, dass der Aufwand der Buchführungsdigitalisierung in einem negativen Verhältnis zu Ihrem Nutzen steht?

Ich kann Ihnen versichern, dass Ihren Mitarbeitern im Zuge der Digitalisierung kein Mehraufwand entsteht. Im Gegenteil werden wir Ihren Mitarbeitern in der Buchhaltung die Arbeit durch die Digitalisierung erleichtern.

Auch in der Phase der Umstellung brauchen Ihre Mitarbeiter mit keinen Hindernissen zu rechnen, da die Umsetzung parallel zu Ihrer aktuellen Buchhaltung gemacht wird.

Mittlerweile ist meine Steuerberatungskanzlei in Hamburg so weit, dass wir die Einrichtung Ihrer digitalen Buchführung in etwa einem Tag erledigen können.

In 4 Schritten, richten wir die digitale Buchhaltung in Ihrem Unternehmen ein:

  1. Scanner aufstellen und installieren
  2. Ablageordner auf Ihrer Festplatte einrichten (als Sammel-Zwischenspeicher)
  3. Cloud im Unternehmensportal einrichten (Dauer: 24 Stunden)
  4. Bank spielt Ihre Daten direkt ins Buchungssystem ein

Je nach Aufwand begleiten wir Sie dann noch zwischen 3 und 12 Monaten. Der Zeitpunkt der vollständigen Übergabe hängt von der Komplexität Ihrer Stammdaten ab.

Vorurteil Nr. 3: Durch die Digitalisierung verliert das Unternehmen seine traditionellen Werte

Wenn Sie dieses Vorurteil auch teilen, muss ich Ihnen ein Stück weit Recht geben:

Es werden sicher bestimmte traditionelle Tätigkeiten im Betrieb früher oder später durch die Digitalisierung wegfallen. Das bedeutet aber nicht, dass dadurch gleich alle traditionellen Werte (in Bezug auf Ihre Unternehmens-Philosophie) über den Haufen geworfen werden.

Doch haben Sie schon einmal daran gedacht, dass die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen auch neue Arbeitsfelder entstehen lassen kann, in denen Ihre Mitarbeiter dann gebraucht werden?

Speziell auf die digitale Buchhaltung bezogen bedeutet das, dass Ihre Mitarbeiter durch die Umstellung nicht mehr Stunden mit dem Kontieren und Eintragen von Belegen und Rechnungen verbringen müssen. Dadurch haben sie Zeit auch noch andere produktive Aufgaben zu übernehmen.

Sie und Ihre Mitarbeiter sollten mit dem Geist der Zeit gehen und die Digitalisierung für Ihr Unternehmen nutzen, statt sie zu verteufeln.

So werden Sie lange am Markt überleben und können Ihre traditionellen Unternehmenswerte, also Ihre Firmenphilosophie, am Leben erhalten.

Fazit: Analoge Buchhaltung verschwendet Ihre Zeit und Ihr Geld

Sie möchten nicht noch länger unnötige Zeit mit analoger Buchführung verschwenden?

Dann wird es Zeit, dass Sie Ihre Vorurteile über Bord werfen und die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung anpacken. Sie werden sehen, dass die Umstellung Ihrem Unternehmen auf lange Sicht mehr bringt, als sie kostet.

In meiner Steuerberatungskanzlei in Hamburg betreue ich regelmäßig Unternehmen, die bereit sind den Schritt zur Digitalisierung zu wagen. Ich begleite die Unternehmen in allen Phasen und zeige genau, wie sie mit dem neuen System im Arbeitsalltag gut zurechtkommen.

Sollten Sie als Unternehmer noch Fragen zu Ihrer Buchhaltungs-Digitalisierung haben, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 33 11), E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) erreichen.

Herzlichst,
Ihr Thomas Breit

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