Fragen zur Digitalisierung, Buchhaltung und Steuern

Geballtes Wissen zum Thema „Digitalisierung, Buchhaltung & Steuern“ für Unternehmer

Unternehmenswert erhöhen, mehr Sicherheit vor dem Steuergesetzgeber und massive Kosteneinsparung durch Vereinfachung. Das sind grob gesagt die Vorteile der Digitalisierung von der Buchhaltung bis zum Tax-CMS (=digitales internes Kontrollsystem).

Soweit ist das allgemein bekannt, aber das Unbekannte ist das Detailwissen. Wie funktioniert die Digitalisierung der Buchhaltung und des Kontrollsystems? Wieviel kostet sie? Was bringt sie wirklich? Wie gehen Sie dabei Schritt für Schritt vor?

Die Mammut-Aufgabe, Ihnen all diese Fragen im Detail zu beantworten, will ich in diesem Beitrag wagen. Zugegeben mit Hilfe von Fachbeiträgen, die ich bereits im Verlauf des vergangenen Jahres für Sie verfasst habe. Aber lassen Sie sich dieses geballte Wissen nicht entgehen und suchen Sie sich einfach die Frage heraus, die Ihnen am stärksten unter den sprichwörtlichen Nägeln brennt.

Frage 1: Wieviel kostet die Digitalisierung der Buchhaltung eigentlich?

Ohne Zweifel ist das die meistgestellte Frage in meinem Berufsalltag zum Thema Digitalisierung. Dementsprechend bin ich mir bewusst, dass Sie diese Frage vermutlich am meisten interessiert.

Zu den harten Kosten-Fakten:
Für die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung müssen Sie einen geeigneten Scanner anschaffen (ca. 350 Euro) und eine entsprechende Cloud-Lizenz bezahlen (ca. 200 Euro/Jahr). Zudem müssen Sie bedenken, dass Ihre Buchhaltung noch 6-12 Monate lang wie bisher mit allen Mitarbeitern geführt werden muss.

Nach dieser Übergangszeit läuft die digitale Buchhaltung und ist damit zu 99% automatisiert.

So kommt das Geld wieder hinein:
Das Stichwort, das Sie bei der Aufstellung von oben nicht überlesen dürfen ist „automatisiert“. Denn durch die gesparte Arbeitszeit bei Ihren Mitarbeitern (oder externen Buchhaltern) ist die Einführung meist schon im ersten Jahr wieder mehr als refinanziert.

Die Einsparungen aus der Kundenpraxis sind dabei erstaunlich. Selbst bei kleinen Unternehmen im mittleren 6-stelligen Umsatzbereich und noch viel mehr bei großen Unternehmen mit Millionenumsätzen.

Als Beispiel möchte ich Ihnen das einer kleinen Werbeagentur mit 4 Mitarbeitern geben. Während früher pro Monat ca. 40 Stunden für die externe Buchhaltung gezahlt werden mussten, fallen heute dank der Digitalsierung nur noch 3-4 Buchhaltungsstunden pro Monat an.

Bei großen Unternehmen, die ganze Buchhaltungsabteilungen führen, ist das Einsparungspotenzial noch deutlich größer, da die Menge an automatisierter Arbeit in Relation zur Größe zunimmt.

Überlegen Sie sich, wie sich Ihr Gewinn entwickeln würde, wenn Sie plötzlich diese Kosten um 90-99 Prozent senken könnten?

Sie wollen sich detaillierter informieren? Ich habe das Thema Kosten für Sie in einem eigenen Beitrag noch genauer erläutert. Klicken Sie einfach auf den folgenden Link, um sich noch tiefer einzulesen: https://www.steuerberatung-breit.de/was-kostet-die-digitalisierung-ihrer-buchhaltung/

Frage 2: Was bedeutet die digitale Buchhaltung konkret? Was heißt das für Sie im Arbeitsalltag?

Digitale Buchhaltung heißt – „salopp gesprochen“ – Papier-Belege weg, PDF her. Sie sammeln also künftig keine Papier-Belege mehr und legen diese ab, sondern Sie speichern Computerdateien im PDF-Format in dafür vorgesehenen Ordnern.

Möglich wird das ganze durch einen Scanner, mit dem Sie die Belege einscannen und durch Software, die es Ihnen ermöglicht diese Belege dann zu speichern und vorschriftsmäßig zu archivieren.

Um Ihnen den Vorgang genauer zu erklären, habe ich ein kurzes Video für Sie aufgenommen. In diesem Video erkläre ich das Zusammenspiel noch einmal genau und leicht verständlich. Klicken Sie auf den folgenden Link, um zum Beitrag mit dem Video zu gelangen: https://www.steuerberatung-breit.de/blog/digitalisierung/

Frage 3: Digitalisierung ja – aber wie funktioniert dann der Zahlungsverkehr?

Die Digitalisierung endet nicht beim Sammeln und Archivieren Ihrer Belege. Auch der Zahlungsverkehr lässt sich dadurch für Sie weitgehend automatisieren.

Um Ihnen zu erklären und zu zeigen, wie der automatisierte Zahlungsverkehr im Detail funktioniert, habe ich Ihnen ebenfalls ein leicht verständliches Video aufgenommen. Klicken Sie auf den folgenden Link, um zum Beitrag mit dem Video zu gelangen: https://www.steuerberatung-breit.de/so-funktioniert-automatisierter-zahlungsverkehr-inkl-videoerklaerung/

Frage 4: Finanzielle Vorteile gibt es die wirklich?

Die effektive Kostenminimierung bedeutet für viele Unternehmen nicht nur Freiraum für andere Investitionen, sondern auch tatsächliche Gewinnmaximierung. Diese Gewinnmaximierung hilft Ihnen zudem maßgeblich bei der wirtschaftlichen Bewertung Ihres Unternehmens.

In meinem Blogbeitrag „Wie Sie mit digitaler Buchhaltung Ihren Unternehmenswert steigern“ zeige Ich Ihnen an einem realen Kundenbeispiel, wie die digitale Buchhaltung den Wert eines Hamburger Unternehmens um 2 Millionen Euro erhöhte.

Wie es dazu kam, welche Risikofaktoren bestehen und wie Sie den Unternehmenswert berechnen können, habe ich für Sie ausführlich im oben genannten Beitrag geschildert. Klicken Sie einfach auf den folgenden Link, um diesen zu lesen: https://www.steuerberatung-breit.de/wie-sie-mit-digitaler-buchhaltung-ihren-unternehmenswert-steigern/

Frage 5: Digitalisierung als Schutz vor dem Finanzprüfer – stimmt das wirklich?

Sie haben es vielleicht schon einmal gehört, aber ein digitales Tax CMS (=ein digitales, internes Kontrollsystem für Ihre Prozesse in der Buchhaltung und in Ihren Steuerbelangen) schützt Sie vor dem Finanzprüfer. Zugegeben: Das ist etwas salopp formuliert. Aber die Aussage besitzt einen wahren Kern.

Wollen Sie ohne ein Tax CMS einen Fehler in einer Erklärung Ihrer Betriebsgewinne korrigieren, geht der Gesetzgeber in Deutschland tatsächlich von versuchter Steuerhinterziehung aus. Das darf er aber nicht mehr, wenn Sie ein Tax CMS in Ihrem Unternehmen installiert haben. Dann korrigieren Sie einfach einen Fehler.

Sie wollen dazu im Detail mehr wissen? In einem 1000-Wörter-Beitrag habe ich Ihnen die Ausgangslage für Sie als Unternehmer und das Vorgehen des Gesetzgebers ausführlich beschrieben und mit leicht verständlichen Beispielen untermauert. Klicken Sie einfach auf diesen Link, um zum Beitrag zu gelangen: https://www.steuerberatung-breit.de/so-schuetzt-die-digitalisierung-unternehmer-vor-vorwuerfen-der-steuerhinterziehung/

Frage 6: Wie funktioniert die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen?

Nachdem meine Mandanten von den Vorteilen der Digitalisierung aller steuerlichen Arbeitsschritte hören, kommt meist die Frage nach dem „Wie“: Wie viel Aufwand bedeutet das für uns? Wie gehen wir dabei Schritt für Schritt vor?

Das sind nicht nur berechtigte, sondern absolut notwendige Fragen für Sie als Unternehmer. Schließlich müssen Sie wissen, was auf Sie zukommt und worauf Sie sich wirklich einlassen. Ich habe daher einen 8-Schritte-Plan als Umstellungssystem für Sie entwickelt.

Schritt 1: Analyse der Arbeitsabläufe

Schritt 2: Digital denken und Arbeitsabläufe in (digitale) Prozesse planen

Schritt 3: Erstellung Prozessplan (schriftliche Dokumentation)

Schritt 4: Workshops mit Geschäftsführern und Mitarbeitern (Einbindung in digitales Prozessdenken)

Schritt 5: Einrichtung eines Test-Arbeitsplatzes, wo Geschäftsführer und Mitarbeiter an die Technik herangeführt und Schwächen dokumentiert werden.

Schritt 6: Fertigstellung und Abnahme

Schritt 7: Stufenweise oder sofortige Umstellung auf Digital

Schritt 8: Nachbetreuung (Laufende Betreuung nach Einrichtung: Beobachtung, Anpassung an unternehmerische und gesetzliche Entwicklungen)

Sie können sich unter den Schritten noch nicht so wirklich etwas vorstellen? Von außen betrachtet wirken diese Schritte „monströs“ und kompliziert. Daher habe ich auch hier für Sie einen leicht verständlichen und ausführlicheren Beitrag vorbereitet. Klicken Sie dazu einfach auf folgenden Link: https://www.steuerberatung-breit.de/in-8-schritten-zur-digitalen-transformation/

Sie haben noch weitere Fragen zur Digitalisierung Ihrer steuerlichen Angelegenheiten?
Genau das ist mein Spezialgebiet. Scheuen Sie sich nicht, mit Ihren Fragen auf mich zuzukommen. Ich berate Sie gerne. Das Erstgespräch am Telefon führe ich auch ganz unverbindlich. Schließlich wollen Sie sichergehen, dass ich auch der richtige Berater für Sie bin.

In diesem Sinne, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 33 11), E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

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8 Schritte zur digitalen Transformation

Digitalisierung für KMU: Ihre Vorteile & 8 konkrete Umsetzungs-Tipps

Wussten Sie, dass die Digitalisierung Ihnen als KMU 40% der Kosten für die Buchhaltung jährlich einsparen kann?  Das bedeutet für Sie: Wenn Sie sich zur digitalen Transformation in Ihrem Betrieb entschließen, steigt Ihr Gewinn und Ihr Unternehmenswert.

Auch ich habe in meiner Steuerberatungskanzlei in Hamburg den Schritt zum digitalen Unternehmen gewagt. Wir arbeiten seit 2014 zu 100% papierlos. So schonen wir die Umwelt und sparen dank der Digitalisierung Kosten und Zeit.

Neben diesen offensichtlichen Vorteilen, gibt es auch noch weitere Punkte: Eine Digitalisierung Ihres Unternehmens kann beispielsweise die Unternehmensnachfolge erleichtern und für einen sorgenfreien Ruhestand sorgen.

Sie erfahren: Wie Sie als Inhaber eines KMU mit der Digitalisierung beginnen, von welchen konkreten Vorteilen Sie profitieren und was die Digitalisierung eigentlich genau ist.

Was bedeutet Digitalisierung?

Im Grunde genommen heißt „Digitalisierung“ nichts anderes als: Weg von der Papier-Buchführung und hin zu PDFs. Die Buchhaltung stellt demnach den ersten Bereich dar, in welchem die Digitalisierung durchgeführt wird.

Wichtig: Die Digitalisierung kann bis zu 99% der Buchhaltung automatisch erledigen. Dies ist allerdings nur dann möglich, wenn Ihre Bank Ihre Daten in das Buchhaltungs-System einspielt!

Das bedeutet allerdings nicht, dass bei der Buchhaltung die Umstellung schon zu Ende ist. Die Digitalisierung kann in jedem Arbeitsbereich angewandt werden, bis Ihr Unternehmen schlussendlich zu 100% papierlos ist.

Das hört sich vielleicht zunächst nach einem großen Aufwand an, kann Ihnen als Unternehmer aber auf lange Sicht enorme Kosten sparen. Der nächste Abschnitt soll Ihnen dies genauer aufzeigen.

Diese 5 Vorteile haben Sie als KMU durch die Digitalisierung

1. Sie können Ihre Personalkosten in der Verwaltung um bis zu 60% senken

Selbst wenn Sie lediglich Ihre Buchhaltung von Papier auf PDF umstellen, sparen Sie als Unternehmer 40% des Betrages, den Sie an Ihren Buchhalter ausgeben. In Zahlen ausgedrückt heißt das: Bekommt Ihr Buchhalter ein Gehalt von 35.000 € pro Jahr, so sparen Sie mit der digitalen Transformation 14.000 € jährlich! Nach 15 Jahren würde das einen Gewinn von 210.000 € bedeuten.

Das ist aber erst der Anfang: Durch die Digitalisierung fallen für Ihren Betrieb 40% – 60% der Personalkosten in der Verwaltung, wie auch alle Aufbewahrungskosten (sprich Lagerkosten für die Buchhaltung) weg. Ihre Ausgaben verringern sich dadurch merklich, während hingegen Ihr Gewinn und Ihr Wettbewerbsvorteil steigt.

Erst kürzlich konnte ich einem meiner Mandanten mit der digitalen Transformation mehr als 40.000 € pro Jahr einsparen. In diesem konkreten Fall fielen 400 Meter an Karton für Aufbewahrungszwecke, wie auch Mitarbeiterkosten weg.

2. Sie sparen Zeit bei Jahresabschlüssen und bei der Vorbereitung auf Betriebsprüfungen

Die digitale Buchhaltung macht es Ihnen möglich, Belege schnell und einfach zu finden. Die Belege können Sie jederzeit einsehen, ganz gleich ob Sie sich gerade in einem Meeting, im Büro oder im Urlaub befinden. Eine digitale Transformation hilft Ihnen als Unternehmer also neben Geld auch Zeit zu sparen.

Gerade bei Betriebsprüfungen oder Jahresabschlüssen machen sich die Vorteile der Digitalisierung bemerkbar: Es sind keine Vorbereitungen mehr nötig, wodurch Ihre Arbeitszeit um mindestens 70% verkürzt wird.

Ein Knopfdruck reicht bei der digitalen Buchhaltung schon aus, um sogar Halbjahres- oder Quartalsabschlüsse zu erledigen.

3. Sie sind besser gegen den Vorwurf einer versuchten Steuerhinterziehung geschützt

Interne Kontrollsysteme (wie zum Beispiel ein Tax CMS) zeigen dem Finanzamt bei einer Steuerprüfung alle Prozesse, die Ihrem Unternehmen der Steuerehrlichkeit dienen.

Ein Prüfer erkennt somit sofort, ob es sich um einen menschlichen Fehler handelt, und kann daher nicht mehr automatisch von versuchter Steuerhinterziehung ausgehen.

Die Digitalisierung der Buchhaltung spart im Allgemeinen nicht nur Arbeitszeit, sondern auch Geld. Bereits im ersten Jahr nach der Einführung können erhebliche Kosteneinsparungen in den meisten Unternehmen verzeichnet werden. Dies geht so weit, dass die Digitalisierung sogar den Unternehmenswert maßgeblich steigern kann. Wie das zusammenspielt, habe ich in diesem Blogbeitrag ausführlich für Sie zusammengefasst: Wie Sie mit digitaler Buchführung Ihren Unternehmenswert steigern.

Verfügen Sie als Unternehmer auch über Schwester- oder Tochtergesellschaften, profitieren Sie noch zusätzlich von einem Tax CMS. Dieses sorgt nämlich durch die digitalisierten Schnittstellen für einen leichteren und besseren Austausch zwischen den einzelnen Firmen.

Haben Sie noch weitere Fragen zum digitalen Tax CMS System? Ich habe für Sie einen eigenen Beitrag erstellt, in dem ich die häufigsten Fragen zu Tax CSM beantworte. Klicken Sie dazu einfach auf den nachfolgenden Link: https://www.steuerberatung-breit.de/10-haeufig-gestellte-fragen-zum-digitalen-tax-cms/

4. Sie erhöhen den Wert Ihres Unternehmens

Obwohl Sie mithilfe der Digitalisierung nicht direkt neues Vermögen schaffen, erhöht sich in der Regel der Wert Ihres Unternehmens. Der Grund dahinter ist folgender: Wie in Punkt 1 beschrieben, senken Sie dank der Digitalisierung Ihre Kosten.

Dadurch erhöht sich auch Ihr Gewinn. Bedingt durch die Mathematik hinter den meisten Bewertungsverfahren ist ein höherer Gewinn gleichbedeutend mit einem höheren Unternehmenswert.

Diese Bewertungsverfahren funktionieren nämlich folgendermaßen: Der Gewinn wird mit einem im Vorhinein festgelegten Faktor multipliziert.

Der in Punkt 1 erwähnte Mandant konnte dadurch seinen Unternehmenswert um 1,6 Millionen Euro steigern.

5. Sie vereinfachen die Unternehmensnachfolge durch eine klare Aufstellung Ihres Unternehmens

Mithilfe der Digitalisierung befindet sich Ihre Firma auf dem neuesten technischen, prozessualen und rechtlichen Stand. Damit Sie diesen vorteilhaften Zustand in Ihrem Unternehmen vor der Unternehmensnachfolge erreichen, bietet Ihnen die Digitalisierung 2 hilfreiche Werkzeuge: Das Tax CSM und das IKS. Ein Internes Kontrollsystem (kurz: IKS) hilft Ihnen als Unternehmer, Ihre Finanzen im Griff zu behalten.

Dabei werden die Wege aller Belege und Zahlungen genauestens dokumentiert, sodass Ihre Firma eine ordnungsgemäße Buchhaltung vorweisen kann. Eine tiefergehende Beschreibung des IKS und die Vorteile eines solchen Systems haben wir Ihnen in einem eigenen, ausführlichen Blogartikel zusammengefasst. Den Beitrag finden Sie unter folgendem Link: Die Bedeutung eines internen Kontrollsystem (IKS) für Unternehmen – inkl. Video 

Dank der Umstrukturierung und der Einführung moderner Kontrollsysteme in Ihrer Firma, bringen Sie diese auf den neusten Stand in Sachen Technik, Arbeitsabläufen und Recht. Damit bieten Sie Nachfolgern ein gut aufgestelltes Unternehmen an, in welchem es keine sprichwörtlichen Leichen im Keller gibt. Alle Unternehmensdaten sind klar ersichtlich und entsprechen exakt der Wahrheit.

Die Digitalisierung verhilft Ihnen dadurch zu einer problemfreien Unternehmensnachfolge und ermöglicht Ihnen einen stressfreien Übergang in den Ruhestand. So können Sie Ihre Rente mit ruhigem Gewissen genießen und brauchen sich keine Sorgen mehr um Firma und Angestellte machen.

So digitalisieren Sie Ihr KMU in nur 8 Schritten

Die Vorteile einer digitalen Transformation haben Sie als Unternehmer überzeugt? Mit diesen 8 Schritten können auch Sie Ihren Betrieb umstellen:

Schritt 1: Analyse der Arbeitsabläufe

Schritt 2: Digital denken und Arbeitsabläufe in (digitale) Prozesse planen

Schritt 3: Erstellung Prozessplan (schriftliche Dokumentation)

Schritt 4: Workshops mit Geschäftsführern und Mitarbeitern (Einbindung in digitales Prozessdenken)

Schritt 5: Einrichtung eines Test-Arbeitsplatzes, wo Geschäftsführer und Mitarbeiter an die Technik herangeführt und Schwächen dokumentiert werden.

Schritt 6: Fertigstellung und Abnahme

Schritt 7: Stufenweise oder sofortige Umstellung auf Digital

Schritt 8: Nachbetreuung (Laufende Betreuung nach Einrichtung: Beobachtung, Anpassung an unternehmerische und gesetzliche Entwicklungen)

Fazit: Auch für KMU ist die Digitalisierung Pflicht

Von meinen Mandaten werde ich häufig gefragt, ob die digitale Transformation denn wirklich nötig ist oder ob der Aufwand wirklich gerechtfertigt ist. Ich hoffe, dass ich Ihnen mit diesem Artikel zeigen konnte, dass auch für kleine und mittelgroße Unternehmen in Deutschland kein Weg an der schrittweisen Digitalisierung vorbeiführt.

Mir ist dabei bewusst, dass die Digitalisierung anfangs durchaus einen Zeitaufwand für Sie als Unternehmer wie auch für Ihre Mitarbeiter bedeutet.

Die Anpassung und Ausbildung an die neuen Prozesse erfordern zwar zusätzliche Arbeit, doch garantieren Ihnen langfristig mehr Gewinn für Ihre Firma. Unterm Strich ist die digitale Transformation also immer mehr wert als sie kostet. Und ganz nebenbei, tun Sie auch der Umwelt etwas Gutes.

Unsere Kanzlei ist seit unserer digitalen Transformation 2014 zu demselben Ergebnis gekommen und versucht, mit gutem Beispiel voranzugehen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, wie Sie die Digitalisierung bei Ihnen einführen können und welche Vorteile sie Ihnen bringen kann, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 33 11), E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

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GmbH-Geschaeftsfuehrerhaftung

GmbH Geschäftsführerhaftung: Das sind die 4 größten Gefahren

Wie können Sie sich als Unternehmer vor der GmbH Geschäftsführerhaftung schützen? Von welchen Gefahren sind Sie besonders betroffen und welche Konsequenzen können Ihnen drohen?

Diese oder ähnliche Fragen haben meiner Erfahrung nach leider nur wenige GmbH Geschäftsführer „auf dem Schirm“. Vielen sind die umfangreichen Haftungsrisiken nicht einmal bewusst.

Deshalb möchte ich Ihnen in diesem Beitrag die vier größten Gefahren vorstellen und Ihnen zeigen, wie Sie sich schützen können.

Was ist die GmbH Geschäftsführerhaftung?

Von einer GmbH Geschäftsführerhaftung spricht man dann, wenn ein Geschäftsführer seine rechtlichen Pflichten verletzt. Als Geschäftsführer sind Sie nämlich für Ihre Entscheidungen und Handlungen verantwortlich und können rechtlich belangt werden.

Die Tatsache, dass Ihr Privatvermögen durch die Haftungsbeschränkung eigentlich geschützt ist, spielt dabei keine Rolle. Durch die sogenannte Durchgriffshaftung kann diese Haftungsbeschränkung nämlich bei gewissen Tatbeständen ausgehebelt werden.

Je nach Tatbestand und schwere des Vergehens können Ihnen dann Nachzahlungen, der Verlust Ihres Privatvermögens, hohe Geldbußen oder sogar Gefängnisstrafen drohen.

Das sind die 4 größten Gefahren für GmbH Geschäftsführer

Nach mehr als 20 Jahren als Steuerberater habe ich leider bereits einige Fälle erlebt, wo die Geschäftsführerhaftung schlagend geworden ist.

Laut diesen Erfahrungen sind Sie als Geschäftsführer vor allem von vier Gefahren bedroht. Jede dieser Gefahren kann hohe Strafen oder, im Fall der Bürgschaft, den Verlust Ihres kompletten Privatvermögens zur Folge haben.

Aus diesem Grund habe ich für Sie diese vier großen Bedrohungen übersichtlich und mit praktischen Beispielen erklärt. Zusätzlich dazu gebe ich Ihnen umsetzbare Empfehlungen, wie Sie sich vor diesen Gefahren schützen können.

Wenn Sie nicht den umfangreichen Artikel, sondern nur gewisse Punkte lesen möchten, habe ich Ihnen hier Links zu den vier größten Gefahren eingefügt. Klicken Sie einfach auf einen Link, um zum entsprechenden Abschnitt zu gelangen.

Gefahr 1: Steuerhinterziehung

Was bedeutet Steuerhinterziehung?

Generell wird Steuerhinterziehung in § 370 der Abgabenordnung (kurz: AO) durch folgende Faktoren definiert:

  • Steuern nicht in voller Höhe/ nicht rechtzeitig eingereicht
  • der (Finanz-) Behörde unrichtige/ unvollständige Angaben gegeben
  • die Behörden in Unkenntnis über steuerlich erhebliche Tatsachen gelassen
  • keine Steuerzeichen/ -stempel verwendet wurden

(Hier der Link zum Gesetzestext: https://dejure.org/gesetze/AO/370.html)

Dadurch ergeben sich für Sie als Geschäftsführer Steuervorteile, die laut Gesetz nicht vorgesehen sind. Zu wenige oder zu hohe Betriebsausgaben fallen der Steuerfahndung schnell auf.

Wie kann es zu Steuerhinterziehung kommen, wenn kein Vorsatz dahinter steht?

Nun kann es oft passieren, dass Steuerhinterziehung in Ihrem Unternehmen vorliegt, ohne dass Sie davon wissen. Wie ist das möglich?

Zunächst sollte Ihnen bewusst sein, dass Sie als Geschäftsführer auch die Verantwortung für die Taten Ihrer Angestellten übernehmen müssen. Sollte es also intern zu steuerlichen Fehlern kommen, können diese unter Umständen als „versuchte Steuerhinterziehung“ klassifiziert werden. Die Strafe ist dabei die gleiche wie bei einer vorsätzlichen Steuerhinterziehung.

Dieses „unschuldige“ Beispiel könnte vielleicht auch Sie treffen:

Ein Mitarbeiter kommt von einer Dienstreise zurück und hinterlässt auf seinem Schreibtisch die Rechnungen sämtlicher Ausgaben – private wie auch betriebliche. Ein fleißiger Kollege will Vorarbeit leisten und trägt alle Belege in der Buchhaltung ein. Erst im Nachhinein wird der Irrtum aufgedeckt und die Rückgängigmachung als interner Fehler deklariert.

Das Problem: Der Gesetzgeber geht zunächst immer von versuchter Steuerhinterziehung aus, was einer Steuerhinterziehung gleichkommt.

Welche Gefahren ergeben sich dadurch für Sie als Geschäftsführer?

Ganz gleich ob Sie von gesetzeswidrigen Handlungen wussten oder nicht, Sie haften für begangene Steuerhinterziehung. Daher müssen sie als Geschäftsführer Sorge tragen, dass Ihre Mitarbeiter Ihren Wünschen entsprechend arbeiten.

Das bedeutet für Sie: umfassende Kontrollen (vor allem bei der Buchhaltung!)

Mir ist bewusst, dass dies keine leichte Aufgabe ist, erst recht nicht bei großen Unternehmen. Wie Sie dieser Verpflichtung fast automatisiert nachgehen und somit irrtümliche versuchte Steuerhinterziehung vermeiden können, verrate ich Ihnen am Ende dieses Beitrags.

Vorher noch zu den Konsequenzen, die Ihnen drohen können:

GmbH Geschäftsführerhaftung: Wie hart kann es Sie bei Steuerhinterziehung treffen?

Der Staat geht mit Steuerhinterziehung nicht leichtfertig um. Dementsprechend gestalten sich auch die Strafen, die bei einer Verurteilung auf Sie zukommen können.

Bestenfalls erwartet Sie als Geschäftsführer „nur“ eine Geldstrafe. Diese kann jedoch bis zu 50.000€ betragen. Bei schwerwiegender Hinterziehung droht Ihnen sogar eine Freiheitsstrafe von 6 Monaten – 10 Jahren. Darüber hinaus wird auch ein Berufsverbot über Sie verhängt. Sie dürfen also nie wieder ein Unternehmen leiten.

Zudem werden Sie persönlich der Abgabenordnung nach (§ 69 AO) für anfällige Säumniszuschläge haftbar gemacht.

(Hier der Link zum Gesetzestext: https://dejure.org/gesetze/AO/69.html)

Wie können Sie sich als Geschäftsführer vor unwissentlicher Strafhinterziehung schützen?

Um einer Geld- oder Freiheitsstrafe bereits präventiv entgegenwirken zu können, empfehle ich Ihnen daher ein Tax Compliance Management System (kurz: Tax CMS).

Was ist ein Tax CMS?

Dabei handelt es sich um ein Kontrollsystem, das steuerliche Prozesse aufführt.

Das heißt für Sie: Tax CMS sorgt für eine regeltreue Einhaltung der Steuergesetze und in weiterer Folge für andere Voraussetzungen gegenüber der Steuerfahndung.

Dieses interne System hält alle Prozesse Ihres Unternehmens fest und entdeckt etwaige Fehler darin. Dadurch wird jede getätigte Handlung aufgelistet und dient als Nachweis Ihrer redlichen Absichten.

Der Gesetzgeber kann demnach bei einem simplen Fehler nicht mehr länger von einer versuchten Steuerhinterziehung ausgehen.

Gefahr 2: Steuerverkürzung

Was ist eine Steuerverkürzung?

Von verkürzten Steuern spricht man dann, wenn sie entweder

  • nicht rechtzeitig,
  • nicht komplett oder
  • gar nicht festgesetzt wurden.

Die Grenze zur oben erwähnten Steuerhinterziehung ist dabei hauchdünn. Entscheidend ist, dass die Taten leichtfertig (= fahrlässig), aber nicht vorsätzlich begangen wurden. Sobald eine Tat absichtlich begangen wird, handelt es sich um eine Steuerhinterziehung.

Ist nicht eindeutig, ob es sich um eine leichtfertige oder versätzliche Tat handelt, entscheidet immer das Finanzamt.

(Hier der Link zum Gesetzestext: https://dejure.org/gesetze/AO/378.html)

Wie können Sie Steuern verkürzen, ohne es zu wissen?

Wie bei der Steuerhinterziehung müssen Sie nicht unbedingt selbst Steuern verkürzen, um dafür belangt zu werden. Das Verkürzen der Steuern kann zum Beispiel auch durch einen simplen Fehler in der Buchhaltung passieren. Trotzdem müssen Sie als Geschäftsführer dafür geradestehen.

So schnell kann Steuerverkürzung passieren – ein kleines Beispiel:

Dafür reicht es schon, wenn Ihre Buchhalterin auf Urlaub fährt und davon ausgeht, dass ihr Kollege eine Erklärung beim Finanzamt einreicht. Weil dieser aber keine Erfahrungen damit hat, kennt er die Fristen des Amtes nicht und „vergisst“ die Erklärung einzureichen.

Das Resultat: Die Erklärung bleibt liegen und kommt nicht bei den Behörden an. Der Fehler wird (wenn überhaupt) frühestens bemerkt, wenn die Kollegin wieder aus dem Urlaub zurückkommt. Doch dann ist es bereits zu spät: das Finanzamt geht davon aus, dass Sie Steuern verkürzen.

GmbH Geschäftsführerhaftung: Wie hart wird die Steuerverkürzung bestraft?

Im Gegensatz zur Steuerhinterziehung sprechen wir bei der Steuerverkürzung „nur“ von einer Ordnungswidrigkeit. Daher kann Ihnen als Geschäftsführer keine Freiheitsstrafe drohen. Nichtsdestotrotz wird auch die Steuerverkürzung bestraft:

Die Geldstrafen können dabei bis zu 50.000€ betragen. Zudem liegt es in der Macht des Finanzamtes, weitere Verfahren gegen Sie als Geschäftsführer zu verfolgen.

Aus diesem Grund empfehle ich Ihnen: Sparen Sie Geld indem Sie die richtigen Vorkehrungen treffen!

Wie können Sie sich vor Steuerverkürzung schützen?

Gelingt es Ihnen als Geschäftsführer die unterlassenen Angaben zu

  • berichtigen,
  • vervollständigen oder
  • nachzuholen,

bevor es noch zu einem Strafverfahren kommt, so wird von einer Geldbuße abgesehen.

Kam es bereits zu Steuerverkürzungen, heißt es für Sie als Geschäftsführer: schnell handeln! Denn sollten Sie die zu Ihren Gunsten verkürzten Steuern innerhalb der Ihnen gesetzten Frist nachzahlen, wird auf eine Geldstrafe verzichtet.

Wichtig ist für Sie daher: Absicherung.

Die sicherste Variante – und auch meine persönliche Empfehlung – ist deshalb wie bei der Steuerhinterziehung: ein Tax CMS.

Gefahr 3: Bürgschaften gegenüber Banken

Was ist eine Bürgschaft?

Eine Bürgschaft definiert sich dadurch, dass jemand für fremde Schulden mit seinem eigenen Geld einsteht.

Ein Beispiel aus dem Alltag: Ein Mitglied Ihrer Familie ist auf Wohnungssuche, benötigt allerdings (aufgrund des geringen Einkommens) einen Bürgen für den Kauf. Sollten Sie nun für Ihren Verwandten eine Bürgschaft eingehen, sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, für ihn einzustehen.

Das bedeutet: Kann Ihr Familienmitglied das nötige Geld für die Rückzahlung nicht aufbringen, müssen Sie die anfallenden Kosten zahlen.

Aber nicht nur Menschen können sich verbürgen: Auch eine GmbH kann eine Bürgschaft eingehen. Dieser Fall kann eintreten, wenn sich zum Beispiel ein Holding Unternehmen für ihre Tochtergesellschaft verbürgt. Dabei dient allerdings besagte Holding als Sicherheit für die Bank, nicht der Geschäftsführer persönlich.

Welche Vorteile hat eine Bürgschaft für die GmbH?

Sie als GmbH-Geschäftsführer haben natürlich kein Interesse an der Insolvenz Ihres Unternehmens. Falls es daher zu finanziellen Engpässen kommen sollte, gehen viele Geschäftsführer eine Bürgschaft zur Unterstützung der Firma ein. Auf diese Weise bekommt die GmbH einen weiteren Bankkredit und kann sich im Idealfall wieder erholen.

Ihr Privatvermögen dient somit als Sicherheit für die Bank und kann dadurch Ihre GmbH vor dem Konkurs retten.

Welche Gefahren ergeben sich für Sie als Bürgen?

Sollte sich das Unternehmen nicht mehr wirtschaftlich erholen können, müssen Sie als Bürge für alle anfallenden Schulden mit ihrem eigenen Geld aufkommen.

Dabei ist für Sie als Geschäftsführer die Art der Bürgschaft entscheidend. Es wird zwischen zwei Arten von Bürgschaften unterschieden:

  1. Sollte es sich um eine sogenannte Ausfallbürgschaft handeln (bei Existenzgründern häufig anzutreffen), werden zu allererst die Schulden durch die GmbH eingeholt. Erst danach müssen Sie als Bürge für den restlichen Betrag aufkommen – sollten nicht alle Schulden durch die Firma beglichen worden sein.

Wollen Sie mehr über Ausfallbürgschaften erfahren, können Sie hier einen Blick in meinen Beitrag dazu werfen: So starten Sie als GmbH-Gründer durch: 3 Finanzierungsmodelle für Ihre GmbH

  1. Der weitaus schlimmere Fall für Sie besteht, wenn Sie eine Selbstschuldnerische Bürgschaft (meist bei einem normalen Bankkredit) eingegangen sind. Denn dabei wendet sich die Bank direkt an Sie, um das verlorene Geld zurückerstattet zu bekommen.

Das bedeutet für Sie als GmbH-Geschäftsführer: Sie verlieren im selben Augenblick Ihre Firma, Ihren Job und Ihr gesamtes Privatvermögen. Durch eine Bürgschaft kann somit im Rahmen der Geschäftsführerhaftung Ihre gesamte Existenz auf dem Spiel stehen.

Wann macht eine Bürgschaft Sinn?

Eine Bürgschaft ist für Sie von Interesse, wenn Sie Anteile an dem Unternehmen besitzen. Denn als GmbH-Geschäftsführer unterstützen Sie mit Ihrem privaten Geld Ihre eigene Firma. Im Idealfall können Sie auf diese Weise den Konkurs Ihres Unternehmens verhindern und weiterhin Geschäftsführer bleiben.

Falls Sie keine Anteile an der GmbH besitzen, übernimmt meist der Gesellschafter die Pflichten des Bürgen.

Gefahr 4: Insolvenzverschleppung

Was ist eine Insolvenzverschleppung?

Eine Insolvenzverschleppung liegt dann vor, wenn Sie länger als 3 Wochen die Insolvenzreife Ihrer GmbH verschweigen. Konkret heißt das: Wenn Sie länger als 3 Wochen keinen Insolvenzantrag stellen, obwohl Sie wissen, dass Ihr Unternehmen zahlungsunfähig oder überschuldet ist.

Gleichzeitig ist es nicht mehr möglich, für Ihr Unternehmen eine begründete positive Fortführungsprognose zu erstellen. Sie wissen also, dass Sie es nicht mehr retten können.

Haben Sie diesen Zustand in Ihrem Unternehmen erreicht, dann müssen Sie innerhalb von 3 Wochen einen Insolvenzantrag stellen. Andernfalls handeln Sie strafbar – im strafrechtlichen und im zivilrechtlichen Sinne. Daran führt also kein Weg vorbei.

Was heißt zahlungsunfähig? Was heißt überschuldet?

Die Insolvenzordnung definiert in §17 und §19, was Zahlungsunfähigkeit und Überschuldung in Detail vor dem Gesetz bedeuten.

Zahlungsunfähigkeit = Wenn Ihr Unternehmen nicht in der Lage ist, die fälligen Zahlungspflichten zu erfüllen. Sie wird in der Regel angenommen, wenn Sie die Zahlungen eingestellt haben.

(Hier der Link zum Gesetzestext: https://dejure.org/gesetze/InsO/17.html)

Überschuldung = Wenn das Vermögen Ihres Unternehmens die Summe Ihrer Schulden nicht mehr deckt. Eine Ausnahme besteht, wenn die Fortführung des Unternehmens nach den Umständen überwiegend als wahrscheinlich angesehen wird (Stichwort: Fortführungsprognose).

Das heißt: Ist Ihr Unternehmen zwar im Moment überschuldet, Sie erwarten in den nächsten Tagen aber eine Zahlung, die Ihre Überschuldung beendet und Sie haben viele weitere Auftragszusagen für die Zukunft bereits erhalten, dann könnte eine positive Fortführungsprognose bestehen. In diesem Fall müssten Sie keinen Antrag auf Insolvenz stellen. Liegt das nicht vor, dann sind Sie vor dem Gesetz dazu verpflichtet. Sonst liegt eine Insolvenzverschleppung vor.

(Hier der Link zum Gesetzestext: https://dejure.org/gesetze/InsO/19.html)

GmbH Geschäftsführerhaftung: Wie hart kann es Sie im Falle einer Insolvenzverschleppung treffen?

Der Staat nimmt diese Art der Wirtschaftsverbrechen sehr ernst. Schließlich „spielen“ Sie nicht nur mit Ihrer eigenen Firma. Eine Insolvenzverschleppung kann auch schwerwiegende Auswirkungen auf andere Betriebe haben.

Hat ein Produktionsbetrieb einen Großauftrag an sie geliefert und Sie können die Ware nicht bezahlen, gefährden Sie weit über Ihr Unternehmen hinaus andere Firmen, andere Arbeitsplätze und damit den Wohlstand und die Sicherheit anderer Menschen.

Daher haften Sie als Geschäftsführer in einem solchen Fall zivilrechtlich mit Ihrem gesamten Privatvermögen. Darüber hinaus droht Ihnen ein Berufsverbot. Sie dürfen also nie wieder Geschäftsführer eines Unternehmens werden. Und es drohen Ihnen in schwerwiegenden Fällen sogar bis zu drei Jahren Haft.

Oft treffen diese Regelungen auch ehrliche Geschäftsführer. Denn „Unwissenheit schützt vor Strafe nicht“ und das Gesetz bestraft hier auch die Fahrlässigkeit. Die Kriminalstatistik zeigt, dass es im Jahr 2017 ganze 6.437 Fälle von Insolvenzverschleppung gab. Gleichzeitig hatte es in Deutschland mit 20.200 Insolvenzen die wenigsten Firmenpleiten seit 1994 gegeben.

Quellen: polizeilichen Kriminalstatistik des Bundeskriminalamts ( https://www.bka.de/DE/AktuelleInformationen/StatistikenLagebilder/PolizeilicheKriminalstatistik/PKS2017/BKATabellen/bkaTabellenFaelle.html?nn=96600) und Presseaussendung von creditreform.de (https://www.creditreform.de/nc/aktuelles/news-list/details/news-detail/insolvenzen-in-deutschland-jahr-2017.html)

Ist es die Pflicht eines Geschäftsführers die Insolvenz zu vermeiden?

Falls ich Sie jetzt verunsichert habe: Es ist nicht Ihre Pflicht als Geschäftsführer die Insolvenz zu vermeiden. Der deutsche Staat geht ohnehin davon aus, dass Sie das Unternehmen, das Sie leiten, nicht mit Vorsatz in die Pleite führen.

Aber der deutsche Staat verlangt von Ihnen, dass Sie im Fall der Fälle den Schaden so gering wie möglich halten und Sie daher innerhalb von 3 Wochen, die nahende Insolvenz melden oder eine entsprechend positive Fortführungsprognose vorweisen.

Kommen Sie dieser Pflicht nicht nach, geht der Staat davon aus, dass Sie die Situation noch schlimmer gemacht haben. Und daher wird bis auf Ihr Privatvermögen zurückgegriffen, um die Gläubiger zu bedienen. Zudem „interessiert“ sich auch der Staatsanwalt für Sie.

Fazit: Sie müssen sich aktiv vor der GmbH Geschäftsführerhaftung schützen

Pflichtversetzungen – selbst ohne Vorsatz – stellen eine reale Gefahr für Geschäftsführer dar. Je nach Vergehen können Ihnen hohe Geldbußen oder sogar Gefängnisstrafen drohen.

Daher liegt es in Ihrem eigenen Interesse, Präventionsmaßnahmen zu setzen. Damit schützen Sie nicht nur Ihre Firma, sondern vor allem auch sich selbst.

Mein Ziel mit diesem Beitrag war es, Sie über die Risiken eines Geschäftsführers trotz beschränkter Haftung aufzuklären. Wie Sie sehen, wird Ihnen mit dieser Position auch viel Verantwortung übertragen. Die Leitung eines Unternehmens fordert daher Gründlichkeit.

Das Tax CMS dient Ihnen dabei als Hilfestellung zur korrekten Einhaltung gesetzlicher Regelungen wie den Steuerabgaben. Ich habe mich selbst seit vielen Jahren auf die Einführung digitaler Tax CMS bei Unternehmen spezialisiert. Falls Sie an den weiteren Vorteilen des Tax CMS oder tiefergehenden Informationen zum Thema interessiert sind, folgen Sie einfach diesem Link: https://www.steuerberatung-breit.de/tax-cms/

Sollten Sie sich als Geschäftsführer aktiv schützen wollen oder Fragen zu den Möglichkeiten eines Tax CMS haben, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 33 11), E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) erreichen.

Herzlichst,
Ihr Thomas Breit

Foto: © dbunn – Fotolia.com

Nur wenige Unternehmen nutzen Tax CMS

Nur wenige Unternehmen setzen auf Tax Compliance Management Systeme

Laut einer Studie der Leibnitz Universität Hannover unter Zusammenarbeit mit dem VDMA besitzen nur 6 von 54 mittelständischen Unternehmen (etwa jede 9. Firma) ein Tax Compliance System (Quelle: VDMA)

Als Steuer- und Unternehmensberater mit jahrelanger Praxiserfahrung weiß ich, wie wichtig ein Tax CMS für Unternehmer sein kann.

Tax CMS als internes Kontrollsystem

Das Tax CMS dient als internes Kontrollsystem. Mit diesem führen Sie Ihre Prozesse auf und bestimmen diese als interne „Arbeitsanweisung“.

Das heißt: Sie setzen Regeln auf und bestimmen Schritt für Schritt, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen wie ablaufen etc.

Dabei gibt es aber keine Mustervorlage. Je nach Unternehmensart und -größe müssen Sie die Regeln individuell auf Ihre Situation ausgestalten.

Tax CMS zur Prozessoptimierung und Verhinderung von Steuerstrafverfahren

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein Tax CMS einsetzen, können Sie von einigen Vorteilen profitieren.

Die 2 wichtigsten sehe ich in der Prozessoptimierung und der Verhinderung von Steuerstrafverfahren:

  • Optimieren Sie Ihre Prozesse: Mit dem Tax CMS können Sie klare und optimal strukturierte interne Prozesse definieren. Eindeutig geregelte Prozesse sparen Zeit und Geld.
  • Steuerstrafverfahren verhindern: Hat sich in Ihrer Erklärung Ihrer Betriebsgewinne ein Fehler eingeschlichen, geht der Gesetzgeber normalerweise von versuchter Steuerhinterziehung aus. Mit einem Tax CMS machen Sie es ihm schwerer, da ja alle Prozesse festgehalten werden. Somit sollten Sie beweisen können, was schief gelaufen ist und Ihre Behauptungen zu Beweisen machen.

Ich hoffe, ich konnte Ihnen mit diesem Beitrag die Wichtigkeit von einem Tax CMS für Unternehmen aufzeigen.

Falls Sie an den weiteren Vorteilen des Tax CMS oder tieferführenden Informationen zum Thema interessiert sind, kann ich Ihnen folgende Beiträge auf meinem Blog empfehlen.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

Foto: © Robert Kneschke – fotolia.com

Steuerfahndung

Steuerfahndung: Wieso Sie dank Digitalisierung weniger befürchten müssen

Sie haben von der Steuerfahndung eine Ladung zur Anhörung erhalten und fragen sich, wie das sein kann? Sie haben doch immer alles korrekt angegeben – und nun das!

Der Drang ist groß, sich für diesen Vorwurf zurechtfertigen. Doch ist das immer die beste Lösung? Denn einmal gemachte Aussagen sind kaum revidierbar und können viele negative rechtliche Folgen nach sich ziehen.

Wie Sie sich im Falle einer Steuerfahndung am besten verhalten und worauf Sie achten sollten, habe ich für Sie in diesem Beitrag zusammengefasst. Zudem erhalten Sie einen kleinen Einblick, wie das Ganze überhaupt abläuft.

#1: Steuerfahndung & Bußgeld- und Strafsachenstelle – was ist was?

Die Steuerfahndung (= kurz Steufa) ist eine Ermittlungsebene des Finanzamts. Grundsätzlich leitet die Bußgeld- und Strafsachenstelle (= kurz BuStra) die Ermittlungen im Steuerstrafverfahren. Sie übernimmt sozusagen die Rolle der Staatsanwaltschaft.

Die Steuerfahndung hingegen tritt nur vor Ort und erst dann auf, wenn sich der Verdacht auf eine Steuerstraftat bestätigt hat.

Im Steuerstrafverfahren untersucht die BuStra, ob Steuerpflichtige aufgrund einer begangenen Steuerstraftat zu bestrafen sind. Die bekannteste Steuerstraftat ist die Steuerhinterziehung.

Liegt ein Verdacht auf Steuerhinterziehung vor, muss die BuStra diesem nachgehen. Dazu ist sie gesetzlich verpflichtet. Solch ein Verdacht wird in der Regel anonym ausgesprochen. Personen, die für das Anschwärzen verantwortlich sein könnten, sind meistens: Neidische Freunde, die eigene Freundin/der eigene Freund oder frühere Mitarbeiter.

#2: In 2 Phasen läuft ein Steuerstrafverfahren ab

Das Steuerstrafverfahren kann grob in zwei Phasen gegliedert werden:

1.   Das Ermittlungsverfahren (= Anhörung)

2.   Die Anklage

Das Ermittlungsverfahren

Wenn bei Ihnen der Verdacht auf eine Steuerstraftat vorliegt, erhalten Sie als Erstes ein Schreiben der BuStra.

Achtung: Es wird nicht bekanntgegeben, was genau die BuStra gegen Sie in der Hand hat. Daher sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater entscheiden, ob Sie dazu Stellung nehmen und die Vorwürfe bei einer Anhörung widerlegen wollen.

Nach Erhalt des Schreibens haben Sie 2 Wochen Zeit: In diesem Zeitraum müssen Sie angeben, ob Sie sich verteidigen möchten. Ihre Verteidigungsstrategie muss zu diesem Zeitpunkt bereits ausgearbeitet sein. Danach stehen Ihnen für die Stellungnahme 2 weitere Wochen zur Verfügung.

Das Verfahren kann bereits nach der Stellungnahme und noch vor einer möglichen Anklage aus 3 Gründen eingestellt werden:

  1. Nach §170, Absatz 2 (Strafprozessordnung) wird das Verfahren eingestellt, weil kein begründeter Tatverdacht besteht. Das bedeutet: Der Verdacht gegen Sie hat sich nicht bestätigt oder er konnte widerlegt werden. Quelle: https://dejure.org/gesetze/StPO/170.html, 19.04.2018.
  2. Nach §153 (Strafprozessordnung) wird bei Geringfügigkeit von einer Verfolgung abgesehen. Das heißt: Ihnen wurde die Tat nachgewiesen. Jedoch ist Ihre Schuld so gering, dass kein öffentliches Interesse an einer Strafverfolgung besteht. Somit wird das Verfahren eingestellt. Quelle: https://dejure.org/gesetze/StPO/153.html, 19.04.2018.
  3. Nach § 153a (Strafprozessordnung) kann das Verfahren eingestellt werden, wenn Sie z.B. einen bestimmten Geldbetrag zahlen. Ihr Steuerberater kann mit der BuStra telefonisch eine Geldauflage vereinbaren, die Sie bezahlen. Dafür wird das Verfahren eingestellt. Quelle: https://dejure.org/gesetze/StPO/153a.html, 19.04.2018.

Die Anklage

Hat sich im Ermittlungsverfahren der Verdacht auf eine Steuerstraftat bestätigt und es liegen klare Beweise vor, kommt es zur Anklage. Im Fall einer Anklage erfolgen mündliche Hauptverhandlungen, die öffentlich sind. Das Gericht wird Beweise erheben und kann zudem Zeugen vernehmen.

Je nach Ergebnis, endet die Verhandlung mit der:

  •  …Einstellung des Verfahrens
  • …Freisprechung des Angeklagten
  • …Verurteilung zu einer Freiheits- oder Geldstrafe

#3: Unschuldig vs. Schuldig

Anhand zweier Beispiele möchte ich Ihnen anschaulich erklären, wie ein Steuerstrafverfahren im Detail ablaufen kann:

Fall 1: Sie haben keine Steuern hinterzogen

Nachdem Sie den Brief der BuStra erhalten und sich mit Ihrem Steuerberater in Verbindung gesetzt haben, beantragt dieser die sofortige Akteneinsicht. Er bekommt die Akte zugeschickt und scannt sie ein. Seine Aufgabe besteht darin, die Ihnen zur Last gelegte Schuld mit Argumenten zu entkräften. Dazu wird er sich Ihre Akte im Detail anschauen und Ihnen Fragen stellen.

Innerhalb der 4-wöchigen Frist setzt er sich mit der BuStra in Verbindung und äußert sich in Form der Anhörung zu den Vorwürfen. Bis Sie eine Antwort seitens der Steuerfahndung erhalten, können zwei Monate vergehen.

Diese Zeit kann sehr belastend sein, sowohl für Sie als auch Ihren Steuerberater. Daher sollte sich Ihr Steuerberater viel Zeit für Sie nehmen. Auch Empathie und Engagement sind in dieser Situation wichtige Stichworte. Ihr Steuerberater sollte sich gut in Ihre Lage versetzen können und Sie ermutigen.

Ich z.B. stehe meinen Mandanten im Strafverfahren rund um die Uhr zur Seite. Sie können mich jederzeit – auch nachts– telefonisch erreichen.

Konnte Ihr Steuerberater ihre Unschuld beweisen, erhalten Sie ein Schreiben der BuStra mit den Worten: Das Verfahren wird eingestellt, weil kein begründeter Tatverdacht vorliegt.

Fall 2: Sie haben Steuern hinterzogen

Der prozessuale Ablauf gleicht dem von Fall 1. Ihr Steuerberater erhält Einsicht in Ihre Akte und überprüft, ob ein Verschulden vorliegt. Wenn er es nicht entkräften kann, dann erfolgt die Anklage und Sie müssen vor Gericht oder das Verfahren wird wegen Minderhaftigkeit eingestellt. Sie bezahlen, wie oben beschrieben, die vereinbarte Geldauflage und der Fall ist erledigt.

#3: Steuerfahnder im Haus – darauf sollten Sie achten!

Sobald die Steuerfahnder vor der Tür stehen, haben Sie auch wirklich Steuern hinterzogen. Die Steuerfahndung kommt nämlich nur, wenn diese gegen Sie hieb-und stichfeste Beweise vorliegen hat.

Die Steuerfahnder, die sich ausweisen müssen, werden Ihnen einen richterlichen Hausdurchsuchungsbefehl vorlegen. Begleitet werden sie meistens von zwei Polizisten.

Achtung: Der Staatsanwalt muss Ihnen Ihre Rechte vorlegen. Das heißt: Er muss Sie vor der Hausdurchsuchung schriftlich darüber aufklären, dass gegen Sie ein Strafverfahren läuft und Sie Ihre Aussage verweigern können.

Zudem muss er Ihnen die rechtlichen Folgen aufzeigen, die Ihre Aussage haben könnte. Sie bestätigen dann mit Ihrer Unterschrift, dass Sie davon Kenntnis genommen haben.

Doch wie reagiert man nun am besten, wenn die Steuerfahnder erstmal im Haus sind? Ich empfehle Ihnen, sich an folgende 3 Punkte zu halten:

  1. Schweigen ist Gold: Sie müssen sich nicht selbst belasten! Besser für Sie ist es, nichts zu sagen.
  2. Steuerberater anrufen: Rufen Sie sofort Ihren Steuerberater an und lassen Ihn alles Weitere klären.
  3. Kooperation: Wenn die Steuerfahndung Einsicht in bestimmte Ordner, etc. nehmen möchte, gewähren sie Ihnen diese.

Nachdem Ihr Privatbesitz auf den Kopf gestellt wurde, sucht die Steuerfahndung in der Regel auch Ihren Steuerberater und Ihre Bank auf. Sie hat das Recht, dort ebenfalls Unterlagen zu beschlagnahmen.

Um in diese missliche Lage erst gar nicht zu kommen, rate ich Ihnen zur Digitalisierung.

#4: Steuerfahndung? Kein Problem dank Digitalisierung

Wussten Sie: Dank Digitalisierung müssen Sie keinen Ärger bei einer Steuerfahndung befürchten! Bei der Digitalisierung sind Sie nämlich verpflichtet, ein internes Kontrollsystem (=kurz IKS) zu führen. Das heißt: Es wird alles genau dokumentiert.

Bei einer Korrektur ohne IKS: Ist es möglich Dinge zu korrigieren, die Sie nicht widerlegen können. Jedoch wird dies so bewertet, als würden Sie eine versuchte Steuerhinterziehung rückgängig machen!

Durch die IKS und die Dokumentation können Sie nun zeigen, dass Sie steuerehrlich verfahren hätten wollen. Somit können Sie beweisen, dass es sich nur um eine Korrektur und keinen Fehler Ihrerseits gehandelt hat.

Fazit: Dank Digitalisierung kein Ärger mit der Steuerfahndung

Wie Sie in diesem Beitrag gesehen haben, ist die Angst vor der Steuerfahndung unbegründet. Denn Sie tritt erst in Erscheinung, wenn sich der Verdacht gegen Sie bestätigt hat.

Wenn Sie auf Digitalisierung setzen, haben Sie noch weniger zu befürchten: Die Dokumentation Ihrer steuerlichen Prozesse ermöglicht ein genaues Nachvollziehen. Sie können stets leicht beweisen, dass Sie steuerehrlich gehandelt haben.

Sollten Sie doch unverschuldet angeschwärzt worden sein, setzen Sie sich mit Ihrem Steuerberater zusammen. Entscheiden Sie, wie strategisch am besten vorzugehen ist.

Bei kleinen Geldbeträgen empfiehlt es sich viel mehr, auf eine Anhörung zu verzichten und eine bestimmte Geldauflage mit der Bußgeld- und Strafsachenstelle zu vereinbaren. Dann wird das Verfahren gegen Sie eingestellt und Sie sparen sich im Endeffekt viel Bearbeitungskosten seitens Ihres Steuerberaters.

Haben Sie weiterführende Fragen zum Thema Steuerstrafverfahren und Steuerfahndung, so können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 33 11), E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

Foto: ©ellisia – fotolia.com

WEKA-Fachverlag-berichtet-ueber-Datenmanagement

WEKA-Fachverlag berichtet über vorbildliches Datenmanagement

Mit Stolz habe ich den Artikel des WEKA-Fachverlags für beruflichen Erfolg über vorbildliches Datenmanagement gelesen. Einerseits hat es mich natürlich gefreut, dass ich als Experte zu diesem Thema interviewed wurde, andererseits wurde ein so wichtiges Thema darin ansprechend aufbereitet.

Während nämlich sehr viele Unternehmer noch immer nur unter der Last der DSGVO stöhnen, zeigt dieser Artikel von Franz Höllriegel auf, dass sich darin auch eine Chance für viele Unternehmen verbirgt.

Welche Chancen bieten sich durch modernes Datenmanagement?

Datenmenge reduzieren für mehr Effizienz: Wie Herr Höllriegel richtig zusammenfasst, ist die durch die DSGVO zwingend gewordene Umstellung der Daten auch eine Chance, diese neu – und damit vor allem effizienter – zu organisieren. In vielen Fällen heißt das: Es können Daten gelöscht werden, weil diese nicht mehr gebraucht werden. Dadurch spart man später einmal Zeit in der täglichen Arbeit und vieles mehr.

DSGVO für Profilierung nutzen: Unternehmen haben ohnehin nicht den besten Ruf, was Datenmanagement anbelangt. Dank der DSGVO sind personenbezogene Daten aktuell gerade sehr stark im Fokus der Gesellschaft. Sie als Unternehmer können sich mit einem transparenten und schützenden Datenmanagement einen super Ruf erarbeiten.

Mehr Rechtssicherheit dank Digitalisierung: Wenn Sie schon all Ihre Daten organisieren, dann gebe ich Ihnen den Tipp: „Digitalisieren Sie diese am besten gleich!“. Das bringt Ihnen Vorteile von der Unternehmensbewertung bis hin zur Vorbeugung vor dem Vorwurf der versuchten Steuerhinterziehung, wenn Sie Ihre Digitaliserung gleich mit einem digitalen Tax-CMS koppeln.

Ich habe Ihnen zu diesem Zweck bereits zwei Blogbeiträge verfasst:

Wie Sie mit Digitalisierung Ihren Unternehmenswert steigen

So schützt Digitalisierung Sie als Unternehmer vor dem Vorwurf der versuchten Steuerhinterziehung

Fazit: Digitalisierung als Chance zu begreifen ist „Gold“ wert

Was ich Ihnen noch schuldig bin, ist natürlich der Link zum Artikel des WEKA-Fachverlags. Den Beitrag über die Chancen des vorbildlichen Datenmanagements können Sie hier lesen: https://www.weka.de/unternehmensfuehrung/chancen-durch-vorbildliches-datenmanagement/

Bitte verstehen Sie diesen sprichwörtlichen „Wink mit dem Zaunpfahl“ aber nicht zu direkt. Als Unternehmer habe ich natürlich Verständnis für alle, die jetzt gerade vermeintlich wichtigeren Themen als der Digitalisierung Vorrang geben. Doch gerade im Zusammenhang mit der DSGVO muss ich Sie warnen: Der größte Fehler wäre es diesmal einfach nichts zu tun und abzuwarten. Denn die DSGVO kommt bestimmt und die Datenschutzbehörde rüstet auf.

Je früher Sie reagieren, desto mehr profitieren Sie von der Umstellung und desto eher sehen Sie den profitablen Wert in dieser Chance.

Sollten Sie Beratung bei der Digitalisierung und der Einsetzung eines Tax-CMS benötigen, stehe ich Ihnen jederzeit mit Rat und Tat zur Seite. Klicken Sie dafür einfach den beigen Button unter diesem Beitrag.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

Ja, ich will die Chance nutzen und mich informieren!

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Tax CMS für KMU

Die 3 wichtigsten Gründe, warum Sie bei KMU ein Tax-CMS installieren sollten

Der Fachverlag für Steuerberater (NWB) warnt: Zu wenige deutsche KMUs haben ein Tax CMS. Was das ist und warum Sie steuerrechtlich und betriebswirtschaftlich gar nicht anders können, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag.

Kurzdefinition: Was ist ein Tax-CMS?

Tax CMS steht für Tax Compliance Managment System. Tax heißt auf Englisch Steuern, Compliance bedeutet Regeltreue und Management bezeichnet die Verwaltung. In einem klaren Satz: Es ist ein internes Kontrollsystem, mit dem Sie Ihre Prozesse aufführen, abbilden und als interne „Arbeitsanweisung“ bestimmen.

In diesem internen Kontrollsystem werden alle ihre internen, unternehmerischen Prozesse aufgeführt: Wie läuft das in ihrem Unternehmen ab? Und wie sind  die Vorgaben an die Mitarbeiter bzw. an sich selbst? Diese zu befolgen ist Regeltreue. Das heißt: Sie haben Vorgaben über Schritt-für-Schritt-Abläufe in Ihrem Unternehmen.

Irrglaube hemmt KMUs: Mythen behindern Tax-CMS-Umsetzung

Wie die NWB im Dezember 2017 treffend beschreibt: Die Einführung eines Tax-CMS ist für KMUs kein reiner Selbstzweck. Vielmehr ist es aus steuerrechtlichen und betriebswirtschaftlichen Überlegungen gefährlicher, es nicht zu tun.

Zu viele Inhaber und Geschäftsführer klein und mittelständischer Unternehmen scheinen noch immer zu glauben, dass ein Tax-CMS zu aufwendig für ihre Unternehmensgröße sei. Das ist es aber nicht.

Der Aufwand ist mit dem von Konzernen oder großen Firmen nicht zu vergleichen. Die Organisation und Durchführung gehen bei KMUs deutlich einfacher als in großen Unternehmen.

Warum Sie als Inhaber oder Geschäftsführer eines KMUs auf keinen Fall auf ein (digitales) Tax CMS verzichten sollten, erfahren Sie in den folgenden 3 Gründen!

Grund #1: Schutz vor Vorwürfen der Finanzverwaltung

Der Gesetzgeber erwartet von uns Unternehmern in Deutschland mit Recht Steuerehrlichkeit. Dazu sind Sie und ich und alle anderen Unternehmen verpflichtet.

Das Problem: Wenn Sie eine Erklärung an das Finanzamt abgeben, ist das Spannungsfeld zwischen einer nachträglichen Korrektur eines bloßen internen Fehlers -einserseits- bzw. der Rückgängigmachung einer versuchten Steuerhinterziehung dünn. Der Gesetzgeber nimmt zuerst immer an: Es war kein einfacher Fehler, den Sie nun wieder ausbessern wollen, sondern es war eine versuchte Steuerhinterziehung, die einer Steuerhinterziehung gleich gestellt ist

Dabei ist es nicht von Bedeutung, ob Sie es vorsätzlich gemacht haben oder es Ihnen einfach passiert ist. Der Gesetzgeber verlangt von Ihnen den Beweis, dass es keine versuchte Steuerhinterziehung war und nicht umgekehrt.

Nur mit einem Tax-CMS sind Sie vor diesem Standard-Vorwurf geschützt. Denn es werden ja alle Prozesse festgehalten. Diese sollten ausreichen, um zu beweisen, was  falsch gelaufen ist. Durch ein Tax CMS tauschen Sie ihre Behauptung, sie würden nur einen (internen) Fehler berichtigen, in einen Beweis. Dieser besagt dann: Es sei nur wegen einer von der internen Compliances fehlerhaften Anwendung zum Fehler gekommen, den Sie nun berichtigen.

Damit kann die Finanzverwaltung grundsätzlich nicht mehr per se behaupten, es läge die Rückgängigmachung einer versuchten Steuerhinterziehung vor. Im Gegenteil. Die Finanzverwaltung muss sich beugen und akzeptieren, dass ein Fehler passiert ist, der korrigiert wird. Und eine bloße Korrektur ist nicht strafbewährt. Sie können es ja nachlesen in ihrer Tax CMS.

Grund #2: Mehr Profit

Das klingt im ersten Moment komisch. Aber bei Einführung eines digitalen Tax CMS (Anm.: Voraussetzung ist die Digitalisierung) werden interne Prozesse auf sprichwörtliche Herz und Nieren geprüft. Schwachstellen in der Organisation werden entdeckt und eliminiert.

Dadurch werden Arbeitsabläufe oft erheblich beschleunigt und viele Schritte im Unternehmen laufen effizienter ab. Kann die Arbeitszeit eines ganzen Mitarbeiters eingespart werden, liegt der Return on Investment (also der Nutzen gegenüber den Kosten der Einführung) leicht bei 38.000 Euro pro Jahr.

Sie als Inhaber oder Geschäftsführer haben dann die Wahl, ob Sie die frei gewordene Zeit Ihrer Arbeitskräfte anders einsetzen und/oder durch die Ersparnis einfach den Profit erhöhen.

Grund #3: Erhöhung des Unternehmenswerts

Das Tax-CMS sollte immer mit der Digitalisierung einhergehen. Denn: Die GOBD (=Grundsätze ordnungsgemäßer, digitaler Buchführung) verlangen ohnehin die Auflistung von Prozessabläufen. Wenn Sie die digitale Buchhaltung in Ihrem Unternehmen einführen, können Sie gleich zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen und gleichzeitig das digitale Tax CMS einführen.

Wenn Sie die digitale Buchhaltung inklusive Tax CMS umsetzen, dann können die Kosten in der Verwaltung Ihres Unternehmens fast halbieren. Das steigert das Interesse an Ihrem Unternehmen als Kaufobjekt und somit den Unternehmenswert.

Wie Sie damit Unternehmenswert steigern können, habe ich Ihnen in diesem Beitrag genauer zusammengefasst: ->Hier klicken<-

Fazit: Jetzt handeln und Wettbewerbsvorteil sichern

Wie Sie sehen, bietet ein digitales Tax CMS nicht nur mehr Sicherheit in Steuerfragen. Die Einführung rechnet sich meist schon im ersten Jahr. Wer nicht handelt, verschenkt einen massiven Wettbewerbsvorteil.

Mein Ziel mit diesem Beitrag war es, Ihnen genau diesen Wettbewerbsvorteil aufgrund des vorherrschenden Abwartens in der deutschen KMU-Kultur aufzuzeigen und Ihnen die Angst vor diesem Schritt mehr als zu nehmen. Ich hoffe ehrlich gesagt eher, dass Sie nun Angst davor haben, diesen Schritt hin zum digitalen Tax CMS nicht zu machen…

In meiner Beratung begleite ich eine Vielzahl an kleineren und mittelständischen Unternehmen in diesem Bereich (3-400 Mitarbeiter) und bin selber seit 3 Jahren 100% papierlos. Nicht einmal Notizen werden auf einem Blatt Papier geschrieben. Seit 2011 habe ich mir die Fähigkeiten, den Kern und sämtliche Problemlösungen für ein papierloses Büro angeeignet. Ich spreche somit aus eigener Erfahrung und aus Beratungsansätzen und -Umsetzungen bei Mandanten. Ich kann es nicht nur empfehlen, ich möchte ihnen auch helfen, falls Sie diesen Schritt gehen möchten.

Sollten Sie Fragen dazu haben, wie aufwendig die Umsetzung in Ihrem konkreten Unternehmen ist, so können Sie mich jederzeit kontaktieren. Sie erreichen mich unter:

Telefon: +49 40 44 33 11

E-Mail anfrage@steuerberatung-breit.de

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Herzlichst.

Ihr Thomas Breit

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