Vorteile digitale Kundendaten

Kundendaten digitalisieren: Diese 3 Vorteile und Risiken beschert es beim Unternehmensverkauf

Sie möchten Ihre Kundendaten digitalisieren und fragen sich, wie Sie konkret profitieren? Steigert diese Digitalisierung den Wert Ihrer Firma bei einem zukünftigen Verkauf? Welche Gefahrenquellen lauern im Verkaufsfall auf Sie?

In meinem Alltag als Steuerberater in Hamburg wird die Digitalisierung von Kundendaten sehr häufig im Rahmen eines Unternehmensverkauf von meinen Mandanten angesprochen. Viele Unternehmer glauben, dass eine digitalisierte Datenbank ein starkes Verkaufsargument ist und sie damit einen höheren Preis erzielen können.

In vielen Fällen ist das natürlich richtig. Es gibt sogar noch weitere Vorteile, die meine Mandanten in der Regel eher nicht „auf dem Schirm“ haben. Aber: Neben diesen „Trümpfen“ lauern durch digitalisierte Kundendaten auch einige zusätzliche Gefahren auf Sie.

Um Ihnen als Firmeninhaber eine Entscheidungsgrundlage zu geben, erkläre ich Ihnen in diesem Beitrag, die meiner Meinung nach größten Vor- und Nachteile, die Sie durch die Digitalisierung bei einem möglichen Unternehmensverkauf haben.

Vorteil Nr. 1: Zentrale Pflege der Stammdaten schafft Mehrwert

Stammdaten sind Grunddaten, die in Ihrem Unternehmen verarbeitet werden und über einen gewissen Zeitraum nicht verändert werden. Wenn ein Immobilienunternehmen Grundstücksdaten speichert handelt es sich hierbei um Stammdaten.

Auch Kundendaten sind so genannte Stammdaten und müssen gepflegt werden. Stammdatenpflege ist nicht mit der Erfassung und Abspeicherung allein erledigt.

Stammdaten gehören dann regelmäßig aktualisiert, vervollständigt, korrigiert und um verschiedene Details ergänzt.

Das bedeutet auf Ihre Kundendaten bezogen, dass Ihnen die Digitalisierung Ihrer Kundendaten einiges an Arbeit erspart.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, einer Ihrer Kunden zieht um. Er gibt Ihnen seine neue Adresse bekannt, damit Sie ihn auch in Zukunft gut erreichen können.

Nun waren Sie schon fleißig und haben alle Ihre Kundendaten nach einem bestimmten System abgespeichert. Ihr Vorteil: Sie brauchen nicht Akten und Ordnerberge zu durchforsten um die Kundenkartei überhaupt erst einmal zu finden, bevor Sie die Änderung vornehmen.

Sie setzen sich einfach an Ihren Computer, tippen den Namen des Kunden ein und können die Änderung sofort digital vornehmen. Dabei haben Sie im Überblick, ob auch noch andere Daten verändert werden sollten.

Bei einem Unternehmensverkauf sind Sie, wenn nicht vertraglich anders geregelt, verpflichtet Ihre Kundendaten weiterzugeben. Das können Sie dann ganz einfach auf Knopfdruck erledigen.

Ihr Nachfolger profitiert zudem, weil er Ihr schnelles System direkt mit übernehmen kann. Dadurch ist Ihr Unternehmen mehr wert.

Vorteil Nr. 2: Sichtbare Aufbereitung des Kundenstamms nach Potenzial

Für eine so genannte ABC-Analyse (auch Programmstrukturanalyse) müssen Sie die Daten Ihrer Kunden verknüpfen können.

Eine ABC-Analyse Ihrer Kundendaten machen Sie dann, wenn Sie wissen möchten, welche Kunden am stärksten am Umsatz Ihres Unternehmens beteiligt sind.

Die Einteilung erfolgt in A-Kunden (bringen am meisten) bis hin zu C-Kunden (bringen am wenigsten). Sie können dank der digitalisierter Kundendaten ganz einfach Ihre Kunden kategorisieren und solch eine Analyse zum Beispiel für die Unternehmensanalyse beim Verkauf aufbereiten.

Ihr Käufer wird beeindruckt sein von dieser Aufbereitung und Ihr Unternehmen erscheint top aufgestellt.

Vorteil Nr. 3: Kundendaten digitalisieren ermöglicht einfachere Aufteilung bei teilsweisem Verkauf

Wenn Sie Ihre Kundenkartei erst einmal digitalisiert haben, können Sie viel besser unter den verschiedenen Kunden unterscheiden.

Stellen Sie sich vor, Sie sind Unternehmer in Heidelberg und möchten Ihr Unternehmen verkaufen. Trotz des Verkaufs möchten Sie einen Teil Ihres Unternehmens und die damit in Zusammenhang stehenden Kunden behalten. Im Kaufvertrag müssen Sie das ausdrücklich anführen. Dafür wäre es gut zu wissen, welche Kunden das sind. Schließlich steigt und fällt damit der Unternehmens- und Verkaufswert.

Wenn Sie nun Ihre Kundendaten schon vorzeitig digitalisiert haben, reicht oft ein Knopfdruck aus und Sie haben alles was Sie brauchen: Mit einer Such- oder Filterfunktion in Ihrem Programm können Sie nun alle Heidelberger Kunden heraussuchen.

Risiko Nr. 1: Daten nicht richtig nach DSGVO gesichert

Wie genau Sie Ihre Kundendaten schützen, bleibt Ihnen selbst überlassen. Die Datenschutz-Grundverordnung (kurz DSGVO) beschreibt hierzu die Rechte Ihrer Kunden in Bezug auf den Umgang mit ihren persönlichen Daten. Die DSGVO bewahrt so gesehen natürliche Personen vor dem Missbrauch ihrer persönlichen Daten.

Die DSGVO sagt, wenn Sie als Unternehmer persönliche Kundendaten verarbeiten, hat Ihr Kunde Recht auf:

  • Information und Auskunft: Sie müssen als Unternehmer Ihren Kunden darüber informieren, was Sie mit seinen Daten machen und wie Sie sie speichern und ordnen.
  • Löschung: Sie müssen auf Wunsch Ihres Kunden seine Daten Löschen und dürfen sie für keine weitere Verarbeitung mehr verwenden.
  • Einschränkung der Verarbeitung: Der Kunde kann bestimmen, wie weit seine persönlichen Daten von Ihnen verarbeitet werden dürfen.
  • Datenübertragbarkeit: Bedeutet, dass Ihr Kunde seine Daten für seine eigenen Zwecke oder zur Weiterverarbeitung durch verschiedenste Dienste verwenden kann.
  • Berichtigung: Ihr Kunde muss seine Daten jederzeit ändern lassen können (z.B. bei Umzug, Änderung der Telefonnummer usw.)
  • Widerspruch: Ihr Kunde muss die Verwendung seiner persönlichen Daten durch Sie und Ihr Unternehmen jederzeit widerrufen können.

Doch sehen Sie es positiv: Die Energie, die Sie in den Schutz des Datenbestands von persönlichen Kundendaten verwenden, bringt gleichzeitig eine verbesserte Organisationsstruktur für Ihr Unternehmen mit sich. Das wird sich beim Verkauf direkt positiv auf den Preis auswirken.

Risiko Nr. 2: Müssen Sie einen Datenschutzbeauftragten nennen?

Ob Sie einen Datenschutzbeauftragten benennen müssen, hängt ab von Ausmaß, Art und Verarbeitung der personenbezogenen Daten Ihrer Kunden.

Es gibt 4 Gründe für einen Datenschutzbeauftragten:

  1. Wenn zum Beispiel mehr als 10 Mitarbeiter regelmäßig (digitalisierte) Kundendaten erheben und nutzen, braucht Ihr Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten.
  2. Wenn Ihr Unternehmen mit besonders heiklen persönlichen Daten arbeitet, müssen Sie nachweisen, dass es bei Ihnen einen Datenschutzbeauftragten gibt. Das können Daten sein, die Auskunft geben über: Die Rasse eines Kunden oder seine Religion, Ethnie, Gesundheit, Sexualleben.
  3. Ihr braucht einen Datenschutzbeauftragten, wenn die Kerntätigkeit Ihres Unternehmens in der Verarbeitung von personenbezogenen Daten liegt. Das heißt, wenn Sie persönliche Daten erheben und diese dann für Ihre Geschäftszwecke verwenden.
  4. Sollte Ihr Unternehmen ISO 9001 zertifiziert sein, müssen Sie für die Aufrechterhaltung der Zertifizierung einen Datenschutzbeauftragten innerhalb des Unternehmens ernennen.

Die ISO 9001 ist eine Qualitätsmanagement-Norm, die einzelne Produktionsschritte in einem Unternehmen sicherstellt. Vereinfacht ausgedrückt ist die ISO 9001 eine Bedienungsanleitung für ein Unternehmen. So können einzelne Prozess- und Arbeitsschritte optimiert werden und Unternehmen können intelligenter und effizienter arbeiten. Das führt unmittelbar zu einer Steigerung Ihres Unternehmenswerts und somit zu einem höheren Verkaufspreis.

Risiko Nr. 3: Sie haben sich vertraglich schlecht abgesichert

Wissen Sie, dass auch die Haftung auf den Umgang mit Kundendaten beim Unternehmensverkauf vertraglich ausformuliert werden muss?

Grundsätzlich haften Sie für den gesetzeskonformen Umgang mit Ihren Kundendaten auch noch 5 Jahre im Nachhinein. Es reicht nicht das Unternehmen zu verkaufen – Sie müssen den Kopf hin halten, wenn in den letzten 5 Jahren vor dem Verkauf mit den digitalen Kundendaten nicht rechtmäßig in Ihrem Unternehmen umgegangen wurde.

Sie fragen sich, was nach dem Kauf geschieht?

Als gewissenhafter Unternehmer achten Sie darauf im Kaufvertrag eine eigene Klausel einzufügen, in der sich der Käufer dazu verpflichtet, Ihre Kundendaten in Zukunft nach den geltenden Datenschutzgesetzen zu behandeln. Sie können dann zwar nicht mehr in Haftung gezogen werden, stellen so aber den Schutz der Daten Ihrer Kunden weiterhin sicher.

Fazit: Bei digitalisierten Kundendaten überwiegen die Vorteile

Ich habe auf diesem Blog schon oft darüber berichtet, wie die Digitalisierung Ihren Unternehmenswert steigern kann. Sie sorgt in der Regel für niedrigere Kosten und somit auch für höhere Gewinne.

Mit diesem Beitrag wollte ich Ihnen zeigen, dass die Digitalisierung nicht nur im „Tagesgeschäft“ sondern auch beim Unternehmensverkauf direkte Vorteile bringt:

  • Sie sparen Zeit bei der Pflege Ihrer Kundendaten
  • Sie profitieren von einem schnellen Überblick & Analysen auf Knopfdruck
  • Sie können Ihre Daten einfach übergeben und vermitteln noch dazu ein zukunftsträchtiges Erscheinungsbild

Natürlich gibt es auch im Umgang mit digitalen Kundendaten verschiedene Datenschutz-Vorschriften und vertragliche Regelungen, die Sie beachten müssen. Wenn Sie diese Regeln allerdings kennen und einhalten, lassen sich diese Nachteile in der Regel gut bewältigen.

Unterm Strich überwiegen bei digitalisierten Kundendaten deshalb meiner Meinung nach ganz klar die Vorteile die Nachteile.

Sollten Sie zu diesem Thema noch Fragen an mich haben oder gerne eine persönliche Beratung dazu, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 33 11), E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

Foto: (c) fovito – stock.adobe.com