Sie wollen für Ihre Firma ein digitales Tax CMS, haben allerdings noch einige Fragen zu dem System? Als langjähriger Steuerberater weiß ich, dass viele Unternehmer aus Angst vor Veränderungen den Schritt zur Digitalisierung nicht wagen. Dabei lassen sie sich viele Vorteile wie Rechtssicherheit, Einsparungen etc. entgehen.
In diesem Beitrag will ich daher Ihre Unsicherheiten zum digitalen Tax CMS beseitigen und häufig gestellte Fragen beantworten:
Frage #1: Welche Kriterien muss jedes digitale Tax CMS erfüllen?
Ein professionelles Tax CMS muss Risiken für wesentliche Regelverstöße rechtzeitig anzeigen beziehungsweise sogar verhindern können. Was die Wirksamkeit eines Tax CMS betrifft, so ist diese von den einzelnen Mitarbeitern abhängig. Nur wenn die vorgegebenen Grundsätze des Tax CMS beachtet werden, kann das Steuersystem auch angemessen funktionieren.
Die genauen Kriterien eines digitalen Tax CMS werden IDW Prüfungsstandard 980 festgelegt. Darin werden 7 Grundelemente des Tax CMS (die in die Geschäftsabläufe eingebunden sind) aufgelistet. Diese betreffen die Einhaltung firmeninterner Aspekte wie:
- Kultur
- Ziele
- Risiken
- Programm
- Organisation
- Kommunikation
- Überwachung und Verbesserung
Die genaue Gestaltung eines Tax CMS hängt von dem Unternehmen ab, für welches es angelegt wird. Je nach Ziel, Größe, Art, Organisationsstruktur, Rechtsform etc. einer Firma fällt die Form eines Tax CMS unterschiedlich aus.
Frage #2: Wie arbeitet man mit einem digitalen Tax CMS?
Ein digitales Tax CMS ist ein sogenanntes „companies manual“. Das heißt: Es ist eine Betriebsanleitung, in der Prozesse beschrieben werden. Zudem erfahren Sie darin, wie Sie und Ihre Angestellten mit diesen Vorgängen umzugehen haben. Wichtig ist dabei vor allem, dass die im Tax CMS festgehaltenen Prozesse auch entsprechend eingehalten werden.
Ein Beispiel: In einem digitalen Tax CMS werden alle relevanten Arbeitsabläufe schriftlich in Überpunkten festgehalten. So sehen Sie auf einen Blick wer z.B. für Ausgangs-, Eingangsrechnungen, Umsatzsteuer etc. zuständig ist und in welche Schritte diese Prozesse gegliedert sind.
Das gesamte Steuersystem ist nach Fertigstellung für jeden Mitarbeiter im Intranet abrufbar.
Frage #3: Wen braucht es für die Umsetzung eines digitalen Tax CMS?
Für die erfolgreiche Umsetzung eines digitalen Tax CMS ist es wichtig, dass dieses Gegenstand des Arbeitsvertrages ist. Auf diese Weise werden Mitarbeiter aufgefordert, das neue Steuersystem in Ihrem Arbeitsalltag zu beachten. Sollten sie dies nicht tun, müssen sie mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen rechnen.
Meine Rolle als Steuerberater: Ich als Steuerberater fungiere als außerbetriebliche Beratungsstelle. Das heißt: Sollte bei Ihren Mitarbeitern Fragen zum digitalen Tax CMS aufkommen, können sie sich an mich wenden.
Frage #4: Kann ein digitales Tax CMS auch Probleme aufwerfen?
Die Umstellung auf ein digitales Tax CMS stellt Ihre Mitarbeiter vor eine neue Herausforderung. Sie als Geschäftsführer müssen eine Übergangszeit einplanen, in der sich (besonders langjährige) Angestellte an das neue System gewöhnen können. Unterm Strich erleichtert aber das digitale Tax CMS Arbeitsabläufe in Ihrer Firma und gibt Ihnen zusätzlich Sicherheit.
Apropos Sicherheit: Keine Sorge, sobald das Steuersystem freigegeben ist, können nur Sie als Geschäftsführer wie auch Ihr Steuerberater daran Veränderungen vornehmen. Es kann also nichtpassieren, dass Mitarbeiter aus Versehen Ihr digitales Tax CMS modifizieren.
Frage #5: Wie viel Zeit müssen sich Geschäftsführer und Mitarbeiter für die Umsetzung eines digitalen Tax CMS einplanen?
Je nach Größe eines Unternehmens müssen Sie mit unterschiedlichem Zeitaufwand rechnen. Um das digitale Tax CMS erfolgreich in Ihrer Firma umzusetzen, muss Ihr Steuerberater alle relevanten Arbeitsabläufe der Geschäftsleitung und Mitarbeiter kennen.
Dabei gehe ich in der Regel folgendermaßen vor: Ich erstelle ein sogenanntes „Spreadsheet“ mit allen mir bekannten Prozessen. Dieses lege ich dem Geschäftsführer vor, um zu erfahren, welcher Angestellter für welchen Arbeitsprozess zuständig ist. In einem weiteren Schritt finden dann Befragungen der einzelnen Mitarbeiter statt. So sammle ich ausreichend Informationen über Arbeitsabläufe und kann darauf basierend Ihr digitales Tax CMS erstellen.
Frage #6: Wie werden Personal und Geschäftsleitung einer Firma auf das neue System eingeschult?
Um Geschäftsführer und Mitarbeiter erfolgreich auf das neue Steuersystem umzustellen, werden Sie mithilfe von Workshops eingeschult. In diesen wird das digitale Tax CMS vorgestellt und für die Benutzer veranschaulicht.
Sobald das digitale Tax CMS freigegeben wird, steht es für Sie im Intranet bereit. Auf diese Weise haben alle Angestellten des Unternehmens auf das neue System Zugang und können es in ihren Arbeitsalltag einbinden.
Frage #7: Wie kann die Wirksamkeit eines Tax CMS kontrolliert werden?
Nachdem Ihre Firma auf ein digitales Tax CMS umgestellt wurde, sollte in der Übergangszeit der Erfolg des Tax CMS kontrolliert werden. So kann man feststellen, ob das System richtig auf die Firma zugeschnitten wurde oder ob Änderungen vorgenommen werden müssen.
Die Kontrolle des digitalen Tax CMS muss von einem Steuerberater durchgeführt werden. Nur dieser ist versiert genug, um die Wirksamkeit des Steuersystems festzustellen. Falls Ihrer Firma kein eigener Steuerberater zur Verfügung steht, empfehle ich Ihnen diese Unterstützung zu suchen.
Frage #8: Wann wirkt ein digitales Tax CMS für den Geschäftsführer enthaftend?
Wichtig ist, dass ein Tax CMS Rolle und Verantwortlichkeiten aller Personen oder Organisationseinheiten erfasst, die in Ihrem Unternehmen tätig sind. Auf diese Weise kann bei Verdacht auf versuchte Steuerhinterziehung festgestellt werden, wo (bzw. bei wem) ein Fehler begangen wurde.
In diesem Sinne wirkt jedes Tax CMS, das alle steuerlichen Prozesse und verantwortlichen Kräfte aufführt, für Sie als Geschäftsführer enthaftend.
Frage #9: Kann trotz digitalem Tax CMS unwissentlich eine Steuerhinterziehung passieren?
Die kurze Antwort lautet: Ja. Ein Tax CMS kann eine Steuerhinterziehung leider nicht verhindern. Was das System für Sie als Geschäftsführer jedoch so wertvoll macht ist, dass Sie nicht mehr länger dafür haftbar gemacht werden.
Sollte es also unwissentlich zu einer Steuerhinterziehung kommen, schützt Sie das digitale Tax CMS vor einer Gefängnisstrafe.
Frage #10: Warum verläuft die Unternehmensübergabe einer Firma mit Tax CMS leichter als ohne ein solches System?
Ein digitales Tax CMS gestaltet die Übergabe Ihrer Firma um ein Vielfaches einfacher als zuvor. Sie fragen Sich, warum das so ist?
Der Grund ist ganz einfach: Ein digitales Tax CMS modernisiert Ihr Unternehmen und macht es für potentielle Nachfolger attraktiver. Doch noch viel wichtiger ist: Das System erhöht Ihre Rechtssicherheit und damit auch automatisch den Unternehmenswert der Firma. Ein Kaufinteressent weiß also, dass Sie keine Leiche im Keller haben.
Fazit: Digitales Tax CMS bringt mehr Sicherheit, Wert & Erleichterungen
Die Umstellung auf ein digitales Tax CMS stellt eine Herausforderung dar, die sich für Sie und Ihre Firma bezahlt macht. Durch ein solches System erhalten Sie mehr Rechtssicherheit, einen höheren Unternehmenswert und erleichterte Arbeitsbedingungen.
Natürlich kommen gerade in der Anfangszeit der Umsetzung viele Fragen auf. Daher empfehle ich Ihnen, einen Termin bei Ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer zu vereinbaren. Dieser kann ihnen kompetente Auskunft geben und Sie zu Ihrem individuellen Tax CMS beraten.
Wenn Sie mehr über das digitale Tax CMS und seine Vorteile erfahren wollen, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 33 11), E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) kontaktieren.
Herzlichst,
Ihr Thomas Breit
