Papierloses Unternehmen? Diese 2 Schritte machen es möglich!

Spielen Sie mit dem Gedanken, Ihr Unternehmen zu digitalisieren? Sie sind die Stapel an Papier leid und wollen mit Ihrer Firma endlich im 21. Jahrhundert ankommen?

Dann führt kein Weg an der vollständigen Digitalisierung vorbei. Als Experte in Sachen Papierlosigkeit möchte ich Ihnen in diesem Beitrag zeigen, wie auch Sie Ihr Unternehmen zu 100% papierlos machen.

Kleiner Hinweis vorab: Dieser Umstieg wird sich auch finanziell für Sie lohnen…

So bereiten Sie sich auf Ihr papierloses Unternehmen vor

Bevor Sie mit der Digitalisierung Ihres Unternehmens loslegen können, müssen Sie einiges an Vorarbeit leisten:

Analysieren Sie die Prozessabläufe in Ihrem Unternehmen

Zu Beginn müssen Sie alle Prozesse (=Arbeitsabläufe) in Ihrem Unternehmen verstehen und erfassen. Dafür zerlegen Sie alle Arbeitsabläufe in ihre Einzelteile. Beschreiben Sie jeden Arbeitsschritt genau.

Planen Sie die Arbeitsschritte für die Digitalisierung

Danach planen Sie die digitalen Prozesse. Das heißt Sie überlegen sich, wie Sie alle Arbeitsschritte in Ihrer Firma auf digitalem Weg erledigen und miteinander verbinden können.

Prüfen Sie Ihre Computer-Programme

Bevor es los gehen kann müssen Sie noch prüfen, ob die Arbeitsschritte in Ihrem Unternehmen mit Ihren aktuellen Software-Produkten bewältigt werden können. Sollte das nicht der Fall sein, müssen Sie sich mit neuen Computer-Programmen für die Umstellung auf die 100%-ige Digitalisierung Ihres Unternehmens ausstatten.

Bei der digitalen Buchführung muss das zum Beispiel ein digitales Cloud-System sein und ein Buchhaltungsprogramm, das darauf zugreifen kann.

1. Schritt: Sie digitalisieren Ihre Buchführung zu 100%

Bei einem so großen Vorhaben wie der kompletten Digitalisierung eines Unternehmens wissen viele nicht, wo sie am besten anfangen sollen. Da ich selbst seit 2014 zu 100% papierfrei arbeite weiß ich, dass zuallererst die Buchhaltung digitalisiert werden muss.

Dafür gehen Sie als Unternehmer folgendermaßen vor:

  1. Sie legen sich eine Cloud (=ein Speicher im Internet) zu, welche durch ein System mit Ihrer Finanzbuchhaltung verbunden ist.
    Diese Cloud speichert all Ihre Bankdaten und ist ein erster Schritt zur automatisierten digitalen Buchhaltung. (Mehr dazu erfahren Sie in diesem Beitrag: So können Sie Ihre digitale Buchhaltung automatisieren – inkl. Video)
  2. Sie erledigen zu 80% Ihren Zahlungsverkehr über diese neue Finanzbuchhaltung.
  3. Sie genießen zu 90%-99% die Automatisierung von Mahnwesen und Zahlungsavis (=Ankündigung einer Zahlung oder Rechnung).

Das alles benötigen Sie dafür: Laptop, Cloud & Fibu-System

Damit Ihre Buchhaltung auf jegliches Papier verzichten kann, braucht es natürlich auch die nötige technische Unterstützung. Für die Digitalisierung sind daher folgende 3 Dinge Voraussetzungen:

  • Ein Gerät, auf dem man schreiben kann (sprich: Laptop oder PC)
  • Eine Cloud
  • Eine Finanzbuchhaltung mit Cloud-Anbindung (beispielsweise durch Systeme wie DATEV, AGENDA, DMS)

Nur mit diesen technischen Hilfsmitteln können Sie Ihre Buchhaltung zu 100% papierfrei machen.

2. Schritt: Sie ersetzen restlichen Papierkram durch Softwaretools

Sobald die Buchhaltung vollständig digitalisiert wurde, geht es an die restlichen (noch papierbeladenen) Arbeitsabläufe. Dabei empfehle ich, Schritt für Schritt vorzugehen. Das bedeutet: Nehmen Sie sich eine Aufgabe nach der anderen vor.

Ein Beispiel: Als zweiten Bereich (neben der Buchhaltung) können Sie beginnen, auch den Schriftverkehr zu digitalisieren. Dieser macht vermutlich ebenfalls einen großen Teil von Ihrem Papierverbrauch aus. Ein sogenanntes DMS (Dokumentenmanagement-System) kann Ihnen helfen, dabei Papier zu sparen.

Oder: Sie beginnen Papierdokumente einzuscannen, um diese dann in der Cloud zu speichern. Auch so reduzieren Sie Ihren Bedarf an Papier und sind der vollständigen Digitalisierung einen Schritt näher.

Wenn Sie nach und nach Prozesse in Ihrem Unternehmen digitalisieren, arbeiten auch Sie schon bald zu 100% papierlos.

So profitieren Sie von einem 100% papierlosen Büro

Auch wenn die Digitalisierung Ihres Unternehmens auf den ersten Blick mühsam erscheint, kann sie sich für Sie als Inhaber lohnen. Richtig umgesetzt profitieren Sie nämlich von folgenden 5 Vorteilen:

  • schnelleren Ablauf interner Prozesse (=Zeitersparnis)
  • umweltfreundlichen Arbeitsmethoden (für einen grüneren Planeten)
  • Wegfall erheblicher Kosten (wie z.B. Aufbewahrungskosten)
  • einem nachfolgebereiten Unternehmen für die nächste Generation
  • einem gesteigerten Unternehmenswert ( da Sie höhere Erträge erzielen und auf dem neusten technischen Stand sind)

Diese Gefahren lauern auf Sie bei der Umsetzung

Neben so vielen Vorteilen darf man allerdings auch nicht die Kehrseite der Digitalisierung vergessen:

Ältere Mitarbeiter sind beispielsweise oft mit der neuen Technik überfordert und können mit den schnelleren Arbeitsabläufen nicht mehr mithalten. Eben diese automatisierten Abläufe ersetzen auch einige Angestellte, wodurch es zu Kündigungen kommen kann.

Außerdem dürfen Sie als Unternehmer eines nicht vergessen: Sie sind durch die Digitalisierung zu 100% von der Technik abhängig. Das bedeutet: W-LAN, LAN oder Software müssen reibungslos funktionieren, damit Sie arbeiten können. Aus diesem Grund sollten Sie sich auch unbedingt vor Hackerangriffen schützen!

Zu guter Letzt: Der Umstieg auf ein papierloses Büro erfordert einen gewissen Mehraufwand. So müssen Sie mindestens ein IKS (=Internes Kontrollsystem) und wahrscheinlich auch ein Tax CMS installieren. Nur so erfüllen Sie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (kurz: GoB).

Fazit: Zu mehr Erfolg & Effizienz durch Digitalisierung

Da ich selbst eine papierlose Steuerberatungskanzlei in Hamburg führe weiß ich, wie viel Arbeit dahinter steckt. Doch ich kann Ihnen aus eigener Erfahrung sagen, dass sich diese Anstrengungen am Ende bezahlt machen.

Durch jeden einzelnen Schritt zur Digitalisierung sparen Sie Kosten ein und steigern gleichzeitig Ihren Unternehmenswert. So tragen Sie nicht nur Ihren Teil zum Umweltschutz bei, sondern sorgen auch für gewinnbringende und effiziente Arbeitsprozesse.

Ich hoffe, ich konnte Sie mit diesem Beitrag überzeugen, dass auch Ihre Firma mit ein wenig Mühe papierlos werden kann.

Sollten Sie zu diesem Thema noch Fragen an mich haben oder eine persönliche Beratung wünschen, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

Foto: © master1305 – stock.adobe.com

Die Handelsblatt-Studie hat es bestätigt: Unsere Steuerberatungskanzlei ist überdurchschnittlich gut

Mit Stolz darf ich in diesem Blogbeitrag verkünden, dass unsere 3-Mann-Steuerberatungskanzlei im Marktvergleich locker mit großen Büros mithalten kann:

Laut einer Studie des Handelsblattes (hier geht’s zu dem dazugehörigen Artikel), liegt unsere Kanzlei mit rund 75 von 100 Punkten deutlich über dem Durchschnitt.

Zur Studie: 592 von mehr als 3.700 Teilnehmern schafften es in die Bestenliste

Insgesamt nahmen mehr als 3.700 Steuerberater an der Studie teil, in welcher Leistungen und Fachwissen auf das Genaueste überprüft wurden.

Dabei spielten beispielsweise  Zusatzqualifizierung meiner Mitarbeiter sowie allgemeine Fertigkeiten in der Branche eine entscheidende Rolle.

Im Spezialgebiet Erbschaft und Schenkung schaffte es unsere Kanzlei sogar ins Spitzenfeld und wurde vom Handelsblatt dafür ausgezeichnet (hier erfahren Sie mehr darüber).

Die größte Herausforderung für die meisten Steuerberater: die Digitalisierung

Rund 80% der Teilnehmer gaben bei der Befragung bekannt, dass besonders die Digitalisierung eine Herausforderung für sie darstellt.

Ständige Erreichbarkeit, kürzere Reaktionszeiten und die Digitalisierung einzelner Betriebe erhöhen dabei den Druck auf Deutschlands Kanzleien.

Ich für meinen Teil sehe die Digitalisierung als eines meiner Steckenpferde und helfe Mandanten gerne als „Digitalisierungscoach“ weiter.

So leicht kann der digitale Wechsel wirklich sein

Unsere Kanzlei geht Mandanten mit gutem Beispiel voran und ist seit 2014 zu 100% papierlos. Bei uns gibt es weder Papierakten noch Notizzetteln.

Dass die Digitalisierung auch in Ihrem Betrieb umsetzbar ist und sich langfristig bezahlt macht, zeigen diese beliebten Blogbeiträge:

Wenn Sie mehr über die Digitalisierung und ihre Vorteile erfahren wollen, können Sie mich in meiner Hamburger Steuerberatungskanzlei jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

Screenshot von https://www.handelsblatt.com/unternehmen/dienstleister/studie-deutschlands-beste-steuerberater-und-wirtschaftspruefer-2019/24203568.html (am 05.06.2019)

Digitalisierte und automatisierte BuchhaltungTeil 2

Insider-Wissen für Ihre digitale und automatisierte Buchhaltung

Wissen Sie, wie die digitalisierte und automatisierte Buchhaltung in der Praxis aussieht?

Wenn Sie alles richtig einrichten, brauchen Sie nicht einmal Buchhaltungskenntnisse, um Ihre tagesaktuelle Buchhaltung zu führen. Lediglich die richtigen Tastenkürzel reichen aus, um die tägliche Buchhaltung auf digitalem Wege zu erledigen.

In meinem neuen Video verrate ich Ihnen, welche Klicks und Tastenkürzel Sie für die Software Agenda brauchen. Auch ich habe meine Kanzlei auf diese digitale Buchhaltungssoftware umgestellt und möchte hier meine Erfahrungen mit Ihnen teilen:

Erfahren sie, wie Sie mit wenigen Klicks und Tastenkombinationen

  • Kontoauszüge herunterladen
  • Ihre Agenda-Cloud öffnen
  • Vorerfasste Belege verbuchen
  • Belege manuell erfassen und verbuchen
  • Neue Kreditoren anlegen
  • Überweisungen über die Bankschnittstelle machen.

Sie werden staunen, wie viel Zeit Sie sich und Ihrem Unternehmen sparen, wenn sie auf die passende digitalisierte und automatisierte Buchhaltung setzen.

Wenn Sie mehr über die digitale und automatisierte Buchhaltung für Ihr Unternehmen wissen möchten, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) kontaktieren.

Gerne können wir Ihre Fragen bei einem gemeinsamen Termin in meiner Steuerberatungskanzlei in Hamburg klären.

Herzlichst,
Ihr Thomas Breit

 

Steuerberatung Breit auf Instagram

Ich bin jetzt noch mobiler dank Instagram

Ich scheue keinen Weg, um meinen Kunden zu erreichen. Auch von meinen Mitarbeitern verlange ich ein hohes Maß an Reisebereitschaft. Nun erweitere ich für Sie auch meine digitale Erreichbarkeit:

Ab sofort können Sie mir auch auf Instagram folgen.

Was Sie als Unternehmer auf meinem neuen Profil erwartet:

  • Ich zeige Ihnen, wie ein papierloses Büro funktioniert.
  • Ich informiere Sie über finanzielle Vorteile in verschiedenen Steuerfragen.
  • Ich gebe Ihnen die besten Tipps für eine erfolgreiche Nachfolgeplanung.
  • Ich verrate Ihnen die Geheimnisse, bei der Wahl der Rechtsform für Ihr Unternehmen.

Instagram-sei-dank kann ich Ihnen ein noch genaueres Bild über meine Person und meine Arbeit vermitteln.

Ich werde Sie an meinem Arbeitsalltag teilhaben lassen und Ihnen die schwere Kost Ihrer Steuerangelegenheiten noch leichter verständlich aufbereiten.

Trotzdem liegt mir der persönliche Kontakt sehr am Herzen

Ich freue mich über jeden Besuch in meiner Kanzlei. Dafür können Sie gerne einen Termin vereinbaren via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

Vorteile digitale Kundendaten

Digitalisierung von Kundendaten (Teil 1): Diese 3 Vorteile beschert es beim Unternehmenskauf

Sie möchten Ihr Unternehmen verkaufen und fragen sich, was mit Ihren digitalisierten Kundendaten passieren soll? Wer bekommt die Daten? Welche Gefahrenquellen lauern auf Sie als Verkäufer?

Kundendaten sind wichtige Wirtschaftsgüter, die am einfachsten in digitaler Form aufbewahrt werden sollten. Beim Unternehmensverkauf können diese je nach Verkaufsmodell beim Unternehmensverkauf an den neuen Besitzer übertragen werden.

Welche 3 Vorteile sich aus der Digitalisierung Ihrer Kundendaten speziell beim Unternehmensverkauf ergeben, habe ich in diesem Blogbeitrag für Sie zusammengefasst.

Vorteil Nr. 1: Zentrale Pflege der Stammdaten bringt Mehrwert

Stammdaten sind Grunddaten, die in Ihrem Unternehmen verarbeitet werden und über einen gewissen Zeitraum nicht verändert werden. Zum Beispiel wenn ein Immobilienunternehmen Grundstücksdaten speichert. Auch Kundendaten sind so genannte Stammdaten und müssen gepflegt werden. Stammdatenpflege ist nicht mit der Erfassung und Abspeicherung allein erledigt.

Stammdaten gehören dann regelmäßig aktualisiert, vervollständigt, korrigiert und um verschiedene Details ergänzt.

Das bedeutet auf Ihre Kundendaten bezogen, dass Ihnen die Digitalisierung Ihrer Kundendaten einiges an Arbeit erspart.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, einer Ihrer Kunden zieht um. Er gibt Ihnen seine neue Adresse bekannt, damit Sie ihn auch in Zukunft gut erreichen können. Nun waren Sie schon fleißig und haben alle Ihre Kundendaten nach einem bestimmten System abgespeichert. Ihr Vorteil: Sie brauchen nicht Akten und Ordnerberge zu durchforsten um die Kundenkartei überhaupt erst einmal zu finden, bevor Sie die Änderung vornehmen.

Sie setzen sich einfach an Ihren Computer, tippen den Namen des Kunden ein und können die Änderung sofort digital vornehmen. Dabei haben Sie im Überblick, ob auch noch andere Daten verändert werden sollten.

Bei einem Unternehmensverkauf sind Sie, wenn nicht vertraglich anders geregelt, verpflichtet Ihre Kundendaten weiterzugeben. Das können Sie dann ganz einfach auf Knopfdruck erledigen.

Ihr Nachfolger profitiert zudem, weil er Ihr schnelles System direkt mit übernehmen kann. Dadurch ist Ihr Unternehmen mehr wert.

Vorteil Nr. 2: Sichtbare Aufbereitung des Kundenstamms nach Potenzial

Für eine so genannte ABC-Analyse (auch Programmstrukturanalyse) müssen Sie die Daten Ihrer Kunden verknüpfen können.

Eine ABC-Analyse Ihrer Kundendaten machen Sie dann, wenn Sie wissen möchten, welche Kunden am stärksten am Umsatz Ihres Unternehmens beteiligt sind.

Die Einteilung erfolgt in A-Kunden (bringen am meisten) bis hin zu c-Kunden (bringen am wenigsten). Sie können dank der digitalisierter Kundendaten ganz einfach Ihre Kunden kategorisieren und solch eine Analyse zum Beispiel für die Unternehmensanalyse beim Verkauf aufbereiten.

Ihr Käufer wird beeindruckt sein von dieser Aufbereitung und Ihr Unternehmen erscheint top aufgestellt.

Vorteil Nr. 3: Leichtere Aufteilung bei teilsweisem Verkauf

Wenn Sie Ihre Kundenkartei erst einmal digitalisiert haben, können Sie viel besser unter den verschiedenen Kunden unterscheiden.

Stellen Sie sich vor, Sie sind Unternehmer in Heidelberg und möchten Ihr Unternehmen verkaufen. Trotz des Verkaufs möchten Sie einen Teil Ihres Unternehmens und die damit in Zusammenhang stehenden Kunden behalten. Im Kaufvertrag müssen Sie das ausdrücklich anführen. Dafür wäre es gut zu wissen, welche Kunden das sind. Schließlich steigt und fällt damit der Unternehmens- und Verkaufswert.

Wenn Sie nun Ihre Kundendaten schon vorzeitig digitalisiert haben, reicht oft ein Knopfdruck aus und Sie haben alles was Sie brauchen: Mit einer Such- oder Filterfunktion in Ihrem Programm können Sie nun alle Heidelberger Kunden heraussuchen.

Fazit Digitalisierung steigert Unternehmenswert nicht nur im Betrieb, sondern auch beim Verkauf

Ich habe schon oft darüber berichtet, in wie fern die Digitalisierung Ihren Unetrnehmenswert steigert. Sie sorgt für niedrigere Kosten und somit auch für höhere Gewinne.

Mit diesem Beitrag wollte ich Ihnen zeigen, dass die Digitalisierung direkte Vorteile auch beim Unternehmensverkauf bringt:

  • schneller Überblick
  • erleichterte Übergabe
  • zukunftsträchtiges Erscheinungsbild

– Sind nur eine Hand voll der Vorteile, die in diesem Artikel drinnen stecken.

Sollten Sie zu diesem Thema noch Fragen an mich haben oder hätten gerne eine persönliche Beratung dazu, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

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Scanner digitale Buchhaltung

Digitale Buchführung: So fangen Sie an

Träumen Sie als Unternehmer auch manchmal auch von der papierlosen Buchführung? Sie wissen aber nicht wo beginnen?

Der erste Schritt bei der Erfüllung dieses Traums liegt in der Anschaffung eines passenden Scanners. Er bildet die Grundlage für Ihre digitalisierte Buchführung.

Für meine Mandanten (und für mich selbst), habe ich mich auf die Digitalisierung spezialisiert. Meine Kanzlei ist seit Mai 2014 sogar zu 100% papierfrei. Nicht einmal mehr Notizen müssen auf Zettel geschrieben werden.

Auch ich habe irgendwann von Null beginnen müssen. Darum weiß ich aber heute, worauf es ankommt.

Bei der Umstellung auf die digitalisierte Buchhaltung gibt es einiges zu beachten. Worauf Sie speziell bei der Auswahl der richtigen Hardware (des Scanners) aufpassen sollten, habe ich in diesem Blogbeitrag für Sie zusammengefasst.

Das macht einen richtig guten Scanner für die digitale Ablage Ihrer Belege aus

Sie können prinzipiell jeden beliebigen Scanner für Ihre Belege verwenden. Damit Sie aber lange gut damit arbeiten können, sollte er bestimmte Anforderungen erfüllen.

Das sollte der Scanner für die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung können:

  • Unkomplizierte Bedienung
  • Beide Seiten eines Papiers scannen (in Fachkreisen auch Duplex-Scan)
  • Schnelles scannen
  • Verschiedene Papierstärken einziehen
  • Verschiedene Beleggrößen einziehen und erkennen
  • Dokumente auch ohne Dateinamen erfassen
  • Schwarz/weiß- und Farb-Scan

Ich persönlich kann zum Beispiel den FuJiTSU ScanSnap IX500 sehr empfehlen. Mit ca. 400 € ist er nicht sehr teuer, erfüllt aber alle Anforderungen, um die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung durchzuführen.

Können Sie die Digitalisierung Ihrer Buchführung auch ohne eigenen Scanner machen?

Sie sind sich nicht ganz sicher, welcher Scanner es werden soll? Trotzdem möchten Sie mit der Digitalisierung Ihrer Buchhaltung loslegen?

Sie müssen keine Zeit verlieren: Beauftragen Sie einen externen Buchhaltungshelfer. Sie gewähren ihm Zugang zu Ihrem Cloudsystem (Keine Angst, was das ist, erkläre ich gleich etwas später) und müssen nicht noch länger warten, um die Digitalisierung Ihrer Buchführung anzugehen.

Diesem externen Buchführungshelfer schicken Sie alle Rechnungen, Belege etc. und er scannt sie für Sie ein. Jetzt kommt das oben erwähnte Cloudsystem ins Spiel. Es ermöglicht den Datenaustausch zwischen Ihnen und Ihrem externen Dienstleister.

Sobald er die Belege eingescannt hat, werden diese automatisch (nur) für Sie im Internet verfügbar gemacht. Diese Ablage reicht für jeden Finanzprüfer heutzutage aus. Und Sie haben keinen Papiermüll mehr in Ihrem Archiv und Ihrem Büro.

Fazit: Warum Sie gleich mit der Digitalisierung Ihrer Buchführung anfangen sollten

Egal ob nun mit eigenem Scanner, oder nicht – Sie sollten den ganzen Weg zur digitalisierten Buchführung gehen. Denn so können Sie als Unternehmer richtig sparen:

  • Keine Archivierungskosten mehr
  • Keine Aufbewahrungskosten mehr
  • Keine lange Belegsuche mehr (spart Zeit)

Achtung: Für die rechtsgültige digitalisierte Buchführung reicht der Scanner allein nicht aus. Sie brauchen zusätzlich ein Buchführungsprogramm und ein Cloudsystem. Darin können Sie Ihre Belege sortieren, ablegen und Buchungen durchführen.

Weitere Erklärungen dazu finden Sie auch in meinen Erklärvideo: Was ist digitale Buchhaltung?

Sollten Sie noch genauer wissen wollen, wie Sie die digitale Transformation Ihrer Buchhaltung durchführen oder Beratung benötigen, können Sie mich jederzeit in meiern Steuerberatungskanzlei in Hamburg via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) kontaktieren.

Herzlichst,
Ihr Thomas Breit

Foto: (c) Elnur  – stock.adobe.com

Vorteile E-Rechnung

Erleichterung im Büroalltag: Wie Sie mit der E-Rechnung Zeit, Mühe und Geld sparen

Haben Sie schon einmal überlegt in Ihrem Unternehmen auf die elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung) umzustellen?

Oder haben Sie Angst vor dem Unbekannten?

Müssen Sie nicht haben, denn die E-Rechnung ist leicht zu installieren und bringt Ihrem Unternehmen nur Vorteile. Sie können damit Zeit, Mühe und Geld sparen und entlasten dabei auch noch die Umwelt.

Die E-Rechnung ist im Grunde gleich wie eine geläufige Papierrechnung. Der Unterschied ist nur, dass sie in elektronischem Format erstellt, übertragen und empfangen wird. Sie ist auch ohne (elektronische) Signatur gültig. Umsatzsteuerrechtlich sind Papier- und E-Rechnung mittlerweile gleichgestellt.

Wenn Sie weiterlesen, verrate ich Ihnen im Detail, was die E-Rechnung Ihrem Unternehmen bringt und worauf Sie bei der Umstellung achten müssen.

So sichern Sie sich und Ihre E-Rechnung ab

Ihnen sollte bewusst sein, dass Sie als Unternehmer dafür verantwortliche sind, die E-Rechnung mit einem IT-System sicher zu verwahren. Das Gesetz schreibt Ihnen vor, die E-Rechnung vor Verlust oder unberechtigter Eingabe zu schützen.

Unabhängig von Programmen, mit denen Sie die die Rechnung erstellen, sind Sie als Unternehmer dem Finanzamt gegenüber verantwortlich, die Echtheit und Unveränderbarkeit Ihrer Rechnungen nachzuweisen – auch bei elektronischen Rechnungen.

Das ist bei digitalen Belegen aber nur durch gewisse Programme leicht möglich. Im Idealfall installieren Sie gleich in internes Kontrollsystem (IKS) mit einem digitalen Tax CMS (mehr Infos, hier klicken).

Im Grunde wird dabei nicht buchstäblich bewiesen, dass Ihre Belege echt sind, aber es kehrt sich die Beweislast um. Das Finanzamt muss im Zweifelsfall (bei einer Steuerprüfung) dann Ihnen beweisen, dass eine Rechnung nicht echt ist.

Die Vorteile eines Tax CMS habe ich für Sie in einem anderen Blogbeitrag ausführlicher beschrieben. Sie sollten sich auch über die weiteren Vorteile dieser Digitalisierungsmaßnahme ein Bild machen: So schützt die Digitalisierung Unternehmer vor Vorwürfen der Steuerhinterziehung.

Welche Umstellung bringt die E-Rechnung genau?

Konkret: Hier auf einen Blick die Vorteile einer Umstellung auf die E-Rechnung für Ihr Unternehmen

  1. Zentraler Zugang:
    Die E-Rechnungen werden im eigenen Netzwerk gespeichert. So können Ihre zuständigen Mitarbeiter oder auch Ihr digitales Buchführungssystem einfach darauf zugreifen.
  2. Kostenersparnis:
    Da Sie die E-Rechnung nicht mehr ausdrucken müssen, sparen Sie bares Geld bei Drucker, Toner, Papier, Kuverts und Versandkosten.
  3. Kein Ausdrucken mehr:
    Diesen Punkt streiche ich extra noch einmal heraus, weil Sie dabei nicht nur Ihre Firmenkonto entlasten, sondern auch die Umwelt.
    Selbst wenn der Empfänger Ihre E-Rechnung nicht empfangen kann, müssen Sie diese nur mehr einmal ausdrucken und per Post verschicken. Die Kopie für sich selbst und eine weitere für Ihr Mahnwesen ersparen Sie sich. Die Rechnung ist sicher in Ihrem Netzwerk archiviert.
  4. Prozessbeschleunigung:
    Verschiedene Arbeitsbereiche Ihrer Buchhaltung werden durch die E-Rechnung optimiert. Egal ob mit oder ohne digitale Buchführung sparen Sie so Zeit und Arbeitsaufwand bei Rechnungsausgang, Mahnlauf und Archivierung.
  5. Offene-Posten-Liste (=OPOS-Liste):
    Wenn Sie die E-Rechnung gleich in einem bestehenden Buchführungsprogramm einrichten könnten, wäre das optimal. Dieses kann dann die Ausgangsrechnungen automatisch speichern, auflisten und bei den Buchungen berücksichtigen. In weiterer Folge können Sie dann auch gleich Ihr Mahnwesen automatisieren und sich so noch mehr Zeit und Geld sparen.
  6. Zeitersparnis:
    Aus all diesen Vorteilen ergibt sich für Sie und Ihre Mitarbeiter eine enorme Zeitersparnis. Was zuvor einige Stunden gedauert hat, können Sie jetzt in wenigen Sekunden erledigen.

Die E-Rechnung folgt den gleichen Vorgaben, wie die Papierrechnung. Sie müssen nichts extra beachten. Es ändert sich nur das Medium, die Richtlinien bleiben aber die gleichen.

Welcher Aufwand erwartet Sie bei der Umstellung?

Am einfachsten ist die Umstellung auf die E-Rechnung, wenn Sie schon eine digitale Buchführung haben. Dann müssen nur die Stammdaten entsprechend eingerichtet werden.

Aber auch wenn Sie keine digitale Buchführung haben, ist die E-Rechnung rasch umgesetzt. Sie müssen dann einfach nur ein entsprechendes Rechnungsformular auf Ihrem Computer erstellen und abspeichern.

In beiden Fällen werden Sie in der Regel nicht mehr als eine Stunde Arbeitszeit benötigen.

Besser wäre es aber die E-Rechnung gleich mit einem entsprechenden Buchführungsprogramm einzuführen. So muss das Rechnungsformular nur einmal angelegt werden und Sie können die Erstellung, Aussendung und Archivierung Ihrer Rechnungen einfach auf Knopfdruck erledigen. Kurz gesagt, die Vorteile der E-Rechnung noch besser ausnutzen.

Fazit: Nutzen Sie die E-Rechnung gleich für eine Modernisierung Ihrer Buchhaltung

Sie sehen also, die Umstellung auf die E-Rechnung bringt Ihnen und Ihrem Unternehmen nur Vorteile. Arbeitsprozesse vereinfachen sich und Sie sparen sich und Ihrem Unternehmen viel Zeit und Geld.

Übrigens, mit der Umstellung auf die E-Rechnung könnten Sie auch gleich 3 Fliegen mit einer Klappe schlagen:

  1. E-Rechnung einstellen
  2. Digitale Buchführung einstellen
  3. Internes Kontrollsystem einstellen und/oder auf den neuesten Stand bringen

Verfallen Sie nicht dem Trugschluss, dass Sie dann extra wegen der E-Rechnung ein internes Kontrollsystem einrichten müssten. Denn seit 2014 muss ohnehin jedes Unternehmen in Deutschland ein internes Kontrollsystem haben.

Falls Sie sich mit dem Thema noch nicht so intensiv auseinandergesetzt haben, empfehle ich Ihnen folgendes Erklärvideo:

Die Umstellung müssen Sie natürlich nicht alleine machen. Um alle Unsicherheiten aus dem Weg zu räumen, empfehle ich Ihnen einen Termin bei Ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer zu machen. Dieser kann Ihnen Auskunft geben und Ihnen bei der Umsetzung behilflich sein.

Wenn Sie mehr über die E-Rechnung und ihre Vorteile erfahren wollen, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) in meiner Steuerberatungskanzlei in Hamburg kontaktieren.

Herzlichst,
Ihr Thomas Breit

Foto: (c) pathdoc – stock.adobe.com

3 Vorurteile Digitalisierung

Die 3 häufigsten Vorurteile gegen die Buchhaltungs-Digitalisierung

Haben Sie als Unternehmer Vorurteile gegenüber der Digitalisierung Ihrer Buchhaltung?

Da sind Sie nicht der einzige. Immer wieder kommen Kunden mit den verschiedensten Vorurteilen zur Digitalisierung auf mich zu, da es eines meiner Spezialgebiete ist.

Die Digitalisierung der Steuerangelegenheiten ist eine spannende Angelegenheit und sollte keinem Unternehmer Kopfzerbrechen bereiten.

Im Gegenteil können Sie zum Beispiel aus der Digitalisierung Ihrer Buchhaltung sehr viele Vorteile für Ihr Unternehmen nutzen – das zeige ich Ihnen mit diesem Blogartikel.

Außerdem werde ich für Sie 3 der häufigsten Vorurteile von Unternehmern zum Thema Buchhaltungs-Digitalisierung ausräumen.

Vorurteil Nr. 1: Die Buchhaltungs-Digitalisierung kostet zu viel

Viele meiner Kunden machen sich Gedanken um die Kosten der Digitalisierung ihrer Unternehmens-Buchhaltung. Die meisten haben die Sorge, dass eine digitale Buchhaltung mehr kostet als sie bringt.

In der Realität sieht es so aus, dass meine Kunden nach Einrichtung der digitalen Buchhaltung sogar noch Kosten einsparen.

Sie sparen bares Geld bei

  • Personalkosten im Verwaltungsbereich
  • Aufbewahrungskosten

Wenn Sie die Buchhaltung dann vollständig in Ihr Unternehmen übernommen haben, gibt es für Sie personaltechnisch 2 Möglichkeiten:

  1. Die Buchführung bleibt bei Ihnen im Unternehmen:
    Ihr Mitarbeiter braucht dafür nicht einmal eine spezielle Ausbildung im Bereich Buchhaltung. Sie müssen nicht extra jemanden anstellen. Ihr Mitarbeiter muss aber gut auf das neue System eingeschult werden.
  2. Sie geben die Buchführung an einen externen Buchführungshelfer ab:
    Dieser externe Helfer müsste dann zu Ihnen ins Unternehmen kommen und Ihre Buchhaltung vor Ort einrichten. In der Regel sollte er alles weitere von seinem Büro aus erledigen können, rechnen Sie hier mit 65€-85€ netto pro Stunde. Allerdings ist nach der Digitalisierung der Buchhaltungsaufwand nicht mehr sehr hoch, weswegen sich hier Ihre Gesamtkosten massiv verringern würden.
    Durch die digitale Buchhaltung wird Ihr Aufwand in beiden Fällen stark reduziert, wodurch auch automatisch Ihre Kosten sinken werden. Sie können mit einer Zeitersparnis bis zu 70% rechnen, wenn Sie es richtig angehen.

Vorurteil Nr. 2: Die Buchhaltungs-Digitalisierung ist zu aufwendig

Glauben Sie auch, dass der Aufwand der Buchführungsdigitalisierung in einem negativen Verhältnis zu Ihrem Nutzen steht?

Ich kann Ihnen versichern, dass Ihren Mitarbeitern im Zuge der Digitalisierung kein Mehraufwand entsteht. Im Gegenteil werden wir Ihren Mitarbeitern in der Buchhaltung die Arbeit durch die Digitalisierung erleichtern.

Auch in der Phase der Umstellung brauchen Ihre Mitarbeiter mit keinen Hindernissen zu rechnen, da die Umsetzung parallel zu Ihrer aktuellen Buchhaltung gemacht wird.

Mittlerweile ist meine Steuerberatungskanzlei in Hamburg so weit, dass wir die Einrichtung Ihrer digitalen Buchführung in etwa einem Tag erledigen können.

In 4 Schritten, richten wir die digitale Buchhaltung in Ihrem Unternehmen ein:

  1. Scanner aufstellen und installieren
  2. Ablageordner auf Ihrer Festplatte einrichten (als Sammel-Zwischenspeicher)
  3. Cloud im Unternehmensportal einrichten (Dauer: 24 Stunden)
  4. Bank spielt Ihre Daten direkt ins Buchungssystem ein

Je nach Aufwand begleiten wir Sie dann noch zwischen 3 und 12 Monaten. Der Zeitpunkt der vollständigen Übergabe hängt von der Komplexität Ihrer Stammdaten ab.

Vorurteil Nr. 3: Durch die Digitalisierung verliert das Unternehmen seine traditionellen Werte

Wenn Sie dieses Vorurteil auch teilen, muss ich Ihnen ein Stück weit Recht geben:

Es werden sicher bestimmte traditionelle Tätigkeiten im Betrieb früher oder später durch die Digitalisierung wegfallen. Das bedeutet aber nicht, dass dadurch gleich alle traditionellen Werte (in Bezug auf Ihre Unternehmens-Philosophie) über den Haufen geworfen werden.

Doch haben Sie schon einmal daran gedacht, dass die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen auch neue Arbeitsfelder entstehen lassen kann, in denen Ihre Mitarbeiter dann gebraucht werden?

Speziell auf die digitale Buchhaltung bezogen bedeutet das, dass Ihre Mitarbeiter durch die Umstellung nicht mehr Stunden mit dem Kontieren und Eintragen von Belegen und Rechnungen verbringen müssen. Dadurch haben sie Zeit auch noch andere produktive Aufgaben zu übernehmen.

Sie und Ihre Mitarbeiter sollten mit dem Geist der Zeit gehen und die Digitalisierung für Ihr Unternehmen nutzen, statt sie zu verteufeln.

So werden Sie lange am Markt überleben und können Ihre traditionellen Unternehmenswerte, also Ihre Firmenphilosophie, am Leben erhalten.

Fazit: Analoge Buchhaltung verschwendet Ihre Zeit und Ihr Geld

Sie möchten nicht noch länger unnötige Zeit mit analoger Buchführung verschwenden?

Dann wird es Zeit, dass Sie Ihre Vorurteile über Bord werfen und die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung anpacken. Sie werden sehen, dass die Umstellung Ihrem Unternehmen auf lange Sicht mehr bringt, als sie kostet.

In meiner Steuerberatungskanzlei in Hamburg betreue ich regelmäßig Unternehmen, die bereit sind den Schritt zur Digitalisierung zu wagen. Ich begleite die Unternehmen in allen Phasen und zeige genau, wie sie mit dem neuen System im Arbeitsalltag gut zurechtkommen.

Sollten Sie als Unternehmer noch Fragen zu Ihrer Buchhaltungs-Digitalisierung haben, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) erreichen.

Herzlichst,
Ihr Thomas Breit

Foto: (c) iofoto – stock.adobe.com

Erklaerungsvideo Unternehmensbewertung Teil 3

Video-Erklärung: Welches Verfahren zur Unternehmensbewertung ist das richtige für mich?

Wussten Sie, dass es bei der Unternehmensbewertung nicht nur ein einzelnes Verfahren gibt?

In meinen ersten beiden Beiträgen Video-Erklärung: Wie Sie Ihren Unternehmenswert berechnen und Video-Erklärung: Unternehmenswert berechnen mit dem Capital Asset Pricing Model habe ich das Ertragswerteverfahren angewendet. Dabei wurde der Gewinn mit dem Ertrag mal einem Multiplikator berechnet. Weitere ähnliche Verfahren wären zum Beispiel das „Discounted Cashflow Verfahren“ und das „Kurs-Gewinn-Verhältnis“.

Alle Verfahren führen Sie entweder zu einem höheren oder niedrigeren Ergebnis. Das Spannende daran ist: Alle Verfahren sind richtig.

Woher wissen Sie, wann Sie welches Verfahren anwenden können?

Zuerst muss der Bewertungsanlass klar sein. Pro Bewertungsanlass verwenden Sie in der Regel ein bestimmtes Verfahren. Die Basis dafür bildet jedoch immer das Ertragswerteverfahren. Alle Weiteren stellen lediglich eine Modifizierung dessen dar.

Für Erfahrene bietet sich auch die Möglichkeit mit den unterschiedlichen Verfahren zu spielen. Dabei kommt es darauf an, welches Ergebnis Sie letztendlich benötigen.

Damit Sie nicht zu mehreren Ergebnissen kommen, sagt Ihnen das Steuerrecht: „Bei mir sind Sie immer Ertrag multipliziert mit 13,56“.

In meiner Video-Erklärung habe ich für Sie diesen Beitrag noch einmal verständlich zusammengefasst:

Sie möchten mehr Infos dazu, mit welchem Verfahren Sie Ihr Unternehmen am besten bewerten?

Bei weiteren Beratungsbedarf bezüglich Strategien oder zum Auflösen oder Eingehen einer Partnerschaft, würde ich mich sehr über ein gemeinsames Gespräch freuen! Als Steuerberater in Hamburg habe ich mich auf diese Themen spezialisiert.

Sie können mich gerne via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Tomas Breit

Foto: Screenshot youtube.com (23.01.2019)

Erklaervideo Internes Kontrollsystem

Die Bedeutung eines internen Kontrollsystem (IKS) für Unternehmen – inkl. Video

Gleich zu Beginn möchte ich Ihnen mitteilen: Jedes Unternehmen muss ein internes Kontrollsystem (Abkürzung: IKS) für die Finanzverwaltung erstellen.

In diesem Beitrag habe ich für Sie kurz und verständlich die Bedeutung eines internen Kontrollsystems zusammengefasst.

Seit 14. November 2014 gehört ein IKS für die Finanzverwaltung zu den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung. Es reicht nicht mehr aus, wenn Sie in Ihrer Buchhaltung alles weiterhin so machen wie bisher. Die Finanzverwaltung erwartet von Ihnen eine genaue Dokumentation des gesamten Verfahrens.

Welche Fragen müssen Sie der Finanzverwaltung beantworten?

  • Wie prüfen Sie Ihre Belege, die reinkommen und rausgehen?
  • Wer prüft die Richtigkeit der Umsatzsteuer?
  • Wer ist zuständig für die Zahlungen?
  • Durch wessen Hände in Ihrem Unternehmen gehen die Belege?

In einem IKS werden die oben genannten Wege aller Belege und Zahlungen genauestens dokumentiert, bis sie dann letztendlich in der Buchhaltung landen.

Sie arbeiten in ihrem Unternehmen noch nicht mit einem IKS?

In diesem Fall missachten Sie die Grundsätze der Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung.

Bei einer Prüfung vom Finanzamt werden Ihre Umsätze und Gewinne dann einfach geschätzt. Im schlimmsten Fall kann Ihnen sogar versuchte Steuerhinterziehung vorgeworfen werden.

Aus diesem Grund sollte jeder ein IKS für die Finanzverwaltung erstellen. Abhängig von der Firmengröße, kann diese Dokumentation bei kleinen Firmen einfacher und bei großen Firmen umfangreicher ausfallen.

Gerne habe ich das Schreiben vom BMF, vom 14. November 2014, auf meiner Webseite zum Lesen oder als Download für Sie bereitgestellt: https://www.steuerberatung-breit.de/BMF-Erlass-zum-IKS.pdf

Ich empfehle Ihnen ein Beratungsgespräch zu diesem Thema durch einen versierten Steuerberater oder Rechtsanwalt in Anspruch zu nehmen.

In diesem Video habe ich nochmal alles für Sie leicht verständlich erklärt:

Sie benötigen weitere Unterstützung bei der Erstellung eines IKS?

Sollten Sie noch weitere Fragen zu diesem Thema haben oder nähere Informationen zum Arbeiten mit einem IKS in Ihrem Unternehmen benötigen, so können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

Foto: Screenshot youtube.com (am 17.09.2019)