Unverschuldet Schulden angehäuft: Mit diesen 3 Maßnahmen kann Ihnen das nicht passieren

Kennen Sie den Unterschied zwischen Einnahmen und Gewinn? Ist Ihnen klar, dass Ihr Firmen-Bankkonto kein Abbild Ihres steuerlichen Gewinns ist? Haben Sie als Unternehmer auch Angst, dass Sie über diese Dinge zu wenig wissen und dadurch Schulden anhäufen?

Keine Sorge, damit stehen Sie nicht alleine da. Viele Unternehmer wissen nicht, was man alles von den Einnahmen abziehen muss, um den Gewinn zu ermitteln. Viele wissen auch nicht, wie hoch und wofür Steuern zu bezahlen sind. Das Ergebnis sind schlecht oder falsch kalkulierte Budgets und in weiterer Folge die Verschuldung.

Das Problem an der Sache: Den Banken, Ihren Lieferanten und dem Finanzamt ist es egal, ob Schulden aus Unwissenheit entstanden sind oder nicht. Wenn Sie Forderungen nicht mehr bezahlen können, sind Sie als Unternehmer sehr schnell weg vom Fenster.

Wenn Sie die Finanzlage Ihres Unternehmens aber genau im Auge behalten, können Sie sich vor Schulden-Überraschungen schützen. In diesem Blogbeitrag erkläre ich Ihnen, wie Sie sich und Ihr Unternehmen vor Schuldenfallen schützen können.

Vorab: Das sind die häufigsten Gründe, warum Unternehmer unverschuldet Schulden anhäufen:

  • Schlechte oder keine Steuerplanung
  • Schlechte oder keine Steuerstrategie
  • Verspätete Einreichung der Steuererklärung
  • Geschäftseinbruch
  • Kein Businessplan
  • Keine halbjährliche Review
  • Unwissenheit

So können Sie einer Verschuldung verhindern

Ganz salopp gesagt, ist es natürlich immer besser, gleich von vornherein keine Schulden zu machen. Das klingt zwar logisch und gut, wäre aber rein betriebswirtschaftlich nicht richtig.

Warum dem so ist, erfahren Sie weiter unten im Text. Ich habe dort die Situation für Sie anhand von zwei Rechenbeispielen leicht verständlich erklärt.

Aber zuerst zur Vermeidung von zu hohen Schulden:

Maßnahme Nr. 1: Review machen

Durch eine halbjährliche Review (=Statusanalyse) können Unternehmer Ihre Finanzen gut im Auge behalten.

Doch welcher Unternehmer hat schon die Zeit, sich alle 6 Monate hinzusetzen, um Bilanz zu ziehen? Nur wenige.

Trotzdem sollte Ihnen bewusst sein, dass eine Halbjahresbilanz für Sie und den erfolgreichen Fortbestand Ihres Unternehmens nur Vorteile haben kann. Welche das sind, habe ich für Sie im Beitrag unter diesem Link zusammengefasst: Bitte hier klicken und mehr über die Vorteile einer Halbjahresbilanz erfahren.

Maßnahme Nr. 2: Früherkennungssystem installieren

Als weitere Schutzmaßnahme könnten Sie an die Installation von Früherkennungssystemen denken – ein digitales Tax-CMS zum Beispiel. Das ist ein digitales Steuer-Kontroll-System, das Sie und Ihr Unternehmen dabei unterstützt, die Regeln der ordentlichen Buchführung einzuhalten.

Die häufigsten Fragen meiner Klienten zum digitalen Tax-CMS habe ich in einem eigenen Beitrag beantworten. Diesen finden Sie unter folgendem Link: 10 häufig gestellte Fragen zum Tax-CMS

Maßnahme Nr. 3: Budgetierung erstellen

Auch mit der richtigen Budgetierung können Sie nicht in die Schuldenfalle tappen.

Dabei bestimmen Sie finanzielle Unternehmensziele, die Sie in einer bestimmten Planungsperiode erreichen wollen. Um zu erfahren, ob die Geldmittel für Ihre Firmen-Ausgaben wie geplant zur Verfügung stehen, müssen Sie regelmäßig einen Plan-Ist-Vergleich durchführen.

Dabei fallen Unregelmäßigkeiten rechtzeitig auf und Sie können die Notbremse auf dem Weg zur Verschuldung ziehen.

Wie sich Schulden machen positiv auf Ihr Unternehmen auswirken kann

Vermutlich wissen Sie als Unternehmer bereits, dass es meist vernünftiger ist, Geschäfte über längere Zeiträume (mehr als ein Jahr) fremd zu finanzieren. Das bedeutet im eigentlichen Sinn auch Schulden zu machen.

Da die Erklärung solcher Finanzierungs-Angelegenheiten etwas kompliziert ist, werde ich es Ihnen an zwei Beispielen vorrechnen:

Stellen Sie sich vor, Sie kaufen für Ihre Firma ein Auto um 50.000 Euro. Sie können den Autokauf selbst finanzieren, oder Sie begleichen den Kaufpreis mit fremden Geldmitteln.

In beiden Fällen setzten Sie das Auto über 5 Jahre von der Steuer ab. Somit schmälert sich in dieser Zeit Ihr Gewinn jedes Jahr um 10.000 Euro durch den Autokauf.

Beispiel 1: Sie bezahlen den Kaufpreis selbst

Um die Rechnung vereinfacht für Sie darzustellen, gehe ich von einem Gewinn in Höhe von 100.000 Euro aus. Von diesem Gewinn werden die 50.000 Euro für den Autokauf abgezogen. Also haben Sie dann noch 50.000 Euro am Konto.

Wie bereits beschrieben, können Sie dann in den nächsten 5 Jahren immer nur 10.000 Euro vom Kaufpreis steuerlich absetzen. Diese werden von Ihrem Gewinn abgezogen (nicht von dem, was Sie noch am Konto haben) und in unserem Beispiel bleiben 90.000 Euro übrig, die versteuert werden müssen.

Bei einem fiktiven Höchststeuersatz von 50% sind das 45.000 Euro.

Da Sie aber nur noch 50.000 Euro am Konto haben (weil Sie ja das Auto gleich bezahlt haben), bleiben Ihnen nach Abzug der Steuern nur mehr 5.000 Euro übrig.

Damit lässt sich nur schwer ein erfolgreiches Unternehmen führen.

Beispiel 2: Sie lassen fremd finanzieren

Fremdfinanzierung bedeutet zum Beispiel bei einer Bank einen Kredit aufzunehmen. Wenn Sie das für den angenommenen Autokauf machen, verringert sich Ihr Kontostand nicht gleich um 50.000 Euro. Im Gegenteil: Das Geld wird von der Bank erst auf Ihr Konto überwiesen, damit Sie dann das Auto damit kaufen können.

Nehmen wir auch hier einen Gewinn in Höhe von 100.000 Euro an. Sie bekommen die 50.000 Euro von der Bank und bezahlen damit das Auto. Somit bleibt der Gewinn auf Ihrem Konto erhalten.

Auch hier gilt die Absetzbarkeit über 5 Jahre. Sie ziehen also für die Steuerberechnung wieder 10.000 Euro jährlich von Ihrem Gewinn ab und das 5 Jahre lang. Wieder bleiben 90.000 Euro übrig, die Sie mit dem fiktiven Höchstzinssatz von 50% besteuern. Und wieder bezahlen Sie 45.000 Euro Steuern.

Der große Unterschied zu Beispiel 1: Sie bezahlen diese Steuern diesmal von 100.000 Euro (weil Sie Ihren Gewinn für den Autokauf nicht antasten mussten). Sie haben nach Abzug der Steuern noch 55.000 Euro auf Ihrem Firmenkonto.

Dass diese Variante für eine erfolgreiche Unternehmensführung die bessere ist, liegt auf der Hand.

Das Maß an Schulden ist ausschlaggebend für Ihren Unternehmenserfolg

Sie sehen, in bestimmten Situationen ist eine Fremdfinanzierung für Unternehmer vernünftiger. Auch wenn das genau genommen bedeutet, Schulden zu machen.

Wenn Sie als Unternehmer aber ein wirtschaftlich vertretbares Maß an Schulden überschreiten, laufen Sie Gefahr, sich und Ihr Unternehmen in eine Insolvenz zu stürzen.

Bei einer Überschuldung kann Ihnen auch keine Bank der Welt mehr helfen. Sie bekommen ein schlechtes Bankrating. Ihre Kreditwürdigkeit sinkt und Sie müssen höhere Zinssätze zahlen, falls Sie überhaupt noch einen Kredit bekommen.

Fazit: Unwissenheit schützt Sie nicht vor Verschuldung

Es kann schnell passieren, dass Sie sich als Unternehmer unwissentlich in die Zahlungsunfähigkeit manövrieren. Ein großes Problem ist dann, dass Ihren Gläubigern egal ist, warum Sie nicht zahlen können bzw. was Sie in diese Situation gebracht hat.

Mit den 3 genannten Maßnahmen können Sie sich und Ihr Unternehmen gut vorbereitet und behalten Ihre Finanzen und die damit verbundene Planung immer gut im Auge.

Mit diesem Beitrag wollte ich Sie als Unternehmer auf keinen Fall verunsichern. Doch ist es mir wichtig, auf die Gefahren der Unwissenheit bei der Unternehmensplanung hinzuweisen.

Falls Sie noch Fragen zum Thema haben, oder Unterstützung bei der richtigen Planung brauchen, zögern Sie nicht, mich in meiner Hamburger Steuerberatungskanzlei zu kontaktieren. Sie erreichen Sie mich via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!).

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

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Problemfreie Unternehmensnachfolge dank der Digitalisierung, geht denn das?

Liegt Ihr Pensionsantritt in nicht mehr allzu weiter Ferne? Sehnen Sie sich bereits danach, Ihr Lebenswerk an einen würdigen Nachfolger zu übergeben, um dann den wohl verdienten Ruhestand zu genießen? Sie wollen guten Gewissens die eigene Firma verlassen und sicher sein, dass es Ihren Angestellten auch in Zukunft gut gehen wird?

Damit dies der Fall ist, brauchen Sie eine reibungslose Unternehmensnachfolge. Aber was können Sie als Inhaber dafür tun? Ganz einfach: Ihre Firma digitalisieren.

In diesem Blogbeitrag zeige ich Ihnen, wie eine solche Digitalisierung Ihre Unternehmensnachfolge erleichtert und für einen sorgenfreien Ruhestand sorgt.

So erleichtert die Digitalisierung Ihre Unternehmensnachfolge

Ich weiß, als Unternehmer fällt es schwer, sein eigenes Lebenswerk aus der Hand zu geben: Nachdem Sie Jahrzehnte lang Ihre Firma aufgebaut und vorangetrieben haben, sollen Sie nun das Zepter einfach so an einen anderen weitergeben? Wer weiß, ob er die Firma genauso gut führen kann wie Sie es bisher taten? Was, wenn er heillos überfordert ist und den Betrieb wie auch die Mitarbeiter ins Verderben stürzt? Dann war alles umsonst.

Keine Sorge, ich will Ihnen damit keinen Schrecken einjagen, sondern vielmehr die Wichtigkeit einer gut durchdachten Unternehmensnachfolge aufzeigen. Schließlich liegt es in Ihrem Interesse, dass Ihre Firma und Ihre ehemaligen Angestellten eine gesicherte Zukunft haben. Die Digitalisierung kann Ihnen helfen, für den Fortbestand Ihres Unternehmens zu sorgen und die Übergabe an einen passenden Nachfolger zu erleichtern.

Mithilfe der Digitalisierung befindet sich Ihre Firma auf dem neuesten technischen, prozessualen und rechtlichen Stand. Damit Sie diesen vorteilhaften Zustand in Ihrem Unternehmen erreichen, bietet Ihnen die Digitalisierung 2 hilfreiche Werkzeuge:

  1. Das Tax CMS
    Ein digitales Tax CMS (kurz für Compliance Management System) ist ein elektronisches Kontrollsystem, mithilfe dessen steuerliche Prozesse erfasst und als Arbeitsanweisung bestimmt werden können. Damit erhöht es Ihre Rechtssicherheit (siehe dazu auch: So schützt die Digitalisierung Sie als Unternehmer vor Vorwürfen der Steuerhinterziehung) und den Unternehmenswert Ihrer Firma. Mit einem Tax CMS zeigen Sie also potentiellen Nachfolgern, dass Sie nichts zu verstecken haben.
  2. Das IKS
    Ein Internes Kontrollsystem (kurz: IKS) hilft Ihnen als Unternehmer, Ihre Finanzen im Griff zu behalten. Dabei werden die Wege aller Belege und Zahlungen genauestens dokumentiert, sodass Ihre Firma eine ordnungsgemäße Buchhaltung vorweisen kann. Eine tiefergehende Beschreibung des IKS und die Vorteile eines solchen Systems haben wir Ihnen in einem eigenen, ausführlichen Blogartikel zusammengefasst. Den Beitrag finden Sie unter folgendem Link: Die Bedeutung eines internen Kontrollsystem (IKS) für Unternehmen – inkl. Video 

Dank dieser 2 Säulen der Digitalisierung haben Sie in Ihrem Unternehmen weder Sanierungsstau noch Rückstände zu verzeichnen. Sie wissen genau, welche Gewinne Ihre Firma macht und wie viel sie wert ist. Auf diese Weise können Sie Ihrem Nachfolger klare Fakten vorweisen, sodass dieser einen genauen Einblick in die wirtschaftliche Aufstellung des Unternehmens erhält. Nur auf dieser Basis kann die neue Führung ihr weiteres Handeln im Sinne aller Beteiligten planen.

So bereiten Sie Ihren Nachfolger vor: Probezeit & Einweisung

Damit die Übergabe Ihres digitalisierten Unternehmens wirklich reibungslos verläuft, müssen Sie geschickt vorgehen. Immerhin soll Ihr Betrieb nicht an einen überforderten Nachfolger gehen und darunter leiden. Daher ist es wichtig, den zukünftigen Chef gut auf seine Aufgaben vorzubereiten.

Ich persönlich empfehle Unternehmern gerne, Ihre Nachfolger einer Probezeit von etwas 5 Jahren zu unterziehen. Während dieser Zeit können Sie feststellen, ob der Kandidat für den verantwortungsvollen Posten wirklich geeignet ist und die richtigen Entscheidungen trifft.

Während dieser Probezeit benötigt Ihr Nachfolger zudem eine ausführliche Einweisung in Prozessabläufe, technische Verfahren, und, und, und. Nur so können Sie sicher gehen, dass er wirklich weiß, was er tut und Ihr digitalisiertes Unternehmen erfolgreich fortführen kann.

Mein Tipp an Unternehmer ist daher: Suchen Sie sich einen Nachfolger, welcher mit der Zeit geht und keine Angst vor neuen Systemen hat. Ist er ein Befürworter der Digitalisierung, so gestaltet sich auch die Einweisung und Übernahme für Sie leichter.

Das springt dabei für Sie raus: schneller und transparenter Wechsel

Im Vergleich zu einer nicht digitalisierten Firma ersparen Sie sich mit der Digitalisierung bei der Unternehmensnachfolge vor allem Zeit. Sie müssen nicht mehr länger durch Berge von Akten wühlen, bis Sie die nötigen Daten für beispielsweise ein Verkaufsangebot beisammen haben. Dank der Digitalisierung sind diese nämlich alle in Ihrem Computer einsehbar. Auf diese Weise brauchen Sie nur wenige Klicks, bis Sie die Informationen gefunden haben, die Sie und Ihr Nachfolger benötigen.

Das Auditing, also die Prüfung Ihres Unternehmens, bevor es an den Nachfolger geht, verläuft dadurch erheblich schneller und ist zudem auch transparenter als bei einer nicht digitalisierten Firma.

Fazit: Mit der Digitalisierung Nachfolger anlocken & stressfrei an sie übergeben

Es gibt zahlreiche Vorteile bei der Digitalisierung eines Unternehmens, angefangen bei der höheren Sicherheit vor dem Steuergesetzgeber bis hin zu spürbaren Kosteneinsparungen. Dabei ist es nie zu spät, eine Digitalisierung in der eigenen Firma durchzuführen – sogar kurz vor dem Ruhestand macht das für Unternehmen noch Sinn.

Dank der Umstrukturierung und der Einführung moderner Kontrollsysteme in Ihrer Firma, bringen Sie diese nämlich auf den neusten Stand in Sachen Technik, Arbeitsabläufen und Recht. Damit bieten Sie Nachfolgern ein gut aufgestelltes Unternehmen an, in welchem es keine sprichwörtlichen Leichen im Keller gibt. Alle Unternehmensdaten sind klar ersichtlich und entsprechen exakt der Wahrheit.

Die Digitalisierung verhilft Ihnen dadurch zu einer problemfreien Unternehmensnachfolge und ermöglicht Ihnen einen stressfreien Übergang in den Ruhestand. So können Sie Ihre Rente mit ruhigem Gewissen genießen und brauchen sich keine Sorgen mehr um Firma und Angestellte machen.

Sie haben noch weitere Fragen zur Digitalisierung und Ihren Vorteilen bei der Unternehmensnachfolge? Genau das ist mein Spezialgebiet. Sie können mich daher gerne in meiner Steuerberatungskanzlei in Hamburg aufsuchen oder mich via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

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Papierloses Unternehmen? Diese 2 Schritte machen es möglich!

Spielen Sie mit dem Gedanken, Ihr Unternehmen zu digitalisieren? Sie sind die Stapel an Papier leid und wollen mit Ihrer Firma endlich im 21. Jahrhundert ankommen?

Dann führt kein Weg an der vollständigen Digitalisierung vorbei. Als Experte in Sachen Papierlosigkeit möchte ich Ihnen in diesem Beitrag zeigen, wie auch Sie Ihr Unternehmen zu 100% papierlos machen.

Kleiner Hinweis vorab: Dieser Umstieg wird sich auch finanziell für Sie lohnen…

So bereiten Sie sich auf Ihr papierloses Unternehmen vor

Bevor Sie mit der Digitalisierung Ihres Unternehmens loslegen können, müssen Sie einiges an Vorarbeit leisten:

Analysieren Sie die Prozessabläufe in Ihrem Unternehmen

Zu Beginn müssen Sie alle Prozesse (=Arbeitsabläufe) in Ihrem Unternehmen verstehen und erfassen. Dafür zerlegen Sie alle Arbeitsabläufe in ihre Einzelteile. Beschreiben Sie jeden Arbeitsschritt genau.

Planen Sie die Arbeitsschritte für die Digitalisierung

Danach planen Sie die digitalen Prozesse. Das heißt Sie überlegen sich, wie Sie alle Arbeitsschritte in Ihrer Firma auf digitalem Weg erledigen und miteinander verbinden können.

Prüfen Sie Ihre Computer-Programme

Bevor es los gehen kann müssen Sie noch prüfen, ob die Arbeitsschritte in Ihrem Unternehmen mit Ihren aktuellen Software-Produkten bewältigt werden können. Sollte das nicht der Fall sein, müssen Sie sich mit neuen Computer-Programmen für die Umstellung auf die 100%-ige Digitalisierung Ihres Unternehmens ausstatten.

Bei der digitalen Buchführung muss das zum Beispiel ein digitales Cloud-System sein und ein Buchhaltungsprogramm, das darauf zugreifen kann.

1. Schritt: Sie digitalisieren Ihre Buchführung zu 100%

Bei einem so großen Vorhaben wie der kompletten Digitalisierung eines Unternehmens wissen viele nicht, wo sie am besten anfangen sollen. Da ich selbst seit 2014 zu 100% papierfrei arbeite weiß ich, dass zuallererst die Buchhaltung digitalisiert werden muss.

Dafür gehen Sie als Unternehmer folgendermaßen vor:

  1. Sie legen sich eine Cloud (=ein Speicher im Internet) zu, welche durch ein System mit Ihrer Finanzbuchhaltung verbunden ist.
    Diese Cloud speichert all Ihre Bankdaten und ist ein erster Schritt zur automatisierten digitalen Buchhaltung. (Mehr dazu erfahren Sie in diesem Beitrag: So können Sie Ihre digitale Buchhaltung automatisieren – inkl. Video)
  2. Sie erledigen zu 80% Ihren Zahlungsverkehr über diese neue Finanzbuchhaltung.
  3. Sie genießen zu 90%-99% die Automatisierung von Mahnwesen und Zahlungsavis (=Ankündigung einer Zahlung oder Rechnung).

Das alles benötigen Sie dafür: Laptop, Cloud & Fibu-System

Damit Ihre Buchhaltung auf jegliches Papier verzichten kann, braucht es natürlich auch die nötige technische Unterstützung. Für die Digitalisierung sind daher folgende 3 Dinge Voraussetzungen:

  • Ein Gerät, auf dem man schreiben kann (sprich: Laptop oder PC)
  • Eine Cloud
  • Eine Finanzbuchhaltung mit Cloud-Anbindung (beispielsweise durch Systeme wie DATEV, AGENDA, DMS)

Nur mit diesen technischen Hilfsmitteln können Sie Ihre Buchhaltung zu 100% papierfrei machen.

2. Schritt: Sie ersetzen restlichen Papierkram durch Softwaretools

Sobald die Buchhaltung vollständig digitalisiert wurde, geht es an die restlichen (noch papierbeladenen) Arbeitsabläufe. Dabei empfehle ich, Schritt für Schritt vorzugehen. Das bedeutet: Nehmen Sie sich eine Aufgabe nach der anderen vor.

Ein Beispiel: Als zweiten Bereich (neben der Buchhaltung) können Sie beginnen, auch den Schriftverkehr zu digitalisieren. Dieser macht vermutlich ebenfalls einen großen Teil von Ihrem Papierverbrauch aus. Ein sogenanntes DMS (Dokumentenmanagement-System) kann Ihnen helfen, dabei Papier zu sparen.

Oder: Sie beginnen Papierdokumente einzuscannen, um diese dann in der Cloud zu speichern. Auch so reduzieren Sie Ihren Bedarf an Papier und sind der vollständigen Digitalisierung einen Schritt näher.

Wenn Sie nach und nach Prozesse in Ihrem Unternehmen digitalisieren, arbeiten auch Sie schon bald zu 100% papierlos.

So profitieren Sie von einem 100% papierlosen Büro

Auch wenn die Digitalisierung Ihres Unternehmens auf den ersten Blick mühsam erscheint, kann sie sich für Sie als Inhaber lohnen. Richtig umgesetzt profitieren Sie nämlich von folgenden 5 Vorteilen:

  • schnelleren Ablauf interner Prozesse (=Zeitersparnis)
  • umweltfreundlichen Arbeitsmethoden (für einen grüneren Planeten)
  • Wegfall erheblicher Kosten (wie z.B. Aufbewahrungskosten)
  • einem nachfolgebereiten Unternehmen für die nächste Generation
  • einem gesteigerten Unternehmenswert ( da Sie höhere Erträge erzielen und auf dem neusten technischen Stand sind)

Diese Gefahren lauern auf Sie bei der Umsetzung

Neben so vielen Vorteilen darf man allerdings auch nicht die Kehrseite der Digitalisierung vergessen:

Ältere Mitarbeiter sind beispielsweise oft mit der neuen Technik überfordert und können mit den schnelleren Arbeitsabläufen nicht mehr mithalten. Eben diese automatisierten Abläufe ersetzen auch einige Angestellte, wodurch es zu Kündigungen kommen kann.

Außerdem dürfen Sie als Unternehmer eines nicht vergessen: Sie sind durch die Digitalisierung zu 100% von der Technik abhängig. Das bedeutet: W-LAN, LAN oder Software müssen reibungslos funktionieren, damit Sie arbeiten können. Aus diesem Grund sollten Sie sich auch unbedingt vor Hackerangriffen schützen!

Zu guter Letzt: Der Umstieg auf ein papierloses Büro erfordert einen gewissen Mehraufwand. So müssen Sie mindestens ein IKS (=Internes Kontrollsystem) und wahrscheinlich auch ein Tax CMS installieren. Nur so erfüllen Sie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (kurz: GoB).

Fazit: Zu mehr Erfolg & Effizienz durch Digitalisierung

Da ich selbst eine papierlose Steuerberatungskanzlei in Hamburg führe weiß ich, wie viel Arbeit dahinter steckt. Doch ich kann Ihnen aus eigener Erfahrung sagen, dass sich diese Anstrengungen am Ende bezahlt machen.

Durch jeden einzelnen Schritt zur Digitalisierung sparen Sie Kosten ein und steigern gleichzeitig Ihren Unternehmenswert. So tragen Sie nicht nur Ihren Teil zum Umweltschutz bei, sondern sorgen auch für gewinnbringende und effiziente Arbeitsprozesse.

Ich hoffe, ich konnte Sie mit diesem Beitrag überzeugen, dass auch Ihre Firma mit ein wenig Mühe papierlos werden kann.

Sollten Sie zu diesem Thema noch Fragen an mich haben oder eine persönliche Beratung wünschen, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

Foto: © master1305 – stock.adobe.com

Die Handelsblatt-Studie hat es bestätigt: Unsere Steuerberatungskanzlei ist überdurchschnittlich gut

Mit Stolz darf ich in diesem Blogbeitrag verkünden, dass unsere 3-Mann-Steuerberatungskanzlei im Marktvergleich locker mit großen Büros mithalten kann:

Laut einer Studie des Handelsblattes (hier geht’s zu dem dazugehörigen Artikel), liegt unsere Kanzlei mit rund 75 von 100 Punkten deutlich über dem Durchschnitt.

Zur Studie: 592 von mehr als 3.700 Teilnehmern schafften es in die Bestenliste

Insgesamt nahmen mehr als 3.700 Steuerberater an der Studie teil, in welcher Leistungen und Fachwissen auf das Genaueste überprüft wurden.

Dabei spielten beispielsweise  Zusatzqualifizierung meiner Mitarbeiter sowie allgemeine Fertigkeiten in der Branche eine entscheidende Rolle.

Im Spezialgebiet Erbschaft und Schenkung schaffte es unsere Kanzlei sogar ins Spitzenfeld und wurde vom Handelsblatt dafür ausgezeichnet (hier erfahren Sie mehr darüber).

Die größte Herausforderung für die meisten Steuerberater: die Digitalisierung

Rund 80% der Teilnehmer gaben bei der Befragung bekannt, dass besonders die Digitalisierung eine Herausforderung für sie darstellt.

Ständige Erreichbarkeit, kürzere Reaktionszeiten und die Digitalisierung einzelner Betriebe erhöhen dabei den Druck auf Deutschlands Kanzleien.

Ich für meinen Teil sehe die Digitalisierung als eines meiner Steckenpferde und helfe Mandanten gerne als „Digitalisierungscoach“ weiter.

So leicht kann der digitale Wechsel wirklich sein

Unsere Kanzlei geht Mandanten mit gutem Beispiel voran und ist seit 2014 zu 100% papierlos. Bei uns gibt es weder Papierakten noch Notizzetteln.

Dass die Digitalisierung auch in Ihrem Betrieb umsetzbar ist und sich langfristig bezahlt macht, zeigen diese beliebten Blogbeiträge:

Wenn Sie mehr über die Digitalisierung und ihre Vorteile erfahren wollen, können Sie mich in meiner Hamburger Steuerberatungskanzlei jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

Screenshot von https://www.handelsblatt.com/unternehmen/dienstleister/studie-deutschlands-beste-steuerberater-und-wirtschaftspruefer-2019/24203568.html (am 05.06.2019)

Digitalisierte und automatisierte BuchhaltungTeil 2

Insider-Wissen für Ihre digitale und automatisierte Buchhaltung

Wissen Sie, wie die digitalisierte und automatisierte Buchhaltung in der Praxis aussieht?

Wenn Sie alles richtig einrichten, brauchen Sie nicht einmal Buchhaltungskenntnisse, um Ihre tagesaktuelle Buchhaltung zu führen. Lediglich die richtigen Tastenkürzel reichen aus, um die tägliche Buchhaltung auf digitalem Wege zu erledigen.

In meinem neuen Video verrate ich Ihnen, welche Klicks und Tastenkürzel Sie für die Software Agenda brauchen. Auch ich habe meine Kanzlei auf diese digitale Buchhaltungssoftware umgestellt und möchte hier meine Erfahrungen mit Ihnen teilen:

Erfahren sie, wie Sie mit wenigen Klicks und Tastenkombinationen

  • Kontoauszüge herunterladen
  • Ihre Agenda-Cloud öffnen
  • Vorerfasste Belege verbuchen
  • Belege manuell erfassen und verbuchen
  • Neue Kreditoren anlegen
  • Überweisungen über die Bankschnittstelle machen.

Sie werden staunen, wie viel Zeit Sie sich und Ihrem Unternehmen sparen, wenn sie auf die passende digitalisierte und automatisierte Buchhaltung setzen.

Wenn Sie mehr über die digitale und automatisierte Buchhaltung für Ihr Unternehmen wissen möchten, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) kontaktieren.

Gerne können wir Ihre Fragen bei einem gemeinsamen Termin in meiner Steuerberatungskanzlei in Hamburg klären.

Herzlichst,
Ihr Thomas Breit

 

Steuerberatung Breit auf Instagram

Ich bin jetzt noch mobiler dank Instagram

Ich scheue keinen Weg, um meinen Kunden zu erreichen. Auch von meinen Mitarbeitern verlange ich ein hohes Maß an Reisebereitschaft. Nun erweitere ich für Sie auch meine digitale Erreichbarkeit:

Ab sofort können Sie mir auch auf Instagram folgen.

Was Sie als Unternehmer auf meinem neuen Profil erwartet:

  • Ich zeige Ihnen, wie ein papierloses Büro funktioniert.
  • Ich informiere Sie über finanzielle Vorteile in verschiedenen Steuerfragen.
  • Ich gebe Ihnen die besten Tipps für eine erfolgreiche Nachfolgeplanung.
  • Ich verrate Ihnen die Geheimnisse, bei der Wahl der Rechtsform für Ihr Unternehmen.

Instagram-sei-dank kann ich Ihnen ein noch genaueres Bild über meine Person und meine Arbeit vermitteln.

Ich werde Sie an meinem Arbeitsalltag teilhaben lassen und Ihnen die schwere Kost Ihrer Steuerangelegenheiten noch leichter verständlich aufbereiten.

Trotzdem liegt mir der persönliche Kontakt sehr am Herzen

Ich freue mich über jeden Besuch in meiner Kanzlei. Dafür können Sie gerne einen Termin vereinbaren via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

Vorteile digitale Kundendaten

Digitalisierung von Kundendaten (Teil 1): Diese 3 Vorteile beschert es beim Unternehmenskauf

Sie möchten Ihr Unternehmen verkaufen und fragen sich, was mit Ihren digitalisierten Kundendaten passieren soll? Wer bekommt die Daten? Welche Gefahrenquellen lauern auf Sie als Verkäufer?

Kundendaten sind wichtige Wirtschaftsgüter, die am einfachsten in digitaler Form aufbewahrt werden sollten. Beim Unternehmensverkauf können diese je nach Verkaufsmodell beim Unternehmensverkauf an den neuen Besitzer übertragen werden.

Welche 3 Vorteile sich aus der Digitalisierung Ihrer Kundendaten speziell beim Unternehmensverkauf ergeben, habe ich in diesem Blogbeitrag für Sie zusammengefasst.

Vorteil Nr. 1: Zentrale Pflege der Stammdaten bringt Mehrwert

Stammdaten sind Grunddaten, die in Ihrem Unternehmen verarbeitet werden und über einen gewissen Zeitraum nicht verändert werden. Zum Beispiel wenn ein Immobilienunternehmen Grundstücksdaten speichert. Auch Kundendaten sind so genannte Stammdaten und müssen gepflegt werden. Stammdatenpflege ist nicht mit der Erfassung und Abspeicherung allein erledigt.

Stammdaten gehören dann regelmäßig aktualisiert, vervollständigt, korrigiert und um verschiedene Details ergänzt.

Das bedeutet auf Ihre Kundendaten bezogen, dass Ihnen die Digitalisierung Ihrer Kundendaten einiges an Arbeit erspart.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, einer Ihrer Kunden zieht um. Er gibt Ihnen seine neue Adresse bekannt, damit Sie ihn auch in Zukunft gut erreichen können. Nun waren Sie schon fleißig und haben alle Ihre Kundendaten nach einem bestimmten System abgespeichert. Ihr Vorteil: Sie brauchen nicht Akten und Ordnerberge zu durchforsten um die Kundenkartei überhaupt erst einmal zu finden, bevor Sie die Änderung vornehmen.

Sie setzen sich einfach an Ihren Computer, tippen den Namen des Kunden ein und können die Änderung sofort digital vornehmen. Dabei haben Sie im Überblick, ob auch noch andere Daten verändert werden sollten.

Bei einem Unternehmensverkauf sind Sie, wenn nicht vertraglich anders geregelt, verpflichtet Ihre Kundendaten weiterzugeben. Das können Sie dann ganz einfach auf Knopfdruck erledigen.

Ihr Nachfolger profitiert zudem, weil er Ihr schnelles System direkt mit übernehmen kann. Dadurch ist Ihr Unternehmen mehr wert.

Vorteil Nr. 2: Sichtbare Aufbereitung des Kundenstamms nach Potenzial

Für eine so genannte ABC-Analyse (auch Programmstrukturanalyse) müssen Sie die Daten Ihrer Kunden verknüpfen können.

Eine ABC-Analyse Ihrer Kundendaten machen Sie dann, wenn Sie wissen möchten, welche Kunden am stärksten am Umsatz Ihres Unternehmens beteiligt sind.

Die Einteilung erfolgt in A-Kunden (bringen am meisten) bis hin zu c-Kunden (bringen am wenigsten). Sie können dank der digitalisierter Kundendaten ganz einfach Ihre Kunden kategorisieren und solch eine Analyse zum Beispiel für die Unternehmensanalyse beim Verkauf aufbereiten.

Ihr Käufer wird beeindruckt sein von dieser Aufbereitung und Ihr Unternehmen erscheint top aufgestellt.

Vorteil Nr. 3: Leichtere Aufteilung bei teilsweisem Verkauf

Wenn Sie Ihre Kundenkartei erst einmal digitalisiert haben, können Sie viel besser unter den verschiedenen Kunden unterscheiden.

Stellen Sie sich vor, Sie sind Unternehmer in Heidelberg und möchten Ihr Unternehmen verkaufen. Trotz des Verkaufs möchten Sie einen Teil Ihres Unternehmens und die damit in Zusammenhang stehenden Kunden behalten. Im Kaufvertrag müssen Sie das ausdrücklich anführen. Dafür wäre es gut zu wissen, welche Kunden das sind. Schließlich steigt und fällt damit der Unternehmens- und Verkaufswert.

Wenn Sie nun Ihre Kundendaten schon vorzeitig digitalisiert haben, reicht oft ein Knopfdruck aus und Sie haben alles was Sie brauchen: Mit einer Such- oder Filterfunktion in Ihrem Programm können Sie nun alle Heidelberger Kunden heraussuchen.

Fazit Digitalisierung steigert Unternehmenswert nicht nur im Betrieb, sondern auch beim Verkauf

Ich habe schon oft darüber berichtet, in wie fern die Digitalisierung Ihren Unetrnehmenswert steigert. Sie sorgt für niedrigere Kosten und somit auch für höhere Gewinne.

Mit diesem Beitrag wollte ich Ihnen zeigen, dass die Digitalisierung direkte Vorteile auch beim Unternehmensverkauf bringt:

  • schneller Überblick
  • erleichterte Übergabe
  • zukunftsträchtiges Erscheinungsbild

– Sind nur eine Hand voll der Vorteile, die in diesem Artikel drinnen stecken.

Sollten Sie zu diesem Thema noch Fragen an mich haben oder hätten gerne eine persönliche Beratung dazu, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

Foto: (c) fovito – stock.adobe.com

Scanner digitale Buchhaltung

Digitale Buchführung: So fangen Sie an

Träumen Sie als Unternehmer auch manchmal auch von der papierlosen Buchführung? Sie wissen aber nicht wo beginnen?

Der erste Schritt bei der Erfüllung dieses Traums liegt in der Anschaffung eines passenden Scanners. Er bildet die Grundlage für Ihre digitalisierte Buchführung.

Für meine Mandanten (und für mich selbst), habe ich mich auf die Digitalisierung spezialisiert. Meine Kanzlei ist seit Mai 2014 sogar zu 100% papierfrei. Nicht einmal mehr Notizen müssen auf Zettel geschrieben werden.

Auch ich habe irgendwann von Null beginnen müssen. Darum weiß ich aber heute, worauf es ankommt.

Bei der Umstellung auf die digitalisierte Buchhaltung gibt es einiges zu beachten. Worauf Sie speziell bei der Auswahl der richtigen Hardware (des Scanners) aufpassen sollten, habe ich in diesem Blogbeitrag für Sie zusammengefasst.

Das macht einen richtig guten Scanner für die digitale Ablage Ihrer Belege aus

Sie können prinzipiell jeden beliebigen Scanner für Ihre Belege verwenden. Damit Sie aber lange gut damit arbeiten können, sollte er bestimmte Anforderungen erfüllen.

Das sollte der Scanner für die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung können:

  • Unkomplizierte Bedienung
  • Beide Seiten eines Papiers scannen (in Fachkreisen auch Duplex-Scan)
  • Schnelles scannen
  • Verschiedene Papierstärken einziehen
  • Verschiedene Beleggrößen einziehen und erkennen
  • Dokumente auch ohne Dateinamen erfassen
  • Schwarz/weiß- und Farb-Scan

Ich persönlich kann zum Beispiel den FuJiTSU ScanSnap IX500 sehr empfehlen. Mit ca. 400 € ist er nicht sehr teuer, erfüllt aber alle Anforderungen, um die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung durchzuführen.

Können Sie die Digitalisierung Ihrer Buchführung auch ohne eigenen Scanner machen?

Sie sind sich nicht ganz sicher, welcher Scanner es werden soll? Trotzdem möchten Sie mit der Digitalisierung Ihrer Buchhaltung loslegen?

Sie müssen keine Zeit verlieren: Beauftragen Sie einen externen Buchhaltungshelfer. Sie gewähren ihm Zugang zu Ihrem Cloudsystem (Keine Angst, was das ist, erkläre ich gleich etwas später) und müssen nicht noch länger warten, um die Digitalisierung Ihrer Buchführung anzugehen.

Diesem externen Buchführungshelfer schicken Sie alle Rechnungen, Belege etc. und er scannt sie für Sie ein. Jetzt kommt das oben erwähnte Cloudsystem ins Spiel. Es ermöglicht den Datenaustausch zwischen Ihnen und Ihrem externen Dienstleister.

Sobald er die Belege eingescannt hat, werden diese automatisch (nur) für Sie im Internet verfügbar gemacht. Diese Ablage reicht für jeden Finanzprüfer heutzutage aus. Und Sie haben keinen Papiermüll mehr in Ihrem Archiv und Ihrem Büro.

Fazit: Warum Sie gleich mit der Digitalisierung Ihrer Buchführung anfangen sollten

Egal ob nun mit eigenem Scanner, oder nicht – Sie sollten den ganzen Weg zur digitalisierten Buchführung gehen. Denn so können Sie als Unternehmer richtig sparen:

  • Keine Archivierungskosten mehr
  • Keine Aufbewahrungskosten mehr
  • Keine lange Belegsuche mehr (spart Zeit)

Achtung: Für die rechtsgültige digitalisierte Buchführung reicht der Scanner allein nicht aus. Sie brauchen zusätzlich ein Buchführungsprogramm und ein Cloudsystem. Darin können Sie Ihre Belege sortieren, ablegen und Buchungen durchführen.

Weitere Erklärungen dazu finden Sie auch in meinen Erklärvideo: Was ist digitale Buchhaltung?

Sollten Sie noch genauer wissen wollen, wie Sie die digitale Transformation Ihrer Buchhaltung durchführen oder Beratung benötigen, können Sie mich jederzeit in meiern Steuerberatungskanzlei in Hamburg via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) kontaktieren.

Herzlichst,
Ihr Thomas Breit

Foto: (c) Elnur  – stock.adobe.com

Vorteile E-Rechnung

Erleichterung im Büroalltag: Wie Sie mit der E-Rechnung Zeit, Mühe und Geld sparen

Haben Sie schon einmal überlegt in Ihrem Unternehmen auf die elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung) umzustellen?

Oder haben Sie Angst vor dem Unbekannten?

Müssen Sie nicht haben, denn die E-Rechnung ist leicht zu installieren und bringt Ihrem Unternehmen nur Vorteile. Sie können damit Zeit, Mühe und Geld sparen und entlasten dabei auch noch die Umwelt.

Die E-Rechnung ist im Grunde gleich wie eine geläufige Papierrechnung. Der Unterschied ist nur, dass sie in elektronischem Format erstellt, übertragen und empfangen wird. Sie ist auch ohne (elektronische) Signatur gültig. Umsatzsteuerrechtlich sind Papier- und E-Rechnung mittlerweile gleichgestellt.

Wenn Sie weiterlesen, verrate ich Ihnen im Detail, was die E-Rechnung Ihrem Unternehmen bringt und worauf Sie bei der Umstellung achten müssen.

So sichern Sie sich und Ihre E-Rechnung ab

Ihnen sollte bewusst sein, dass Sie als Unternehmer dafür verantwortliche sind, die E-Rechnung mit einem IT-System sicher zu verwahren. Das Gesetz schreibt Ihnen vor, die E-Rechnung vor Verlust oder unberechtigter Eingabe zu schützen.

Unabhängig von Programmen, mit denen Sie die die Rechnung erstellen, sind Sie als Unternehmer dem Finanzamt gegenüber verantwortlich, die Echtheit und Unveränderbarkeit Ihrer Rechnungen nachzuweisen – auch bei elektronischen Rechnungen.

Das ist bei digitalen Belegen aber nur durch gewisse Programme leicht möglich. Im Idealfall installieren Sie gleich in internes Kontrollsystem (IKS) mit einem digitalen Tax CMS (mehr Infos, hier klicken).

Im Grunde wird dabei nicht buchstäblich bewiesen, dass Ihre Belege echt sind, aber es kehrt sich die Beweislast um. Das Finanzamt muss im Zweifelsfall (bei einer Steuerprüfung) dann Ihnen beweisen, dass eine Rechnung nicht echt ist.

Die Vorteile eines Tax CMS habe ich für Sie in einem anderen Blogbeitrag ausführlicher beschrieben. Sie sollten sich auch über die weiteren Vorteile dieser Digitalisierungsmaßnahme ein Bild machen: So schützt die Digitalisierung Unternehmer vor Vorwürfen der Steuerhinterziehung.

Welche Umstellung bringt die E-Rechnung genau?

Konkret: Hier auf einen Blick die Vorteile einer Umstellung auf die E-Rechnung für Ihr Unternehmen

  1. Zentraler Zugang:
    Die E-Rechnungen werden im eigenen Netzwerk gespeichert. So können Ihre zuständigen Mitarbeiter oder auch Ihr digitales Buchführungssystem einfach darauf zugreifen.
  2. Kostenersparnis:
    Da Sie die E-Rechnung nicht mehr ausdrucken müssen, sparen Sie bares Geld bei Drucker, Toner, Papier, Kuverts und Versandkosten.
  3. Kein Ausdrucken mehr:
    Diesen Punkt streiche ich extra noch einmal heraus, weil Sie dabei nicht nur Ihre Firmenkonto entlasten, sondern auch die Umwelt.
    Selbst wenn der Empfänger Ihre E-Rechnung nicht empfangen kann, müssen Sie diese nur mehr einmal ausdrucken und per Post verschicken. Die Kopie für sich selbst und eine weitere für Ihr Mahnwesen ersparen Sie sich. Die Rechnung ist sicher in Ihrem Netzwerk archiviert.
  4. Prozessbeschleunigung:
    Verschiedene Arbeitsbereiche Ihrer Buchhaltung werden durch die E-Rechnung optimiert. Egal ob mit oder ohne digitale Buchführung sparen Sie so Zeit und Arbeitsaufwand bei Rechnungsausgang, Mahnlauf und Archivierung.
  5. Offene-Posten-Liste (=OPOS-Liste):
    Wenn Sie die E-Rechnung gleich in einem bestehenden Buchführungsprogramm einrichten könnten, wäre das optimal. Dieses kann dann die Ausgangsrechnungen automatisch speichern, auflisten und bei den Buchungen berücksichtigen. In weiterer Folge können Sie dann auch gleich Ihr Mahnwesen automatisieren und sich so noch mehr Zeit und Geld sparen.
  6. Zeitersparnis:
    Aus all diesen Vorteilen ergibt sich für Sie und Ihre Mitarbeiter eine enorme Zeitersparnis. Was zuvor einige Stunden gedauert hat, können Sie jetzt in wenigen Sekunden erledigen.

Die E-Rechnung folgt den gleichen Vorgaben, wie die Papierrechnung. Sie müssen nichts extra beachten. Es ändert sich nur das Medium, die Richtlinien bleiben aber die gleichen.

Welcher Aufwand erwartet Sie bei der Umstellung?

Am einfachsten ist die Umstellung auf die E-Rechnung, wenn Sie schon eine digitale Buchführung haben. Dann müssen nur die Stammdaten entsprechend eingerichtet werden.

Aber auch wenn Sie keine digitale Buchführung haben, ist die E-Rechnung rasch umgesetzt. Sie müssen dann einfach nur ein entsprechendes Rechnungsformular auf Ihrem Computer erstellen und abspeichern.

In beiden Fällen werden Sie in der Regel nicht mehr als eine Stunde Arbeitszeit benötigen.

Besser wäre es aber die E-Rechnung gleich mit einem entsprechenden Buchführungsprogramm einzuführen. So muss das Rechnungsformular nur einmal angelegt werden und Sie können die Erstellung, Aussendung und Archivierung Ihrer Rechnungen einfach auf Knopfdruck erledigen. Kurz gesagt, die Vorteile der E-Rechnung noch besser ausnutzen.

Fazit: Nutzen Sie die E-Rechnung gleich für eine Modernisierung Ihrer Buchhaltung

Sie sehen also, die Umstellung auf die E-Rechnung bringt Ihnen und Ihrem Unternehmen nur Vorteile. Arbeitsprozesse vereinfachen sich und Sie sparen sich und Ihrem Unternehmen viel Zeit und Geld.

Übrigens, mit der Umstellung auf die E-Rechnung könnten Sie auch gleich 3 Fliegen mit einer Klappe schlagen:

  1. E-Rechnung einstellen
  2. Digitale Buchführung einstellen
  3. Internes Kontrollsystem einstellen und/oder auf den neuesten Stand bringen

Verfallen Sie nicht dem Trugschluss, dass Sie dann extra wegen der E-Rechnung ein internes Kontrollsystem einrichten müssten. Denn seit 2014 muss ohnehin jedes Unternehmen in Deutschland ein internes Kontrollsystem haben.

Falls Sie sich mit dem Thema noch nicht so intensiv auseinandergesetzt haben, empfehle ich Ihnen folgendes Erklärvideo:

Die Umstellung müssen Sie natürlich nicht alleine machen. Um alle Unsicherheiten aus dem Weg zu räumen, empfehle ich Ihnen einen Termin bei Ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer zu machen. Dieser kann Ihnen Auskunft geben und Ihnen bei der Umsetzung behilflich sein.

Wenn Sie mehr über die E-Rechnung und ihre Vorteile erfahren wollen, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) in meiner Steuerberatungskanzlei in Hamburg kontaktieren.

Herzlichst,
Ihr Thomas Breit

Foto: (c) pathdoc – stock.adobe.com

3 Vorurteile Digitalisierung

Die 3 häufigsten Vorurteile gegen die Buchhaltungs-Digitalisierung

Haben Sie als Unternehmer Vorurteile gegenüber der Digitalisierung Ihrer Buchhaltung?

Da sind Sie nicht der einzige. Immer wieder kommen Kunden mit den verschiedensten Vorurteilen zur Digitalisierung auf mich zu, da es eines meiner Spezialgebiete ist.

Die Digitalisierung der Steuerangelegenheiten ist eine spannende Angelegenheit und sollte keinem Unternehmer Kopfzerbrechen bereiten.

Im Gegenteil können Sie zum Beispiel aus der Digitalisierung Ihrer Buchhaltung sehr viele Vorteile für Ihr Unternehmen nutzen – das zeige ich Ihnen mit diesem Blogartikel.

Außerdem werde ich für Sie 3 der häufigsten Vorurteile von Unternehmern zum Thema Buchhaltungs-Digitalisierung ausräumen.

Vorurteil Nr. 1: Die Buchhaltungs-Digitalisierung kostet zu viel

Viele meiner Kunden machen sich Gedanken um die Kosten der Digitalisierung ihrer Unternehmens-Buchhaltung. Die meisten haben die Sorge, dass eine digitale Buchhaltung mehr kostet als sie bringt.

In der Realität sieht es so aus, dass meine Kunden nach Einrichtung der digitalen Buchhaltung sogar noch Kosten einsparen.

Sie sparen bares Geld bei

  • Personalkosten im Verwaltungsbereich
  • Aufbewahrungskosten

Wenn Sie die Buchhaltung dann vollständig in Ihr Unternehmen übernommen haben, gibt es für Sie personaltechnisch 2 Möglichkeiten:

  1. Die Buchführung bleibt bei Ihnen im Unternehmen:
    Ihr Mitarbeiter braucht dafür nicht einmal eine spezielle Ausbildung im Bereich Buchhaltung. Sie müssen nicht extra jemanden anstellen. Ihr Mitarbeiter muss aber gut auf das neue System eingeschult werden.
  2. Sie geben die Buchführung an einen externen Buchführungshelfer ab:
    Dieser externe Helfer müsste dann zu Ihnen ins Unternehmen kommen und Ihre Buchhaltung vor Ort einrichten. In der Regel sollte er alles weitere von seinem Büro aus erledigen können, rechnen Sie hier mit 65€-85€ netto pro Stunde. Allerdings ist nach der Digitalisierung der Buchhaltungsaufwand nicht mehr sehr hoch, weswegen sich hier Ihre Gesamtkosten massiv verringern würden.
    Durch die digitale Buchhaltung wird Ihr Aufwand in beiden Fällen stark reduziert, wodurch auch automatisch Ihre Kosten sinken werden. Sie können mit einer Zeitersparnis bis zu 70% rechnen, wenn Sie es richtig angehen.

Vorurteil Nr. 2: Die Buchhaltungs-Digitalisierung ist zu aufwendig

Glauben Sie auch, dass der Aufwand der Buchführungsdigitalisierung in einem negativen Verhältnis zu Ihrem Nutzen steht?

Ich kann Ihnen versichern, dass Ihren Mitarbeitern im Zuge der Digitalisierung kein Mehraufwand entsteht. Im Gegenteil werden wir Ihren Mitarbeitern in der Buchhaltung die Arbeit durch die Digitalisierung erleichtern.

Auch in der Phase der Umstellung brauchen Ihre Mitarbeiter mit keinen Hindernissen zu rechnen, da die Umsetzung parallel zu Ihrer aktuellen Buchhaltung gemacht wird.

Mittlerweile ist meine Steuerberatungskanzlei in Hamburg so weit, dass wir die Einrichtung Ihrer digitalen Buchführung in etwa einem Tag erledigen können.

In 4 Schritten, richten wir die digitale Buchhaltung in Ihrem Unternehmen ein:

  1. Scanner aufstellen und installieren
  2. Ablageordner auf Ihrer Festplatte einrichten (als Sammel-Zwischenspeicher)
  3. Cloud im Unternehmensportal einrichten (Dauer: 24 Stunden)
  4. Bank spielt Ihre Daten direkt ins Buchungssystem ein

Je nach Aufwand begleiten wir Sie dann noch zwischen 3 und 12 Monaten. Der Zeitpunkt der vollständigen Übergabe hängt von der Komplexität Ihrer Stammdaten ab.

Vorurteil Nr. 3: Durch die Digitalisierung verliert das Unternehmen seine traditionellen Werte

Wenn Sie dieses Vorurteil auch teilen, muss ich Ihnen ein Stück weit Recht geben:

Es werden sicher bestimmte traditionelle Tätigkeiten im Betrieb früher oder später durch die Digitalisierung wegfallen. Das bedeutet aber nicht, dass dadurch gleich alle traditionellen Werte (in Bezug auf Ihre Unternehmens-Philosophie) über den Haufen geworfen werden.

Doch haben Sie schon einmal daran gedacht, dass die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen auch neue Arbeitsfelder entstehen lassen kann, in denen Ihre Mitarbeiter dann gebraucht werden?

Speziell auf die digitale Buchhaltung bezogen bedeutet das, dass Ihre Mitarbeiter durch die Umstellung nicht mehr Stunden mit dem Kontieren und Eintragen von Belegen und Rechnungen verbringen müssen. Dadurch haben sie Zeit auch noch andere produktive Aufgaben zu übernehmen.

Sie und Ihre Mitarbeiter sollten mit dem Geist der Zeit gehen und die Digitalisierung für Ihr Unternehmen nutzen, statt sie zu verteufeln.

So werden Sie lange am Markt überleben und können Ihre traditionellen Unternehmenswerte, also Ihre Firmenphilosophie, am Leben erhalten.

Fazit: Analoge Buchhaltung verschwendet Ihre Zeit und Ihr Geld

Sie möchten nicht noch länger unnötige Zeit mit analoger Buchführung verschwenden?

Dann wird es Zeit, dass Sie Ihre Vorurteile über Bord werfen und die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung anpacken. Sie werden sehen, dass die Umstellung Ihrem Unternehmen auf lange Sicht mehr bringt, als sie kostet.

In meiner Steuerberatungskanzlei in Hamburg betreue ich regelmäßig Unternehmen, die bereit sind den Schritt zur Digitalisierung zu wagen. Ich begleite die Unternehmen in allen Phasen und zeige genau, wie sie mit dem neuen System im Arbeitsalltag gut zurechtkommen.

Sollten Sie als Unternehmer noch Fragen zu Ihrer Buchhaltungs-Digitalisierung haben, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) erreichen.

Herzlichst,
Ihr Thomas Breit

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