Erklaervideo Internes Kontrollsystem

Die Bedeutung eines internen Kontrollsystem (IKS) für Unternehmen – inkl. Video

Gleich zu Beginn möchte ich Ihnen mitteilen: Jedes Unternehmen muss ein internes Kontrollsystem (Abkürzung: IKS) für die Finanzverwaltung erstellen.

In diesem Beitrag habe ich für Sie kurz und verständlich die Bedeutung eines internen Kontrollsystems zusammengefasst.

Seit 14. November 2014 gehört ein IKS für die Finanzverwaltung zu den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung. Es reicht nicht mehr aus, wenn Sie in Ihrer Buchhaltung alles weiterhin so machen wie bisher. Die Finanzverwaltung erwartet von Ihnen eine genaue Dokumentation des gesamten Verfahrens.

Welche Fragen müssen Sie der Finanzverwaltung beantworten?

  • Wie prüfen Sie Ihre Belege, die reinkommen und rausgehen?
  • Wer prüft die Richtigkeit der Umsatzsteuer?
  • Wer ist zuständig für die Zahlungen?
  • Durch wessen Hände in Ihrem Unternehmen gehen die Belege?

In einem IKS werden die oben genannten Wege aller Belege und Zahlungen genauestens dokumentiert, bis sie dann letztendlich in der Buchhaltung landen.

Sie arbeiten in ihrem Unternehmen noch nicht mit einem IKS?

In diesem Fall missachten Sie die Grundsätze der Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung.

Bei einer Prüfung vom Finanzamt werden Ihre Umsätze und Gewinne dann einfach geschätzt. Im schlimmsten Fall kann Ihnen sogar versuchte Steuerhinterziehung vorgeworfen werden.

Aus diesem Grund sollte jeder ein IKS für die Finanzverwaltung erstellen. Abhängig von der Firmengröße, kann diese Dokumentation bei kleinen Firmen einfacher und bei großen Firmen umfangreicher ausfallen.

Gerne habe ich das Schreiben vom BMF, vom 14. November 2014, auf meiner Webseite zum Lesen oder als Download für Sie bereitgestellt: https://www.steuerberatung-breit.de/BMF-Erlass-zum-IKS.pdf

Ich empfehle Ihnen ein Beratungsgespräch zu diesem Thema durch einen versierten Steuerberater oder Rechtsanwalt in Anspruch zu nehmen.

In diesem Video habe ich nochmal alles für Sie leicht verständlich erklärt:

Sie benötigen weitere Unterstützung bei der Erstellung eines IKS?

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

Foto: Screenshot youtube.com (am 17.09.2019)

Steuerberatung-Breit-Top-Themen-Digitalisierung-Steuern

Die 5 Top Beiträge zum Thema Digitalisierung & Steuern 2018

Sie möchten viel Arbeitszeit und bares Geld sparen? Von Gewinnmaximierung durch effizientere Arbeitsprozesse profitieren? Mit langfristiger Fehlervermeidung mehr Sicherheit erlangen, um Finanzstrafverfahren entgegenzuwirken?

Die Digitalisierung kann Ihrem Unternehmen viele Vorzüge, wie Steuereinsparungen, erhöhtem Profit und mehr Gewissheit schaffen.

Sie sind sich dennoch nicht sicher, wie Sie diese Umstellung in Ihrem Unternehmen am besten umsetzen? Sie möchten wissen, welche Kosten dadurch auf Sie zukommen und welche Vorteile dieser ganze Aufwand schlussendlich für Sie bereithält?

Die besten Beiträge aus meinem Blog mit den Antworten zu Ihren Fragestellungen habe ich gerne für Sie zusammengefasst:

Unsere Top 5 Beiträge zum Thema Digitalisierung & Steuern aus 2018

#1 Steuerfahndung: Wieso Sie dank Digitalisierung weniger befürchten müssen

Ein kleiner unabsichtlicher Fehler in der Erklärung, eine darauffolgende Korrektur und später die böse Überraschung: Ihnen wird versuchte Steuerhinterziehung vorgeworfen. Das ist in Deutschland tatsächlich gesetzlich möglich.

Was wäre, wenn es eine Möglichkeit für Sie gäbe, die dem Steuerprüfer nicht erlaubt von versuchter Steuerhinterziehung auszugehen?

Digitalisierung in Form eines internen Kontrollsystems, einem sogenannten Tax CMS, macht genau das. Jeder Schritt ihrer Buchhaltung wird genauestens dokumentiert. Somit können Sie nachweisen immer mit redlicher Absicht gehandelt zu haben und müssen bei einer möglichen Prüfung keine Vorwürfe befürchten.

Sie möchten auch von dieser Sorglosigkeit profitieren? Ich zeige Ihnen mit aussagekräftigen Zahlen warum Sie digitalisieren sollten.

Zum Beitrag: Steuerfahndung: Wieso Sie dank Digitalisierung weniger befürchten müssen

#2 10 häufig gestellte Fragen zum digitalen Tax CMS

Wie gerade oben erwähnt, ist ein digitales Tax CMS Ihr steuerlicher ,,Sicherheitsgurt“. Bei langfristig geringerem Arbeitsaufwand und Aussicht auf mehr Gewinn, vermindern Sie auch die Risiken auf falsche Finanzstrafverfahren.

Trotzdem tauchen für Sie zu diesem Thema noch zahlreiche Unklarheiten auf? In einem Beitrag zu den 10 häufig gestellten Fragen zum digitalen Tax CMS, finden Sie die wichtigsten Antworten zu Ihren Fragestellungen, wie zum Beispiel:

  • „Welche Kriterien muss jedes digitale Tax CMS erfüllen?“
  • „Wen benötigen Sie für die Umsetzung?“
  • „Welche Probleme können auftreten?“
  • „Wie zeitaufwendig kann diese Umstellung für Geschäftsführer sowie für Mitarbeiter sein?“
  • „Was für Erleichterungen erhalte ich durch das Tax CMS?“

Weitere interessante Infos, Ihre Vorteile und Kosten sowie Dauer für die Umsetzung habe ich für Sie zusätzlich unter ,,Was ist Tax CMS?“ verständlich zusammengefasst.

Zum Beitrag: 10 häufig gestellte Fragen zum digitalen Tax CMS

#3 Geballtes Wissen zum Thema „Digitalisierung, Buchhaltung & Steuern“ für Unternehmer

Über Digitalisierung von Buchhaltung und Steuern wird aktuell viel geschrieben. Allerdings beleuchten die meisten Texte nur einen einigen Aspekt. In diesem Überblicksbeitrag habe ich mich darum bemüht, für Sie das Thema ganzheitlich abzudecken und mit vielen Quellen bestückt.

Der Beitrag beinhaltet (fast) alle brennenden Fragen zum Thema Digitalisierung und Steuern.

Finden Sie all Ihre Antworten zu diesem wichtigen Thema in diesem Beitrag: Geballtes Wissen zum Thema „Digitalisierung, Buchhaltung & Steuern“ für Unternehmer

#4 Was kostet die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung?

Kennen Sie das: Jeder behauptet die Digitalisierung bringt so viel, jedoch sehen Sie nur hohe Installationskosten? Ich habe es für Sie einmal durchgerechnet!

Welche Aufwände kommen zu Beginn auf Sie zu? Welche Einsparungen machen Sie tatsächlich und wann? All diese Fragen erkläre ich mit aussagekräftigen Zahlen in meinem Blog.

Lesen Sie dazu den Eintrag ,,Was kostet die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung?“

#5 In 8 Schritten zur Digitalen Transformation

Sie haben sich dafür entschieden die Digitalisierung zu nutzen? Jetzt stehen Sie vor dem nächsten Hindernis: Der Umsetzung.

Eine Umstellung in Ihrem Unternehmen stellt nicht nur für Sie, sondern auch für Ihre Mitarbeiter eine Herausforderung dar. Damit dies nicht zu einer Belastung wird, sondern eine Arbeitserleichterung, möchte ich Ihnen bei diesem Weg mit einem optimalen Umsetzungsplan unter die Arme greifen.

Ganz einfach und in 8 Schritten zur Digitalen Transformation, können Sie Schritt für Schritt die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen umsetzen.

Zum Beitrag: In 8 Schritten zur Digitalen Transformation

Sie benötigen individuelle Unterstützung zu diesem Thema?

Langjährige Erfahrung und zahlreiche Erfolge machen das Thema Digitalisierung zu meinem Spezialgebiet als Steuerberater! Gerne möchte ich diese Erfahrung mit Ihnen teilen um Ihnen bei Ihrem erfolgreichen Weg zur Digitalisierung Ihres Unternehmens zur Seite zu stehen!

Bei Fragen kommen Sie bitte gerne auf mich zu, dass Erstgespräch am Telefon ist für Sie selbstverständlich kostenlos.

In diesem Sinne, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

Foto: © Czanner – stock.adobe.com

 

Steuerberatung Breit Jahresrückblick 2018

Meine 10 stärksten Blogbeiträge aus 2018

Sie plagen sich oft mit Ihren Steuerangelegenheiten? Damit stehen Sie nicht allein da. In meinem Blog arbeite ich die Bereiche Digitalisierung, Nachfolgeplanung, Unternehmensumwandlung und Tax CMS für jedermann verständlich auf.

Sie lesen meinen Blog regelmäßig? Falls nicht: Das sollten Sie! Hier ein kleiner Vorgeschmack meiner Top 10 aus dem Jahr 2018. Alle treuen Leser können kontrollieren, ob sie auch wirklich nichts Wichtiges verpasst haben.

Platz 10: oHG oder KG in GmbH: Das müssen Sie beachten!

Eines meiner Spezialgebiete ist die Unternehmensumwandlung, weswegen auch viele meiner Blogartikel davon handeln.

Stellen Sie sich vor, sie möchten Ihre oHG oder KG in eine GmbH umwandeln. Wo soll man da eigentlich anfangen? Ich habe für Sie eine Checkliste bereitgestellt, die Ihnen helfen soll, schon vorab die häufigsten Stolperfallen zu vermeiden.

Wenn Sie die Umwandlung Ihres Unternehmens schon vorab entsprechend planen, können Sie einiges an Kosten und Mühen sparen. Wie das genau funktioniert erfahren Sie in meinem Blogbeitrag: oHG oder KG in GmbH: Das müssen Sie beachten!

Platz 9: GmbH-Geschäftsführers (Teil 2): Steuerhinterziehung

Sehr beliebt war die Serie „Gefahren eines GmbH-Geschäftsführers“. In die Top 10 schaffte es der Teil zum Thema Steuerhinterziehung.

Meist ist den GmbH-Geschäftsführern nicht ganz klar, welche Dimension ihre Verantwortung im Unternehmen annimmt. Tatsache ist jedoch, dass jeder Geschäftsführer voll für die Taten seiner Mitarbeiter bürgt. Der Geschäftsführer haftet in bestimmten Fällen mit seinem eigenen Vermögen und sogar mit seiner Freiheit!

Sie sind GmbH-Geschäftsführer und wollen sich aktiv schützen? Das geht am Bersten, indem Sie sich hier informieren. Ich habe die wichtigsten Punkte für Sie in diesem Blogbeitrag zusammengefasst und leicht verständlich erklärt: GmbH-Geschäftsführers (Teil 2): Steuerhinterziehung

Platz 8: GmbH, UG, KG, AG etc. – Worauf Sie bei der Besteuerung achten müssen

Es herrscht eine große Unternehmensvielfalt in Deutschland – GmbH, UG, KG, AG, Einzelunternehmen etc. Es geht gar nicht anders: auch Ihr Unternehmen gehört dazu. Aber wissen Sie auch worauf Sie bei der Besteuerung achten müssen?

In dem Blogartikel habe ich für Sie die wichtigsten Vor- und Nachteile bei der Besteuerung von verschiedenen Unternehmensformen inklusive Stolperfallen dargestellt.

Ganz knapp gesagt, ergibt sich bei der Besteuerung von GmbH, UG und AG keine großen Unterschiede. Aber im Detail ist es dann – wie immer bei Steuerangelegenheiten – für den Unternehmenserfolg wichtig.

Mit folgendem Artikel habe ich für Sie einen Überblick über die verschiedenen Rechtsformen geschaffen. Besonders interessant für Sie, wenn Sie als Unternehmer vor einer Umwandlung stehen und sich schon vorab über die steuerlichen Vorteile erkundigen möchten. Folgen Sie einfach dem Link zum Artikel und schon wissen Sie mehr:  GmbH, UG, KG, AG etc. – Worauf Sie bei der Besteuerung achten müssen

Platz 7: Diese 5 speziellen Regeln braucht jede Familien-GmbH

Warum Sie eine Familien-GmbH gründen sollten? Schneller als gedacht kann er da sein, der Familienstreit, die Trennung vom Ehepartner oder der Zwist mit dem Geschäftspartner.  In solchen Fällen bleibt das Vermögen nicht automatisch bei Ihnen, Ihren Kindern oder dort, wo Sie es gerne hätten. Hier müssen Sie sich absichern!

Zu Ihrem Schutz habe ich für Sie 5 Empfehlungen zusammengeschrieben und leicht verständlich erklärt. Um diese zu lesen, klicken Sie auf den folgenden Link: Diese 5 speziellen Regeln braucht jede Familien-GmbH

Platz 6: Gefahren eines GmbH-Geschäftsführers (Teil1): Insolvenzverschleppung

Stellen Sie sich vor, sie wären mit Ihrem Unternehmen zahlungsunfähig oder überschuldet. Ist Ihnen dabei bewusst, dass Sie das innerhalb von 3 Wochen melden müssen? Wer innerhalb dieser Frist keinen Insolvenzantrag stellt, macht sich der Insolvenzverschleppung strafrechtlich schuldig.

Das heißt Ihnen droht im schlimmsten Fall sogar Gefängnis. Die beschränkte Haftung einer GmbH stellt keinen uneingeschränkten Schutz dar, obwohl das viele Geschäftsführer glauben.

Damit Sie nicht einer der vielen unwissenden Geschäftsführer bleiben müssen, habe ich die Gefahr der Insolvenzverschleppung und wie Sie sich schützen können leicht verständlich für Sie zum Nachlesen aufbereitet: Gefahren eines GmbH-Geschäftsführers (Teil1): Insolvenzverschleppung

Platz 5: GmbH-Gesellschafter: Zwischen Recht auf Gewinn und Pflicht zur Treue

Ihre Karriere als Gesellschafter einer GmbH beginnt mit der Einlage des Stammkapitals und äußert sich dann in entsprechenden Gewinn- und Verlustanteilen.

Haben Sie sich Ihren Gesellschaftsvertrag schon einmal genauer angeschaut? Wissen Sie was da drinnen steht? Der Gesellschaftsvertrag bestimmt den Weg, den Sie gehen, nachdem Sie Ihre Stammeinlage eingebracht haben.

Sie finden darin alle Rechte und Pflichten, die Sie gegenüber der GmbH haben. Damit diese auch zu Ihre Sicherheit Vorteilhaft formuliert sind, habe ich die wichtigsten Punkte für Sie aufbereitet: GmbH-Gesellschafter: Zwischen Recht auf Gewinn und Pflicht zur Treue

Platz 4: Gefahren für GmbH-Geschäftsführer (Teil 3): Steuerverkürzung

Mit meiner Vermutung, dass einige Unternehmer sich der Konsequenzen fehlerhafter Steuerangaben nicht oder nur wenig bewusst sind, dürfte ich richtig gelegen haben. Denn dieser Artikel hat richtig viele Leser angezogen.

Wie steht es um Ihr Wissen zum Thema Steuerverkürzung?

Steuerverkürzung bedeutet, dass eine Unternehmenssteuer nicht rechtzeitig, nicht komplett oder gar nicht festgesetzt wurde.

Was viele Geschäftsführer nicht wissen: Sie sind als Geschäftsführer für die Kontrolle und Richtigkeit der steuerlichen Eingaben verantwortlich, auch wenn sie von Ihren Mitarbeitern durchgeführt werden.

Wussten Sie, dass es ein Kontrollsystem gibt, das Fehler im Buchhaltungsprozess sichtbar macht? Tax CMS heißt es und schützt Sie als Geschäftsführer.

Jetzt möchten Sie sicher wissen, welche Probleme für Geschäftsführer aus der Steuerverkürzung entstehen können und wie Sie sich mit einem Tax CMS davor schützen können. Das alles haben ich für Sie in meinem Blogartikel leicht verständlich zusammengefasst: Gefahren für GmbH-Geschäftsführer (Teil 3): Steuerverkürzung

Platz 3: Ist es besser eine Ein-Personen-GmbH oder eine -UG zu gründen?

Welche ist die beste Form für Sie als „Einzelkämpfer“ im Unternehmensdschungel? Das kann ich nicht pauschal beantworten. Beide, Ein-Personen-UG und Ein-Personen-GmbH haben ihre Vor- und Nachteile.

Meine Erfahrung hat mir gezeigt, dass es für viele Allein-Unternehmer – und besonders für diejenigen, die es bleiben wollen – oft ist, zuerst eine UG zu gründen. Dann, bei entsprechender Entwicklung, kann in eine Ein-Personen-GmbH umgewandelt werden. Ein Schritt nach dem anderen!

Wieso das oft der Fall ist, habe ich für Sie genau aufbereitet: Ist es besser eine Ein-Personen-GmbH oder eine -UG zu gründen?

Platz 2: Die UG: Lohnende Alternative zur GmbH

Bei der Aufarbeitung dieses Themas habe ich vorwiegend die Gemeinsamkeiten zwischen UG und GmbH, aber auch eine Weiterführung zu anderen Unternehmensformen behandelt.

Die so genannte „Mini-GmbH“, wie die Unternehmergesellschaft auch gern genannt wird, lockt zwar mit einem sehr geringen Startkapital, jedoch birgt sie gleichzeitig auch das Risiko einer Durchgriffshaftung.

Mein Experten-Tipp: Diese Form der Unternehmensgründung genau durchdenken und nur in sehr spezifischen Fällen anwenden.

Trotzdem diese Form der haftungsbeschränkten Kapitalgesellschaft viele Gemeinsamkeiten zur GmbH aufweist, ist meiner Meinung nach eine gründliche Beratung vor Gründung dringend empfohlen. Falls Sie mit dem Gedanken spielen eine UG zu gründen, sollten Sie sich meinen Blogbeitrag zum Thema noch einmal durchlesen: Die UG: Lohnende Alternative zur GmbH

Platz 1: Vom Einzelunternehmen zur GmbH: Wie Sie es richtig planen.

Führt Sie die Gesellschaft mit beschränkter Haftung mit all ihren vermeintlichen Vorteilen in Versuchung? Gerade bei der Umwandlung eines Einzelunternehmens in eine GmbH ist es sinnvoll die Risiken abzuwägen. Die Gründe für eine Unternehmensumwandlung sind sehr vielfältig. Welche für Sie ausschlaggebend sind, können wir gemeinsam herausfinden.

Für Sie zur Orientierung zusammengefasst:

  1. Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile bei der Umwandlung
  2. Notiz über notwendige Sonderbilanzen
  3. Hinweis auf die verzögerte Haftungsbeschränkung in den ersten 5 Jahren
  4. Info über eventuell anfallende hohe Kosten für Notar und Gericht, für Steuerberater und/oder Rechtsanwalt

Ich bin mir sicher, Sie haben schon viel über Vor- und Nachteile nachgedacht. Aber haben Sie es sich genau durchgerechnet und analysiert? Falls nicht, sollten Sie den Gewinner unserer Blogbeitragsparade unbedingt genauer anschauen: Vom Einzelunternehmen zur GmbH: Wie Sie es richtig planen.

Was ich noch sagen möchte

Das waren nur einmal die beliebtesten 10 Beiträge aus dem Jahr 2018. Es gibt noch einige mehr zu den verschiedensten Themen aus den Bereichen Steuerberatung, Tax CMS, Digitalisierung, Unternehmensumwandlung und Nachfolgeplanung. Auch 2019 werde ich Sie weiterhin mit Blogartikeln versorgen, die frei von Fachchinesisch sind und somit leicht verständlich für jedermann.

Sollten Sie sich über eines dieser Themen (oder auch ein anderes aus dem Bereich) genauer informieren wollen, kontaktieren Sie mich gern via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!).

Herzlichst,
Ihr Thomas Breit

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10-Fragen-Tax-CMS

10 häufig gestellte Fragen zum digitalen Tax CMS

Sie wollen für Ihre Firma ein digitales Tax CMS, haben allerdings noch einige Fragen zu dem System? Als langjähriger Steuerberater weiß ich, dass viele Unternehmer aus Angst vor Veränderungen den Schritt zur Digitalisierung nicht wagen. Dabei lassen sie sich viele Vorteile wie Rechtssicherheit, Einsparungen etc. entgehen.

In diesem Beitrag will ich daher Ihre Unsicherheiten zum digitalen Tax CMS beseitigen und häufig gestellte Fragen beantworten:

Frage #1: Welche Kriterien muss jedes digitale Tax CMS erfüllen?

Ein professionelles Tax CMS muss Risiken für wesentliche Regelverstöße rechtzeitig anzeigen beziehungsweise sogar verhindern können. Was die Wirksamkeit eines Tax CMS betrifft, so ist diese von den einzelnen Mitarbeitern abhängig. Nur wenn die vorgegebenen Grundsätze des Tax CMS beachtet werden, kann das Steuersystem auch angemessen funktionieren.

Die genauen Kriterien eines digitalen Tax CMS werden IDW Prüfungsstandard 980 festgelegt. Darin werden 7 Grundelemente des Tax CMS (die in die Geschäftsabläufe eingebunden sind) aufgelistet. Diese betreffen die Einhaltung firmeninterner Aspekte wie:

  • Kultur
  • Ziele
  • Risiken
  • Programm
  • Organisation
  • Kommunikation
  • Überwachung und Verbesserung

Die genaue Gestaltung eines Tax CMS hängt von dem Unternehmen ab, für welches es angelegt wird. Je nach Ziel, Größe, Art, Organisationsstruktur, Rechtsform etc. einer Firma fällt die Form eines Tax CMS unterschiedlich aus.

Frage #2: Wie arbeitet man mit einem digitalen Tax CMS?

Ein digitales Tax CMS ist ein sogenanntes „companies manual“. Das heißt: Es ist eine Betriebsanleitung, in der Prozesse beschrieben werden. Zudem erfahren Sie darin, wie Sie und Ihre Angestellten mit diesen Vorgängen umzugehen haben. Wichtig ist dabei vor allem, dass die im Tax CMS festgehaltenen Prozesse auch entsprechend eingehalten werden.

Ein Beispiel: In einem digitalen Tax CMS werden alle relevanten Arbeitsabläufe schriftlich in Überpunkten festgehalten. So sehen Sie auf einen Blick wer z.B. für Ausgangs-, Eingangsrechnungen, Umsatzsteuer etc. zuständig ist und in welche Schritte diese Prozesse gegliedert sind.

Das gesamte Steuersystem ist nach Fertigstellung für jeden Mitarbeiter im Intranet abrufbar.

Frage #3: Wen braucht es für die Umsetzung eines digitalen Tax CMS?

Für die erfolgreiche Umsetzung eines digitalen Tax CMS ist es wichtig, dass dieses Gegenstand des Arbeitsvertrages ist. Auf diese Weise werden Mitarbeiter aufgefordert, das neue Steuersystem in Ihrem Arbeitsalltag zu beachten. Sollten sie dies nicht tun, müssen sie mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen rechnen.

Meine Rolle als Steuerberater: Ich als Steuerberater fungiere als außerbetriebliche Beratungsstelle. Das heißt: Sollte bei Ihren Mitarbeitern Fragen zum digitalen Tax CMS aufkommen, können sie sich an mich wenden.

Frage #4: Kann ein digitales Tax CMS auch Probleme aufwerfen?

Die Umstellung auf ein digitales Tax CMS stellt Ihre Mitarbeiter vor eine neue Herausforderung. Sie als Geschäftsführer müssen eine Übergangszeit einplanen, in der sich (besonders langjährige) Angestellte an das neue System gewöhnen können. Unterm Strich erleichtert aber das digitale Tax CMS Arbeitsabläufe in Ihrer Firma und gibt Ihnen zusätzlich Sicherheit.

Apropos Sicherheit: Keine Sorge, sobald das Steuersystem freigegeben ist, können nur Sie als Geschäftsführer wie auch Ihr Steuerberater daran Veränderungen vornehmen. Es kann also nichtpassieren, dass Mitarbeiter aus Versehen Ihr digitales Tax CMS modifizieren.

Frage #5: Wie viel Zeit müssen sich Geschäftsführer und Mitarbeiter für die Umsetzung eines digitalen Tax CMS einplanen?

Je nach Größe eines Unternehmens müssen Sie mit unterschiedlichem Zeitaufwand rechnen. Um das digitale Tax CMS erfolgreich in Ihrer Firma umzusetzen, muss Ihr Steuerberater alle relevanten Arbeitsabläufe der Geschäftsleitung und Mitarbeiter kennen.

Dabei gehe ich in der Regel folgendermaßen vor: Ich erstelle ein sogenanntes „Spreadsheet“ mit allen mir bekannten Prozessen. Dieses lege ich dem Geschäftsführer vor, um zu erfahren, welcher Angestellter für welchen Arbeitsprozess zuständig ist. In einem weiteren Schritt finden dann Befragungen der einzelnen Mitarbeiter statt. So sammle ich ausreichend Informationen über Arbeitsabläufe und kann darauf basierend Ihr digitales Tax CMS erstellen.

Frage #6: Wie werden Personal und Geschäftsleitung einer Firma auf das neue System eingeschult?

Um Geschäftsführer und Mitarbeiter erfolgreich auf das neue Steuersystem umzustellen, werden Sie mithilfe von Workshops eingeschult. In diesen wird das digitale Tax CMS vorgestellt und für die Benutzer veranschaulicht.

Sobald das digitale Tax CMS freigegeben wird, steht es für Sie im Intranet bereit. Auf diese Weise haben alle Angestellten des Unternehmens auf das neue System Zugang und können es in ihren Arbeitsalltag einbinden.

Frage #7: Wie kann die Wirksamkeit eines Tax CMS kontrolliert werden?

Nachdem Ihre Firma auf ein digitales Tax CMS umgestellt wurde, sollte in der Übergangszeit der Erfolg des Tax CMS kontrolliert werden. So kann man feststellen, ob das System richtig auf die Firma zugeschnitten wurde oder ob Änderungen vorgenommen werden müssen.

Die Kontrolle des digitalen Tax CMS muss von einem Steuerberater durchgeführt werden. Nur dieser ist versiert genug, um die Wirksamkeit des Steuersystems festzustellen. Falls Ihrer Firma kein eigener Steuerberater zur Verfügung steht, empfehle ich Ihnen diese Unterstützung zu suchen.

Frage #8: Wann wirkt ein digitales Tax CMS für den Geschäftsführer enthaftend?

Wichtig ist, dass ein Tax CMS Rolle und Verantwortlichkeiten aller Personen oder Organisationseinheiten erfasst, die in Ihrem Unternehmen tätig sind. Auf diese Weise kann bei Verdacht auf versuchte Steuerhinterziehung festgestellt werden, wo (bzw. bei wem) ein Fehler begangen wurde.

In diesem Sinne wirkt jedes Tax CMS, das alle steuerlichen Prozesse und verantwortlichen Kräfte aufführt, für Sie als Geschäftsführer enthaftend.

Frage #9: Kann trotz digitalem Tax CMS unwissentlich eine Steuerhinterziehung passieren?

Die kurze Antwort lautet: Ja. Ein Tax CMS kann eine Steuerhinterziehung leider nicht verhindern. Was das System für Sie als Geschäftsführer jedoch so wertvoll macht ist, dass Sie nicht mehr länger dafür haftbar gemacht werden.

Sollte es also unwissentlich zu einer Steuerhinterziehung kommen, schützt Sie das digitale Tax CMS vor einer Gefängnisstrafe.

Frage #10: Warum verläuft die Unternehmensübergabe einer Firma mit Tax CMS leichter als ohne ein solches System?

Ein digitales Tax CMS gestaltet die Übergabe Ihrer Firma um ein Vielfaches einfacher als zuvor. Sie fragen Sich, warum das so ist?

Der Grund ist ganz einfach: Ein digitales Tax CMS modernisiert Ihr Unternehmen und macht es für potentielle Nachfolger attraktiver. Doch noch viel wichtiger ist: Das System erhöht Ihre Rechtssicherheit und damit auch automatisch den Unternehmenswert der Firma. Ein Kaufinteressent weiß also, dass Sie keine Leiche im Keller haben.

Fazit: Digitales Tax CMS bringt mehr Sicherheit, Wert & Erleichterungen

Die Umstellung auf ein digitales Tax CMS stellt eine Herausforderung dar, die sich für Sie und Ihre Firma bezahlt macht. Durch ein solches System erhalten Sie mehr Rechtssicherheit, einen höheren Unternehmenswert und erleichterte Arbeitsbedingungen.

Natürlich kommen gerade in der Anfangszeit der Umsetzung viele Fragen auf. Daher empfehle ich Ihnen, einen Termin bei Ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer zu vereinbaren. Dieser kann ihnen kompetente Auskunft geben und Sie zu Ihrem individuellen Tax CMS beraten.

Wenn Sie mehr über das digitale Tax CMS und seine Vorteile erfahren wollen, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) kontaktieren.
Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

Verdeckte Gewinnausschüttung

Verdeckte Gewinnausschüttung: So machen sich Gesellschaften und Gesellschafter strafbar

Wissen Sie als Gesellschafter, worum es sich bei einer sogenannten verdeckten Gewinnausschüttung handelt? Hat Ihre Gesellschaft Ihnen schon einmal Vermögensvorteile zukommen lassen, die anderen Personen nicht zuteilwurden? Dann könnten Sie sich bereits strafbar gemacht haben.

Unvorhergesehene Begünstigungen, wie zum Beispiel eine verdeckte Gewinnausschüttung, sind vor dem Gesetz verboten und werden vom Finanzamt bestraft. Für Gesellschafter wie auch Gesellschaften ist es daher wichtig, die nötigen Vorkehrungen gegen solche Geschäfte zu treffen.

Aus diesem Grund möchte ich Ihnen im folgenden Beitrag zeigen, was eine verdeckte Gewinnausschüttung überhaupt ist und wie Sie diese verhindern können.

Was ist eine verdeckte Gewinnausschüttung?

Die verdeckte Gewinnausschüttung (kurz: vGA) ist im Körperschaftssteuergesetz festgehalten und betrifft außernatürliche Ausschüttungen des Unternehmensgewinnes, die Gesellschaftern zukommen.

Kurz gesagt: Um eine vGA handelt es sich, wenn ein Gesellschafter auf Kosten der Firma Vorteile erhält (z.B. zu hohe Miets- oder Gehaltzahlungen), die eine fremde Person nicht bekommen würde.

(Quelle: https://dejure.org/gesetze/KStG/8.html)

In der Regel ist der Geschäftsführer für eine verdeckte Gewinnausschüttung verantwortlich, indem seine Geschäfte folgenden 3 Kriterien erfüllen:

  1. die Verhinderung der Vermögensmehrung der Gesellschaft
    (z.B. ein privat genutzter Pkw eines Gesellschafters wird nicht korrekt versteuert)
  2. eine überhöhte Vermögensminderung
    (Bsp.: Ein Gesellschafter besitzt Büros oder Lager und vermietet diese der Gesellschaft zu einem überhöhten Preis)
  3. wenn kein im Vorhinein geschlossener schriftlicher Vertrag vorliegt
    (z.B. eine plötzliche Lohnauszahlung, weil der Unternehmensgewinn höher ausfällt, ohne dabei im Vorhinein das Gehalt erhöht zu haben.)

Das Gegenteil einer vGA:  Wenn alles bei der Ausschüttung korrekt vonstatten geht, handelt es sich um eine sogenannte „offene“ Gewinnausschüttung. Offen aus dem einfachen Grund, da es für diese einen rechtskonformen Beschluss gibt.

Wie eine offene Gewinnausschüttung auf die einzelnen Gesellschafter aufgeteilt wird, können Sie in einem anderen Beitrag meines Blogs nachlesen. Klicken Sie dafür einfach auf den folgenden Link:

Gewinnverteilung zwischen Gesellschaftern: Worauf Sie achten sollten

Folgen von verdeckten Ausschüttungen

Eine verdeckte Gewinnausschüttung bedeutet für jeden Beteiligten etwas Anderes. Generell betrifft sie die Gesellschaft selbst wie auch den dafür verantwortlichen Gesellschafter.

Wenn Sie das Finanzamt bei einer verdeckten Gewinnausschüttung erwischt, bedeutet das zunächst, dass alle unrechtmäßigen Betriebsausgaben rückgängig gemacht werden. Dadurch werden die Ausgaben der Gesellschaft reduziert, da der besagte Betrag nun in den Unternehmensgewinn miteinfließt. Dessen Körperschaft- und Gewerbesteuer sind durch diese Korrektur nun erhöht worden und müssen von der Gesellschaft nachgezahlt werden.

Das bedeutet für den Gesellschafter: Die vGA ist nun wie eine offene Ausschüttung der privaten Einkommenssteuer des Gesellschafters unterworfen. Sie gehört zu seinen Einkünften aus dem Kapitalvermögen und wird dementsprechend besteuert.

Diese Gefahren erwarten Sie als Gesellschafter oder Geschäftsführer

Auch wenn der Begriff „verdeckte Gewinnausschüttung“ zunächst nicht negativ klingt, sind damit nur Nachteile verbunden.

Viel schlimmer sind natürlich (abgesehen von der Nachzahlung) die strafrechtlichen Konsequenzen: Das Finanzamt geht es automatisch von einer versuchten Steuerhinterziehung aus. Diese wird vom Gesetz her gleichgestellt mit einer gewollten und wissentlichen Steuerhinterziehung.

Bei einer Steuerhinterziehung (egal ob vorsätzlich oder nicht) kann Sie als Geschäftsführer eine Freiheitsstrafe von bis zu 10 Jahren erwarten. Worauf Sie sonst noch zu achten haben, erfahren Sie unter dem folgenden Link:

Gefahren eines GmbH-Geschäftsführers (Teil 2): Steuerhinterziehung

3 Wege, um verdeckte Gewinnausschüttungen zu vermeiden

Als redlicher Geschäftsführer einer Gesellschaft wollen Sie ein solches Szenario natürlich verhindern. Das Problem bei der verdeckten Gewinnausschüttung ist: viele begehen sie oft unwissentlich.

Meist geschieht dies einfach so: Ein Gesellschafter, Freund, Mitarbeiter etc. hat eine steuermindernde Idee. Leider kann Sie als Verantwortlicher die falsche Idee sogar ins Gefängnis bringen.

Um eine korrekte Gewinnausschüttung zu garantieren, können Sie daher auf folgende Mittel zurückgreifen:

Weg #1: Der Fremdvergleich

Bei einem Fremdvergleich handelt es sich um ein Richtmaß, mit welchem steuerliche Verhältnisse beurteilt werden können.

Wie ein Fremdvergleich genau funktioniert, verrät schon der Name: Ein spezieller Fall der Gesellschaft wird mit einem theoretischen verglichen, bei dem an einen fremden Dritten Entgelte ausgezahlt werden. So können Sie als Geschäftsleiter feststellen, ob Sie auch einer von der Gesellschaft unabhängigen Person denselben Betrag zukommen lassen würden.

Ein Beispiel:  Sie haben ein Lager von einem Gesellschafter gemietet und geben ihm für dieses 500€ im Monat. Würden Sie einem Fremden, der ein Lager mit derselben Größe anbietet, den gleichen Betrag auszahlen?

Weg #2: Einhaltung der Formvorschrift

Ebenso hilfreich gegen eine verdeckte Gewinnausschüttung sind Formalitäten. Das heißt für Sie als Leiter der Gesellschaft:

  • Verfassen einer schriftlichen Vereinbarung
  • ein offenes, überprüfbares Übereinkommen
  • klar formulierte Inhalte

Weg #3: Das Tax CMS

Als Steuerberater empfehle ich jeder Gesellschaft ein wirksames Kontrollsystem, wie zum Beispiel ein Tax CMS. Was ein Tax CMS genau ist und welche Vorteile es Ihnen als Unternehmer einbringt, habe ich in einem anderen Blogbeitrag von mir dargelegt. Zum Nachlesen klicken Sie bitte einfach auf den folgenden Link:

So schützt die Digitalisierung Sie als Unternehmer vor Vorwürfen der Steuerhinterziehung

Hier noch einmal in aller Kürze: Mit einem Tax CMS (Tax Compliance Management System) werden alle Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens festgehalten, die Ihre redlichen Absichten belegen. Auf diese Weise kann das Finanzamt bei Unregelmäßigkeiten nicht mehr von einer verdeckten Gewinnausschüttung, beziehungsweise versuchter Steuerhinterziehung ausgehen.

Fazit: Lieber vorher informieren als bestraft werden

Sie sehen einen guten Jahresabschluss auf Ihr Unternehmen zukommen? Natürlicherweise denken Sie in einer solchen Situation über steuerschonende Regulierungsmaßnahmen nach. Allerdings sollte Sie nicht jede Idee sofort in die Tat umsetzen, sondern diese lieber überprüfen. Die Gefahr der verdeckten Gewinnausschüttung besteht und viele Geschäftsführer geraten in den meisten Fällen unwissentlich hinein.

Mit einfachen Mitteln, wie z.B. dem Fremdvergleich oder dem internen Tax CMS, können Sie als Gesellschaft Geschäftsführer strafbare Ausschüttungen erfolgreich verhindern. Am besten informieren Sie sich bei Ihrem Steuerberater, wie Sie sich und andere Gesellschafter vor versuchter Steuerhinterziehung schützen können.

Sollten Sie noch weitere Fragen zur verdeckten Gewinnausschüttung und deren Gefahren haben, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

Foto: © Elnur – stock.adobe.com

Fragen zur Digitalisierung, Buchhaltung und Steuern

Geballtes Wissen zum Thema „Digitalisierung, Buchhaltung & Steuern“ für Unternehmer

Unternehmenswert erhöhen, mehr Sicherheit vor dem Steuergesetzgeber und massive Kosteneinsparung durch Vereinfachung. Das sind grob gesagt die Vorteile der Digitalisierung von der Buchhaltung bis zum Tax-CMS (=digitales internes Kontrollsystem).

Soweit ist das allgemein bekannt, aber das Unbekannte ist das Detailwissen. Wie funktioniert die Digitalisierung der Buchhaltung und des Kontrollsystems? Wieviel kostet sie? Was bringt sie wirklich? Wie gehen Sie dabei Schritt für Schritt vor?

Die Mammut-Aufgabe, Ihnen all diese Fragen im Detail zu beantworten, will ich in diesem Beitrag wagen. Zugegeben mit Hilfe von Fachbeiträgen, die ich bereits im Verlauf des vergangenen Jahres für Sie verfasst habe. Aber lassen Sie sich dieses geballte Wissen nicht entgehen und suchen Sie sich einfach die Frage heraus, die Ihnen am stärksten unter den sprichwörtlichen Nägeln brennt.

Frage 1: Wieviel kostet die Digitalisierung der Buchhaltung eigentlich?

Ohne Zweifel ist das die meistgestellte Frage in meinem Berufsalltag zum Thema Digitalisierung. Dementsprechend bin ich mir bewusst, dass Sie diese Frage vermutlich am meisten interessiert.

Zu den harten Kosten-Fakten:
Für die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung müssen Sie einen geeigneten Scanner anschaffen (ca. 350 Euro) und eine entsprechende Cloud-Lizenz bezahlen (ca. 200 Euro/Jahr). Zudem müssen Sie bedenken, dass Ihre Buchhaltung noch 6-12 Monate lang wie bisher mit allen Mitarbeitern geführt werden muss.

Nach dieser Übergangszeit läuft die digitale Buchhaltung und ist damit zu 99% automatisiert.

So kommt das Geld wieder hinein:
Das Stichwort, das Sie bei der Aufstellung von oben nicht überlesen dürfen ist „automatisiert“. Denn durch die gesparte Arbeitszeit bei Ihren Mitarbeitern (oder externen Buchhaltern) ist die Einführung meist schon im ersten Jahr wieder mehr als refinanziert.

Die Einsparungen aus der Kundenpraxis sind dabei erstaunlich. Selbst bei kleinen Unternehmen im mittleren 6-stelligen Umsatzbereich und noch viel mehr bei großen Unternehmen mit Millionenumsätzen.

Als Beispiel möchte ich Ihnen das einer kleinen Werbeagentur mit 4 Mitarbeitern geben. Während früher pro Monat ca. 40 Stunden für die externe Buchhaltung gezahlt werden mussten, fallen heute dank der Digitalsierung nur noch 3-4 Buchhaltungsstunden pro Monat an.

Bei großen Unternehmen, die ganze Buchhaltungsabteilungen führen, ist das Einsparungspotenzial noch deutlich größer, da die Menge an automatisierter Arbeit in Relation zur Größe zunimmt.

Überlegen Sie sich, wie sich Ihr Gewinn entwickeln würde, wenn Sie plötzlich diese Kosten um 90-99 Prozent senken könnten?

Sie wollen sich detaillierter informieren? Ich habe das Thema Kosten für Sie in einem eigenen Beitrag noch genauer erläutert. Klicken Sie einfach auf den folgenden Link, um sich noch tiefer einzulesen: https://www.steuerberatung-breit.de/was-kostet-die-digitalisierung-ihrer-buchhaltung/

Frage 2: Was bedeutet die digitale Buchhaltung konkret? Was heißt das für Sie im Arbeitsalltag?

Digitale Buchhaltung heißt – „salopp gesprochen“ – Papier-Belege weg, PDF her. Sie sammeln also künftig keine Papier-Belege mehr und legen diese ab, sondern Sie speichern Computerdateien im PDF-Format in dafür vorgesehenen Ordnern.

Möglich wird das ganze durch einen Scanner, mit dem Sie die Belege einscannen und durch Software, die es Ihnen ermöglicht diese Belege dann zu speichern und vorschriftsmäßig zu archivieren.

Um Ihnen den Vorgang genauer zu erklären, habe ich ein kurzes Video für Sie aufgenommen. In diesem Video erkläre ich das Zusammenspiel noch einmal genau und leicht verständlich. Klicken Sie auf den folgenden Link, um zum Beitrag mit dem Video zu gelangen: https://www.steuerberatung-breit.de/blog/digitalisierung/

Frage 3: Digitalisierung ja – aber wie funktioniert dann der Zahlungsverkehr?

Die Digitalisierung endet nicht beim Sammeln und Archivieren Ihrer Belege. Auch der Zahlungsverkehr lässt sich dadurch für Sie weitgehend automatisieren.

Um Ihnen zu erklären und zu zeigen, wie der automatisierte Zahlungsverkehr im Detail funktioniert, habe ich Ihnen ebenfalls ein leicht verständliches Video aufgenommen. Klicken Sie auf den folgenden Link, um zum Beitrag mit dem Video zu gelangen: https://www.steuerberatung-breit.de/so-funktioniert-automatisierter-zahlungsverkehr-inkl-videoerklaerung/

Frage 4: Finanzielle Vorteile gibt es die wirklich?

Die effektive Kostenminimierung bedeutet für viele Unternehmen nicht nur Freiraum für andere Investitionen, sondern auch tatsächliche Gewinnmaximierung. Diese Gewinnmaximierung hilft Ihnen zudem maßgeblich bei der wirtschaftlichen Bewertung Ihres Unternehmens.

In meinem Blogbeitrag „Wie Sie mit digitaler Buchhaltung Ihren Unternehmenswert steigern“ zeige Ich Ihnen an einem realen Kundenbeispiel, wie die digitale Buchhaltung den Wert eines Hamburger Unternehmens um 2 Millionen Euro erhöhte.

Wie es dazu kam, welche Risikofaktoren bestehen und wie Sie den Unternehmenswert berechnen können, habe ich für Sie ausführlich im oben genannten Beitrag geschildert. Klicken Sie einfach auf den folgenden Link, um diesen zu lesen: https://www.steuerberatung-breit.de/wie-sie-mit-digitaler-buchhaltung-ihren-unternehmenswert-steigern/

Frage 5: Digitalisierung als Schutz vor dem Finanzprüfer – stimmt das wirklich?

Sie haben es vielleicht schon einmal gehört, aber ein digitales Tax CMS (=ein digitales, internes Kontrollsystem für Ihre Prozesse in der Buchhaltung und in Ihren Steuerbelangen) schützt Sie vor dem Finanzprüfer. Zugegeben: Das ist etwas salopp formuliert. Aber die Aussage besitzt einen wahren Kern.

Wollen Sie ohne ein Tax CMS einen Fehler in einer Erklärung Ihrer Betriebsgewinne korrigieren, geht der Gesetzgeber in Deutschland tatsächlich von versuchter Steuerhinterziehung aus. Das darf er aber nicht mehr, wenn Sie ein Tax CMS in Ihrem Unternehmen installiert haben. Dann korrigieren Sie einfach einen Fehler.

Sie wollen dazu im Detail mehr wissen? In einem 1000-Wörter-Beitrag habe ich Ihnen die Ausgangslage für Sie als Unternehmer und das Vorgehen des Gesetzgebers ausführlich beschrieben und mit leicht verständlichen Beispielen untermauert. Klicken Sie einfach auf diesen Link, um zum Beitrag zu gelangen: https://www.steuerberatung-breit.de/so-schuetzt-die-digitalisierung-unternehmer-vor-vorwuerfen-der-steuerhinterziehung/

Frage 6: Wie funktioniert die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen?

Nachdem meine Mandanten von den Vorteilen der Digitalisierung aller steuerlichen Arbeitsschritte hören, kommt meist die Frage nach dem „Wie“: Wie viel Aufwand bedeutet das für uns? Wie gehen wir dabei Schritt für Schritt vor?

Das sind nicht nur berechtigte, sondern absolut notwendige Fragen für Sie als Unternehmer. Schließlich müssen Sie wissen, was auf Sie zukommt und worauf Sie sich wirklich einlassen. Ich habe daher einen 8-Schritte-Plan als Umstellungssystem für Sie entwickelt.

Schritt 1: Analyse der Arbeitsabläufe

Schritt 2: Digital denken und Arbeitsabläufe in (digitale) Prozesse planen

Schritt 3: Erstellung Prozessplan (schriftliche Dokumentation)

Schritt 4: Workshops mit Geschäftsführern und Mitarbeitern (Einbindung in digitales Prozessdenken)

Schritt 5: Einrichtung eines Test-Arbeitsplatzes, wo Geschäftsführer und Mitarbeiter an die Technik herangeführt und Schwächen dokumentiert werden.

Schritt 6: Fertigstellung und Abnahme

Schritt 7: Stufenweise oder sofortige Umstellung auf Digital

Schritt 8: Nachbetreuung (Laufende Betreuung nach Einrichtung: Beobachtung, Anpassung an unternehmerische und gesetzliche Entwicklungen)

Sie können sich unter den Schritten noch nicht so wirklich etwas vorstellen? Von außen betrachtet wirken diese Schritte „monströs“ und kompliziert. Daher habe ich auch hier für Sie einen leicht verständlichen und ausführlicheren Beitrag vorbereitet. Klicken Sie dazu einfach auf folgenden Link: https://www.steuerberatung-breit.de/in-8-schritten-zur-digitalen-transformation/

Sie haben noch weitere Fragen zur Digitalisierung Ihrer steuerlichen Angelegenheiten?
Genau das ist mein Spezialgebiet. Scheuen Sie sich nicht, mit Ihren Fragen auf mich zuzukommen. Ich berate Sie gerne. Das Erstgespräch am Telefon führe ich auch ganz unverbindlich. Schließlich wollen Sie sichergehen, dass ich auch der richtige Berater für Sie bin.

In diesem Sinne, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

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8 Schritte zur digitalen Transformation

In 8 Schritten zur Digitalen Transformation

Wussten Sie, dass die Digitalisierung Ihnen als Unternehmer 40% der Kosten für die Buchhaltung jährlich einsparen kann?  Das bedeutet für Sie: Wenn Sie sich zur digitalen Transformation in Ihrem Betrieb entschließen, steigt Ihr Gewinn und Ihr Unternehmenswert.

Die Einsparung von Papier und die Umstellung auf einen digitalen Arbeitsplatz liegt mir besonders am Herzen. Daher arbeiten wir in der Kanzlei seit 2014 zu 100% papierlos. So schonen wir die Umwelt und sparen dank der Digitalisierung Kosten und Zeit.

Wie auch Sie Ihren Betrieb papierfrei bekommen und Ihre Konkurrenzfähigkeit damit steigern, will ich Ihnen im folgenden Beitrag zeigen.

Was bedeutet Digitalisierung?

Die erste Frage, die Sie sich als Unternehmer wahrscheinlich stellen ist: Was ist unter digitaler Transformation zu verstehen?

Im Grunde genommen heißt das nichts Anderes als: Weg von der Papier-Buchführung und hin zu PDFs. Die Buchhaltung stellt demnach den ersten Bereich dar, in welchem die Digitalisierung durchgeführt wird.

Wichtig: Die Digitalisierung kann bis zu 99% der Buchhaltung automatisch erledigen. Dies ist allerdings nur dann möglich, wenn Ihre Bank Ihre Daten in das Buchhaltungs-System einspielt!

Das bedeutet allerdings nicht, dass bei der Buchhaltung die Umstellung schon zu Ende ist. Die Digitalisierung kann in jedem Arbeitsbereich angewandt werden, bis Ihr Unternehmen schlussendlich zu 100% papierlos ist. Das hört sich vielleicht zunächst nach einem großen Aufwand an, kann Ihnen als Unternehmer aber auf lange Sicht enorme Kosten sparen. Der nächste Abschnitt soll Ihnen dies genauer aufzeigen.

Welche Vorteile haben Sie durch die digitale Transformation?

  1. Finanzielle Einsparungen & Gewinne

Selbst wenn Sie lediglich Ihre Buchhaltung von Papier auf PDF umstellen, sparen Sie als Unternehmer 40% des Betrages, den Sie an Ihren Buchhalter ausgeben. In Zahlen ausgedrückt heißt das: Bekommt Ihr Buchhalter ein Gehalt von 35.000€ pro Jahr, so sparen Sie mit der digitalen Transformation 14.000€ jährlich! Nach 15 Jahren würde das einen Gewinn von 210.000€ bedeuten.

Das ist aber erst der Anfang: Durch die Digitalisierung fallen für Ihren Betrieb 40%-60% der Personalkosten in der Verwaltung, wie auch alle Aufbewahrungskosten (sprich Lagerkosten für die Buchhaltung) weg. Ihre Ausgaben verringern sich dadurch merklich, während hingegen Ihr Gewinn und Ihr Wettbewerbsvorteil steigt.

Erst kürzlich konnte ich einem meiner Mandanten mit der digitalen Transformation mehr als 40.000€ pro Jahr einsparen. In diesem konkreten Fall fielen 400 Meter an Karton für Aufbewahrungszwecke, wie auch Mitarbeiterkosten weg. Das alleine brachte ihm schon so erhöhte durch die Einsparungen seinen Gewinn maßgeblich. Der Unternehmenswert stieg durch die digitale Transformation um 1,6 Mio.€.

  1. Arbeitserleichterung und Rechtssicherheit

Die digitale Buchhaltung macht es Ihnen möglich, Belege schnell und einfach durch Suchwörter zu finden. Die Belege können Sie jederzeit einsehen, ganz gleich ob Sie sich gerade in einem Meeting, im Büro oder im Urlaub befinden. Eine digitale Transformation hilft Ihnen als Unternehmer also neben Geld auch Zeit zu sparen. Manchmal ist diese mehr wert als ein Geldbetrag.

Gerade bei Betriebsprüfungen oder Jahresabschlüssen machen sich die Vorteile der Digitalisierung bemerkbar: Es sind keine Vorbereitungen mehr nötig, wodurch Ihre Arbeitszeit um mindestens 70% verkürzt wird.  Ein Knopfdruck reicht bei der digitalen Buchhaltung schon aus, um sogar Halbjahres- oder Quartalsabschlüsse zu erledigen.

In meiner Funktion als Steuerberater möchte ich Sie zudem auf Ihre gesteigerte Rechtssicherheit hinweisen, die Sie als Geschäftsführer durch die Digitalisierung haben. Interne Kontrollsysteme (wie zum Beispiel ein Tax CMS) zeigen dem Finanzamt bei einer Steuerprüfung nämlich alle Prozesse, die Ihrem Unternehmen der Steuerehrlichkeit dienen.

Ein Prüfer erkennt somit sofort, ob es sich um einen menschlichen Fehler handelt, und kann daher nicht mehr automatisch von versuchter Steuerhinterziehung ausgehen.

Sollten Sie als Unternehmer mehr zur digitalen Haftungssicherheit erfahren wollen, empfehle ich Ihnen weitere Beiträge von mir zu diesem Thema. Klicken Sie dafür einfach auf folgende Links:

So schützt die Digitalisierung Sie als Unternehmer vor Vorwürfen der Steuerhinterziehung

Betriebsprüfung: Wie Sie dank der Digitalisierung Ihren Ärger drastisch reduzieren

Verfügen Sie als Unternehmer auch über Schwester- oder Tochtergesellschaften, profitieren Sie noch zusätzlich von einem Tax CMS. Dieses sorgt nämlich durch die digitalisierten Schnittstellen für einen leichteren und besseren Austausch zwischen den einzelnen Firmen.

So digitalisieren Sie Ihren Betrieb in nur 8 Schritten

Die Vorteile einer digitalen Transformation haben Sie als Unternehmer überzeugt? Mit diesen 8 Schritten können auch Sie Ihren Betrieb umstellen:

Schritt 1: Analyse der Arbeitsabläufe

Schritt 2: Digital denken und Arbeitsabläufe in (digitale) Prozesse planen

Schritt 3: Erstellung Prozessplan (schriftliche Dokumentation)

Schritt 4: Workshops mit Geschäftsführern und Mitarbeitern (Einbindung in digitales Prozessdenken)

Schritt 5: Einrichtung eines Test-Arbeitsplatzes, wo Geschäftsführer und Mitarbeiter an die Technik herangeführt und Schwächen dokumentiert werden.

Schritt 6: Fertigstellung und Abnahme

Schritt 7: Stufenweise oder sofortige Umstellung auf Digital

Schritt 8: Nachbetreuung (Laufende Betreuung nach Einrichtung: Beobachtung, Anpassung an unternehmerische und gesetzliche Entwicklungen)

Fazit: Digitalisierung = Erfolgsgewinn und Umweltschutz in einem System

In meiner langjährigen Tätigkeit als Steuerberater erlebe ich es oft, dass Mandanten von der digitalen Umstellung zunächst abgeschreckt sind. Digitalisierung bedeutet anfangs durchaus einen Zeitaufwand für Sie als Unternehmer wie auch für Ihre Mitarbeiter.

Die Anpassung und Ausbildung an die neuen Prozesse erfordern zwar zusätzliche Arbeit, doch garantieren Ihnen langfristig mehr Gewinn für Ihre Firma. Unterm Strich ist die digitale Transformation also immer mehr wert als sie kostet. Und ganz nebenbei, tun Sie auch der Umwelt etwas Gutes.

Die Digitalisierung ist daher eine Umstellung, von der jeder profitieren kann. Unsere Kanzlei ist seit der digitalen Transformation 2014 zu demselben Ergebnis gekommen und versucht, mit gutem Beispiel voranzugehen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, wie Sie die Digitalisierung bei Ihnen einführen können und welche Vorteile sie Ihnen bringen kann, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

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Gefahren-eines-GmbH-Geschaeftsfuehrer-Teil3-Steuerverkuerzung

Gefahren eines GmbH-Geschäftsführers (Teil 3): Steuerverkürzung

Die kleine Schwester der Steuerhinterziehung heißt: Steuerverkürzung. Nichtsdestotrotz kann auch sie Ihnen das Leben schwer machen: Durch Steuerverkürzung kann Sie eine Strafe von bis zu 50.000€ erwarten.

Daher möchte ich Sie in diesem Beitrag über die Konsequenzen fehlerhafter Steuerangaben aufklären. Denn auch kleine Fehler können Sie als Geschäftsführer viel Geld kosten.

Kleiner Exkurs: Was ist eine Steuerverkürzung?

Von verkürzten Steuern spricht man dann, wenn sie entweder

  • nicht rechtzeitig,
  • nicht komplett oder
  • gar nicht festgesetzt wurden.

Die Grenze zur Steuerhinterziehung ist dabei hauchdünn. Entscheidend ist, dass eine dieser drei Taten leichtfertig (= grob fahrlässig!) begangen wurde. Über den Härtegrad des Vergehens entscheiden dabei die Behörden. Das heißt: Im Einzelfall entscheidet immer das Finanzamt, ob es sich um Steuerverkürzung handelt oder nicht.

(Hier der Link zum Gesetzestext: https://dejure.org/gesetze/AO/378.html)

Wie können Sie Steuern verkürzen ohne es zu wissen?

Wie ich durch meine langjährige Arbeit als Steuerberater weiß, trifft es nicht immer diejenige, die den Fehler begangen haben. Oft hören Geschäftsführer den Ausdruck „Steuerverkürzung“ erst, wenn Ihnen das Finanzamt bereits einen Besuch abstattet.

Sie müssen nicht unbedingt selbst Steuern verkürzen, um dafür belangt zu werden. Das Verkürzen der Steuern kann zum Beispiel auch durch einen simplen Fehler in der Buchhaltung passieren. Trotzdem müssen Sie als Geschäftsführer dafür geradestehen.

So schnell kann Steuerverkürzung passieren – ein kleines Beispiel:

Dafür reicht es schon, wenn Ihre Buchhalterin auf Urlaub fährt und davon ausgeht, dass ihr Kollege eine Erklärung beim Finanzamt einreicht. Weil dieser aber keine Erfahrungen damit hat, kennt er die Fristen des Amtes nicht und „vergisst“ die Erklärung einzureichen.

Das Resultat: Die Erklärung bleibt liegen und kommt nicht bei den Behörden an. Der Fehler wird (wenn überhaupt) frühestens bemerkt, wenn die Kollegin wieder aus dem Urlaub zurückkommt. Doch dann ist es bereits zu spät: das Finanzamt geht davon aus, dass Sie Steuern verkürzen.

Wie können Sie sich vor Steuerverkürzung schützen?

Gelingt es Ihnen als Geschäftsführer die unterlassenen Angaben zu

  • berichtigen,
  • vervollständigen oder
  • nachzuholen,

bevor es noch zu einem Strafverfahren kommt, so wird von einer Geldbuße abgesehen.

Kam es bereits zu Steuerverkürzungen heißt es für Sie als Geschäftsführer: schnell handeln! Denn sollten Sie die zu Ihren Gunsten verkürzten Steuern innerhalb der Ihnen gesetzten Frist nachzahlen, wird auf eine Geldstrafe verzichtet.

Wichtig ist für Sie daher: Absicherung.

Die sicherste Variante – und auch meine persönliche Empfehlung – ist deshalb: ein Tax CMS.

Was ist ein Tax CMS?

Als Tax CMS wird ein Kontrollsystem bezeichnet, das jeden einzelnen Schritt in Ihrem Unternehmen abbildet. Auf diese Weise würden Fehler im Buchhaltungs-Prozess auffallen, wenn sich nicht an die Vorgaben gehalten wird.

Ein Tax CMS hilft Ihnen daher Steuerverkürzungen zu vermeiden und Ihr Unternehmen besser überblicken zu können.

Ich habe mich selbst seit vielen Jahren auf die Einführung digitaler Tax CMS bei Unternehmen spezialisiert. Falls Sie an den weiteren Vorteilen des Tax CMS oder tiefergehenden Informationen zum Thema interessiert sind, folgen Sie einfach diesem Link: https://www.steuerberatung-breit.de/tax-cms/

Wie hart wird Steuerverkürzung bestraft?

Im Gegensatz zur Steuerhinterziehung sprechen wir bei der Steuerverkürzung „nur“ von einer Ordnungswidrigkeit. Daher kann Ihnen als Geschäftsführer keine Freiheitsstrafe drohen. Nichtsdestotrotz wird auch die Steuerverkürzung bestraft:

Die Geldstrafen können dabei bis zu 50.000€ betragen. Zudem liegt es in der Macht des Finanzamtes, weitere Verfahren gegen Sie als Geschäftsführer zu verfolgen.

Aus diesem Grund empfehle ich Ihnen: Sparen Sie Geld indem Sie die richtigen Vorkehrungen treffen!

Fazit: Geschäftsführer brauchen Kontroll-Systeme

Auch wenn Steuerverkürzung nicht so streng wie Steuerhinterziehung bestraft wird, sollte sie vermieden werden. Sie als Geschäftsführer sind daher verpflichtet, durch Kontrollen für steuerlich korrekte Angaben zu sorgen.

Durch ein Tax CMS ersparen Sie sich daher viel Zeit und unter Umständen auch viel Geld!

Sollten Sie sich als Geschäftsführer absichern wollen oder Fragen zu den Möglichkeiten eines Tax CMS haben, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) erreichen.

Herzlichst,
Ihr Thomas Breit

Foto: © Danilo Rizzuti – Fotolia.com

 

Geschaeftsfuehrer Steuerhinterziehung Gefahr

Gefahren eines GmbH-Geschäftsführers (Teil 2): Steuerhinterziehung

Die meisten Steuerhinterziehungen geschehen unbewusst. Sie als Geschäftsführer müssen davon nicht unbedingt Kenntnis haben, um zur Rechenschaft gezogen zu werden. Auch unbeabsichtigt können Sie wegen Steuerhinterziehung Ihr ganzes Geld verlieren oder zu einer Freiheitsstrafe von bis zu 10 Jahren verurteilt werden.

Aus meiner Erfahrung von mehr als 20 Jahren weiß ich, dass größtenteils nichts ahnende Geschäftsführer für die Taten anderer geradestehen müssen. Es kann also jeden treffen – vielleicht auch Sie.

Denn es ist Ihre Pflicht als Geschäftsführer, dass all Ihre Mitarbeiter gesetzestreu in Steuerfragen handeln.

Sollte es in der Buchhaltung einmal zu Fehlern kommen, ist der Verdacht für versuchte Steuerhinterziehung da. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese wissentlich begangen wurde oder nicht.

Kurzer Exkurs: Was bedeutet Steuerhinterziehung?

Generell wird Steuerhinterziehung in § 370 der Abgabenordnung (kurz: AO) durch folgende Faktoren definiert:

  • Steuern nicht in voller Höhe/ nicht rechtzeitig eingereicht
  • der (Finanz-) Behörde unrichtige/ unvollständige Angaben gegeben
  • die Behörden in Unkenntnis über steuerlich erhebliche Tatsachen gelassen
  • keine Steuerzeichen/ -stempel verwendet wurden

(Hier der Link zum Gesetzestext: https://dejure.org/gesetze/AO/370.html)

Dadurch ergeben sich für Sie als Geschäftsführer Steuervorteile, die laut Gesetz nicht vorgesehen sind. Zu wenige oder zu hohe Betriebsausgaben fallen der Steuerfahndung schnell auf.

Wie kann es zu Steuerhinterziehung kommen, wenn kein Vorsatz dahinter steht?

Nun kann es oft passieren, dass Steuerhinterziehung in Ihrem Unternehmen vorliegt, ohne dass Sie davon wissen. Wie ist das möglich?

Zunächst sollte Ihnen bewusst sein, dass Sie als Geschäftsführer auch die Verantwortung für die Taten Ihrer Angestellten übernehmen müssen. Sollte es also intern zu steuerlichen Fehlern kommen, können diese unter Umständen als „versuchte Steuerhinterziehung“ klassifiziert werden. Die Strafe ist dabei die gleiche wie bei einer vorsätzlichen Steuerhinterziehung.

Dieses „unschuldige“ Beispiel könnte vielleicht auch Sie treffen:

Ein Mitarbeiter kommt von einer Dienstreise zurück und hinterlässt auf seinem Schreibtisch die Rechnungen sämtlicher Ausgaben – private wie auch betriebliche. Ein fleißiger Kollege will Vorarbeit leisten und trägt alle Belege in der Buchhaltung ein. Erst im Nachhinein wird der Irrtum aufgedeckt und die Rückgängigmachung als interner Fehler deklariert.

Das Problem: Der Gesetzgeber geht zunächst immer von versuchter Steuerhinterziehung aus, was einer Steuerhinterziehung gleichkommt.

Entscheidend kann die Formulierung „steuerlich erheblich“ sein. Denn hier tritt die Blankettnorm in Kraft.

Blankettnorm bedeutet: In dem vorliegenden Gesetz wird auf ein zweites Gesetz (dies ist davon unabhängig!) verwiesen.

Für Steuerhinterziehung heißt das: Was als „steuerlich erheblich“ eingestuft wird, muss zunächst in allen damit zusammenhängenden Gesetzen nachgeschlagen werden. Das aktuell gültige Recht wird häufig abgeändert. Dadurch kann sich der Umfang von steuerlich erheblichen Tatsachen mit der Zeit immer wieder ändern.

Welche Gefahren ergeben sich dadurch für Sie als Geschäftsführer?

Ganz gleich ob Sie von gesetzeswidrigen Handlungen wussten oder nicht, Sie haften für begangene Steuerhinterziehung. Daher müssen sie als Geschäftsführer Sorge tragen, dass Ihre Mitarbeiter Ihren Wünschen entsprechend arbeiten.

Das bedeutet für Sie: umfassende Kontrollen (vor allem bei der Buchhaltung!)

Mir ist bewusst, dass dies keine leichte Aufgabe ist, erst recht nicht bei großen Unternehmen. Wie Sie dieser Verpflichtung fast automatisiert nachgehen und somit irrtümliche versuchte Steuerhinterziehung vermeiden können, verrate ich Ihnen am Ende dieses Beitrags.

Vorher noch zu den Konsequenzen, die Ihnen drohen können:

Wie hart kann es Sie bei Steuerhinterziehung treffen?

Der Staat geht mit Steuerhinterziehung nicht leichtfertig um. Dementsprechend gestalten sich auch die Strafen, die bei einer Verurteilung auf Sie zukommen können.

Bestenfalls erwartet Sie als Geschäftsführer „nur“ eine Geldstrafe. Diese kann jedoch bis zu 50.000€ betragen. Bei schwerwiegender Hinterziehung droht Ihnen sogar eine Freiheitsstrafe von 6 Monaten – 10 Jahren. Darüber hinaus wird auch ein Berufsverbot über Sie verhängt. Sie dürfen also nie wieder ein Unternehmen leiten.

Zudem werden Sie persönlich der Abgabenordnung nach (§ 69 AO) für anfällige Säumniszuschläge haftbar gemacht.

(Hier der Link zum Gesetzestext: https://dejure.org/gesetze/AO/69.html)

Wie können Sie sich als Geschäftsführer vor unwissentlicher Strafhinterziehung schützen?

Um einer Geld- oder Freiheitsstrafe bereits präventiv entgegenwirken zu können, empfehle ich Ihnen daher ein Tax Compliance Management System (kurz: Tax CMS).

Was ist ein Tax CMS?

Dabei handelt es sich um ein Kontrollsystem, das steuerliche Prozesse aufführt.

Das heißt für Sie: Tax CMS sorgt für eine regeltreue Einhaltung der Steuergesetze und in weiterer Folge für andere Voraussetzungen gegenüber der Steuerfahndung.

Dieses interne System hält alle Prozesse Ihres Unternehmens fest und entdeckt etwaige Fehler darin. Dadurch wird jede getätigte Handlung aufgelistet und dient als Nachweis Ihrer redlichen Absichten.

Der Gesetzgeber kann demnach bei einem simplen Fehler nicht mehr länger von einer versuchten Steuerhinterziehung ausgehen.

Fazit: Geschäftsführer müssen sich aktiv schützen

Steuerhinterziehung – selbst ohne Vorsatz – stellt eine reale Gefahr für Geschäftsführer dar. Daher liegt es in Ihrem eigenen Interesse, Präventionsmaßnahmen zu setzen. Damit schützen Sie nicht nur Ihre Firma, sondern vor allem auch sich selbst.

Mein Ziel mit diesem Beitrag war es, Sie über die Risiken eines Geschäftsführers trotz beschränkter Haftung aufzuklären. Wie Sie sehen, wird Ihnen mit dieser Position auch viel Verantwortung übertragen.

Die Leitung eines Unternehmens fordert daher Gründlichkeit. Das Tax CMS dient Ihnen dabei als Hilfestellung zur korrekten Einhaltung gesetzlicher Regelungen wie den Steuerabgaben. Ich habe mich selbst seit vielen Jahren auf die Einführung digitaler Tax CMS bei Unternehmen spezialisiert. Falls Sie an den weiteren Vorteilen des Tax CMS oder tiefergehenden Informationen zum Thema interessiert sind, folgen Sie einfach diesem Link: https://www.steuerberatung-breit.de/tax-cms/

Sollten Sie sich als Geschäftsführer aktiv schützen wollen oder Fragen zu den Möglichkeiten eines Tax CMS haben, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) erreichen.

Herzlichst,
Ihr Thomas Breit

Foto: © dbunn – Fotolia.com

 

Nur wenige Unternehmen nutzen Tax CMS

Nur wenige Unternehmen setzen auf Tax Compliance Management Systeme

Laut einer Studie der Leibnitz Universität Hannover unter Zusammenarbeit mit dem VDMA besitzen nur 6 von 54 mittelständischen Unternehmen (etwa jede 9. Firma) ein Tax Compliance System (Quelle: VDMA)

Als Steuer- und Unternehmensberater mit jahrelanger Praxiserfahrung weiß ich, wie wichtig ein Tax CMS für Unternehmer sein kann.

Tax CMS als internes Kontrollsystem

Das Tax CMS dient als internes Kontrollsystem. Mit diesem führen Sie Ihre Prozesse auf und bestimmen diese als interne „Arbeitsanweisung“.

Das heißt: Sie setzen Regeln auf und bestimmen Schritt für Schritt, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen wie ablaufen etc.

Dabei gibt es aber keine Mustervorlage. Je nach Unternehmensart und -größe müssen Sie die Regeln individuell auf Ihre Situation ausgestalten.

Tax CMS zur Prozessoptimierung und Verhinderung von Steuerstrafverfahren

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein Tax CMS einsetzen, können Sie von einigen Vorteilen profitieren.

Die 2 wichtigsten sehe ich in der Prozessoptimierung und der Verhinderung von Steuerstrafverfahren:

  • Optimieren Sie Ihre Prozesse: Mit dem Tax CMS können Sie klare und optimal strukturierte interne Prozesse definieren. Eindeutig geregelte Prozesse sparen Zeit und Geld.
  • Steuerstrafverfahren verhindern: Hat sich in Ihrer Erklärung Ihrer Betriebsgewinne ein Fehler eingeschlichen, geht der Gesetzgeber normalerweise von versuchter Steuerhinterziehung aus. Mit einem Tax CMS machen Sie es ihm schwerer, da ja alle Prozesse festgehalten werden. Somit sollten Sie beweisen können, was schief gelaufen ist und Ihre Behauptungen zu Beweisen machen.

Ich hoffe, ich konnte Ihnen mit diesem Beitrag die Wichtigkeit von einem Tax CMS für Unternehmen aufzeigen.

Falls Sie an den weiteren Vorteilen des Tax CMS oder tieferführenden Informationen zum Thema interessiert sind, kann ich Ihnen folgende Beiträge auf meinem Blog empfehlen.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

Foto: © Robert Kneschke – fotolia.com