Wissen Sie eigentlich, wie viel Zeit Sie monatlich damit verbringen, Belege zu verbuchen oder Überweisungen durchzuführen? Wahrscheinlich fünf, zehn oder sogar noch mehr Stunden. Viele Unternehmer beschäftigen für diese Arbeiten sogar einen eigenen Mitarbeiter, der sie brutto mehrere Tausend Euro pro Monat kostet.
In diesem Beitrag möchte ich Ihnen deshalb zeigen, wie Sie Ihre Buchhaltung automatisieren und so jeden Monat Zeit und Geld sparen.
Voraussetzungen für eine automatisierte Buchhaltung
Für eine digitale Buchhaltung brauchen Sie prinzipiell 3 Dinge:
- Einen Scanner
- Eine Cloud
- Ein für digitale Buchhaltung geeignetes Programm
Das Problem ist jedoch: Am Anfang verfügen weder die Cloud, noch das Buchhaltungsprogramm über die nötigen Daten für eine automatische digitale Buchhaltung.
Ihr Buchhalter oder Steuerberater muss daher eine Synchronisation durchführen, bei der er folgendermaßen vorgeht*:
- In dem Buchhaltungsprogramm auf „Digitale Belege buchen“ klicken
- Nachdem die Verbindung zur Cloud aufgebaut wird, auf „Öffnen“ klicken
- Den Button „Buchungssatz vorschlagen“ auswählen
- Manuell die Daten einfügen und bestätigen
- Das Buchhaltungsprogramms schließen und bei der Frage nach der Synchronisation mit „Ja“ antworten
*die Schritte können von Programm zu Programm leicht abweichen.
Falls Sie die Schritte in Bildern mit mir gemeinsam durchgehen wollen, können Sie dies im folgenden Video tun. Klicken Sie dafür einfach auf Play.
Nun werden die eingetragenen Daten direkt an Ihre Cloud zurückgespielt.
Das heißt für Sie: Wenn Sie in Zukunft einen Beleg zu diesem Namen scannen, codiert die Cloud bereits alle nötigen Daten vor.
Auf diese Weise erledigt die Cloud bis zu 99% der Buchhaltung von selbst.
Achtung: Dies funktioniert nur, wenn Ihre Bankdaten in das Buchhaltungsprogramm eingespielt werden! Das erledigt Ihre Bank für Sie.
Die nächsten Schritte: Von der automatisierten Buchhaltung zum automatisierten Zahlungsverkehr
Haben Sie Ihre Buchhaltung automatisiert, sollten Sie im Idealfall gleich mit dem nächsten Digitalisierungs-Schritt beginnen: der Automatisierung Ihres Zahlungsverkehrs.
Denn neben der Buchführung sind Überweisungen oder Mahnschreiben die größten “Zeitfresser” in der Verwaltung. Die Voraussetzungen für eine Automatisierung sind ähnlich wie bei der Buchhaltung. Zusätzlich zum Buchhaltungsprogramm und der Cloud muss noch Ihr Zahlungsprogramm in das digitale System eingebunden werden.
Allgemein gesprochen erstellt Ihr Buchhaltungsprogramm dann eine Zahlungsvorschlagsliste für Sie und in der Cloud passieren die Überweisungen. Aus dem Buchhaltungsprogramm ersehen Sie, welche Verbindlichkeiten und Forderungen anstehen.
Aus der Zahlungsvorschlagsliste wählen Sie dann nur noch aus: Diese Überweisung möchten Sie nun durchführen und jene vielleicht nicht.
Im Zahlungsprogramm tätigen Sie dann ganz bequem Ihre Überweisungen. Sie haben eine große Zeit und dadurch Kostenersparnis.
Auch Mahnungen können Sie so ganz einfach automatisiert versenden. Sie erfassen die Rechnung einfach in Ihrem Programm und der Rest passiert automatisch.
Wenn Sie noch mehr Details zum automatisierten Zahlungsverkehr erfahren möchten, kann ich Ihnen dieses Video von mir empfehlen:
Fazit: Automatisieren Sie bei der Buchhaltung so viel wie möglich
Dank der Digitalisierung lässt sich heutzutage fast Ihre gesamte Buchhaltung und auch große Teile des Zahlungsverkehrs automatisieren. Dadurch sparen Sie enorm viel Zeit und können wahrscheinlich Ihre Personalkosten in der Verwaltung um 40 bis 60 Prozent reduzieren.
Trotz dieser großen Vorteile zögern leider noch immer viele Unternehmer die Umstellung hinaus. Für die nächsten Jahren Jahre prognostiziere ich allerdings eine regelrechte “Digitalisierungs-Welle”. Wenn Sie als Unternehmer nicht spätestens dann auf den Zug aufspringen, haben Sie durch überhöhte Kosten einen klaren Wettbewerbsnachteil.
Sie möchten mehr zu möglichen Automatisierungen in Ihrer Firma wissen?
Falls Sie gerne mehr über die automatisierte Buchhaltung und Ihre Möglichkeiten dadurch erfahren wollen, würde ich mich über Ihren Besuch in meiner Kanzlei freuen.
Für eine Terminvereinbarung können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 33 11), E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) erreichen.
Herzlichst,
Ihr Thomas Breit
