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Beliebteste Beiträge 2022 – Thema Digitalisierung

Als Steuerberater in Hamburg habe ich mich unter anderem darauf spezialisiert, Unternehmen bei der Digitalisierung zu begleiten.

Auf diesem Blog beschäftige ich mich intensiv mit diesem Thema, um Unternehmen von den Vorteilen der Digitalisierung zu überzeugen.

Die beliebtesten Beiträge zum Thema Digitalisierung aus dem Jahr 2022 finden Sie in diesem Artikel. Sie erhalten kurze Beschreibungen und weiterführende Links zu den Beiträgen.

#1 – Steuerfahndung: Wieso Sie dank Digitalisierung weniger befürchten müssen!

In diesem Artikel erfahren Sie,

was die Begriffe Steuerfahndung & Bußgeld- und Strafsachenstelle bedeuten
wie eine Steuerstrafverfahren abläuft
was Sie bei einer Steuerfahndung beachten müssen
wie Sie dank Digitalisierung kein Problem mit einer Steuerfahndung haben

Wenn Sie den Beitrag lesen möchten, folgen Sie bitte diesem Link: https://www.steuerberatung-breit.de/steuerfahndung-wieso-sie-dank-digitalisierung-weniger-befuerchten-muessen/

#2 – Was kostet die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung?

In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit folgenden Fragen:

Was ist eine digitale Buchhaltung?
Was brauchen Sie, um Ihre Buchhaltung zu digitalisieren?
Welche Kosten kommen auf Sie zu, wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren?
Von welchen Vorteilen profitieren Sie bei der Digitalisierung Ihrer Buchhaltung?

Sie möchten diesen Beitrag lesen? Klicken Sie einfach auf den folgenden Link: https://www.steuerberatung-breit.de/was-kostet-die-digitalisierung-ihrer-buchhaltung/

Sie haben noch weitere Fragen zum Thema Digitalisierung?

Wenn Sie Fragen zu den Artikeln oder den darin behandelten Themen haben, dann kontaktieren Sie mein Experten-Team oder mich. Wir stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung

Sie erreichen uns per Telefon (+49 40 44 33 11), per E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de) oder per Kontaktformular.

Herzlichst,
Ihr Thomas Breit

Foto: © Moon Safari – stock.adobe.com

Was kostet die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung?

Heißt digitalisieren Geld verbrennen oder nicht? Ich sage: Gerade für Unternehmer stellt die digitale Transformation eine Chance dar, den Erfolg ihrer Firma wesentlich zu beeinflussen. Dabei beginnt alles bei der Buchhaltung.

Wie Sie diese umgestalten müssen, um von den Vorteilen einer Digitalisierung profitieren zu können, zeige ich Ihnen daher im folgenden Beitrag. Sie erfahren nachfolgend, was eine digitale Buchhaltung ist, was Sie für selbige benötigen, mit welchen Kosten Sie rechnen müssen und welche Vorteile sich daraus ergeben.

Dieser Beitrag wurde am 15. September 2022 aktualisiert.

Was ist eine digitale Buchhaltung?

Digitale Buchhaltung bedeutet, dass Sie statt Papier-Belege nun PDFs verwenden. Das heißt für Sie: Ihre Belege werden sofort eingescannt und archiviert, sodass sie nicht mehr länger unter Tonnen von Papier untergehen. Auf diese Weise sparen Sie nicht nur Papier, Zeit und Geld, sondern tragen auch Ihren Teil zum Umweltschutz bei. Sozusagen eine Win-win-Situation.

Was Sie für eine digitale Buchhaltung brauchen?

Zu allererst ist entscheidend, dass Ihre Bankdaten in das Buchhaltungs-System eingetragen werden. Diese Aufgabe sollte Ihre Bank erledigen – nur so ist eine digitale Buchführung erst möglich. Sind Ihre Bankdaten einmal im Programm gespeichert, steht einer bis zu 99% automatischen Buchhaltung so gut wie nichts mehr im Wege.

Um Ihre Buchhaltung in Zukunft digital führen zu können, benötigen Sie nun lediglich einen Scanner und eine Cloud. Letztere erhalten Sie meist durch Ihren Steuerberater oder die Buchhaltung. Die Cloud überträgt dann alle Daten, die Sie für die Buchhaltung brauchen, an das Buchhaltungsprogramm.

Ein Tipp aus eigener Erfahrung: Achten Sie darauf, dass Ihr Scanner große wie auch kleine Belege einscannen kann. Am besten besorgen Sie sich ein Gerät, das auch doppelseitig lesen kann. So sparen Sie zusätzliche Zeit.

Am Anfang kennen weder die Cloud, noch das Buchhaltungsprogramm die nötigen Daten für Ihre digitale Buchhaltung. Wie Sie die beiden synchronisieren, zeige ich Ihnen daher in einem Video.

Sie wollen mehr dazu erfahren? Klicken Sie einfach auf Play.

Welche Kosten fallen bei der Digitalisierung der Buchhaltung an?

Natürlich fallen bei der digitalen Transformation auch Kosten an, die für Sie als Unternehmer von Interesse sind. Ich kann Ihnen allerdings bereits jetzt sagen, dass die Digitalisierung Ihnen mehr bringen wird, als sie kostet.

Die Umstellung zur digitalen Buchhaltung erfordert zunächst einen geeigneten Scanner (ca. 350€ netto) und eine Cloud (ca. 200€ / Jahr netto) zum Archivieren und Suchen von Belegen. Zudem müssen Sie als Unternehmer bedenken, dass Ihre Buchhaltung noch 6-12 Monate lang wie bisher (mit allen Mitarbeitern) geführt werden muss. Erst nach dieser Übergangszeit ist eine zu 99% automatische Buchhaltung möglich.

Welche Vorteile ergeben sich durch eine digitale Buchhaltung?

Die Digitalisierung der Buchhaltung hilft Ihnen als Unternehmer dabei, den Gewinn durch Kosteneinsparungen zu erhöhen und Ihre Firma auf dem Markt besser zu positionieren. Kurz zusammengefasst bietet eine digitale Buchhaltung daher folgende Vorteile:

schnelleres Finden von Belegen & keine Lagerkosten
geringer Aufwand bei Betriebsprüfungen oder Abschlüssen
40%-60% Einsparungen in der Verwaltung
bessere Zusammenarbeit mit dem Finanzamt und mehr Haftungssicherheit (siehe digitales Tax CMS)
mehr Gewinn und einen Wettbewerbsvorteil

Durch all diese Vorteile sparen Sie als Unternehmer Arbeitszeit und Ressourcen, wodurch Ihre Firma zum Jahresende mehr Gewinn abwirft. Jeder einzelne Euro von diesem Gewinn bedeutet gleichzeitig auch eine Erhöhung des Marktwertes Ihres Unternehmens.

Allein die Digitalisierung steigert also den Wert Ihrer Firma und zwar um das 40- bis 60-Fache der eingesparten Kosten. Wie genau das funktioniert und um welch hohe Gewinnsummen es sich dabei handeln kann, zeigt Ihnen ein weiterer Beitrag von mir. Folgen Sie dafür einfach diesem Link: Wie Sie mit digitaler Buchhaltung Ihren Unternehmenswert steigern

Mehr zum Thema Digitale Buchhaltung und Tax CMS erfahren Sie in den folgenden Artikeln:

Fazit: Reine Anschaffungskosten von ca. 1000€ stehen zigfacher Kosteneinsparung gegenüber

Für Sie als Unternehmer sind die Anschaffungskosten für eine digitale Buchhaltung niedrig. Vor allem dann, wenn man bedenkt, wie schnell Sie dieses Geld wieder durch die entstehenden Kosteneinsparungen zurückbekommen. Eine digitale Buchhaltung bedeutet Einsparungen an Arbeitszeit für Ihre Buchhaltung. Diese Mitarbeiter können nun in der freigewordenen Zeit mehr für das Unternehmen erwirtschaften. Gerade für den Bereich des Controllings eignen sich Buchhalter besonders gut.

Sie haben Fragen zum Thema Digitale Buchhaltung?

Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, wie Sie die Digitalisierung bei Ihnen einführen können und welche Vorteile sie Ihnen bringen kann, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 33 11), via E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de) oder über das Kontaktformular (hier klicken!) kontaktieren.

Herzlichst,
Ihr Thomas Breit

Foto: © Aliaksandr Marko – Fotolia.com

Entspannte Betriebsprüfung dank Digitalisierung

Die Betriebsprüfung – Das sollten Sie darüber wissen!

Sie haben im Gespräch mit anderen Unternehmern schon von einer Betriebsprüfung gehört, wissen aber eigentlich nicht so richtig, was da eigentlich genau geprüft wird? Welche Formvorschriften und Gesetze sind hier relevant und wie halten Sie sie richtig ein? Drohen Ihnen gar hohe Strafen?

Keine Sorge, so geht es vielen Unternehmern. Deshalb erkläre ich Ihnen in diesem Beitrag was eine Betriebsprüfung ist, welche Punkte genau geprüft werden, wie oft eine Betriebsprüfung in Ihrem Unternehmen vorkommen kann, wie eine Betriebsprüfung abläuft und wie sich das Prüfungsverhalten des Finanzamt im Laufe der Zeit verändert hat.

Zum Abschluss versuche ich Ihnen noch einen kurzen Ausblick zu geben, wie eine Betriebsprüfung in der Zukunft ablaufen könnte und wie Sie den Aufwand einer Betriebsprüfung für Ihr Unternehmen um 70 Prozent senken können.

Zugegeben Letzteres klingt vielleicht etwas polemisch und wie ein unfassbares Heilsversprechen auf eine weit verbreitete Unternehmenskrankheit – die Angst vor dem Finanzamt und seinen Prüfern. Was jedoch wie die steuerliche Version eines Wunderheilers klingt, ist in Wahrheit ein höchst seriöser Prozess. Digitalisierung, Systematisierung und Automatisierung sind dabei die Schlüsselwörter.

Dieser Beitrag wurde am 15. August 2022 aktualisiert.

Was ist eine Betriebsprüfung?

Eine Betriebsprüfung ist eine staatliche Kontrolle von Unternehmen. Grundsätzlich wird geprüft, ob Formvorschriften und Gesetze eingehalten werden. Beispielsweise werden Belege analysiert und es wird kontrolliert, ob alles richtig ausgefüllt wurde. Außerdem wird geprüft, ob alle Gesellschafter oder der Geschäftsführer die richtigen Verträge haben. Auch Mietverträge können untersucht werden.

Wie oft kann mein Unternehmen überprüft werden?

Eine Betriebsprüfung wird immer in unregelmäßigen Abständen durchgeführt. Man kann also nie pauschal sagen, wie oft Ihr Unternehmen geprüft werden kann. Als Faustregel gilt aber: Je größer Ihr Unternehmen ist, desto häufiger wird es geprüft. Je kleiner ein Unternehmen, desto seltener wird es vom Finanzamt überprüft. Kleine Unternehmen werden deutschlandweit im Schnitt nur alle 18 Jahre geprüft.

Bitte beachten Sie, dass diese Faustregel nur für “Vorzeige”-Unternehmen gilt. Unternehmen, die Ihre Steuererklärung immer zu spät oder unvollständig abgeben, werden auch häufiger geprüft. Dann spielt die Unternehmensgröße keine Rolle mehr.

Bitte nehmen Sie den Schnitt deswegen nicht als Grundlage für Ihre Planungen an. Es kann Sie häufiger treffen. Vor allem dann, wenn Sie dem Finanzamt unangenehm auffallen…

Gründe, warum Sie das Finanzamt öfters prüfen könnte:

Es gab schon mehrmals Probleme mit unvollständigen oder fehlerhaften Angaben.
Sie stehen unter dem Verdacht der Liebhaberei. Das heißt: Sie erzielen bereits jahrelang Verluste, die Sie mit anderen positiven Einkünften verrechnen.
Sie stehen unter Verdacht Einnahmen zu verheimlichen. Das heißt: Ihr Umsatz und Ihr Gewinn weichen deutlich von Durchschnittssätzen ab.
Ihr Betrieb hat erhebliches Anlagevermögen und Sie erklären die Betriebsaufgabe (entspricht der steuerlichen Erfassung stiller Reserven)

Im Umkehrschluss zur oben genannten Statistik, dass kleinere Unternehmen seltener überprüft werden, steht natürlich auch die Tatsache, das größere Betrieben häufiger über die Schultern gesehen wird. Dieser Umkehrschluss ist auch faktisch richtig. Bei Großbetrieben haben Prüfer sogar schon oft ihr eigenes Zimmer und kommen fast täglich.

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Die Betriebsprüfung – Der Ablauf

Sie fragen sich, wie eine Betriebsprüfung im Detail abläuft? Müssen Sie sich hier selbst um irgendwelche Formalitäten kümmern oder läuft alles über die Behörde?

Der Ablauf ist für Sie als Unternehmer grundsätzlich gut geregelt. Eine Prüfung darf nämlich nicht einfach so durchgeführt werden. Sie muss schriftlich angeordnet werden. Meistens ruft der Prüfer vorher an und stimmt den Termin ab.

Bei der Prüfung geht es in der Regel um 3 Kalenderjahre. Sie als Unternehmer erfahren im Vorhinein um welche Jahre es sich handeln wird. Sie bzw. Ihr Steuerberater müssen dem Prüfer die Daten der Finanzbuchhaltung inklusive Abschlussbuchung auf eine CD im GDPdU-Format brennen. Das können die Computer der Finanzbeamten einlesen.

Danach kommt der Prüfer zu Ihnen als Unternehmer oder Ihrem Steuerberater. Nur ganz selten findet die Überprüfung im Amt statt.

Die Dauer einer Prüfung kann zwischen 1 Tag und mehreren Monaten betragen. Der Beamte teilt Ihnen die ersten Ergebnisse oder weitere Fragen nach Abschluss seiner ersten Prüfungsphase mit. Sie haben danach nochmals die Chance einzelne Punkte zu erklären bzw. zu beweisen.

Erst im Anschluss findet der sogenannte Schlussbericht statt. Zu guter Letzt erhalten Sie einen Prüfbericht, der in die verschiedenen Steuerarten unterteilt ist (KSt, GewSt, USt, etc.)

Rechte & Pflichten für Sie als Unternehmer

Wichtig zu wissen ist für Sie, dass Sie kein Auskunftverweigerungsrecht bei einer Prüfung haben. Sie müssen alle Angaben machen und Belege, sowie Dokumente vorlegen. Einzige Ausnahme: Berufsgruppen mit Berufsgeheimnis wie Anwälte, Ärzte, Steuerberater etc.

Ganz wichtig für Sie: Dieser Bericht des Finanzamt-Prüfers ist nicht anfechtbar!

Der Ablauf der Betriebsprüfung in 4 Schritten einfach erklärt

Schritt #1: Die Vorbereitung

Wenn sich ein Betriebsprüfer bei Ihnen im Unternehmen angemeldet hat, sollten Sie Ihre Belege griffbereit halten. Sammeln Sie deshalb alle Rechnungen oder Kontoauszüge zusammen, sodass Sie diese dem Prüfer geordnet übergeben können.

So sichern Sie sich bei Ihrem Prüfer schon mal einen guten ersten Eindruck.

Schritt #2: Die Prüfungshandlung

In diesem Schritt werden alle Belege vom Betriebsprüfer begutachtet. Sie können hier keinen Einfluss ausüben und sind nicht anwesend.

Der Prüfer arbeitet alle Belege durch und schreibt auf, wo seiner Meinung nach gegen Formalismen verstoßen wurde. Außerdem kann er bestimmte Belege oder auch Verträge nachfordern. Sie haben dann die Pflicht, ihm diese Dokumente zukommen zu lassen.

Schritt #3: Die Nachbereitung

Hier wird entschieden, ob der Prüfer mit seiner Rechtsauffassung richtig liegt. Sprich: Es wird entschieden, ob die vom Prüfer angekreideten Verstöße auch tatsächlich so stimmen.

Außerdem wird beschrieben, was Sie gegen diese Verstöße unternehmen sollten, oder ob eine Einigung mit dem Finanzamt möglich ist.

Schritt #4: Die Schlussbesprechung

Hier wird jeder einzelne Punkt und auch das Gesamt-Ergebnis der Prüfung genau durch besprochen. Hier kommt es sehr häufig vor, dass man wichtige Einigungen mit dem Prüfer erzielen kann.

Eine Einigung könnte beispielsweise sein: Sie verpflichten sich, in Zukunft die Bestimmungen genau einzuhalten. Im Gegenzug verzichtet der Betriebsprüfer auch steuerliche Nachforderungen.

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Das Prüfungsverhalten bis 2005

Hat sich das Prüfungsverhalten bei der Betriebsprüfung über die Jahre geändert? Viele Unternehmer sind bei der Betriebsprüfung unsicher und wissen nicht genau, was eigentlich geprüft wird. Ein Grund dafür könnte sein, dass sich das Prüfungsverhalten des Finanzamts über die Jahre geändert hat. Heute wird beispielsweise anders geprüft, als noch vor 10 oder 20 Jahren.

Nachfolgend erkläre ich Ihnen deshalb, wie die Behörde bis 2005 bei einer Betriebsprüfung vorgegangen ist.

Was wurde bis 2005 bei der Betriebsprüfung genau geprüft?

1. Belege: Hier wurde geprüft, ob die Formalien auf dem Beleg erfüllt wurden.

2. Verträge: Ähnlich wie bei den Belegen wurde auch bei den Verträgen geprüft, ob Formvorschriften eingehalten wurden.

3. Verdeckte Gewinnausschüttungen: Bei GmbHs ging es auch sehr stark darum, ob eine verdeckte Gewinnausschüttung vorliegt.

Bei einer verdeckten Gewinnausschüttung werden Unternehmensgewinne falsch verwendet. Das ist strafbar und kann Sie schlimmstenfalls ins Gefängnis bringen. Eine verdeckte Gewinnausschüttung muss nicht immer vorsätzlich sein, sondern kann schnell auch unabsichtlich passieren.

Mehr zur verdeckten Gewinnausschüttung können Sie in diesem ausführlichen Blogbeitrag nachlesen: Verdeckte Gewinnausschüttung: So machen sich Gesellschaften und Gesellschafter strafbar

Mehr als diese 3 Punkte wurde allerdings nicht geprüft.

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Das Prüfungsverhalten ab 2006

Wird bei Betriebsprüfungen immer noch alles von Hand geprüft oder kommt auch hier schon künstliche Intelligenz zum Einsatz? Diese Frage interessiert Unternehmer aus meiner Erfahrung als Steuerberater in Hamburg besonders. Tatsächlich verwendet das Finanzamt seit 2006 ein Programm, dass viele Aufgaben bei der Steuerprüfung übernimmt. Was sich bei der Steuerprüfung ab 2006 genau geändert hat, erfahren Sie im Anschluss.

Wie hat sich das Prüfungsverhalten der Behörde ab 2006 verändert?

Bis 2005 wurden alle Belege, Verträge oder andere Dokumente immer einzeln von Hand geprüft. 2006 hat sich das geändert. In diesem Jahr wurde nämlich das Programm IDEA beim Finanzamt eingeführt. Durch den Einsatz dieses Programms muss seit dem nicht mehr jeder Beleg vom Prüfer einzeln begutachtet werden.

Das Programm sieht alle Belege automatisch durch und schlägt erst Alarm, wenn eine Unauffälligkeit erkannt wurde. Dann nimmt der Prüfer diesen Beleg und schaut ihn sich genau an. So spart man bei der Betriebsprüfung Zeit und der Sachverständige prüft nur Belege, wo mit hoher Wahrscheinlichkeit Formvorschriften nicht eingehalten wurden.

Was noch dazukommt: IDEA wurde über die Jahre immer besser. Denn durch mehr Daten kann das Programm noch genauer vorhersagen, welche Belege noch mal von einem Menschen geprüft werden sollten. Über die Jahre wurde deshalb immer mehr bei der Steuerprüfung automatisiert.

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Das Prüfungsverhalten ab 2018

Wie läuft heutzutage eine Betriebsprüfung in Deutschland ab? Hat sich in den letzten Jahren hier etwas geändert? Häufig werde ich in meinem Alltag von Unternehmern nach den aktuellen Bestimmungen bei Betriebsprüfungen gefragt. Tatsächlich haben sich seit 2018 2 entscheidende Punkte bei der Betriebsprüfung geändert. Welche das sind und welche Auswirkungen das für Sie hat, erfahren Sie nachfolgend.

Diese 2 Punkte haben sich ab 2018 für Unternehmen bei der Betriebsprüfung geändert

1. Kassenbuchnachschau

Eine Kassenbuchnachschau ist eigentlich eine eigene “Mini”-Betriebsprüfung. Dabei wird geprüft, ob der Kassenbericht genau den Saldo ausweist, den Sie in Ihrer Kasse haben. Das muss Cent-genau übereinstimmen.

Sobald Sie eine Kasse haben, müssen Sie auch einen Kassenbericht führen. Dieser Bericht kann dann jederzeit vom Finanzamt geprüft werden. Das ist vor allem für Geschäfte wichtig. Denn hier hat man in der Regel eine Kasse mit hohen Bar-Umsätzen. Der Betriebsprüfer kann Sie also anrufen und bereits eine Stunde danach vor Ihrer Tür stehen und eine Kontrolle durchführen.

Weicht dann der Kassenbericht vom wirklichen Saldo Ihrer Kasse ab, werden Umsätze vom Steuerprüfer dazu geschätzt. Das kostet Sie also zusätzliche Steuern. Außerdem kann in gravierenden Fällen auch noch ein Strafverfahren gegen Sie eingeleitet werden.

2. Elektronische Auswertung aller Daten

Bei der Kassenbuchnachschau werden alle Daten auch elektronisch geprüft. Ihre Aufschlagssätze werden automatisch berechnet und mit den durchschnittlichen Aufschlagssätzen in Ihrer Branche verglichen. Heißt für Sie: Schummeln Sie im Kassenbuch bei den Aufschlagssätzen, werden Sie sofort ertappt.

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Künftige Betriebsprüfungen

Wie wird die Betriebsprüfung in Zukunft aussehen? Nach dem aktuellen Prüfungsverhalten der Behörde, ist diese Frage die zweithäufigste, die mir beim Thema Betriebsprüfung gestellt wird. Anschließend versuche ich für Sie in die “Glaskugel” zu schauen und Ihnen einige Möglichkeiten über zukünftige Änderungen aufzuzeigen.

Noch schneller und digitaler: So wird eine Betriebsprüfung in einigen Jahren ablaufen

Keine Belegprüfung vom Betriebsprüfer: Das wird in Zukunft zu 100% automatisiert ablaufen und der Prüfer wird nur noch in Sonderfällen die Belege per Hand kontrollieren.

Prüfung Ihres Internen Kontrollsystems (kurz IKS): Um die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung zu erfüllen, benötigen Sie ein IKS. Detailliertere Informationen zum IKS und worauf Sie hier achten müssen, finden Sie hier: Die Bedeutung eines internen Kontrollsystem (IKS) für Unternehmen – inkl. Video

Kassenbuchnachschau wird vermehrt eingesetzt werden: Hier kann von der Behörde relativ schnell geprüft werden, ob der Kassenbestand mit dem Kassenbericht übereinstimmt. Diese Prüfung ist relativ schnell erledigt und kommt es hier zu Abweichungen, bekommen Sie eine Strafe.

Sie müssen schneller auf die Forderungen der Behörde reagieren: Werden Sie dazu aufgefordert, ein Internes Kontrollsystem (IKS) oder Ihr Kassenbuch einzureichen, müssen Sie in Zukunft noch schneller reagieren. Können Sie diese Dinge nicht innerhalb kürzester Zeit nachreichen, wird das finanzielle Konsequenzen für Sie haben.

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So sind Sie in Zukunft gut auf Betriebsprüfungen vorbereitet

Kontrollieren Sie immer, ob Ihr Kassenbestand mit Ihrem Kassenbericht übereinstimmt: Falls ein Betriebsprüfer unangekündigt bei Ihnen “vorbeischaut”, kann er innerhalb kurzer Zeit eine Kassenbuchnachschau durchführen. Stimmt dann der Bestand nicht mit Ihrem Bericht überein, werden Sie sofort gestraft.

Auch wenn Sie schummeln, werden Sie vermutlich auffliegen. Die Software der Behörde prüft nämlich automatisch, ob Ihre angegebenen Aufschläge branchenüblich sind.

Investieren Sie in ein Internes Kontrollsystem (kurz IKS) und ein Tax CMS: Diese 2 Kontrollsysteme gehören zum Grundsatz ordnungsmäßiger Buchführung und jeder Unternehmer muss vorweisen können, dass er diese beiden Systeme verwendet.

Achten Sie darauf, dass Ihre Verträge “sauber” aufgesetzt werden: Mithilfe einer neuen Software können Ihre Verträge automatisiert vom Finanzamt geprüft werden. Es kann also innerhalb weniger Minuten geprüft werden, ob die Verträge rechtlich stimmen und ob die richtigen steuerlichen Folgen gezogen wurden.

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Was ändert sich durch die Digitalisierung?

Dank der Digitalisierung sind die Belege für den Prüfer schon vorher aufbereitet. Ich selbst hatte Ende 2017 eine Prüfung. Meiner Prüferin habe ich ein Notebook zur Verfügung gestellt und sie wenige Minuten eingeschult. Danach konnte Sie sekundenschnell alle Belege zu allen Buchungen finden.

Was sie brauchte, hat sie sich einfach per Mail ins Amt geschickt. Der Aufwand für Sie als Unternehmer und gleichzeitig auch für den Prüfer sinkt durch die Digitalisierung um 70%. Anstatt 36 Monatsordner für 3 Jahre an abgelegten Papier-Belegen zu durchsuchen, müssen nur noch Schlagworte oder Buchungen im System gefunden werden.

Fazit: Ich habe es selbst vorgemacht – ohne Vorbereitung in 2 Tagen durch die Prüfung

Ich habe mein eigenes Unternehmen zu 100 % digitalisiert. Seit 2014 arbeite ich mit meinen Mitarbeitern zu 100% papierlos. Ende 2017 habe ich die Prüfung mit der Digitalisierung selbst erlebt: Was früher mehr als 1 Woche in Anspruch genommen hätte, war in 2 Tagen erledigt.

Dafür hatte ich im Gegensatz zu früher nicht eine einzige Minute Vorbereitungszeit aufzuwenden. Alles, was ich tat, war der Prüferin ein Notebook zur Verfügung zu stellen und sie kurz in unser Suchsystem einzuweisen. Nur wenige Minuten Aufwand für mich selbst, stehen dank der Digitalisierung einem mehrtägigen oder für viele Unternehmer sogar mehrwöchigen bis mehrmonatigen “Steuerkrampf” gegenüber.

Seit mehr als 7 Jahren biete ich die Planung und Umsetzung der Digitalisierung inklusive Tax CMS meinen Kunden an. Und seit mehr als 7 Jahren ernte ich Dank und Begeisterung. Der Vorteil für Sie als Unternehmer liegt klar auf der Hand: Sie sparen sich massiv Zeit und finanzielle Ressourcen, um den Weg in die Digitalisierung gehen zu können.

Sie haben weitere Fragen zur Betriebsprüfung oder zur Digitalisierung?

Diese Informationen waren Ihnen nicht detailliert genug und Sie hätten gerne konkrete Informationen, was eine Betriebsprüfung für Ihr Unternehmen bedeuten kann? Oder wie Sie die Digitalisierung bei Ihnen einführen können und welche Vorteile (Steigerung des Unternehmenswert, mehr Kreditwürdigkeit etc.) Ihnen die Digitalisierung bringen kann? Gerne können Sie mich in meiner Steuerberatungskanzlei in Hamburg aufsuchen. Als langjähriger Steuerberater in Hamburg kann ich Ihnen zeigen, wie Sie sich am besten auf eine Betriebsprüfung vorbereiten.

Für ein persönliches Gespräch können Sie mich außerdem jederzeit via Telefon (+49 40 44 33 11), E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) erreichen.

Herzlichst,
Ihr Thomas Breit

Steuerfahndung: Wieso Sie dank Digitalisierung weniger befürchten müssen!

Sie haben von der Steuerfahndung eine Ladung zur Anhörung erhalten und fragen sich, wie das sein kann? Sie haben doch immer alles korrekt angegeben – und nun das! Der Drang ist groß, sich für diesen Vorwurf zu rechtfertigen. Doch ist das immer die beste Lösung? Denn einmal gemachte Aussagen sind kaum revidierbar und können viele negative rechtliche Folgen nach sich ziehen.

Wie Sie sich im Falle einer Steuerfahndung am besten verhalten und worauf Sie achten sollten, habe ich für Sie in diesem Beitrag zusammengefasst. Zudem erhalten Sie einen kleinen Einblick, wie das Ganze überhaupt abläuft und wie Sie der Schritt zur Digitalisierung davor bewahren kann.

Dieser Beitrag wurde am 19. Juli 2022 aktualisiert.

Steuerfahndung & Bußgeld- und Strafsachenstelle – was ist was?

Die Steuerfahndung (= kurz Steufa) ist eine Ermittlungsebene des Finanzamts. Grundsätzlich leitet die Bußgeld- und Strafsachenstelle (= kurz BuStra) die Ermittlungen im Steuerstrafverfahren. Sie übernimmt sozusagen die Rolle der Staatsanwaltschaft. Die Steuerfahndung hingegen tritt nur vor Ort und erst dann auf, wenn sich der Verdacht auf eine Steuerstraftat bestätigt hat.

Im Steuerstrafverfahren untersucht die BuStra, ob Steuerpflichtige aufgrund einer begangenen Steuerstraftat zu bestrafen sind. Die bekannteste Steuerstraftat ist die Steuerhinterziehung.

Liegt ein Verdacht auf Steuerhinterziehung vor, muss die BuStra diesem nachgehen. Dazu ist diese gesetzlich verpflichtet. Solch ein Verdacht wird in der Regel anonym ausgesprochen. Personen, die für das Anschwärzen verantwortlich sein könnten, sind meistens: Neidische Freunde, die eigene Freundin/der eigene Freund oder frühere Mitarbeiter.

In diesen zwei Phasen läuft ein Steuerstrafverfahren ab

Das Steuerstrafverfahren kann grob in zwei Phasen gegliedert werden:

1. Das Ermittlungsverfahren (= Anhörung)

2. Die Anklage

Das Ermittlungsverfahren

Wenn bei Ihnen der Verdacht auf eine Steuerstraftat vorliegt, erhalten Sie als Erstes ein Schreiben der BuStra.

Achtung: Es wird nicht bekanntgegeben, was genau die BuStra gegen Sie in der Hand hat. Daher sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater entscheiden, ob Sie dazu Stellung nehmen und die Vorwürfe bei einer Anhörung widerlegen wollen.

Nach Erhalt des Schreibens haben Sie 2 Wochen Zeit: In diesem Zeitraum müssen Sie angeben, ob Sie sich verteidigen möchten. Ihre Verteidigungsstrategie muss zu diesem Zeitpunkt bereits ausgearbeitet sein. Danach stehen Ihnen für die Stellungnahme 2 weitere Wochen zur Verfügung.

Das Verfahren kann bereits nach der Stellungnahme und noch vor einer möglichen Anklage aus 3 Gründen eingestellt werden:

Nach §170, Absatz 2 (Strafprozessordnung) wird das Verfahren eingestellt, weil kein begründeter Tatverdacht besteht. Das bedeutet: Der Verdacht gegen Sie hat sich nicht bestätigt oder er konnte widerlegt werden. Quelle: https://dejure.org/gesetze/StPO/170.html, 19.07.2022.
Nach §153 (Strafprozessordnung) wird bei Geringfügigkeit von einer Verfolgung abgesehen. Das heißt: Ihnen wurde die Tat nachgewiesen. Jedoch ist Ihre Schuld so gering, dass kein öffentliches Interesse an einer Strafverfolgung besteht. Somit wird das Verfahren eingestellt. Quelle: https://dejure.org/gesetze/StPO/153.html, 19.07.2022.
Nach § 153a (Strafprozessordnung) kann das Verfahren eingestellt werden, wenn Sie z.B. einen bestimmten Geldbetrag zahlen. Ihr Steuerberater kann mit der BuStra telefonisch eine Geldauflage vereinbaren, die Sie bezahlen. Dafür wird das Verfahren eingestellt. Quelle: https://dejure.org/gesetze/StPO/153a.html, 19.07.2022.

Die Anklage

Hat sich im Ermittlungsverfahren der Verdacht auf eine Steuerstraftat bestätigt und es liegen klare Beweise vor, kommt es zur Anklage. Im Fall einer Anklage erfolgen mündliche Hauptverhandlungen, die öffentlich sind. Das Gericht wird Beweise erheben und kann zudem Zeugen vernehmen.

Je nach Ergebnis, endet die Verhandlung mit der:

… Einstellung des Verfahrens
… Freisprechung des Angeklagten
… Verurteilung zu einer Freiheits- oder Geldstrafe

Ablauf Steuerstrafverfahren – Unschuldig vs. Schuldig

Anhand zweier Beispiele möchte ich Ihnen anschaulich erklären, wie ein Steuerstrafverfahren im Detail ablaufen kann:

Fall 1: Sie haben keine Steuern hinterzogen

Nachdem Sie den Brief der BuStra erhalten und sich mit Ihrem Steuerberater in Verbindung gesetzt haben, beantragt dieser die sofortige Akteneinsicht. Er bekommt die Akte zugeschickt und scannt sie ein. Seine Aufgabe besteht darin, die Ihnen zur Last gelegte Schuld mit Argumenten zu entkräften. Dazu wird er sich Ihre Akte im Detail anschauen und Ihnen Fragen stellen.

Innerhalb der 4-wöchigen Frist setzt er sich mit der BuStra in Verbindung und äußert sich in Form der Anhörung zu den Vorwürfen. Bis Sie eine Antwort seitens der Steuerfahndung erhalten, können zwei Monate vergehen.

Diese Zeit kann sehr belastend sein, sowohl für Sie als auch Ihren Steuerberater. Daher sollte sich Ihr Steuerberater viel Zeit für Sie nehmen. Auch Empathie und Engagement sind in dieser Situation wichtige Stichworte. Ihr Steuerberater sollte sich gut in Ihre Lage versetzen können und Sie ermutigen.

Ich z.B. stehe meinen Mandanten im Strafverfahren rund um die Uhr zur Seite. Sie können mich jederzeit – auch nachts – telefonisch erreichen.

Konnte Ihr Steuerberater ihre Unschuld beweisen, erhalten Sie ein Schreiben der BuStra mit den Worten: Das Verfahren wird eingestellt, weil kein begründeter Tatverdacht vorliegt.

Fall 2: Sie haben Steuern hinterzogen

Der prozessuale Ablauf gleicht dem von Fall 1. Ihr Steuerberater erhält Einsicht in Ihre Akte und überprüft, ob ein Verschulden vorliegt. Wenn er es nicht entkräften kann, dann erfolgt die Anklage und Sie müssen vor Gericht oder das Verfahren wird wegen Minderhaftigkeit eingestellt. Sie bezahlen, wie oben beschrieben, die vereinbarte Geldauflage und der Fall ist erledigt.

Steuerfahndung im Haus – darauf sollten Sie achten!

Sobald die Steuerfahnder vor der Tür stehen, haben Sie auch wirklich Steuern hinterzogen. Die Steuerfahndung kommt nämlich nur, wenn diese gegen Sie hieb- und stichfeste Beweise vorliegen hat. Die Steuerfahnder, die sich als solche ausweisen müssen, werden Ihnen einen richterlichen Hausdurchsuchungsbefehl vorlegen. Begleitet werden sie meistens von zwei Polizisten.

Achtung: Der Staatsanwalt muss Ihnen Ihre Rechte vorlegen. Das heißt: Er muss Sie vor der Hausdurchsuchung schriftlich darüber aufklären, dass gegen Sie ein Strafverfahren läuft und Sie Ihre Aussage verweigern können.

Zudem muss er Ihnen die rechtlichen Folgen aufzeigen, die Ihre Aussage haben könnte. Sie bestätigen dann mit Ihrer Unterschrift, dass Sie davon Kenntnis genommen haben.

Doch wie reagiert man nun am besten, wenn die Steuerfahnder erstmal im Haus sind? Ich empfehle Ihnen, sich an folgende 3 Punkte zu halten:

Schweigen ist Gold: Sie müssen sich nicht selbst belasten! Besser für Sie ist es, nichts zu sagen.
Steuerberater anrufen: Rufen Sie sofort Ihren Steuerberater an und lassen Ihn alles Weitere klären.
Kooperation: Wenn die Steuerfahndung Einsicht in bestimmte Ordner, etc. nehmen möchte, gewähren Sie Ihnen diese.

Nachdem Ihr Privatbesitz auf den Kopf gestellt wurde, sucht die Steuerfahndung in der Regel auch Ihren Steuerberater und Ihre Bank auf. Sie hat das Recht, dort ebenfalls Unterlagen zu beschlagnahmen. Um in diese missliche Lage erst gar nicht zu kommen, rate ich Ihnen zur Digitalisierung.

Info am Rande: Die Steuerfahndung darf eine Wohnung im Regelfall nur tagsüber durchsuchen. Das bedeutet von 1. April – 30. September zwischen 4 Uhr morgens und 21 Uhr abends und von 1. Oktober – 31. März zwischen 6 Uhr morgens und 21 Uhr abends. Ausnahmen gibt es allerdings auch hier. Beispielsweise, wenn “Gefahr in Verzug” besteht.

Steuerfahndung? Kein Problem dank Digitalisierung!

Wussten Sie: Dank Digitalisierung müssen Sie keinen Ärger bei einer Steuerfahndung befürchten! Bei der Digitalisierung sind Sie nämlich verpflichtet, ein internes Kontrollsystem (= kurz IKS) zu führen. Das heißt: Es wird alles genau dokumentiert.

Bei einer Korrektur ohne IKS: Ist es möglich Dinge zu korrigieren, die Sie nicht widerlegen können. Jedoch wird dies so bewertet, als würden Sie eine versuchte Steuerhinterziehung rückgängig machen!

Durch die IKS und die Dokumentation können Sie nun zeigen, dass Sie steuerehrlich verfahren hätten wollen. Somit können Sie beweisen, dass es sich nur um eine Korrektur und keinen Fehler Ihrerseits gehandelt hat.

Mehr zum Thema IKS und / oder TAX CMS erfahren Sie in den folgenden beiden Beiträgen:

Fazit: Dank Digitalisierung kein Ärger mit der Steuerfahndung

Wie Sie in diesem Beitrag gesehen haben, ist die Angst vor der Steuerfahndung unbegründet. Denn Sie tritt erst in Erscheinung, wenn sich der Verdacht gegen Sie bestätigt hat.

Wenn Sie auf Digitalisierung setzen, haben Sie noch weniger zu befürchten: Denn die Dokumentation Ihrer steuerlichen Prozesse ermöglicht ein genaues Nachvollziehen. Sie können stets leicht beweisen, dass Sie steuerehrlich gehandelt haben. Sollten Sie doch unverschuldet angeschwärzt worden sein, setzen Sie sich mit Ihrem Steuerberater zusammen. Entscheiden Sie gemeinsam, wie strategisch am besten vorzugehen ist.

Bei kleinen Geldbeträgen empfiehlt es sich viel mehr, auf eine Anhörung zu verzichten und eine bestimmte Geldauflage mit der Bußgeld- und Strafsachenstelle zu vereinbaren. Dann wird das Verfahren gegen Sie eingestellt und Sie sparen sich im Endeffekt viel Bearbeitungskosten seitens Ihres Steuerberaters.

Sie haben weitere Fragen zum Thema Steuerfahndung oder Steuerstrafverfahren?

Haben Sie weiterführende Fragen zum Thema Steuerstrafverfahren, Steuerfahndung oder Interne Kontrollsysteme, dann wenden Sie sich gerne an uns. Wir von der Steuerberatung Thomas Breit sind unter anderem auf IKS und Tax CMS spezialisiert. Sie können mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 33 11), via E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de) oder über das Kontaktformular kontaktieren. Vereinbaren Sie einfach einen kostenlosen Gesprächstermin mit mir oder einem meiner Experten.

Herzlichst,
Ihr Thomas Breit

Foto: © ellisia – fotolia.com

Zitatgeber: Thomas Breit im Foyer von Software-Partner Agenda

Wenn Sie meinen Blog verfolgen, wissen Sie, dass ich in meiner Steuerberatungskanzlei die Software von Agenda verwende und ein Fan der Produkte bin. Ich habe bereits in mehreren Interviews über meine Zusammenarbeit mit den Softwareentwicklern gesprochen und war auch schon für Interviews in der Firma vor Ort.

Ab Juni 2022 sehen Sie mich nun als Testimonial im Foyer von Agenda.

Zitatgeber für den Langzeitpartner

Im Jahr 2011 konnte ich dank der Agenda-Softwarelösungen mein komplettes Unternehmen digitalisieren. Seither arbeiten wir in unserem Büro papierlos – ohne Drucker, Fax und Zettelchaos. Die digitale Arbeitsweise ist nicht unternehmensintern, sondern auch für unsere Kunden ein Vorteil.

All unsere Prozesse können digital abgewickelt werden: Unterschriften, Dokumentationen usw. Die Firma Agenda ist an der Digitalisierung der Steuerberatung Breit und dem darauf resultierenden Erfolg maßgeblich beteiligt.

Basierend auf der erfolgreichen und langjährigen Zusammenarbeit, war ich mittlerweile für Interviews bei Agenda in Rosenheim zu Gast und werde immer wieder um Bewertungen und Zitate gebeten. Darüber freue ich mich sehr.

Im Mai erhielt ich eine Anfrage von Agenda: Im Zuge der Neugestaltung des Firmensitzes soll eines meiner Zitate auf dem Bildschirm im Foyer ausgespielt werden. Da musste ich nicht lange überlegen und stimmte natürlich gerne zu!

Ich freue mich sehr darauf, Sie künftig im Agenda-Foyer „begrüßen zu dürfen“!

Falls Sie mehr über den Ausflug oder die Kooperation mit Agenda lesen möchten, empfehle ich Ihnen diese Beiträge zu lesen:

Software-Partner Agenda berichtet über Steuerberatung Breit: https://www.steuerberatung-breit.de/software-partner-agenda-berichtet-ueber-steuerberatung-breit/
Ausflug zu unserem Langzeitpartner Agenda: https://www.steuerberatung-breit.de/wir-waren-bei-unserem-langzeit-partner-agenda/
Thomas Breit als Vorreiter der digitalen Welt – Mein Interview mit Agenda: https://www.steuerberatung-breit.de/thomas-breit-als-vorreiter-der-digitalen-welt-mein-interview-mit-agenda/

Sie haben Fragen an zu meinen Erfahrungen mit Agenda oder meinen Diensten als Steuerberater in Hamburg?

Wenn Sie sich über den Einsatz der Agenda Software in unserem Unternehmen erkundigen wollen oder noch Fragen zu Themen rund um die Steuerberatung haben, zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren. Mein Team und ich stehen Ihnen bei Fragen jederzeit gerne zur Verfügung.

Sie erreichen uns per Telefon (+49 40 44 33 11), E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de), Kontaktformular oder persönlich in unserer Steuerberatungskanzlei in Hamburg.

Herzlichst

Ihr Thomas Breit

Förderungen, schnellere Kredite & Co.: 4 Gründe warum digitale Unternehmen besser durch die Corona-Krise kommen

Wegen der Lockdown-Maßnahmen der deutschen Bundesregierung haben Sie mit massiven Umsatzeinbrüchen zu kämpfen oder mussten Ihren Betrieb überhaupt ganz schließen?

Die versprochenen Hilfsmaßnahmen kommen nur schleppend bei Ihnen an und Sie müssen sich schon wochenlang förmlich durch ein bürokratisches Dickicht “durchkämpfen”?

So geht es momentan fast allen Unternehmern in Deutschland. Als Steuerberater in Hamburg berate auch ich täglich Mandanten bei Steuerstundungen, Förderanträgen, Krediten oder anderen Maßnahmen.

Meine Erfahrung hat gezeigt: Auch wenn alle Unternehmen betroffen sind, gibt es dennoch gewisse Betriebe, die besser durch die aktuelle Krise kommen als andere.

Neben einer “gesunden” finanziellen Basis ist hier die Digitalisierung einer der entscheidenden Vorteile.

Konkret haben digitalisierte Unternehmen 4 Vorteile, die sie vor allem jetzt in der Corona-Krise wettbewerbsfähiger als die Konkurrenz machen.

Doch was sind diese Vorteile? Und: Lohnt sich die Digitalisierung überhaupt finanziell oder handelt es sich dabei nur um einen modischen Marketing-Slogan?

Diese und weitere Fragen zum Thema Digitalisierung möchte ich Ihnen in diesem Spezial-Artikel zur Corona-Krise beantworten. Außerdem erfahren Sie, was mit dem Begriff “Digitalisierung” eigentlich genau gemeint.

Was genau ist mit “Digitalisierung” gemeint?

Als Digitalisierung bezeichnet man bezeichnet man den schrittweisen Übergang von analoger Arbeit mit Zettel und Stift zur elektronischen Arbeit mit dem Computer. Das heißt: Aufgaben, die früher von Hand erledigt wurden, werden jetzt per Computer ausgeführt.

Oft ist die Digitalisierung auch mit einer (zumindest teilweisen) Automatisierung verbunden.

Ein gutes praktisches Beispiel ist hier das Mahnwesen:

Bei Zahlungsverzug mussten früher alle Mahnungen mit der Schreibmaschine abgetippt und mit der Post verschickt werden. Damit auch keine Mahnung vergessen wurde, musste eine Verwaltungskraft in regelmäßigen Abständen alle Forderungen kontrollieren und die Zahlungseingänge prüfen.

In einem digitalisierten Unternehmen werden heutzutage alle Mahnungen automatisch erstellt und können einfach per Knopfdruck verschickt werden. Ein elektronisches System macht Sie automatisch darauf aufmerksam, wenn ein Kunde in Zahlungsverzug kommt und es kann keine Forderung mehr übersehen werden.

Das Resultat: Sie erhalten Ihre Rechnungsbeträge schneller, zuverlässiger und sparen noch dazu Arbeitskräfte in der Verwaltung ein.

Dieses Beispiel lässt sich auch auf andere Bereiche, wie etwa Steuerzahlungen, Arbeitsabläufe oder Waren-Einkäufe umlegen.

Wie profitieren Sie als Unternehmer jetzt konkret durch die Digitalisierung?

1. Einfachere Kommunikation und schnellere Kredite von Banken

Um mit geringen Umsätzen zahlungsfähig zu bleiben sind viele Unternehmen auf Kredite angewiesen. Auch wenn der Zugang zu diesen Krediten jetzt stark vereinfacht wurde, müssen dennoch gewisse Formvorschriften eingehalten werden.

Als digitales Unternehmen können Sie alle Unterlagen per Knopfdruck sofort an die Bank schicken und bekommen so schneller den benötigten Kredit.

2. Schnellere Förderungen von BAFA, IFB & Co.

Ähnlich wie bei den Krediten verhält es sich auch bei Förderungen. Sie haben alle Dokumente sofort beisammen und können Ihren Förderantrag schneller einbringen.

Außerdem können Sie Korrekturen oder fehlende Angaben einfacher ergänzen und erhalten Ihr Geld schneller.

3. Unkompliziertes Arbeiten im Home-Office

Ist Ihre Buchhaltung, Ihr Mahnwesen oder Ihr Zahlungsverkehr digitalisiert, können Ihre Mitarbeiter einfacher von zuhause aus arbeiten.

Sie können alle Belege oder Rechnungen elektronisch an Ihren Steuerberater senden.

4. Niedrige Verwaltungskosten schonen die Finanzen

Digitalisierte Unternehmen sparen im Schnitt 40-60% der Personalkosten in der Verwaltung ein. Gerade in einer wirtschaftlich schwierigen Situation verschafft Ihnen das zusätzliche “Luft” und Sie können Ihre Kosten besser kontrollieren.

Fazit: Corona-Krise als Digitalisierungs-Weckruf für deutsche Unternehmen

Als digitalisiertes Unternehmen profitieren Sie jetzt gerade von 4 wichtigen Vorteilen: Sie kommen schneller an Kredite und Förderungen, Ihre Mitarbeiter können effektiver im Home-Office arbeiten und Ihre niedrigen Verwaltungskosten senken Ihre Fixkosten.

Leider ist die Digitalisierung aber in vielen deutschen Unternehmen noch immer nicht angekommen. Viele Unternehmer kennen zwar die zahlreichen Vorteile, sind aber trotzdem von der langen Umsetzungsdauer und dem Zeitaufwand abgeschreckt.

Da ist auch etwas Wahres dran: Die Digitalisierung lässt sich in keinem Unternehmen über Nacht einführen. Bis alle Prozesse, der gesamte Zahlungsverkehr und das Forderungsmanagement digitalisiert sind, dauert es in der Regel einige Monate.

Aber meine Erfahrung hat gezeigt, dass Unternehmen langfristig davon profitieren und Personalkosten in der Verwaltung um 40-60% senken können.

Sie haben weitere Fragen?

Wenn Sie noch mehr Fragen zur Digitalisierung haben, können Sie mich gerne in meiner Steuerberatungskanzlei aufsuchen.

Als langjähriger Steuerberater in Hamburg habe ich mich unter anderem auf die digitale Automatisierung des Zahlungsverkehrs, des Mahnwesens und anderer Verwaltungsarbeiten spezialisiert.

Für ein persönliches Gespräch können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 443311), E-Mail (anfrage@stb-breit.de) oder meinem Kontaktformular (hier klicken!) erreichen.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

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Geballtes Wissen für Unternehmer (Teil 3): Meine besten 4 Digitalisierungs-Beiträge aus dem letzten Jahr

Verwenden Sie in Ihrem Unternehmen bereits in Tax CMS, ein internes Kontrollsystem (kurz IKS) oder ein E-Rechnungs-Programm?

Damit sind Sie nicht alleine. Viele Unternehmer sind grundsätzlich an diesen digitalen “Helfern” interessiert, schrecken aber aus Angst vor einer komplizierten, monatelangen Umsetzung vor der Einführung zurück.

Als Steuerberater in Hamburg habe ich mich unter anderem darauf spezialisiert, Unternehmen bei der Digitalisierung zu begleiten. Im Zuge dieser Arbeit habe ich bemerkt, dass noch immer sehr viele Mythen im Bereich der Digitalisierung “umhergeistern”.

Hier auf diesem Blog möchte ich diese Mythen mit umfangreichen Beiträgen widerlegen und Ihnen zeigen, dass viele Digitalisierungs-Ängste von Unternehmern unbegründet sind.

Die 4 besten Beiträge zum Thema Digitalisierung aus dem Jahr 2019 habe ich für Sie in diesem Beitrag übersichtlich zusammengefasst. Sie finden kurze Beschreibungen und weiterführende Links zu den ausführlichen Beiträgen.

Platz 4: Digitale Buchführung: So fangen Sie an

Sie möchten der unübersichtlichen Zettelwirtschaft bei Ihrer Buchhaltung den Kampf ansagen und ab jetzt so viel wie möglich online erledigen? Gleichzeitig wissen Sie aber nicht so wirklich, wie Sie mit der Digitalisierung beginnen sollen?

So geht es wahrscheinlich vielen Unternehmern in Deutschland. Die Flut an Belegen, Rechnungen und sonstigen Zetteln geht vermutlich jedem Inhaber einer kleinen Firma auf die Nerven.

Auch viele meiner Mandaten möchten das gerne ändern und auf eine digitale Buchführung umsteigen. Hier beginnen dann aber meistens die Unsicherheiten: “Wie fange ich mit der Digitalisierung an?” und “Welches Equipment benötige ich dazu?”, sind nur ein paar der Fragen, die mir oft gestellt werden.

Als Hilfestellung habe ich für Sie deshalb einen detaillierten Blogbeitrag über den idealen Einstieg in die digitale Buchführung verfasst.

Sie erfahren, welches Equipment Sie benötigen und wie Sie konkret von einer digitalisierten Buchhaltung profitieren.

Klicken Sie hier, um zum Beitrag zu gelangen: https://www.steuerberatung-breit.de/digitale-buchfuehrung-so-fangen-sie-an/

Platz 3: Papierloses Büro: So steigern Sie Ihren Unternehmenswert

Wissen Sie eigentlich, wie viel Zeit Sie jeden Monat damit verbringen, Rechnungen auszudrucken, zu verschicken und richtig einzusortieren?

Mit Sicherheit 5 bis 6 Stunden pro Monat. Und was noch dazukommt: Erhalten Sie eine Zahlung nicht fristgerecht, müssen Sie die Rechnung mühsam heraussuchen und danach eine Mahnung schreiben. Auch diese Mahnung müssen Sie ausdrucken und per Post verschicken.

All diese Arbeitsschritte kosten Sie vor allem eins: Zeit. Ihre eigentliche Arbeit kommt dabei vielleicht zu kurz.

Stellen Sie Ihre Rechnungslegung allerdings auf E-Rechnungen um, sparen Sie bei diesen klassischen “Zeitfressern”. Haben Sie erst eine Vorlage erstellt, müssen Sie nur noch die entsprechenden Daten einfügen und können die Rechnung einfach per Knopfdruck an Ihren Kunden schicken.

Ist Ihr elektronisches Rechnungsprogramm zusätzlich mit Ihrer Buchführungs-Software verknüpft, können Sie den Rechnungslegungs- sowie den Mahnprozess fast vollständig automatisieren.

Wie Sie bei der Umstellung auf eine E-Rechnung im Detail vorgehen und mit wie viel Zeitaufwand Sie hier rechnen müssen, erkläre ich Ihnen in meinem umfassenden Blogbeitrag zum Thema E-Rechnung. Klicken Sie hier, um zu diesem Beitrag zu gelangen: https://www.steuerberatung-breit.de/papierloses-buero/

Platz 2: Kundendaten digitalisieren: Diese 3 Vorteile und Risiken beschert es beim Unternehmensverkauf

Wussten Sie, dass die Digitalisierung beim Unternehmensverkauf nicht nur Vorteile bietet, sondern auch mit Risiken verbunden ist?

Als Steuerberater in Hamburg fallen mir vor allem folgende 3 häufige Risiken immer wieder auf:

Ihre Daten wurden nicht DSGVO-konform gespeichert
Sie haben keinen Datenschutzbeauftragten
Sie haben sich vertraglich schlecht abgesichert

Aber keine Sorge: Mit der richtigen Vorbereitung können Sie diese 3 Risiken relativ einfach beseitigen.

Wie Sie hier im Detail vorgehen und worauf Sie achten müssen, erkläre ich Ihnen leicht verständlich in diesem Blogbeitrag: https://www.steuerberatung-breit.de/kundendaten-digitalisieren/

Platz 1: Digitalisierung für KMU: Ihre Vorteile & 8 konkrete Umsetzungs-Tipps

Planen Sie, Ihr Unternehmen in den nächsten 5 bis 10 Jahren an eines Ihrer Kinder oder einen anderen Nachfolger zu übergeben?

Haben Sie schon mit den Unternehmensnachfolge-Planungen begonnen? Nein?

Dann sollten Sie schleunigst damit beginnen. Denn eine steuerlich optimale Unternehmensnachfolge muss einige Jahre im Voraus geplant werden. Nur so können Sie gewisse steuerliche Regelungen und Freibeträge ausnutzen.

Neben dem Faktor “Zeit” spielt aber auch die Digitalisierung bei der Unternehmensnachfolge eine wichtige Rolle.

Denn sind alle wichtigen Kundendaten, Rechnungen, Belege und sonstige Dokumente auf Ihrem Computer einsehbar, muss Ihr Nachfolger auf der Suche nach Informationen nicht erst “Berge” von Akten durchwühlen.

Alle wichtigen Daten sind zentral in einer Datenbank gespeichert und können innerhalb von Sekunden gefunden werden. So sparen Sie Zeit und sind auch im Falle einer Betriebsprüfung bestmöglich vorbereitet.

Welche 2 digitalen “Werkzeuge” hier besonders hilfreich sind, erkläre ich Ihnen leicht verständlich in meinem Blogbeitrag zum Thema Digitalisierung & Unternehmensnachfolge. Klicken Sie hier, um zu diesem Beitrag zu gelangen: https://www.steuerberatung-breit.de/digitalisierung-kmu/

Fazit: Digitalisierung ist wichtige, aber (noch) wenig genutzte Arbeitserleichterung für Unternehmer

Ein internes Kontrollsystem (IKS), Tax CMS, E-Rechnungsprogramm oder andere digitale Tools erleichtern Ihnen die Verwaltungsarbeit in Ihrem Unternehmen enorm. Viele Prozesse können so fast vollständig automatisiert werden.

Leider werden diese Hilfsmittel aber noch von wenigen Unternehmern genutzt. Viele haben Angst vor einer monatelangen Einführungs-Phase, die viel Zeit, Nerven und auch Geld “verschlingt”.

Diese Angst ist jedoch unbegründet: Mit der richtigen Strategie und einem kompetenten Partner lassen sich Systeme wie etwa ein Tax CMS oder ein IKS problemlos und zügig in Ihrem Unternehmen einführen.

Im vergangen Jahr habe ich versucht, Ihnen hier auf diesem Blog all diese Punkte zur Digitalisierung näher zu bringen. Auch im Jahr 2020 werde ich diesen Weg konsequent weitergehen und Ihnen die zahlreichen Vorteile der Digitalisierung näher bringen.

Wenn Sie in der Zwischenzeit mehr über die konkreten Möglichkeiten der Digitalisierung für Ihr Unternehmen erfahren möchten, stehe ich Ihnen als Ansprechpartner gerne zur Verfügung.

Sie können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 33 11), E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) in meiner Steuerberatungskanzlei in Hamburg kontaktieren.

Herzlichst,
Ihr Thomas Breit

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Unverschuldet Schulden angehäuft: Mit diesen 3 Maßnahmen kann Ihnen das nicht passieren

Kennen Sie den Unterschied zwischen Einnahmen und Gewinn? Ist Ihnen klar, dass Ihr Firmen-Bankkonto kein Abbild Ihres steuerlichen Gewinns ist? Haben Sie als Unternehmer auch Angst, dass Sie über diese Dinge zu wenig wissen und dadurch Schulden anhäufen?

Keine Sorge, damit stehen Sie nicht alleine da. Viele Unternehmer wissen nicht, was man alles von den Einnahmen abziehen muss, um den Gewinn zu ermitteln. Viele wissen auch nicht, wie hoch und wofür Steuern zu bezahlen sind. Das Ergebnis sind schlecht oder falsch kalkulierte Budgets und in weiterer Folge die Verschuldung.

Das Problem an der Sache: Den Banken, Ihren Lieferanten und dem Finanzamt ist es egal, ob Schulden aus Unwissenheit entstanden sind oder nicht. Wenn Sie Forderungen nicht mehr bezahlen können, sind Sie als Unternehmer sehr schnell weg vom Fenster.

Wenn Sie die Finanzlage Ihres Unternehmens aber genau im Auge behalten, können Sie sich vor Schulden-Überraschungen schützen. In diesem Blogbeitrag erkläre ich Ihnen, wie Sie sich und Ihr Unternehmen vor Schuldenfallen schützen können.

Vorab: Das sind die häufigsten Gründe, warum Unternehmer unverschuldet Schulden anhäufen:

Schlechte oder keine Steuerplanung
Schlechte oder keine Steuerstrategie
Verspätete Einreichung der Steuererklärung
Geschäftseinbruch
Kein Businessplan
Keine halbjährliche Review
Unwissenheit

So können Sie einer Verschuldung verhindern

Ganz salopp gesagt, ist es natürlich immer besser, gleich von vornherein keine Schulden zu machen. Das klingt zwar logisch und gut, wäre aber rein betriebswirtschaftlich nicht richtig.

Warum dem so ist, erfahren Sie weiter unten im Text. Ich habe dort die Situation für Sie anhand von zwei Rechenbeispielen leicht verständlich erklärt.

Aber zuerst zur Vermeidung von zu hohen Schulden:

Maßnahme Nr. 1: Review machen

Durch eine halbjährliche Review (=Statusanalyse) können Unternehmer Ihre Finanzen gut im Auge behalten.

Doch welcher Unternehmer hat schon die Zeit, sich alle 6 Monate hinzusetzen, um Bilanz zu ziehen? Nur wenige.

Trotzdem sollte Ihnen bewusst sein, dass eine Halbjahresbilanz für Sie und den erfolgreichen Fortbestand Ihres Unternehmens nur Vorteile haben kann. Welche das sind, habe ich für Sie im Beitrag unter diesem Link zusammengefasst: Bitte hier klicken und mehr über die Vorteile einer Halbjahresbilanz erfahren.

Maßnahme Nr. 2: Früherkennungssystem installieren

Als weitere Schutzmaßnahme könnten Sie an die Installation von Früherkennungssystemen denken – ein digitales Tax-CMS zum Beispiel. Das ist ein digitales Steuer-Kontroll-System, das Sie und Ihr Unternehmen dabei unterstützt, die Regeln der ordentlichen Buchführung einzuhalten.

Die häufigsten Fragen meiner Klienten zum digitalen Tax-CMS habe ich in einem eigenen Beitrag beantworten. Diesen finden Sie unter folgendem Link: 10 häufig gestellte Fragen zum Tax-CMS

Maßnahme Nr. 3: Budgetierung erstellen

Auch mit der richtigen Budgetierung können Sie nicht in die Schuldenfalle tappen.

Dabei bestimmen Sie finanzielle Unternehmensziele, die Sie in einer bestimmten Planungsperiode erreichen wollen. Um zu erfahren, ob die Geldmittel für Ihre Firmen-Ausgaben wie geplant zur Verfügung stehen, müssen Sie regelmäßig einen Plan-Ist-Vergleich durchführen.

Dabei fallen Unregelmäßigkeiten rechtzeitig auf und Sie können die Notbremse auf dem Weg zur Verschuldung ziehen.

Wie sich Schulden machen positiv auf Ihr Unternehmen auswirken kann

Vermutlich wissen Sie als Unternehmer bereits, dass es meist vernünftiger ist, Geschäfte über längere Zeiträume (mehr als ein Jahr) fremd zu finanzieren. Das bedeutet im eigentlichen Sinn auch Schulden zu machen.

Da die Erklärung solcher Finanzierungs-Angelegenheiten etwas kompliziert ist, werde ich es Ihnen an zwei Beispielen vorrechnen:

Stellen Sie sich vor, Sie kaufen für Ihre Firma ein Auto um 50.000 Euro. Sie können den Autokauf selbst finanzieren, oder Sie begleichen den Kaufpreis mit fremden Geldmitteln.

In beiden Fällen setzten Sie das Auto über 5 Jahre von der Steuer ab. Somit schmälert sich in dieser Zeit Ihr Gewinn jedes Jahr um 10.000 Euro durch den Autokauf.

Beispiel 1: Sie bezahlen den Kaufpreis selbst

Um die Rechnung vereinfacht für Sie darzustellen, gehe ich von einem Gewinn in Höhe von 100.000 Euro aus. Von diesem Gewinn werden die 50.000 Euro für den Autokauf abgezogen. Also haben Sie dann noch 50.000 Euro am Konto.

Wie bereits beschrieben, können Sie dann in den nächsten 5 Jahren immer nur 10.000 Euro vom Kaufpreis steuerlich absetzen. Diese werden von Ihrem Gewinn abgezogen (nicht von dem, was Sie noch am Konto haben) und in unserem Beispiel bleiben 90.000 Euro übrig, die versteuert werden müssen.

Bei einem fiktiven Höchststeuersatz von 50% sind das 45.000 Euro.

Da Sie aber nur noch 50.000 Euro am Konto haben (weil Sie ja das Auto gleich bezahlt haben), bleiben Ihnen nach Abzug der Steuern nur mehr 5.000 Euro übrig.

Damit lässt sich nur schwer ein erfolgreiches Unternehmen führen.

Beispiel 2: Sie lassen fremd finanzieren

Fremdfinanzierung bedeutet zum Beispiel bei einer Bank einen Kredit aufzunehmen. Wenn Sie das für den angenommenen Autokauf machen, verringert sich Ihr Kontostand nicht gleich um 50.000 Euro. Im Gegenteil: Das Geld wird von der Bank erst auf Ihr Konto überwiesen, damit Sie dann das Auto damit kaufen können.

Nehmen wir auch hier einen Gewinn in Höhe von 100.000 Euro an. Sie bekommen die 50.000 Euro von der Bank und bezahlen damit das Auto. Somit bleibt der Gewinn auf Ihrem Konto erhalten.

Auch hier gilt die Absetzbarkeit über 5 Jahre. Sie ziehen also für die Steuerberechnung wieder 10.000 Euro jährlich von Ihrem Gewinn ab und das 5 Jahre lang. Wieder bleiben 90.000 Euro übrig, die Sie mit dem fiktiven Höchstzinssatz von 50% besteuern. Und wieder bezahlen Sie 45.000 Euro Steuern.

Der große Unterschied zu Beispiel 1: Sie bezahlen diese Steuern diesmal von 100.000 Euro (weil Sie Ihren Gewinn für den Autokauf nicht antasten mussten). Sie haben nach Abzug der Steuern noch 55.000 Euro auf Ihrem Firmenkonto.

Dass diese Variante für eine erfolgreiche Unternehmensführung die bessere ist, liegt auf der Hand.

Das Maß an Schulden ist ausschlaggebend für Ihren Unternehmenserfolg

Sie sehen, in bestimmten Situationen ist eine Fremdfinanzierung für Unternehmer vernünftiger. Auch wenn das genau genommen bedeutet, Schulden zu machen.

Wenn Sie als Unternehmer aber ein wirtschaftlich vertretbares Maß an Schulden überschreiten, laufen Sie Gefahr, sich und Ihr Unternehmen in eine Insolvenz zu stürzen.

Bei einer Überschuldung kann Ihnen auch keine Bank der Welt mehr helfen. Sie bekommen ein schlechtes Bankrating. Ihre Kreditwürdigkeit sinkt und Sie müssen höhere Zinssätze zahlen, falls Sie überhaupt noch einen Kredit bekommen.

Fazit: Unwissenheit schützt Sie nicht vor Verschuldung

Es kann schnell passieren, dass Sie sich als Unternehmer unwissentlich in die Zahlungsunfähigkeit manövrieren. Ein großes Problem ist dann, dass Ihren Gläubigern egal ist, warum Sie nicht zahlen können bzw. was Sie in diese Situation gebracht hat.

Mit den 3 genannten Maßnahmen können Sie sich und Ihr Unternehmen gut vorbereitet und behalten Ihre Finanzen und die damit verbundene Planung immer gut im Auge.

Mit diesem Beitrag wollte ich Sie als Unternehmer auf keinen Fall verunsichern. Doch ist es mir wichtig, auf die Gefahren der Unwissenheit bei der Unternehmensplanung hinzuweisen.

Falls Sie noch Fragen zum Thema haben, oder Unterstützung bei der richtigen Planung brauchen, zögern Sie nicht, mich in meiner Hamburger Steuerberatungskanzlei zu kontaktieren. Sie erreichen Sie mich via Telefon (+49 40 44 33 11), E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!).

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

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Papierloses Büro: So steigern Sie Ihren Unternehmenswert

Spielen Sie mit dem Gedanken, in Ihrem Unternehmen das “papierlose Büro” einzuführen? Sie sind die Stapel an Papier leid und wollen mit Ihrer Firma endlich im 21. Jahrhundert ankommen?

Dann führt kein Weg an der vollständigen Digitalisierung vorbei. Als Experte in Sachen Papierlosigkeit möchte ich Ihnen in diesem Beitrag zeigen, wie auch Sie Ihr Unternehmen zu 100% papierlos machen und wie Sie konkret davon profitieren.

Papierloses Büro: Was bedeutet das genau?

Meine Definition für “papierloses Büro” ist folgende: Zwischen mir und meinen Mitarbeitern werden keine Mitteilungen auf Papier ausgetauscht oder aufbewahrt.

Sämtliche Dokumente mit den nötigen Sicherheitsvorkehrungen werden digital ausgetauscht.

Die einzige Berührung mit Papier passiert nur noch bei geschäftlichen Barbelegen und Eingangsrechnungen. Diese werden aber sofort eingescannt und digital abgelegt.

So profitieren Sie von einem 100% papierlosen Büro

Auch wenn die Digitalisierung Ihres Unternehmens auf den ersten Blick mühsam und langwierig erscheint, kann sie sich für Sie als Inhaber lohnen.

Richtig umgesetzt profitieren Sie nämlich von folgenden 5 Vorteilen:

Schnellerer Ablauf interner Prozesse (=Zeitersparnis)
Umweltfreundliche Arbeitsmethoden (für einen grüneren Planeten)
Wegfall erheblicher Kosten (wie z.B. Druckkosten, Aufbewahrungskosten)
Einfachere Unternehmensnachfolge
Einem gesteigerten Unternehmenswert (da Sie höhere Erträge erzielen und auf dem neusten technischen Stand sind)

So bereiten Sie sich auf Ihr papierloses Unternehmen vor

Bevor Sie mit der Digitalisierung Ihres Unternehmens loslegen können, müssen Sie einiges an Vorarbeit leisten:

Analysieren Sie die Prozessabläufe in Ihrem Unternehmen: Zu Beginn müssen Sie alle Prozesse (=Arbeitsabläufe) in Ihrem Unternehmen verstehen und erfassen. Dafür zerlegen Sie alle Arbeitsabläufe in ihre Einzelteile. Beschreiben Sie jeden Arbeitsschritt genau.
Planen Sie die Arbeitsschritte für die Digitalisierung: Danach planen Sie die digitalen Prozesse. Das heißt Sie überlegen sich, wie Sie alle Arbeitsschritte in Ihrer Firma auf digitalem Weg erledigen und miteinander verbinden können.
Prüfen Sie Ihre Computer-Programme: Bevor es los gehen kann müssen Sie noch prüfen, ob die Arbeitsschritte in Ihrem Unternehmen mit Ihren aktuellen Software-Produkten bewältigt werden können. Sollte das nicht der Fall sein, müssen Sie sich mit neuen Computer-Programmen für die Umstellung auf die 100%-ige Digitalisierung Ihres Unternehmens ausstatten. Bei der digitalen Buchführung muss das zum Beispiel ein digitales Cloud-System sein und ein Buchhaltungsprogramm, das darauf zugreifen kann.

Haben Sie diese Vorarbeit abgeschlossen, können Sie mit der Umsetzung beginnen. Idealerweise sollte diese Umstellung in zwei Schritten erfolgen.

Nach der Vorbereitung: Nur noch zwei Schritte zum papierlosen Büro

1. Schritt: Sie digitalisieren Ihre Buchführung zu 100%

Bei einem so großen Vorhaben wie der kompletten Digitalisierung eines Unternehmens wissen viele nicht, wo sie am besten anfangen sollen. Da ich selbst seit 2014 zu 100% papierfrei arbeite, weiß ich, dass zuallererst die Buchhaltung digitalisiert werden muss.

Dafür gehen Sie als Unternehmer folgendermaßen vor:

Sie legen sich eine Cloud (=ein Speicher im Internet) zu, welche durch ein System mit Ihrer Finanzbuchhaltung verbunden ist.
Diese Cloud speichert all Ihre Bankdaten und ist ein erster Schritt zur automatisierten digitalen Buchhaltung. (Mehr dazu erfahren Sie in diesem Beitrag: Automatisierte Buchhaltung: Voraussetzungen und Ihre Vorteile (inkl. Video)
Sie erledigen zu 80% Ihren Zahlungsverkehr über diese neue Finanzbuchhaltung.
Sie genießen zu 90%-99% die Automatisierung von Mahnwesen und Zahlungsavis (=Ankündigung einer Zahlung oder Rechnung).

Das alles benötigen Sie dafür: Laptop, Cloud & Fibu-System

Damit Ihre Buchhaltung auf jegliches Papier verzichten kann, braucht es natürlich auch die nötige technische Unterstützung. Für die Digitalisierung sind daher folgende 3 Dinge Voraussetzungen:

Ein Gerät, auf dem man schreiben kann (sprich: Laptop oder PC)
Eine Cloud
Eine Finanzbuchhaltung mit Cloud-Anbindung (beispielsweise durch Systeme wie DATEV, AGENDA, DMS)

Nur mit diesen technischen Hilfsmitteln können Sie Ihre Buchhaltung zu 100% papierfrei machen.

2. Schritt: Sie ersetzen restlichen “Papierkram” durch Softwaretools

Sobald die Buchhaltung vollständig digitalisiert wurde, geht es an die restlichen (noch papierbeladenen) Arbeitsabläufe. Dabei empfehle ich, Schritt für Schritt vorzugehen. Das bedeutet: Nehmen Sie sich eine Aufgabe nach der anderen vor.

Ein Beispiel: Als zweiten Bereich (neben der Buchhaltung) können Sie beginnen, auch den Schriftverkehr zu digitalisieren. Dieser macht vermutlich ebenfalls einen großen Teil von Ihrem Papierverbrauch aus. Ein sogenanntes DMS (Dokumentenmanagement-System) kann Ihnen helfen, dabei Papier zu sparen.

Oder: Sie beginnen Papierdokumente einzuscannen, um diese dann in der Cloud zu speichern. Auch so reduzieren Sie Ihren Bedarf an Papier und sind der vollständigen Digitalisierung einen Schritt näher.

Ein weiterer Bereich, den ich Ihnen im Rahmen der Digitalisierung Ihres Unternehmens rate, ist die Umstellung auf die elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung).

Die E-Rechnung ist im Grunde gleich wie eine geläufige Papierrechnung.

Der Unterschied ist nur, dass sie in elektronischem Format erstellt, übertragen und empfangen wird. Sie ist auch ohne (elektronische) Signatur gültig. So können Sie Geld bei Drucker, Toner, Papier, Kuverts und Versandkosten sparen.

Am einfachsten ist die Umstellung auf die E-Rechnung, wenn Sie schon eine digitale Buchführung haben. Dann müssen nur die Stammdaten entsprechend eingerichtet werden. Dies dauert in der Regel nicht mehr als eine Stunde.

Umsatzsteuerrechtlich sind Papier- und E-Rechnung mittlerweile gleichgestellt. Das heißt, unabhängig von Programmen, mit denen Sie die die Rechnung erstellen, sind Sie als Unternehmer dem Finanzamt gegenüber verantwortlich, die Echtheit und Unveränderbarkeit Ihrer Rechnungen nachzuweisen – auch bei elektronischen Rechnungen.

Bei digitalen Belegen ist das leicht möglich durch das Installieren eines internes Kontrollsystem (IKS) mit einem digitalen Tax CMS (mehr Infos, hier klicken).

Im Grunde wird dabei nicht buchstäblich bewiesen, dass Ihre Belege echt sind, aber es kehrt sich die Beweislast um. Das Finanzamt muss im Zweifelsfall (bei einer Steuerprüfung) dann Ihnen beweisen, dass eine Rechnung nicht echt ist.

Die Vorteile eines Tax CMS habe ich für Sie in einem anderen Blogbeitrag ausführlicher beschrieben. Sie sollten sich auch über die weiteren Vorteile dieser Digitalisierungsmaßnahme ein Bild machen: Digitalisierung für KMU: Ihre Vorteile & 8 konkrete Umsetzungs-Tipps.

Papierloses Büro: Diese Gefahren lauern auf Sie bei der Umsetzung

Neben den bereits erwähnten vielen Vorteilen darf man allerdings auch nicht die Kehrseite der Digitalisierung vergessen:

Ältere Mitarbeiter sind beispielsweise oft mit der neuen Technik überfordert und können mit den schnelleren Arbeitsabläufen nicht mehr mithalten. Eben diese automatisierten Abläufe ersetzen auch einige Angestellte, wodurch es zu Kündigungen kommen kann.

Außerdem dürfen Sie als Unternehmer eines nicht vergessen: Sie sind durch die Digitalisierung zu 100% von der Technik abhängig. Das bedeutet: W-LAN, LAN oder Software müssen reibungslos funktionieren, damit Sie arbeiten können. Aus diesem Grund sollten Sie sich auch unbedingt vor Hackerangriffen schützen!

Zu guter Letzt: Der Umstieg auf ein papierloses Büro erfordert zu Beginn einen gewissen Mehraufwand. So müssen Sie mindestens ein IKS (=Internes Kontrollsystem) und wahrscheinlich auch ein Tax CMS installieren. Nur so erfüllen Sie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (kurz: GoB).

Sie möchten mehr über das digitale Tax CMS System wissen? In einem eigenem Beitrag habe ich die häufigst gestellten Fragen zu diesem System beantwortet. Um zum Beitrag zu gelangen, klicken Sie einfach auf den nachfolgenden Link: https://www.steuerberatung-breit.de/10-haeufig-gestellte-fragen-zum-digitalen-tax-cms/

Fazit: Zu mehr Erfolg & Effizienz durch Digitalisierung

Da ich selbst eine papierlose Steuerberatungskanzlei in Hamburg führe weiß ich, wie viel Arbeit dahinter steckt. Doch ich kann Ihnen aus eigener Erfahrung sagen, dass sich diese Anstrengungen am Ende bezahlt machen.

Durch jeden einzelnen Schritt zur Digitalisierung sparen Sie Kosten ein und steigern gleichzeitig Ihren Unternehmenswert. So tragen Sie nicht nur Ihren Teil zum Umweltschutz bei, sondern sorgen auch für gewinnbringende und effiziente Arbeitsprozesse.

Ich hoffe, ich konnte Sie mit diesem Beitrag überzeugen, dass auch Ihre Firma mit ein wenig Mühe papierlos werden kann.

Sollten Sie zum Thema papierloses Büro noch Fragen an mich haben oder eine persönliche Beratung wünschen, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 33 11), E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

Die Handelsblatt-Studie hat es bestätigt: Unsere Steuerberatungskanzlei ist überdurchschnittlich gut

Mit Stolz darf ich in diesem Blogbeitrag verkünden, dass unsere 3-Mann-Steuerberatungskanzlei im Marktvergleich locker mit großen Büros mithalten kann:

Laut einer Studie des Handelsblattes (hier geht’s zu dem dazugehörigen Artikel), liegt unsere Kanzlei mit rund 75 von 100 Punkten deutlich über dem Durchschnitt.

Zur Studie: 592 von mehr als 3.700 Teilnehmern schafften es in die Bestenliste

Insgesamt nahmen mehr als 3.700 Steuerberater an der Studie teil, in welcher Leistungen und Fachwissen auf das Genaueste überprüft wurden.

Dabei spielten beispielsweise Zusatzqualifizierung meiner Mitarbeiter sowie allgemeine Fertigkeiten in der Branche eine entscheidende Rolle.

Im Spezialgebiet Erbschaft und Schenkung schaffte es unsere Kanzlei sogar ins Spitzenfeld und wurde vom Handelsblatt dafür ausgezeichnet (hier erfahren Sie mehr darüber).

Die größte Herausforderung für die meisten Steuerberater: die Digitalisierung

Rund 80% der Teilnehmer gaben bei der Befragung bekannt, dass besonders die Digitalisierung eine Herausforderung für sie darstellt.

Ständige Erreichbarkeit, kürzere Reaktionszeiten und die Digitalisierung einzelner Betriebe erhöhen dabei den Druck auf Deutschlands Kanzleien.

Ich für meinen Teil sehe die Digitalisierung als eines meiner Steckenpferde und helfe Mandanten gerne als “Digitalisierungscoach” weiter.

So leicht kann der digitale Wechsel wirklich sein

Unsere Kanzlei geht Mandanten mit gutem Beispiel voran und ist seit 2014 zu 100% papierlos. Bei uns gibt es weder Papierakten noch Notizzetteln.

Dass die Digitalisierung auch in Ihrem Betrieb umsetzbar ist und sich langfristig bezahlt macht, zeigen diese beliebten Blogbeiträge:

Wenn Sie mehr über die Digitalisierung und ihre Vorteile erfahren wollen, können Sie mich in meiner Hamburger Steuerberatungskanzlei jederzeit via Telefon (+49 40 44 33 11), E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

Screenshot von https://www.handelsblatt.com/unternehmen/dienstleister/studie-deutschlands-beste-steuerberater-und-wirtschaftspruefer-2019/24203568.html (am 05.06.2019)