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Horror-Szenario Steuerprüfung: Diese 2 Fehler werden Deutschen Unternehmen oft zum Verhängnis

Sie sind Unternehmer und haben Angst, wegen einer Steuerprüfung Tausende Euro an Steuern nachzuzahlen oder im schlimmsten Fall sogar im Gefängnis zu landen? Sie wissen eigentlich gar nicht, was bei dieser Prüfung genau geprüft wird? Kommt der Prüfer einfach so in Ihr Unternehmen oder wird die Prüfung vorher angekündigt?

Viele meiner Mandanten sind bei Betriebsprüfungen (umgangssprachlich Steuerprüfungen genannt) unsicher und befürchten, dass eine solche Prüfung ihr Unternehmen gefährden könnte.

Tatsächlich kommen laut meiner langjährigen Erfahrung als Steuerberater in Hamburg Unternehmen vor allem durch 2 häufige Fehler bei einer Betriebsprüfung in Schwierigkeiten.

Mit der richtigen Vorbereitung können Sie diese Fehler jedoch relativ einfach vermeiden. Genau hier möchte ich mit diesem Artikel ansetzen:

Ich kläre Sie über die 2 häufigsten Fehler bei der Betriebsprüfung auf. Und ich erkläre Ihnen, warum viele deutsche Unternehmen nach einer Betriebsprüfung Steuern nachzahlen müssen.

Außerdem erfahren Sie, was bei einer Betriebsprüfung genau geprüft wird, welche Strafen Ihnen drohen und durch welche Maßnahmen Sie all das verhindern können, um Ihr Unternehmen zu schützen.

Was wird bei einer Betriebsprüfung überhaupt genau geprüft?

Bei einer Betriebsprüfung wird unter anderem kontrolliert, ob Sie Formalismen bei Verträgen oder Belegen eingehalten haben. Es wird geprüft, ob die Belege richtig ausgefüllt wurden und ob die Gesellschafter alle passende Verträge mit dem Unternehmen abgeschlossen haben.

Geprüft werden kann hier bis zu 3 Jahre in die Vergangenheit. Findet also 2020 bei Ihnen eine Betriebsprüfung statt, können bis zum Jahr 2017 zurück alle Belege und Verträge kontrolliert werden.

Zusätzlich kann auch im Rahmen einer Kassenbuchnachschau Ihr Kassenbuch kontrolliert werden. Dabei wird geprüft, ob der im Kassenbuch angeführte Saldo auch tatsächlich mit dem Betrag in Ihrer Kasse übereinstimmt.

Kommt es hier zu Abweichungen, ist also beispielsweise der Betrag in Ihrer Kasse höher als der angegebene Saldo im Kassenbuch, werden vom Finanzamt Umsätze hinzugeschätzt.

Dadurch erhöht sich Ihre Steuerlast und Sie werden so vom Finanzamt für diese Unregelmäßigkeiten „bestraft“.

Muss eine Prüfung immer vorher angekündigt werden?

Hier kommt es darauf an, was genau geprüft wird. Eine „normale“ Betriebsprüfung, bei der Belege und Verträge geprüft werden, muss immer vorher angekündigt werden.

Eine reine Umsatzsteuernachschau oder eine Kassenbuchnachschau kann aber auch spontan und ohne Ankündigung durchgeführt werden. Diese Prüfungen sind allerdings auch weniger umfangreich als eine reguläre Betriebsprüfung.

Werden bei diesen „kleineren“ Prüfungen allerdings Unregelmäßigkeiten festgestellt, kann das für das Finanzamt der Anlass sein, eine umfangreiche Betriebsprüfung durchzuführen.

Diese Betriebsprüfung muss dann aber wieder unter Einhaltung einer Frist bekanntgegeben werden.

Wie läuft eine Betriebsprüfung im Detail ab?

Schritt 1: Vorbereitung

Wenn sich ein Betriebsprüfer bei Ihnen im Unternehmen angemeldet hat, sollten Sie Ihre Belege griffbereit halten. Sammeln Sie deshalb alle Rechnungen oder Kontoauszüge zusammen, sodass Sie diese dem Prüfer geordnet übergeben können.

So sichern Sie sich bei Ihrem Prüfer schon mal einen guten ersten Eindruck.

Schritt 2: Prüfungshandlung

In diesem Schritt werden alle Belege vom Betriebsprüfer begutachtet. Sie können hier keinen Einfluss ausüben und sind nicht anwesend.

Der Prüfer arbeitet alle Belege durch und schreibt auf, wo seiner Meinung nach gegen Formalismen verstoßen wurde.

Außerdem kann er bestimmte Belege oder auch Verträge nachfordern. Sie haben dann die Pflicht, ihm diese Dokumente zukommen zu lassen.

Schritt 3: Nachbereitung

Hier wird entschieden, ob der Prüfer mit seiner Rechtsauffassung richtig liegt. Sprich: Es wird entschieden, ob die vom Prüfer angekreideten Verstöße auch tatsächlich so stimmen.

Außerdem wird beschrieben, was Sie gegen diese Verstöße unternehmen sollten, oder ob eine Einigung mit dem Finanzamt möglich ist.

Schritt 4: Schlussbesprechung

Hier wird jeder einzelne Punkt und auch das Gesamt-Ergebnis der Prüfung genau durchbesprochen. Hier kommt es sehr häufig vor, dass man wichtige Einigungen mit dem Prüfer erzielen kann.

Eine Einigung könnte beispielsweise sein: Sie verpflichten sich, in Zukunft die Bestimmungen genau einzuhalten. Im Gegenzug verzichtet der Betriebsprüfer auch steuerliche Nachforderungen.

Durch diese 2 Fehler werden deutsche Unternehmen am häufigsten vom Finanzamt gestraft

Formelle Fehler in Verträgen oder bei Belegen: Verträge in Unternehmen enthalten relativ häufig Formfehler. Auch Belege werden manchmal falsch ausgefüllt und sind deswegen fehlerhaft.

Hier reicht bereits ein kleiner Fehler aus, um sich in den Augen der Behörde strafbar zu machen.

Was noch dazukommt: Die Chance, dass ein solcher Fehler entdeckt wird, ist heutzutage sehr hoch. Denn alle Verträge und Belege werden von der Behörde mit einer Spezial-Software untersucht. Bei Unregelmäßigkeiten wird dann der „menschliche“ Prüfer verständigt.

Durch die elektronische Unterstützung können so ganze Berge an Belegen und Verträgen schnell und sehr genau geprüft werden. Die Chance, das die Behörde einen formellen Fehler übersieht, ist deshalb sehr gering.

Kein Tax CMS und kein Internes Kontrollsystem (kurz IKS): Ein Tax CMS hilft Ihnen dabei, steuerrechtliche Formvorschriften genauer einhalten zu können. Auch beim Internen Kontrollsystem (IKS) handelt es sich um es sich um ein elektronisches Programm, dass Prozesse in Ihrem Unternehmen untersucht und auf Formfehler prüft.

Ein IKS ist allerdings nicht auf steuerliche Aspekte beschränkt, sondern umfasst das gesamte Unternehmen.

Ohne diese Systeme ist es für ein Unternehmen heutzutage schwierig, alle formellen Vorgaben genau einzuhalten.

Sehr viele Unternehmen verzichten aber leider immer noch auf diese Hilfen und setzen Ihr Unternehmen so (oft auch unbewusst) einer großen Gefahr aus.

Welche Strafen drohen mir, wenn formelle Fehler gefunden werden?

Im Normalfall drohen Ihnen hier keine Strafen im Sinne eines Strafverfahrens, also beispielsweise eine Geldstrafe oder gar eine Gefängnisstrafe.

Kommt es zu Unregelmäßigkeiten, schätzt das Finanzamt einfach Umsätze hinzu. So erhöht sich Ihre Steuerlast und Ihre „Strafe“ ist dann eine Steuernachforderung.

Treten diese Unregelmäßigkeiten besonders häufig auf, kann sogar Ihre gesamte Buchhaltung verworfen werden.

Dann wird Ihr gesamter Umsatz und auch Ihr Gewinn vom Finanzamt geschätzt.

Wichtig: Diese Schätzung ist immer zu Ihren Ungunsten. Das heißt, Ihr Umsatz und Ihr Gewinn wird so geschätzt, dass Sie in der Regel Steuern nachzahlen müssen. Diese Nachforderungen können sich dann auf mehrere Tausend Euro belaufen.

Haben Sie ein internes Kontrollsystem (IKS) können Sie die Abweichungen unter Umständen sogar straffrei, also ohne Nachzahlungen, korrigieren (siehe Anwendungserlass zu §153 AO).

Handelt es sich aber um einen besonders gravierenden Verstoß, kann auch ein Steuerstrafverfahren gegen Sie eröffnet werden (siehe §370 AO). Hier drohen Ihnen empfindliche Geldstrafen oder im schlimmsten Fall sogar eine Freiheitsstrafe von bis zu 5 Jahren.

Wie kann ich als Unternehmer Strafen aufgrund einer Steuerprüfung vermeiden?

1. Richten Sie ein Tax CMS ein: Vereinfacht gesagt ist ein Tax CMS ein Kontrollsystem, dass Ihnen dabei hilft, Ihre Unternehmens-Prozesse an die strengen Bestimmungen des Steuerrechts anzupassen. Ziel dieses Systems ist es, alle Prozesse im Unternehmen so anzupassen, dass Sie alle steuerlichen Vorgaben einhalten.

Alle Prozesse werden übersichtlich erfasst und sind für Sie oder die Finanzbehörde jederzeit einsehbar.

Wie Sie ein Tax CMS am besten in Ihrem Unternehmen einführen, wessen Hilfe Sie dabei benötigen und worauf Sie im Detail achten müssen, habe ich Ihnen in einem ausführlichen Beitrag zusammengefasst: https://www.steuerberatung-breit.de/10-haeufig-gestellte-fragen-zum-digitalen-tax-cms/

2. Richten Sie ein Internes Kontrollsystem (IKS) ein: In Kombination mit einem Tax CMS hilft auch ein Internes Kontrollsystem dabei, die Bestimmungen der Finanzbehörde besser einzuhalten.

Ein IKS beschränkt sich jedoch nicht nur auf steuerliche Prozesse, sondern überwacht in der Regel alle Unternehmensabläufe.

3. Lassen Sie Ihre Verträge von einem Steuerberater prüfen: In der Regel kann Ihnen nur ein Steuerberater sagen, ob Ihre Verträge Formfehler enthalten, die Sie bei einer Betriebsprüfung in Schwierigkeiten bringen.

Sie dürfen dann allerdings keine Verträge neu aufsetzen lassen und rückdatieren. Das ist verboten.

Hier können Sie sich aber mit einem sogenannten Erinnerungsprotokoll behelfen. Bei diesem Protokoll schreiben Sie heute auf, was Sie in der Vergangenheit beim Verfassen des fehlerhaften Vertrags genau gemeint haben und wie es richtig formuliert werden sollte. So korrigieren so Ihren fehlerhaften Vertrag.

Nur: Ob Sie mit diesem Vorgehen tatsächlich Erfolg haben, kommt immer auf die individuelle Situation an. Ein Erinnerungsprotokoll ist kein pauschales „Heilmittel“ für einen fehlerhaften Vertrag.

Fazit: Tax CMS, IKS und Prüfung der Verträge schützt Sie vor Strafen

Bei einer Betriebsprüfung kommt es darauf an, dass Sie alle formellen Vorschriften des Finanzamts auf Punkt und Beistrich einhalten.

Denn kommt es hier zu Unregelmäßigkeiten, werden Umsätze hinzugeschätzt oder im schlimmsten Fall wird sogar Ihre gesamte Buchhaltung „verworfen“.

Ohne Systeme wie ein Tax CMS oder ein internes Kontrollsystem (IKS) ist die genaue Einhaltung der Vorschriften allerdings sehr schwierig.

Mein Rat lautet daher: Führen Sie in Ihrem Unternehmen ein Tax CMS und ein IKS ein. Außerdem sollten Sie alle Verträge von einem erfahrenen Steuerberater prüfen lassen.

Nur so haben Sie die Sicherheit, dass Sie nach einer Betriebsprüfung nicht Tausende Euro an Steuern nachzahlen müssen.

Sie haben noch weitere Fragen zu Betriebsprüfungen oder möchten in Ihrem Unternehmen ein Tax CMS einführen, um bei Betriebsprüfungen auf der sicheren Seite zu sein?

Gerne können Sie mit Ihren Fragen auf mich zukommen. Das Erstgespräch am Telefon führe ich ganz unverbindlich. Schließlich wollen Sie sichergehen, dass ich auch der richtige Steuerberater in Hamburg für Sie bin.

In diesem Sinne, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) in meiner Steuerberatungskanzlei in Hamburg kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

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Unverschuldet Schulden angehäuft: Mit diesen 3 Maßnahmen kann Ihnen das nicht passieren

Kennen Sie den Unterschied zwischen Einnahmen und Gewinn? Ist Ihnen klar, dass Ihr Firmen-Bankkonto kein Abbild Ihres steuerlichen Gewinns ist? Haben Sie als Unternehmer auch Angst, dass Sie über diese Dinge zu wenig wissen und dadurch Schulden anhäufen?

Keine Sorge, damit stehen Sie nicht alleine da. Viele Unternehmer wissen nicht, was man alles von den Einnahmen abziehen muss, um den Gewinn zu ermitteln. Viele wissen auch nicht, wie hoch und wofür Steuern zu bezahlen sind. Das Ergebnis sind schlecht oder falsch kalkulierte Budgets und in weiterer Folge die Verschuldung.

Das Problem an der Sache: Den Banken, Ihren Lieferanten und dem Finanzamt ist es egal, ob Schulden aus Unwissenheit entstanden sind oder nicht. Wenn Sie Forderungen nicht mehr bezahlen können, sind Sie als Unternehmer sehr schnell weg vom Fenster.

Wenn Sie die Finanzlage Ihres Unternehmens aber genau im Auge behalten, können Sie sich vor Schulden-Überraschungen schützen. In diesem Blogbeitrag erkläre ich Ihnen, wie Sie sich und Ihr Unternehmen vor Schuldenfallen schützen können.

Vorab: Das sind die häufigsten Gründe, warum Unternehmer unverschuldet Schulden anhäufen:

  • Schlechte oder keine Steuerplanung
  • Schlechte oder keine Steuerstrategie
  • Verspätete Einreichung der Steuererklärung
  • Geschäftseinbruch
  • Kein Businessplan
  • Keine halbjährliche Review
  • Unwissenheit

So können Sie einer Verschuldung verhindern

Ganz salopp gesagt, ist es natürlich immer besser, gleich von vornherein keine Schulden zu machen. Das klingt zwar logisch und gut, wäre aber rein betriebswirtschaftlich nicht richtig.

Warum dem so ist, erfahren Sie weiter unten im Text. Ich habe dort die Situation für Sie anhand von zwei Rechenbeispielen leicht verständlich erklärt.

Aber zuerst zur Vermeidung von zu hohen Schulden:

Maßnahme Nr. 1: Review machen

Durch eine halbjährliche Review (=Statusanalyse) können Unternehmer Ihre Finanzen gut im Auge behalten.

Doch welcher Unternehmer hat schon die Zeit, sich alle 6 Monate hinzusetzen, um Bilanz zu ziehen? Nur wenige.

Trotzdem sollte Ihnen bewusst sein, dass eine Halbjahresbilanz für Sie und den erfolgreichen Fortbestand Ihres Unternehmens nur Vorteile haben kann. Welche das sind, habe ich für Sie im Beitrag unter diesem Link zusammengefasst: Bitte hier klicken und mehr über die Vorteile einer Halbjahresbilanz erfahren.

Maßnahme Nr. 2: Früherkennungssystem installieren

Als weitere Schutzmaßnahme könnten Sie an die Installation von Früherkennungssystemen denken – ein digitales Tax-CMS zum Beispiel. Das ist ein digitales Steuer-Kontroll-System, das Sie und Ihr Unternehmen dabei unterstützt, die Regeln der ordentlichen Buchführung einzuhalten.

Die häufigsten Fragen meiner Klienten zum digitalen Tax-CMS habe ich in einem eigenen Beitrag beantworten. Diesen finden Sie unter folgendem Link: 10 häufig gestellte Fragen zum Tax-CMS

Maßnahme Nr. 3: Budgetierung erstellen

Auch mit der richtigen Budgetierung können Sie nicht in die Schuldenfalle tappen.

Dabei bestimmen Sie finanzielle Unternehmensziele, die Sie in einer bestimmten Planungsperiode erreichen wollen. Um zu erfahren, ob die Geldmittel für Ihre Firmen-Ausgaben wie geplant zur Verfügung stehen, müssen Sie regelmäßig einen Plan-Ist-Vergleich durchführen.

Dabei fallen Unregelmäßigkeiten rechtzeitig auf und Sie können die Notbremse auf dem Weg zur Verschuldung ziehen.

Wie sich Schulden machen positiv auf Ihr Unternehmen auswirken kann

Vermutlich wissen Sie als Unternehmer bereits, dass es meist vernünftiger ist, Geschäfte über längere Zeiträume (mehr als ein Jahr) fremd zu finanzieren. Das bedeutet im eigentlichen Sinn auch Schulden zu machen.

Da die Erklärung solcher Finanzierungs-Angelegenheiten etwas kompliziert ist, werde ich es Ihnen an zwei Beispielen vorrechnen:

Stellen Sie sich vor, Sie kaufen für Ihre Firma ein Auto um 50.000 Euro. Sie können den Autokauf selbst finanzieren, oder Sie begleichen den Kaufpreis mit fremden Geldmitteln.

In beiden Fällen setzten Sie das Auto über 5 Jahre von der Steuer ab. Somit schmälert sich in dieser Zeit Ihr Gewinn jedes Jahr um 10.000 Euro durch den Autokauf.

Beispiel 1: Sie bezahlen den Kaufpreis selbst

Um die Rechnung vereinfacht für Sie darzustellen, gehe ich von einem Gewinn in Höhe von 100.000 Euro aus. Von diesem Gewinn werden die 50.000 Euro für den Autokauf abgezogen. Also haben Sie dann noch 50.000 Euro am Konto.

Wie bereits beschrieben, können Sie dann in den nächsten 5 Jahren immer nur 10.000 Euro vom Kaufpreis steuerlich absetzen. Diese werden von Ihrem Gewinn abgezogen (nicht von dem, was Sie noch am Konto haben) und in unserem Beispiel bleiben 90.000 Euro übrig, die versteuert werden müssen.

Bei einem fiktiven Höchststeuersatz von 50% sind das 45.000 Euro.

Da Sie aber nur noch 50.000 Euro am Konto haben (weil Sie ja das Auto gleich bezahlt haben), bleiben Ihnen nach Abzug der Steuern nur mehr 5.000 Euro übrig.

Damit lässt sich nur schwer ein erfolgreiches Unternehmen führen.

Beispiel 2: Sie lassen fremd finanzieren

Fremdfinanzierung bedeutet zum Beispiel bei einer Bank einen Kredit aufzunehmen. Wenn Sie das für den angenommenen Autokauf machen, verringert sich Ihr Kontostand nicht gleich um 50.000 Euro. Im Gegenteil: Das Geld wird von der Bank erst auf Ihr Konto überwiesen, damit Sie dann das Auto damit kaufen können.

Nehmen wir auch hier einen Gewinn in Höhe von 100.000 Euro an. Sie bekommen die 50.000 Euro von der Bank und bezahlen damit das Auto. Somit bleibt der Gewinn auf Ihrem Konto erhalten.

Auch hier gilt die Absetzbarkeit über 5 Jahre. Sie ziehen also für die Steuerberechnung wieder 10.000 Euro jährlich von Ihrem Gewinn ab und das 5 Jahre lang. Wieder bleiben 90.000 Euro übrig, die Sie mit dem fiktiven Höchstzinssatz von 50% besteuern. Und wieder bezahlen Sie 45.000 Euro Steuern.

Der große Unterschied zu Beispiel 1: Sie bezahlen diese Steuern diesmal von 100.000 Euro (weil Sie Ihren Gewinn für den Autokauf nicht antasten mussten). Sie haben nach Abzug der Steuern noch 55.000 Euro auf Ihrem Firmenkonto.

Dass diese Variante für eine erfolgreiche Unternehmensführung die bessere ist, liegt auf der Hand.

Das Maß an Schulden ist ausschlaggebend für Ihren Unternehmenserfolg

Sie sehen, in bestimmten Situationen ist eine Fremdfinanzierung für Unternehmer vernünftiger. Auch wenn das genau genommen bedeutet, Schulden zu machen.

Wenn Sie als Unternehmer aber ein wirtschaftlich vertretbares Maß an Schulden überschreiten, laufen Sie Gefahr, sich und Ihr Unternehmen in eine Insolvenz zu stürzen.

Bei einer Überschuldung kann Ihnen auch keine Bank der Welt mehr helfen. Sie bekommen ein schlechtes Bankrating. Ihre Kreditwürdigkeit sinkt und Sie müssen höhere Zinssätze zahlen, falls Sie überhaupt noch einen Kredit bekommen.

Fazit: Unwissenheit schützt Sie nicht vor Verschuldung

Es kann schnell passieren, dass Sie sich als Unternehmer unwissentlich in die Zahlungsunfähigkeit manövrieren. Ein großes Problem ist dann, dass Ihren Gläubigern egal ist, warum Sie nicht zahlen können bzw. was Sie in diese Situation gebracht hat.

Mit den 3 genannten Maßnahmen können Sie sich und Ihr Unternehmen gut vorbereitet und behalten Ihre Finanzen und die damit verbundene Planung immer gut im Auge.

Mit diesem Beitrag wollte ich Sie als Unternehmer auf keinen Fall verunsichern. Doch ist es mir wichtig, auf die Gefahren der Unwissenheit bei der Unternehmensplanung hinzuweisen.

Falls Sie noch Fragen zum Thema haben, oder Unterstützung bei der richtigen Planung brauchen, zögern Sie nicht, mich in meiner Hamburger Steuerberatungskanzlei zu kontaktieren. Sie erreichen Sie mich via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!).

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

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Problemfreie Unternehmensnachfolge dank der Digitalisierung, geht denn das?

Liegt Ihr Pensionsantritt in nicht mehr allzu weiter Ferne? Sehnen Sie sich bereits danach, Ihr Lebenswerk an einen würdigen Nachfolger zu übergeben, um dann den wohl verdienten Ruhestand zu genießen? Sie wollen guten Gewissens die eigene Firma verlassen und sicher sein, dass es Ihren Angestellten auch in Zukunft gut gehen wird?

Damit dies der Fall ist, brauchen Sie eine reibungslose Unternehmensnachfolge. Aber was können Sie als Inhaber dafür tun? Ganz einfach: Ihre Firma digitalisieren.

In diesem Blogbeitrag zeige ich Ihnen, wie eine solche Digitalisierung Ihre Unternehmensnachfolge erleichtert und für einen sorgenfreien Ruhestand sorgt.

So erleichtert die Digitalisierung Ihre Unternehmensnachfolge

Ich weiß, als Unternehmer fällt es schwer, sein eigenes Lebenswerk aus der Hand zu geben: Nachdem Sie Jahrzehnte lang Ihre Firma aufgebaut und vorangetrieben haben, sollen Sie nun das Zepter einfach so an einen anderen weitergeben? Wer weiß, ob er die Firma genauso gut führen kann wie Sie es bisher taten? Was, wenn er heillos überfordert ist und den Betrieb wie auch die Mitarbeiter ins Verderben stürzt? Dann war alles umsonst.

Keine Sorge, ich will Ihnen damit keinen Schrecken einjagen, sondern vielmehr die Wichtigkeit einer gut durchdachten Unternehmensnachfolge aufzeigen. Schließlich liegt es in Ihrem Interesse, dass Ihre Firma und Ihre ehemaligen Angestellten eine gesicherte Zukunft haben. Die Digitalisierung kann Ihnen helfen, für den Fortbestand Ihres Unternehmens zu sorgen und die Übergabe an einen passenden Nachfolger zu erleichtern.

Mithilfe der Digitalisierung befindet sich Ihre Firma auf dem neuesten technischen, prozessualen und rechtlichen Stand. Damit Sie diesen vorteilhaften Zustand in Ihrem Unternehmen erreichen, bietet Ihnen die Digitalisierung 2 hilfreiche Werkzeuge:

  1. Das Tax CMS
    Ein digitales Tax CMS (kurz für Compliance Management System) ist ein elektronisches Kontrollsystem, mithilfe dessen steuerliche Prozesse erfasst und als Arbeitsanweisung bestimmt werden können. Damit erhöht es Ihre Rechtssicherheit (siehe dazu auch: So schützt die Digitalisierung Sie als Unternehmer vor Vorwürfen der Steuerhinterziehung) und den Unternehmenswert Ihrer Firma. Mit einem Tax CMS zeigen Sie also potentiellen Nachfolgern, dass Sie nichts zu verstecken haben.
  2. Das IKS
    Ein Internes Kontrollsystem (kurz: IKS) hilft Ihnen als Unternehmer, Ihre Finanzen im Griff zu behalten. Dabei werden die Wege aller Belege und Zahlungen genauestens dokumentiert, sodass Ihre Firma eine ordnungsgemäße Buchhaltung vorweisen kann. Eine tiefergehende Beschreibung des IKS und die Vorteile eines solchen Systems haben wir Ihnen in einem eigenen, ausführlichen Blogartikel zusammengefasst. Den Beitrag finden Sie unter folgendem Link: Die Bedeutung eines internen Kontrollsystem (IKS) für Unternehmen – inkl. Video 

Dank dieser 2 Säulen der Digitalisierung haben Sie in Ihrem Unternehmen weder Sanierungsstau noch Rückstände zu verzeichnen. Sie wissen genau, welche Gewinne Ihre Firma macht und wie viel sie wert ist. Auf diese Weise können Sie Ihrem Nachfolger klare Fakten vorweisen, sodass dieser einen genauen Einblick in die wirtschaftliche Aufstellung des Unternehmens erhält. Nur auf dieser Basis kann die neue Führung ihr weiteres Handeln im Sinne aller Beteiligten planen.

So bereiten Sie Ihren Nachfolger vor: Probezeit & Einweisung

Damit die Übergabe Ihres digitalisierten Unternehmens wirklich reibungslos verläuft, müssen Sie geschickt vorgehen. Immerhin soll Ihr Betrieb nicht an einen überforderten Nachfolger gehen und darunter leiden. Daher ist es wichtig, den zukünftigen Chef gut auf seine Aufgaben vorzubereiten.

Ich persönlich empfehle Unternehmern gerne, Ihre Nachfolger einer Probezeit von etwas 5 Jahren zu unterziehen. Während dieser Zeit können Sie feststellen, ob der Kandidat für den verantwortungsvollen Posten wirklich geeignet ist und die richtigen Entscheidungen trifft.

Während dieser Probezeit benötigt Ihr Nachfolger zudem eine ausführliche Einweisung in Prozessabläufe, technische Verfahren, und, und, und. Nur so können Sie sicher gehen, dass er wirklich weiß, was er tut und Ihr digitalisiertes Unternehmen erfolgreich fortführen kann.

Mein Tipp an Unternehmer ist daher: Suchen Sie sich einen Nachfolger, welcher mit der Zeit geht und keine Angst vor neuen Systemen hat. Ist er ein Befürworter der Digitalisierung, so gestaltet sich auch die Einweisung und Übernahme für Sie leichter.

Das springt dabei für Sie raus: schneller und transparenter Wechsel

Im Vergleich zu einer nicht digitalisierten Firma ersparen Sie sich mit der Digitalisierung bei der Unternehmensnachfolge vor allem Zeit. Sie müssen nicht mehr länger durch Berge von Akten wühlen, bis Sie die nötigen Daten für beispielsweise ein Verkaufsangebot beisammen haben. Dank der Digitalisierung sind diese nämlich alle in Ihrem Computer einsehbar. Auf diese Weise brauchen Sie nur wenige Klicks, bis Sie die Informationen gefunden haben, die Sie und Ihr Nachfolger benötigen.

Das Auditing, also die Prüfung Ihres Unternehmens, bevor es an den Nachfolger geht, verläuft dadurch erheblich schneller und ist zudem auch transparenter als bei einer nicht digitalisierten Firma.

Fazit: Mit der Digitalisierung Nachfolger anlocken & stressfrei an sie übergeben

Es gibt zahlreiche Vorteile bei der Digitalisierung eines Unternehmens, angefangen bei der höheren Sicherheit vor dem Steuergesetzgeber bis hin zu spürbaren Kosteneinsparungen. Dabei ist es nie zu spät, eine Digitalisierung in der eigenen Firma durchzuführen – sogar kurz vor dem Ruhestand macht das für Unternehmen noch Sinn.

Dank der Umstrukturierung und der Einführung moderner Kontrollsysteme in Ihrer Firma, bringen Sie diese nämlich auf den neusten Stand in Sachen Technik, Arbeitsabläufen und Recht. Damit bieten Sie Nachfolgern ein gut aufgestelltes Unternehmen an, in welchem es keine sprichwörtlichen Leichen im Keller gibt. Alle Unternehmensdaten sind klar ersichtlich und entsprechen exakt der Wahrheit.

Die Digitalisierung verhilft Ihnen dadurch zu einer problemfreien Unternehmensnachfolge und ermöglicht Ihnen einen stressfreien Übergang in den Ruhestand. So können Sie Ihre Rente mit ruhigem Gewissen genießen und brauchen sich keine Sorgen mehr um Firma und Angestellte machen.

Sie haben noch weitere Fragen zur Digitalisierung und Ihren Vorteilen bei der Unternehmensnachfolge? Genau das ist mein Spezialgebiet. Sie können mich daher gerne in meiner Steuerberatungskanzlei in Hamburg aufsuchen oder mich via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

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Papierloses Unternehmen? Diese 2 Schritte machen es möglich!

Spielen Sie mit dem Gedanken, Ihr Unternehmen zu digitalisieren? Sie sind die Stapel an Papier leid und wollen mit Ihrer Firma endlich im 21. Jahrhundert ankommen?

Dann führt kein Weg an der vollständigen Digitalisierung vorbei. Als Experte in Sachen Papierlosigkeit möchte ich Ihnen in diesem Beitrag zeigen, wie auch Sie Ihr Unternehmen zu 100% papierlos machen.

Kleiner Hinweis vorab: Dieser Umstieg wird sich auch finanziell für Sie lohnen…

So bereiten Sie sich auf Ihr papierloses Unternehmen vor

Bevor Sie mit der Digitalisierung Ihres Unternehmens loslegen können, müssen Sie einiges an Vorarbeit leisten:

Analysieren Sie die Prozessabläufe in Ihrem Unternehmen

Zu Beginn müssen Sie alle Prozesse (=Arbeitsabläufe) in Ihrem Unternehmen verstehen und erfassen. Dafür zerlegen Sie alle Arbeitsabläufe in ihre Einzelteile. Beschreiben Sie jeden Arbeitsschritt genau.

Planen Sie die Arbeitsschritte für die Digitalisierung

Danach planen Sie die digitalen Prozesse. Das heißt Sie überlegen sich, wie Sie alle Arbeitsschritte in Ihrer Firma auf digitalem Weg erledigen und miteinander verbinden können.

Prüfen Sie Ihre Computer-Programme

Bevor es los gehen kann müssen Sie noch prüfen, ob die Arbeitsschritte in Ihrem Unternehmen mit Ihren aktuellen Software-Produkten bewältigt werden können. Sollte das nicht der Fall sein, müssen Sie sich mit neuen Computer-Programmen für die Umstellung auf die 100%-ige Digitalisierung Ihres Unternehmens ausstatten.

Bei der digitalen Buchführung muss das zum Beispiel ein digitales Cloud-System sein und ein Buchhaltungsprogramm, das darauf zugreifen kann.

1. Schritt: Sie digitalisieren Ihre Buchführung zu 100%

Bei einem so großen Vorhaben wie der kompletten Digitalisierung eines Unternehmens wissen viele nicht, wo sie am besten anfangen sollen. Da ich selbst seit 2014 zu 100% papierfrei arbeite weiß ich, dass zuallererst die Buchhaltung digitalisiert werden muss.

Dafür gehen Sie als Unternehmer folgendermaßen vor:

  1. Sie legen sich eine Cloud (=ein Speicher im Internet) zu, welche durch ein System mit Ihrer Finanzbuchhaltung verbunden ist.
    Diese Cloud speichert all Ihre Bankdaten und ist ein erster Schritt zur automatisierten digitalen Buchhaltung. (Mehr dazu erfahren Sie in diesem Beitrag: So können Sie Ihre digitale Buchhaltung automatisieren – inkl. Video)
  2. Sie erledigen zu 80% Ihren Zahlungsverkehr über diese neue Finanzbuchhaltung.
  3. Sie genießen zu 90%-99% die Automatisierung von Mahnwesen und Zahlungsavis (=Ankündigung einer Zahlung oder Rechnung).

Das alles benötigen Sie dafür: Laptop, Cloud & Fibu-System

Damit Ihre Buchhaltung auf jegliches Papier verzichten kann, braucht es natürlich auch die nötige technische Unterstützung. Für die Digitalisierung sind daher folgende 3 Dinge Voraussetzungen:

  • Ein Gerät, auf dem man schreiben kann (sprich: Laptop oder PC)
  • Eine Cloud
  • Eine Finanzbuchhaltung mit Cloud-Anbindung (beispielsweise durch Systeme wie DATEV, AGENDA, DMS)

Nur mit diesen technischen Hilfsmitteln können Sie Ihre Buchhaltung zu 100% papierfrei machen.

2. Schritt: Sie ersetzen restlichen Papierkram durch Softwaretools

Sobald die Buchhaltung vollständig digitalisiert wurde, geht es an die restlichen (noch papierbeladenen) Arbeitsabläufe. Dabei empfehle ich, Schritt für Schritt vorzugehen. Das bedeutet: Nehmen Sie sich eine Aufgabe nach der anderen vor.

Ein Beispiel: Als zweiten Bereich (neben der Buchhaltung) können Sie beginnen, auch den Schriftverkehr zu digitalisieren. Dieser macht vermutlich ebenfalls einen großen Teil von Ihrem Papierverbrauch aus. Ein sogenanntes DMS (Dokumentenmanagement-System) kann Ihnen helfen, dabei Papier zu sparen.

Oder: Sie beginnen Papierdokumente einzuscannen, um diese dann in der Cloud zu speichern. Auch so reduzieren Sie Ihren Bedarf an Papier und sind der vollständigen Digitalisierung einen Schritt näher.

Wenn Sie nach und nach Prozesse in Ihrem Unternehmen digitalisieren, arbeiten auch Sie schon bald zu 100% papierlos.

So profitieren Sie von einem 100% papierlosen Büro

Auch wenn die Digitalisierung Ihres Unternehmens auf den ersten Blick mühsam erscheint, kann sie sich für Sie als Inhaber lohnen. Richtig umgesetzt profitieren Sie nämlich von folgenden 5 Vorteilen:

  • schnelleren Ablauf interner Prozesse (=Zeitersparnis)
  • umweltfreundlichen Arbeitsmethoden (für einen grüneren Planeten)
  • Wegfall erheblicher Kosten (wie z.B. Aufbewahrungskosten)
  • einem nachfolgebereiten Unternehmen für die nächste Generation
  • einem gesteigerten Unternehmenswert ( da Sie höhere Erträge erzielen und auf dem neusten technischen Stand sind)

Diese Gefahren lauern auf Sie bei der Umsetzung

Neben so vielen Vorteilen darf man allerdings auch nicht die Kehrseite der Digitalisierung vergessen:

Ältere Mitarbeiter sind beispielsweise oft mit der neuen Technik überfordert und können mit den schnelleren Arbeitsabläufen nicht mehr mithalten. Eben diese automatisierten Abläufe ersetzen auch einige Angestellte, wodurch es zu Kündigungen kommen kann.

Außerdem dürfen Sie als Unternehmer eines nicht vergessen: Sie sind durch die Digitalisierung zu 100% von der Technik abhängig. Das bedeutet: W-LAN, LAN oder Software müssen reibungslos funktionieren, damit Sie arbeiten können. Aus diesem Grund sollten Sie sich auch unbedingt vor Hackerangriffen schützen!

Zu guter Letzt: Der Umstieg auf ein papierloses Büro erfordert einen gewissen Mehraufwand. So müssen Sie mindestens ein IKS (=Internes Kontrollsystem) und wahrscheinlich auch ein Tax CMS installieren. Nur so erfüllen Sie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (kurz: GoB).

Fazit: Zu mehr Erfolg & Effizienz durch Digitalisierung

Da ich selbst eine papierlose Steuerberatungskanzlei in Hamburg führe weiß ich, wie viel Arbeit dahinter steckt. Doch ich kann Ihnen aus eigener Erfahrung sagen, dass sich diese Anstrengungen am Ende bezahlt machen.

Durch jeden einzelnen Schritt zur Digitalisierung sparen Sie Kosten ein und steigern gleichzeitig Ihren Unternehmenswert. So tragen Sie nicht nur Ihren Teil zum Umweltschutz bei, sondern sorgen auch für gewinnbringende und effiziente Arbeitsprozesse.

Ich hoffe, ich konnte Sie mit diesem Beitrag überzeugen, dass auch Ihre Firma mit ein wenig Mühe papierlos werden kann.

Sollten Sie zu diesem Thema noch Fragen an mich haben oder eine persönliche Beratung wünschen, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

Foto: © master1305 – stock.adobe.com

Erklaervideo Internes Kontrollsystem

Die Bedeutung eines internen Kontrollsystem (IKS) für Unternehmen – inkl. Video

Gleich zu Beginn möchte ich Ihnen mitteilen: Jedes Unternehmen muss ein internes Kontrollsystem (Abkürzung: IKS) für die Finanzverwaltung erstellen.

In diesem Beitrag habe ich für Sie kurz und verständlich die Bedeutung eines internen Kontrollsystems zusammengefasst.

Seit 14. November 2014 gehört ein IKS für die Finanzverwaltung zu den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung. Es reicht nicht mehr aus, wenn Sie in Ihrer Buchhaltung alles weiterhin so machen wie bisher. Die Finanzverwaltung erwartet von Ihnen eine genaue Dokumentation des gesamten Verfahrens.

Welche Fragen müssen Sie der Finanzverwaltung beantworten?

  • Wie prüfen Sie Ihre Belege, die reinkommen und rausgehen?
  • Wer prüft die Richtigkeit der Umsatzsteuer?
  • Wer ist zuständig für die Zahlungen?
  • Durch wessen Hände in Ihrem Unternehmen gehen die Belege?

In einem IKS werden die oben genannten Wege aller Belege und Zahlungen genauestens dokumentiert, bis sie dann letztendlich in der Buchhaltung landen.

Sie arbeiten in ihrem Unternehmen noch nicht mit einem IKS?

In diesem Fall missachten Sie die Grundsätze der Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung.

Bei einer Prüfung vom Finanzamt werden Ihre Umsätze und Gewinne dann einfach geschätzt. Im schlimmsten Fall kann Ihnen sogar versuchte Steuerhinterziehung vorgeworfen werden.

Aus diesem Grund sollte jeder ein IKS für die Finanzverwaltung erstellen. Abhängig von der Firmengröße, kann diese Dokumentation bei kleinen Firmen einfacher und bei großen Firmen umfangreicher ausfallen.

Gerne habe ich das Schreiben vom BMF, vom 14. November 2014, auf meiner Webseite zum Lesen oder als Download für Sie bereitgestellt: https://www.steuerberatung-breit.de/BMF-Erlass-zum-IKS.pdf

Ich empfehle Ihnen ein Beratungsgespräch zu diesem Thema durch einen versierten Steuerberater oder Rechtsanwalt in Anspruch zu nehmen.

In diesem Video habe ich nochmal alles für Sie leicht verständlich erklärt:

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Sie benötigen weitere Unterstützung bei der Erstellung eines IKS?

Sollten Sie noch weitere Fragen zu diesem Thema haben oder nähere Informationen zum Arbeiten mit einem IKS in Ihrem Unternehmen benötigen, so können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

Foto: Screenshot youtube.com (am 17.09.2019)

Steuerberatung-Breit-Top-Themen-Digitalisierung-Steuern

Die 5 Top Beiträge zum Thema Digitalisierung & Steuern 2018

Sie möchten viel Arbeitszeit und bares Geld sparen? Von Gewinnmaximierung durch effizientere Arbeitsprozesse profitieren? Mit langfristiger Fehlervermeidung mehr Sicherheit erlangen, um Finanzstrafverfahren entgegenzuwirken?

Die Digitalisierung kann Ihrem Unternehmen viele Vorzüge, wie Steuereinsparungen, erhöhtem Profit und mehr Gewissheit schaffen.

Sie sind sich dennoch nicht sicher, wie Sie diese Umstellung in Ihrem Unternehmen am besten umsetzen? Sie möchten wissen, welche Kosten dadurch auf Sie zukommen und welche Vorteile dieser ganze Aufwand schlussendlich für Sie bereithält?

Die besten Beiträge aus meinem Blog mit den Antworten zu Ihren Fragestellungen habe ich gerne für Sie zusammengefasst:

Unsere Top 5 Beiträge zum Thema Digitalisierung & Steuern aus 2018

#1 Steuerfahndung: Wieso Sie dank Digitalisierung weniger befürchten müssen

Ein kleiner unabsichtlicher Fehler in der Erklärung, eine darauffolgende Korrektur und später die böse Überraschung: Ihnen wird versuchte Steuerhinterziehung vorgeworfen. Das ist in Deutschland tatsächlich gesetzlich möglich.

Was wäre, wenn es eine Möglichkeit für Sie gäbe, die dem Steuerprüfer nicht erlaubt von versuchter Steuerhinterziehung auszugehen?

Digitalisierung in Form eines internen Kontrollsystems, einem sogenannten Tax CMS, macht genau das. Jeder Schritt ihrer Buchhaltung wird genauestens dokumentiert. Somit können Sie nachweisen immer mit redlicher Absicht gehandelt zu haben und müssen bei einer möglichen Prüfung keine Vorwürfe befürchten.

Sie möchten auch von dieser Sorglosigkeit profitieren? Ich zeige Ihnen mit aussagekräftigen Zahlen warum Sie digitalisieren sollten.

Zum Beitrag: Steuerfahndung: Wieso Sie dank Digitalisierung weniger befürchten müssen

#2 10 häufig gestellte Fragen zum digitalen Tax CMS

Wie gerade oben erwähnt, ist ein digitales Tax CMS Ihr steuerlicher ,,Sicherheitsgurt“. Bei langfristig geringerem Arbeitsaufwand und Aussicht auf mehr Gewinn, vermindern Sie auch die Risiken auf falsche Finanzstrafverfahren.

Trotzdem tauchen für Sie zu diesem Thema noch zahlreiche Unklarheiten auf? In einem Beitrag zu den 10 häufig gestellten Fragen zum digitalen Tax CMS, finden Sie die wichtigsten Antworten zu Ihren Fragestellungen, wie zum Beispiel:

  • „Welche Kriterien muss jedes digitale Tax CMS erfüllen?“
  • „Wen benötigen Sie für die Umsetzung?“
  • „Welche Probleme können auftreten?“
  • „Wie zeitaufwendig kann diese Umstellung für Geschäftsführer sowie für Mitarbeiter sein?“
  • „Was für Erleichterungen erhalte ich durch das Tax CMS?“

Weitere interessante Infos, Ihre Vorteile und Kosten sowie Dauer für die Umsetzung habe ich für Sie zusätzlich unter ,,Was ist Tax CMS?“ verständlich zusammengefasst.

Zum Beitrag: 10 häufig gestellte Fragen zum digitalen Tax CMS

#3 Geballtes Wissen zum Thema „Digitalisierung, Buchhaltung & Steuern“ für Unternehmer

Über Digitalisierung von Buchhaltung und Steuern wird aktuell viel geschrieben. Allerdings beleuchten die meisten Texte nur einen einigen Aspekt. In diesem Überblicksbeitrag habe ich mich darum bemüht, für Sie das Thema ganzheitlich abzudecken und mit vielen Quellen bestückt.

Der Beitrag beinhaltet (fast) alle brennenden Fragen zum Thema Digitalisierung und Steuern.

Finden Sie all Ihre Antworten zu diesem wichtigen Thema in diesem Beitrag: Geballtes Wissen zum Thema „Digitalisierung, Buchhaltung & Steuern“ für Unternehmer

#4 Was kostet die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung?

Kennen Sie das: Jeder behauptet die Digitalisierung bringt so viel, jedoch sehen Sie nur hohe Installationskosten? Ich habe es für Sie einmal durchgerechnet!

Welche Aufwände kommen zu Beginn auf Sie zu? Welche Einsparungen machen Sie tatsächlich und wann? All diese Fragen erkläre ich mit aussagekräftigen Zahlen in meinem Blog.

Lesen Sie dazu den Eintrag ,,Was kostet die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung?“

#5 In 8 Schritten zur Digitalen Transformation

Sie haben sich dafür entschieden die Digitalisierung zu nutzen? Jetzt stehen Sie vor dem nächsten Hindernis: Der Umsetzung.

Eine Umstellung in Ihrem Unternehmen stellt nicht nur für Sie, sondern auch für Ihre Mitarbeiter eine Herausforderung dar. Damit dies nicht zu einer Belastung wird, sondern eine Arbeitserleichterung, möchte ich Ihnen bei diesem Weg mit einem optimalen Umsetzungsplan unter die Arme greifen.

Ganz einfach und in 8 Schritten zur Digitalen Transformation, können Sie Schritt für Schritt die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen umsetzen.

Zum Beitrag: In 8 Schritten zur Digitalen Transformation

Sie benötigen individuelle Unterstützung zu diesem Thema?

Langjährige Erfahrung und zahlreiche Erfolge machen das Thema Digitalisierung zu meinem Spezialgebiet als Steuerberater! Gerne möchte ich diese Erfahrung mit Ihnen teilen um Ihnen bei Ihrem erfolgreichen Weg zur Digitalisierung Ihres Unternehmens zur Seite zu stehen!

Bei Fragen kommen Sie bitte gerne auf mich zu, dass Erstgespräch am Telefon ist für Sie selbstverständlich kostenlos.

In diesem Sinne, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

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Steuerberatung Breit Jahresrückblick 2018

Meine 10 stärksten Blogbeiträge aus 2018

Sie plagen sich oft mit Ihren Steuerangelegenheiten? Damit stehen Sie nicht allein da. In meinem Blog arbeite ich die Bereiche Digitalisierung, Nachfolgeplanung, Unternehmensumwandlung und Tax CMS für jedermann verständlich auf.

Sie lesen meinen Blog regelmäßig? Falls nicht: Das sollten Sie! Hier ein kleiner Vorgeschmack meiner Top 10 aus dem Jahr 2018. Alle treuen Leser können kontrollieren, ob sie auch wirklich nichts Wichtiges verpasst haben.

Platz 10: oHG oder KG in GmbH: Das müssen Sie beachten!

Eines meiner Spezialgebiete ist die Unternehmensumwandlung, weswegen auch viele meiner Blogartikel davon handeln.

Stellen Sie sich vor, sie möchten Ihre oHG oder KG in eine GmbH umwandeln. Wo soll man da eigentlich anfangen? Ich habe für Sie eine Checkliste bereitgestellt, die Ihnen helfen soll, schon vorab die häufigsten Stolperfallen zu vermeiden.

Wenn Sie die Umwandlung Ihres Unternehmens schon vorab entsprechend planen, können Sie einiges an Kosten und Mühen sparen. Wie das genau funktioniert erfahren Sie in meinem Blogbeitrag: oHG oder KG in GmbH: Das müssen Sie beachten!

Platz 9: GmbH-Geschäftsführers (Teil 2): Steuerhinterziehung

Sehr beliebt war die Serie „Gefahren eines GmbH-Geschäftsführers“. In die Top 10 schaffte es der Teil zum Thema Steuerhinterziehung.

Meist ist den GmbH-Geschäftsführern nicht ganz klar, welche Dimension ihre Verantwortung im Unternehmen annimmt. Tatsache ist jedoch, dass jeder Geschäftsführer voll für die Taten seiner Mitarbeiter bürgt. Der Geschäftsführer haftet in bestimmten Fällen mit seinem eigenen Vermögen und sogar mit seiner Freiheit!

Sie sind GmbH-Geschäftsführer und wollen sich aktiv schützen? Das geht am Bersten, indem Sie sich hier informieren. Ich habe die wichtigsten Punkte für Sie in diesem Blogbeitrag zusammengefasst und leicht verständlich erklärt: GmbH-Geschäftsführers (Teil 2): Steuerhinterziehung

Platz 8: GmbH, UG, KG, AG etc. – Worauf Sie bei der Besteuerung achten müssen

Es herrscht eine große Unternehmensvielfalt in Deutschland – GmbH, UG, KG, AG, Einzelunternehmen etc. Es geht gar nicht anders: auch Ihr Unternehmen gehört dazu. Aber wissen Sie auch worauf Sie bei der Besteuerung achten müssen?

In dem Blogartikel habe ich für Sie die wichtigsten Vor- und Nachteile bei der Besteuerung von verschiedenen Unternehmensformen inklusive Stolperfallen dargestellt.

Ganz knapp gesagt, ergibt sich bei der Besteuerung von GmbH, UG und AG keine großen Unterschiede. Aber im Detail ist es dann – wie immer bei Steuerangelegenheiten – für den Unternehmenserfolg wichtig.

Mit folgendem Artikel habe ich für Sie einen Überblick über die verschiedenen Rechtsformen geschaffen. Besonders interessant für Sie, wenn Sie als Unternehmer vor einer Umwandlung stehen und sich schon vorab über die steuerlichen Vorteile erkundigen möchten. Folgen Sie einfach dem Link zum Artikel und schon wissen Sie mehr:  GmbH, UG, KG, AG etc. – Worauf Sie bei der Besteuerung achten müssen

Platz 7: Diese 5 speziellen Regeln braucht jede Familien-GmbH

Warum Sie eine Familien-GmbH gründen sollten? Schneller als gedacht kann er da sein, der Familienstreit, die Trennung vom Ehepartner oder der Zwist mit dem Geschäftspartner.  In solchen Fällen bleibt das Vermögen nicht automatisch bei Ihnen, Ihren Kindern oder dort, wo Sie es gerne hätten. Hier müssen Sie sich absichern!

Zu Ihrem Schutz habe ich für Sie 5 Empfehlungen zusammengeschrieben und leicht verständlich erklärt. Um diese zu lesen, klicken Sie auf den folgenden Link: Diese 5 speziellen Regeln braucht jede Familien-GmbH

Platz 6: Gefahren eines GmbH-Geschäftsführers (Teil1): Insolvenzverschleppung

Stellen Sie sich vor, sie wären mit Ihrem Unternehmen zahlungsunfähig oder überschuldet. Ist Ihnen dabei bewusst, dass Sie das innerhalb von 3 Wochen melden müssen? Wer innerhalb dieser Frist keinen Insolvenzantrag stellt, macht sich der Insolvenzverschleppung strafrechtlich schuldig.

Das heißt Ihnen droht im schlimmsten Fall sogar Gefängnis. Die beschränkte Haftung einer GmbH stellt keinen uneingeschränkten Schutz dar, obwohl das viele Geschäftsführer glauben.

Damit Sie nicht einer der vielen unwissenden Geschäftsführer bleiben müssen, habe ich die Gefahr der Insolvenzverschleppung und wie Sie sich schützen können leicht verständlich für Sie zum Nachlesen aufbereitet: Gefahren eines GmbH-Geschäftsführers (Teil1): Insolvenzverschleppung

Platz 5: GmbH-Gesellschafter: Zwischen Recht auf Gewinn und Pflicht zur Treue

Ihre Karriere als Gesellschafter einer GmbH beginnt mit der Einlage des Stammkapitals und äußert sich dann in entsprechenden Gewinn- und Verlustanteilen.

Haben Sie sich Ihren Gesellschaftsvertrag schon einmal genauer angeschaut? Wissen Sie was da drinnen steht? Der Gesellschaftsvertrag bestimmt den Weg, den Sie gehen, nachdem Sie Ihre Stammeinlage eingebracht haben.

Sie finden darin alle Rechte und Pflichten, die Sie gegenüber der GmbH haben. Damit diese auch zu Ihre Sicherheit Vorteilhaft formuliert sind, habe ich die wichtigsten Punkte für Sie aufbereitet: GmbH-Gesellschafter: Zwischen Recht auf Gewinn und Pflicht zur Treue

Platz 4: Gefahren für GmbH-Geschäftsführer (Teil 3): Steuerverkürzung

Mit meiner Vermutung, dass einige Unternehmer sich der Konsequenzen fehlerhafter Steuerangaben nicht oder nur wenig bewusst sind, dürfte ich richtig gelegen haben. Denn dieser Artikel hat richtig viele Leser angezogen.

Wie steht es um Ihr Wissen zum Thema Steuerverkürzung?

Steuerverkürzung bedeutet, dass eine Unternehmenssteuer nicht rechtzeitig, nicht komplett oder gar nicht festgesetzt wurde.

Was viele Geschäftsführer nicht wissen: Sie sind als Geschäftsführer für die Kontrolle und Richtigkeit der steuerlichen Eingaben verantwortlich, auch wenn sie von Ihren Mitarbeitern durchgeführt werden.

Wussten Sie, dass es ein Kontrollsystem gibt, das Fehler im Buchhaltungsprozess sichtbar macht? Tax CMS heißt es und schützt Sie als Geschäftsführer.

Jetzt möchten Sie sicher wissen, welche Probleme für Geschäftsführer aus der Steuerverkürzung entstehen können und wie Sie sich mit einem Tax CMS davor schützen können. Das alles haben ich für Sie in meinem Blogartikel leicht verständlich zusammengefasst: Gefahren für GmbH-Geschäftsführer (Teil 3): Steuerverkürzung

Platz 3: Ist es besser eine Ein-Personen-GmbH oder eine -UG zu gründen?

Welche ist die beste Form für Sie als „Einzelkämpfer“ im Unternehmensdschungel? Das kann ich nicht pauschal beantworten. Beide, Ein-Personen-UG und Ein-Personen-GmbH haben ihre Vor- und Nachteile.

Meine Erfahrung hat mir gezeigt, dass es für viele Allein-Unternehmer – und besonders für diejenigen, die es bleiben wollen – oft ist, zuerst eine UG zu gründen. Dann, bei entsprechender Entwicklung, kann in eine Ein-Personen-GmbH umgewandelt werden. Ein Schritt nach dem anderen!

Wieso das oft der Fall ist, habe ich für Sie genau aufbereitet: Ist es besser eine Ein-Personen-GmbH oder eine -UG zu gründen?

Platz 2: Die UG: Lohnende Alternative zur GmbH

Bei der Aufarbeitung dieses Themas habe ich vorwiegend die Gemeinsamkeiten zwischen UG und GmbH, aber auch eine Weiterführung zu anderen Unternehmensformen behandelt.

Die so genannte „Mini-GmbH“, wie die Unternehmergesellschaft auch gern genannt wird, lockt zwar mit einem sehr geringen Startkapital, jedoch birgt sie gleichzeitig auch das Risiko einer Durchgriffshaftung.

Mein Experten-Tipp: Diese Form der Unternehmensgründung genau durchdenken und nur in sehr spezifischen Fällen anwenden.

Trotzdem diese Form der haftungsbeschränkten Kapitalgesellschaft viele Gemeinsamkeiten zur GmbH aufweist, ist meiner Meinung nach eine gründliche Beratung vor Gründung dringend empfohlen. Falls Sie mit dem Gedanken spielen eine UG zu gründen, sollten Sie sich meinen Blogbeitrag zum Thema noch einmal durchlesen: Die UG: Lohnende Alternative zur GmbH

Platz 1: Vom Einzelunternehmen zur GmbH: Wie Sie es richtig planen.

Führt Sie die Gesellschaft mit beschränkter Haftung mit all ihren vermeintlichen Vorteilen in Versuchung? Gerade bei der Umwandlung eines Einzelunternehmens in eine GmbH ist es sinnvoll die Risiken abzuwägen. Die Gründe für eine Unternehmensumwandlung sind sehr vielfältig. Welche für Sie ausschlaggebend sind, können wir gemeinsam herausfinden.

Für Sie zur Orientierung zusammengefasst:

  1. Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile bei der Umwandlung
  2. Notiz über notwendige Sonderbilanzen
  3. Hinweis auf die verzögerte Haftungsbeschränkung in den ersten 5 Jahren
  4. Info über eventuell anfallende hohe Kosten für Notar und Gericht, für Steuerberater und/oder Rechtsanwalt

Ich bin mir sicher, Sie haben schon viel über Vor- und Nachteile nachgedacht. Aber haben Sie es sich genau durchgerechnet und analysiert? Falls nicht, sollten Sie den Gewinner unserer Blogbeitragsparade unbedingt genauer anschauen: Vom Einzelunternehmen zur GmbH: Wie Sie es richtig planen.

Was ich noch sagen möchte

Das waren nur einmal die beliebtesten 10 Beiträge aus dem Jahr 2018. Es gibt noch einige mehr zu den verschiedensten Themen aus den Bereichen Steuerberatung, Tax CMS, Digitalisierung, Unternehmensumwandlung und Nachfolgeplanung. Auch 2019 werde ich Sie weiterhin mit Blogartikeln versorgen, die frei von Fachchinesisch sind und somit leicht verständlich für jedermann.

Sollten Sie sich über eines dieser Themen (oder auch ein anderes aus dem Bereich) genauer informieren wollen, kontaktieren Sie mich gern via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!).

Herzlichst,
Ihr Thomas Breit

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10-Fragen-Tax-CMS

10 häufig gestellte Fragen zum digitalen Tax CMS

Sie wollen für Ihre Firma ein digitales Tax CMS, haben allerdings noch einige Fragen zu dem System? Als langjähriger Steuerberater weiß ich, dass viele Unternehmer aus Angst vor Veränderungen den Schritt zur Digitalisierung nicht wagen. Dabei lassen sie sich viele Vorteile wie Rechtssicherheit, Einsparungen etc. entgehen.

In diesem Beitrag will ich daher Ihre Unsicherheiten zum digitalen Tax CMS beseitigen und häufig gestellte Fragen beantworten:

Frage #1: Welche Kriterien muss jedes digitale Tax CMS erfüllen?

Ein professionelles Tax CMS muss Risiken für wesentliche Regelverstöße rechtzeitig anzeigen beziehungsweise sogar verhindern können. Was die Wirksamkeit eines Tax CMS betrifft, so ist diese von den einzelnen Mitarbeitern abhängig. Nur wenn die vorgegebenen Grundsätze des Tax CMS beachtet werden, kann das Steuersystem auch angemessen funktionieren.

Die genauen Kriterien eines digitalen Tax CMS werden IDW Prüfungsstandard 980 festgelegt. Darin werden 7 Grundelemente des Tax CMS (die in die Geschäftsabläufe eingebunden sind) aufgelistet. Diese betreffen die Einhaltung firmeninterner Aspekte wie:

  • Kultur
  • Ziele
  • Risiken
  • Programm
  • Organisation
  • Kommunikation
  • Überwachung und Verbesserung

Die genaue Gestaltung eines Tax CMS hängt von dem Unternehmen ab, für welches es angelegt wird. Je nach Ziel, Größe, Art, Organisationsstruktur, Rechtsform etc. einer Firma fällt die Form eines Tax CMS unterschiedlich aus.

Frage #2: Wie arbeitet man mit einem digitalen Tax CMS?

Ein digitales Tax CMS ist ein sogenanntes „companies manual“. Das heißt: Es ist eine Betriebsanleitung, in der Prozesse beschrieben werden. Zudem erfahren Sie darin, wie Sie und Ihre Angestellten mit diesen Vorgängen umzugehen haben. Wichtig ist dabei vor allem, dass die im Tax CMS festgehaltenen Prozesse auch entsprechend eingehalten werden.

Ein Beispiel: In einem digitalen Tax CMS werden alle relevanten Arbeitsabläufe schriftlich in Überpunkten festgehalten. So sehen Sie auf einen Blick wer z.B. für Ausgangs-, Eingangsrechnungen, Umsatzsteuer etc. zuständig ist und in welche Schritte diese Prozesse gegliedert sind.

Das gesamte Steuersystem ist nach Fertigstellung für jeden Mitarbeiter im Intranet abrufbar.

Frage #3: Wen braucht es für die Umsetzung eines digitalen Tax CMS?

Für die erfolgreiche Umsetzung eines digitalen Tax CMS ist es wichtig, dass dieses Gegenstand des Arbeitsvertrages ist. Auf diese Weise werden Mitarbeiter aufgefordert, das neue Steuersystem in Ihrem Arbeitsalltag zu beachten. Sollten sie dies nicht tun, müssen sie mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen rechnen.

Meine Rolle als Steuerberater: Ich als Steuerberater fungiere als außerbetriebliche Beratungsstelle. Das heißt: Sollte bei Ihren Mitarbeitern Fragen zum digitalen Tax CMS aufkommen, können sie sich an mich wenden.

Frage #4: Kann ein digitales Tax CMS auch Probleme aufwerfen?

Die Umstellung auf ein digitales Tax CMS stellt Ihre Mitarbeiter vor eine neue Herausforderung. Sie als Geschäftsführer müssen eine Übergangszeit einplanen, in der sich (besonders langjährige) Angestellte an das neue System gewöhnen können. Unterm Strich erleichtert aber das digitale Tax CMS Arbeitsabläufe in Ihrer Firma und gibt Ihnen zusätzlich Sicherheit.

Apropos Sicherheit: Keine Sorge, sobald das Steuersystem freigegeben ist, können nur Sie als Geschäftsführer wie auch Ihr Steuerberater daran Veränderungen vornehmen. Es kann also nichtpassieren, dass Mitarbeiter aus Versehen Ihr digitales Tax CMS modifizieren.

Frage #5: Wie viel Zeit müssen sich Geschäftsführer und Mitarbeiter für die Umsetzung eines digitalen Tax CMS einplanen?

Je nach Größe eines Unternehmens müssen Sie mit unterschiedlichem Zeitaufwand rechnen. Um das digitale Tax CMS erfolgreich in Ihrer Firma umzusetzen, muss Ihr Steuerberater alle relevanten Arbeitsabläufe der Geschäftsleitung und Mitarbeiter kennen.

Dabei gehe ich in der Regel folgendermaßen vor: Ich erstelle ein sogenanntes „Spreadsheet“ mit allen mir bekannten Prozessen. Dieses lege ich dem Geschäftsführer vor, um zu erfahren, welcher Angestellter für welchen Arbeitsprozess zuständig ist. In einem weiteren Schritt finden dann Befragungen der einzelnen Mitarbeiter statt. So sammle ich ausreichend Informationen über Arbeitsabläufe und kann darauf basierend Ihr digitales Tax CMS erstellen.

Frage #6: Wie werden Personal und Geschäftsleitung einer Firma auf das neue System eingeschult?

Um Geschäftsführer und Mitarbeiter erfolgreich auf das neue Steuersystem umzustellen, werden Sie mithilfe von Workshops eingeschult. In diesen wird das digitale Tax CMS vorgestellt und für die Benutzer veranschaulicht.

Sobald das digitale Tax CMS freigegeben wird, steht es für Sie im Intranet bereit. Auf diese Weise haben alle Angestellten des Unternehmens auf das neue System Zugang und können es in ihren Arbeitsalltag einbinden.

Frage #7: Wie kann die Wirksamkeit eines Tax CMS kontrolliert werden?

Nachdem Ihre Firma auf ein digitales Tax CMS umgestellt wurde, sollte in der Übergangszeit der Erfolg des Tax CMS kontrolliert werden. So kann man feststellen, ob das System richtig auf die Firma zugeschnitten wurde oder ob Änderungen vorgenommen werden müssen.

Die Kontrolle des digitalen Tax CMS muss von einem Steuerberater durchgeführt werden. Nur dieser ist versiert genug, um die Wirksamkeit des Steuersystems festzustellen. Falls Ihrer Firma kein eigener Steuerberater zur Verfügung steht, empfehle ich Ihnen diese Unterstützung zu suchen.

Frage #8: Wann wirkt ein digitales Tax CMS für den Geschäftsführer enthaftend?

Wichtig ist, dass ein Tax CMS Rolle und Verantwortlichkeiten aller Personen oder Organisationseinheiten erfasst, die in Ihrem Unternehmen tätig sind. Auf diese Weise kann bei Verdacht auf versuchte Steuerhinterziehung festgestellt werden, wo (bzw. bei wem) ein Fehler begangen wurde.

In diesem Sinne wirkt jedes Tax CMS, das alle steuerlichen Prozesse und verantwortlichen Kräfte aufführt, für Sie als Geschäftsführer enthaftend.

Frage #9: Kann trotz digitalem Tax CMS unwissentlich eine Steuerhinterziehung passieren?

Die kurze Antwort lautet: Ja. Ein Tax CMS kann eine Steuerhinterziehung leider nicht verhindern. Was das System für Sie als Geschäftsführer jedoch so wertvoll macht ist, dass Sie nicht mehr länger dafür haftbar gemacht werden.

Sollte es also unwissentlich zu einer Steuerhinterziehung kommen, schützt Sie das digitale Tax CMS vor einer Gefängnisstrafe.

Frage #10: Warum verläuft die Unternehmensübergabe einer Firma mit Tax CMS leichter als ohne ein solches System?

Ein digitales Tax CMS gestaltet die Übergabe Ihrer Firma um ein Vielfaches einfacher als zuvor. Sie fragen Sich, warum das so ist?

Der Grund ist ganz einfach: Ein digitales Tax CMS modernisiert Ihr Unternehmen und macht es für potentielle Nachfolger attraktiver. Doch noch viel wichtiger ist: Das System erhöht Ihre Rechtssicherheit und damit auch automatisch den Unternehmenswert der Firma. Ein Kaufinteressent weiß also, dass Sie keine Leiche im Keller haben.

Fazit: Digitales Tax CMS bringt mehr Sicherheit, Wert & Erleichterungen

Die Umstellung auf ein digitales Tax CMS stellt eine Herausforderung dar, die sich für Sie und Ihre Firma bezahlt macht. Durch ein solches System erhalten Sie mehr Rechtssicherheit, einen höheren Unternehmenswert und erleichterte Arbeitsbedingungen.

Natürlich kommen gerade in der Anfangszeit der Umsetzung viele Fragen auf. Daher empfehle ich Ihnen, einen Termin bei Ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer zu vereinbaren. Dieser kann ihnen kompetente Auskunft geben und Sie zu Ihrem individuellen Tax CMS beraten.

Wenn Sie mehr über das digitale Tax CMS und seine Vorteile erfahren wollen, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) kontaktieren.
Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

Verdeckte Gewinnausschüttung

Verdeckte Gewinnausschüttung: So machen sich Gesellschaften und Gesellschafter strafbar

Wissen Sie als Gesellschafter, worum es sich bei einer sogenannten verdeckten Gewinnausschüttung handelt? Hat Ihre Gesellschaft Ihnen schon einmal Vermögensvorteile zukommen lassen, die anderen Personen nicht zuteilwurden? Dann könnten Sie sich bereits strafbar gemacht haben.

Unvorhergesehene Begünstigungen, wie zum Beispiel eine verdeckte Gewinnausschüttung, sind vor dem Gesetz verboten und werden vom Finanzamt bestraft. Für Gesellschafter wie auch Gesellschaften ist es daher wichtig, die nötigen Vorkehrungen gegen solche Geschäfte zu treffen.

Aus diesem Grund möchte ich Ihnen im folgenden Beitrag zeigen, was eine verdeckte Gewinnausschüttung überhaupt ist und wie Sie diese verhindern können.

Was ist eine verdeckte Gewinnausschüttung?

Die verdeckte Gewinnausschüttung (kurz: vGA) ist im Körperschaftssteuergesetz festgehalten und betrifft außernatürliche Ausschüttungen des Unternehmensgewinnes, die Gesellschaftern zukommen.

Kurz gesagt: Um eine vGA handelt es sich, wenn ein Gesellschafter auf Kosten der Firma Vorteile erhält (z.B. zu hohe Miets- oder Gehaltzahlungen), die eine fremde Person nicht bekommen würde.

(Quelle: https://dejure.org/gesetze/KStG/8.html)

In der Regel ist der Geschäftsführer für eine verdeckte Gewinnausschüttung verantwortlich, indem seine Geschäfte folgenden 3 Kriterien erfüllen:

  1. die Verhinderung der Vermögensmehrung der Gesellschaft
    (z.B. ein privat genutzter Pkw eines Gesellschafters wird nicht korrekt versteuert)
  2. eine überhöhte Vermögensminderung
    (Bsp.: Ein Gesellschafter besitzt Büros oder Lager und vermietet diese der Gesellschaft zu einem überhöhten Preis)
  3. wenn kein im Vorhinein geschlossener schriftlicher Vertrag vorliegt
    (z.B. eine plötzliche Lohnauszahlung, weil der Unternehmensgewinn höher ausfällt, ohne dabei im Vorhinein das Gehalt erhöht zu haben.)

Das Gegenteil einer vGA:  Wenn alles bei der Ausschüttung korrekt vonstatten geht, handelt es sich um eine sogenannte „offene“ Gewinnausschüttung. Offen aus dem einfachen Grund, da es für diese einen rechtskonformen Beschluss gibt.

Wie eine offene Gewinnausschüttung auf die einzelnen Gesellschafter aufgeteilt wird, können Sie in einem anderen Beitrag meines Blogs nachlesen. Klicken Sie dafür einfach auf den folgenden Link:

Gewinnverteilung zwischen Gesellschaftern: Worauf Sie achten sollten

Folgen von verdeckten Ausschüttungen

Eine verdeckte Gewinnausschüttung bedeutet für jeden Beteiligten etwas Anderes. Generell betrifft sie die Gesellschaft selbst wie auch den dafür verantwortlichen Gesellschafter.

Wenn Sie das Finanzamt bei einer verdeckten Gewinnausschüttung erwischt, bedeutet das zunächst, dass alle unrechtmäßigen Betriebsausgaben rückgängig gemacht werden. Dadurch werden die Ausgaben der Gesellschaft reduziert, da der besagte Betrag nun in den Unternehmensgewinn miteinfließt. Dessen Körperschaft- und Gewerbesteuer sind durch diese Korrektur nun erhöht worden und müssen von der Gesellschaft nachgezahlt werden.

Das bedeutet für den Gesellschafter: Die vGA ist nun wie eine offene Ausschüttung der privaten Einkommenssteuer des Gesellschafters unterworfen. Sie gehört zu seinen Einkünften aus dem Kapitalvermögen und wird dementsprechend besteuert.

Diese Gefahren erwarten Sie als Gesellschafter oder Geschäftsführer

Auch wenn der Begriff „verdeckte Gewinnausschüttung“ zunächst nicht negativ klingt, sind damit nur Nachteile verbunden.

Viel schlimmer sind natürlich (abgesehen von der Nachzahlung) die strafrechtlichen Konsequenzen: Das Finanzamt geht es automatisch von einer versuchten Steuerhinterziehung aus. Diese wird vom Gesetz her gleichgestellt mit einer gewollten und wissentlichen Steuerhinterziehung.

Bei einer Steuerhinterziehung (egal ob vorsätzlich oder nicht) kann Sie als Geschäftsführer eine Freiheitsstrafe von bis zu 10 Jahren erwarten. Worauf Sie sonst noch zu achten haben, erfahren Sie unter dem folgenden Link:

Gefahren eines GmbH-Geschäftsführers (Teil 2): Steuerhinterziehung

3 Wege, um verdeckte Gewinnausschüttungen zu vermeiden

Als redlicher Geschäftsführer einer Gesellschaft wollen Sie ein solches Szenario natürlich verhindern. Das Problem bei der verdeckten Gewinnausschüttung ist: viele begehen sie oft unwissentlich.

Meist geschieht dies einfach so: Ein Gesellschafter, Freund, Mitarbeiter etc. hat eine steuermindernde Idee. Leider kann Sie als Verantwortlicher die falsche Idee sogar ins Gefängnis bringen.

Um eine korrekte Gewinnausschüttung zu garantieren, können Sie daher auf folgende Mittel zurückgreifen:

Weg #1: Der Fremdvergleich

Bei einem Fremdvergleich handelt es sich um ein Richtmaß, mit welchem steuerliche Verhältnisse beurteilt werden können.

Wie ein Fremdvergleich genau funktioniert, verrät schon der Name: Ein spezieller Fall der Gesellschaft wird mit einem theoretischen verglichen, bei dem an einen fremden Dritten Entgelte ausgezahlt werden. So können Sie als Geschäftsleiter feststellen, ob Sie auch einer von der Gesellschaft unabhängigen Person denselben Betrag zukommen lassen würden.

Ein Beispiel:  Sie haben ein Lager von einem Gesellschafter gemietet und geben ihm für dieses 500€ im Monat. Würden Sie einem Fremden, der ein Lager mit derselben Größe anbietet, den gleichen Betrag auszahlen?

Weg #2: Einhaltung der Formvorschrift

Ebenso hilfreich gegen eine verdeckte Gewinnausschüttung sind Formalitäten. Das heißt für Sie als Leiter der Gesellschaft:

  • Verfassen einer schriftlichen Vereinbarung
  • ein offenes, überprüfbares Übereinkommen
  • klar formulierte Inhalte

Weg #3: Das Tax CMS

Als Steuerberater empfehle ich jeder Gesellschaft ein wirksames Kontrollsystem, wie zum Beispiel ein Tax CMS. Was ein Tax CMS genau ist und welche Vorteile es Ihnen als Unternehmer einbringt, habe ich in einem anderen Blogbeitrag von mir dargelegt. Zum Nachlesen klicken Sie bitte einfach auf den folgenden Link:

So schützt die Digitalisierung Sie als Unternehmer vor Vorwürfen der Steuerhinterziehung

Hier noch einmal in aller Kürze: Mit einem Tax CMS (Tax Compliance Management System) werden alle Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens festgehalten, die Ihre redlichen Absichten belegen. Auf diese Weise kann das Finanzamt bei Unregelmäßigkeiten nicht mehr von einer verdeckten Gewinnausschüttung, beziehungsweise versuchter Steuerhinterziehung ausgehen.

Fazit: Lieber vorher informieren als bestraft werden

Sie sehen einen guten Jahresabschluss auf Ihr Unternehmen zukommen? Natürlicherweise denken Sie in einer solchen Situation über steuerschonende Regulierungsmaßnahmen nach. Allerdings sollte Sie nicht jede Idee sofort in die Tat umsetzen, sondern diese lieber überprüfen. Die Gefahr der verdeckten Gewinnausschüttung besteht und viele Geschäftsführer geraten in den meisten Fällen unwissentlich hinein.

Mit einfachen Mitteln, wie z.B. dem Fremdvergleich oder dem internen Tax CMS, können Sie als Gesellschaft Geschäftsführer strafbare Ausschüttungen erfolgreich verhindern. Am besten informieren Sie sich bei Ihrem Steuerberater, wie Sie sich und andere Gesellschafter vor versuchter Steuerhinterziehung schützen können.

Sollten Sie noch weitere Fragen zur verdeckten Gewinnausschüttung und deren Gefahren haben, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

Foto: © Elnur – stock.adobe.com

Fragen zur Digitalisierung, Buchhaltung und Steuern

Geballtes Wissen zum Thema „Digitalisierung, Buchhaltung & Steuern“ für Unternehmer

Unternehmenswert erhöhen, mehr Sicherheit vor dem Steuergesetzgeber und massive Kosteneinsparung durch Vereinfachung. Das sind grob gesagt die Vorteile der Digitalisierung von der Buchhaltung bis zum Tax-CMS (=digitales internes Kontrollsystem).

Soweit ist das allgemein bekannt, aber das Unbekannte ist das Detailwissen. Wie funktioniert die Digitalisierung der Buchhaltung und des Kontrollsystems? Wieviel kostet sie? Was bringt sie wirklich? Wie gehen Sie dabei Schritt für Schritt vor?

Die Mammut-Aufgabe, Ihnen all diese Fragen im Detail zu beantworten, will ich in diesem Beitrag wagen. Zugegeben mit Hilfe von Fachbeiträgen, die ich bereits im Verlauf des vergangenen Jahres für Sie verfasst habe. Aber lassen Sie sich dieses geballte Wissen nicht entgehen und suchen Sie sich einfach die Frage heraus, die Ihnen am stärksten unter den sprichwörtlichen Nägeln brennt.

Frage 1: Wieviel kostet die Digitalisierung der Buchhaltung eigentlich?

Ohne Zweifel ist das die meistgestellte Frage in meinem Berufsalltag zum Thema Digitalisierung. Dementsprechend bin ich mir bewusst, dass Sie diese Frage vermutlich am meisten interessiert.

Zu den harten Kosten-Fakten:
Für die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung müssen Sie einen geeigneten Scanner anschaffen (ca. 350 Euro) und eine entsprechende Cloud-Lizenz bezahlen (ca. 200 Euro/Jahr). Zudem müssen Sie bedenken, dass Ihre Buchhaltung noch 6-12 Monate lang wie bisher mit allen Mitarbeitern geführt werden muss.

Nach dieser Übergangszeit läuft die digitale Buchhaltung und ist damit zu 99% automatisiert.

So kommt das Geld wieder hinein:
Das Stichwort, das Sie bei der Aufstellung von oben nicht überlesen dürfen ist „automatisiert“. Denn durch die gesparte Arbeitszeit bei Ihren Mitarbeitern (oder externen Buchhaltern) ist die Einführung meist schon im ersten Jahr wieder mehr als refinanziert.

Die Einsparungen aus der Kundenpraxis sind dabei erstaunlich. Selbst bei kleinen Unternehmen im mittleren 6-stelligen Umsatzbereich und noch viel mehr bei großen Unternehmen mit Millionenumsätzen.

Als Beispiel möchte ich Ihnen das einer kleinen Werbeagentur mit 4 Mitarbeitern geben. Während früher pro Monat ca. 40 Stunden für die externe Buchhaltung gezahlt werden mussten, fallen heute dank der Digitalsierung nur noch 3-4 Buchhaltungsstunden pro Monat an.

Bei großen Unternehmen, die ganze Buchhaltungsabteilungen führen, ist das Einsparungspotenzial noch deutlich größer, da die Menge an automatisierter Arbeit in Relation zur Größe zunimmt.

Überlegen Sie sich, wie sich Ihr Gewinn entwickeln würde, wenn Sie plötzlich diese Kosten um 90-99 Prozent senken könnten?

Sie wollen sich detaillierter informieren? Ich habe das Thema Kosten für Sie in einem eigenen Beitrag noch genauer erläutert. Klicken Sie einfach auf den folgenden Link, um sich noch tiefer einzulesen: https://www.steuerberatung-breit.de/was-kostet-die-digitalisierung-ihrer-buchhaltung/

Frage 2: Was bedeutet die digitale Buchhaltung konkret? Was heißt das für Sie im Arbeitsalltag?

Digitale Buchhaltung heißt – „salopp gesprochen“ – Papier-Belege weg, PDF her. Sie sammeln also künftig keine Papier-Belege mehr und legen diese ab, sondern Sie speichern Computerdateien im PDF-Format in dafür vorgesehenen Ordnern.

Möglich wird das ganze durch einen Scanner, mit dem Sie die Belege einscannen und durch Software, die es Ihnen ermöglicht diese Belege dann zu speichern und vorschriftsmäßig zu archivieren.

Um Ihnen den Vorgang genauer zu erklären, habe ich ein kurzes Video für Sie aufgenommen. In diesem Video erkläre ich das Zusammenspiel noch einmal genau und leicht verständlich. Klicken Sie auf den folgenden Link, um zum Beitrag mit dem Video zu gelangen: https://www.steuerberatung-breit.de/blog/digitalisierung/

Frage 3: Digitalisierung ja – aber wie funktioniert dann der Zahlungsverkehr?

Die Digitalisierung endet nicht beim Sammeln und Archivieren Ihrer Belege. Auch der Zahlungsverkehr lässt sich dadurch für Sie weitgehend automatisieren.

Um Ihnen zu erklären und zu zeigen, wie der automatisierte Zahlungsverkehr im Detail funktioniert, habe ich Ihnen ebenfalls ein leicht verständliches Video aufgenommen. Klicken Sie auf den folgenden Link, um zum Beitrag mit dem Video zu gelangen: https://www.steuerberatung-breit.de/so-funktioniert-automatisierter-zahlungsverkehr-inkl-videoerklaerung/

Frage 4: Finanzielle Vorteile gibt es die wirklich?

Die effektive Kostenminimierung bedeutet für viele Unternehmen nicht nur Freiraum für andere Investitionen, sondern auch tatsächliche Gewinnmaximierung. Diese Gewinnmaximierung hilft Ihnen zudem maßgeblich bei der wirtschaftlichen Bewertung Ihres Unternehmens.

In meinem Blogbeitrag „Wie Sie mit digitaler Buchhaltung Ihren Unternehmenswert steigern“ zeige Ich Ihnen an einem realen Kundenbeispiel, wie die digitale Buchhaltung den Wert eines Hamburger Unternehmens um 2 Millionen Euro erhöhte.

Wie es dazu kam, welche Risikofaktoren bestehen und wie Sie den Unternehmenswert berechnen können, habe ich für Sie ausführlich im oben genannten Beitrag geschildert. Klicken Sie einfach auf den folgenden Link, um diesen zu lesen: https://www.steuerberatung-breit.de/wie-sie-mit-digitaler-buchhaltung-ihren-unternehmenswert-steigern/

Frage 5: Digitalisierung als Schutz vor dem Finanzprüfer – stimmt das wirklich?

Sie haben es vielleicht schon einmal gehört, aber ein digitales Tax CMS (=ein digitales, internes Kontrollsystem für Ihre Prozesse in der Buchhaltung und in Ihren Steuerbelangen) schützt Sie vor dem Finanzprüfer. Zugegeben: Das ist etwas salopp formuliert. Aber die Aussage besitzt einen wahren Kern.

Wollen Sie ohne ein Tax CMS einen Fehler in einer Erklärung Ihrer Betriebsgewinne korrigieren, geht der Gesetzgeber in Deutschland tatsächlich von versuchter Steuerhinterziehung aus. Das darf er aber nicht mehr, wenn Sie ein Tax CMS in Ihrem Unternehmen installiert haben. Dann korrigieren Sie einfach einen Fehler.

Sie wollen dazu im Detail mehr wissen? In einem 1000-Wörter-Beitrag habe ich Ihnen die Ausgangslage für Sie als Unternehmer und das Vorgehen des Gesetzgebers ausführlich beschrieben und mit leicht verständlichen Beispielen untermauert. Klicken Sie einfach auf diesen Link, um zum Beitrag zu gelangen: https://www.steuerberatung-breit.de/so-schuetzt-die-digitalisierung-unternehmer-vor-vorwuerfen-der-steuerhinterziehung/

Frage 6: Wie funktioniert die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen?

Nachdem meine Mandanten von den Vorteilen der Digitalisierung aller steuerlichen Arbeitsschritte hören, kommt meist die Frage nach dem „Wie“: Wie viel Aufwand bedeutet das für uns? Wie gehen wir dabei Schritt für Schritt vor?

Das sind nicht nur berechtigte, sondern absolut notwendige Fragen für Sie als Unternehmer. Schließlich müssen Sie wissen, was auf Sie zukommt und worauf Sie sich wirklich einlassen. Ich habe daher einen 8-Schritte-Plan als Umstellungssystem für Sie entwickelt.

Schritt 1: Analyse der Arbeitsabläufe

Schritt 2: Digital denken und Arbeitsabläufe in (digitale) Prozesse planen

Schritt 3: Erstellung Prozessplan (schriftliche Dokumentation)

Schritt 4: Workshops mit Geschäftsführern und Mitarbeitern (Einbindung in digitales Prozessdenken)

Schritt 5: Einrichtung eines Test-Arbeitsplatzes, wo Geschäftsführer und Mitarbeiter an die Technik herangeführt und Schwächen dokumentiert werden.

Schritt 6: Fertigstellung und Abnahme

Schritt 7: Stufenweise oder sofortige Umstellung auf Digital

Schritt 8: Nachbetreuung (Laufende Betreuung nach Einrichtung: Beobachtung, Anpassung an unternehmerische und gesetzliche Entwicklungen)

Sie können sich unter den Schritten noch nicht so wirklich etwas vorstellen? Von außen betrachtet wirken diese Schritte „monströs“ und kompliziert. Daher habe ich auch hier für Sie einen leicht verständlichen und ausführlicheren Beitrag vorbereitet. Klicken Sie dazu einfach auf folgenden Link: https://www.steuerberatung-breit.de/in-8-schritten-zur-digitalen-transformation/

Sie haben noch weitere Fragen zur Digitalisierung Ihrer steuerlichen Angelegenheiten?
Genau das ist mein Spezialgebiet. Scheuen Sie sich nicht, mit Ihren Fragen auf mich zuzukommen. Ich berate Sie gerne. Das Erstgespräch am Telefon führe ich auch ganz unverbindlich. Schließlich wollen Sie sichergehen, dass ich auch der richtige Berater für Sie bin.

In diesem Sinne, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

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