Aufbewahrungspflichten sind teuer. Digitalisieren Sie jetzt!

„Wieviel Prozent Ihrer laufenden Kosten entstehen durch das Einlagern von Unterlagen?“

Jedes Unternehmen hat irgendwo eine Tür zu einem Raum, der selten und nur ungern betreten wird. Es ist staubig, riecht nach alten Kartonagen und nicht selten ist so ein Dokumenten-Lager größer als die Büros, in denen gearbeitet wird. Bei einem Kundentermin, in dem es eigentlich um das Thema Nachfolgeplanung gehen sollte, stolperte ich kürzlich in ein ebensolches Archiv für steuerrechtlich relevante Unterlagen. Auf Nachfrage erfuhr ich, dass auf insgesamt 400 Regal-Metern Belege aufbewahrt werden. Angesichts der recht zentralen Lage des Firmensitzes ist in diesem Fall von jährlichen Kosten, allein für die Miete des Lagerraums, von mehreren zehntausend Euro auszugehen.

Hunderte Kartons voller Belege. Muss das wirklich sein?

Bis Ende 2014 mussten elektronische Unterlagen in Papierform abgelegt werden. Unterlagen in Papierform natürlich ebenso. Neben Regalen voller Leitz Ordnern und deckenhohen Stapeln von Dokumenten-Kartons wurden auch Mikrofilmaufnahmen gemacht, um den gesetzlichen Auflagen nachzukommen. Aber zeitgemäß ist so ein platzraubendes Archiv, das obendrein auch noch teuer ist, wirklich nicht mehr.

Der neue Weg: Ersetzendes Scannen.

Wenn die aufbewahrungspflichtigen Belege eingescannt und gespeichert werden, ist es legal, Papieroriginale zu vernichten. Dieser Vorgang nennt sich Ersetzendes Scannen. Allerdings müssen sowohl der Vorgang des Scannens als auch die Archivierung der generierten Daten so strukturiert sein, dass eine nachträgliche Manipulation unmöglich ist. Um diese Modernisierung zu implementieren, müssen sowohl Arbeits- als auch Archiverungsprozesse im Betrieb darauf angepasst werden. Das klingt erstmal nach viel zusätzlichem Aufwand, lohnt sich aber auf lange Sicht ganz erheblich.

Die digitale Wende: Bei mir im Haus seit 2011 Realität.

Mein persönlicher Weg in die digitale Revolution begann aus purer Neugier. Anfang des Jahres 2011 setzte ich mich zwischen zwei Monitore und begann mit einem kleinen Server meinen gesamten Umgang mit Unterlagen neu zu definieren. Trotz der damals noch begrenzten Möglichkeiten habe ich nach und nach für mich und meine Steuerberatung einen digitalen Pfad in den undurchdringlichen Urwald aus Papier geschlagen. Heute sind alle meine Arbeitsprozesse zu 100% digital und mit intelligenten Systemen vernetzt. Alles geht von jedem Gerät aus. Das physische Büro wird weitgehend obsolet für meine Arbeit. Die Kosten sinken und es bleibt mehr Zeit für effiziente Arbeit. Wenn ich heute zurückschaue, wie das noch vor ein paar Jahren aussah, kann ich nur noch müde lächeln. Eigentlich verrückt, wie man es geschafft hat, inmitten solcher Papierberge zu arbeiten.

Das Potential: Mehr Effizienz und gewaltige Einsparungen.

Die Anforderungen des BMF wirken auf den ersten Blick komplex und aufwändig umzusetzen. Aber es lohnt sich, einmal das Einsparpotential zu betrachten. Neben dem Wegfall der Kosten für die langjährige physische Einlagerung machen sich nach einer Umstellung auf digital auch geringere Aufwände bemerkbar, wenn auf die Daten zugegriffen werden muss. Sie sparen Miete und Manpower und sind auch bezüglich der steuerechtlich geregelten Aufbewahrungspflicht wieder Herr im eigenen Haus. Dabei helfe ich meinen Klienten.

Thomas Breit

Gern werde ich für Sie tätig. Sie erreichen mich telefonisch unter 040 440303 oder per Mail an t.breit@steuerberatung-breit.de

Thomas Breit – Steuerberater