Spielen Sie mit dem Gedanken, in Ihrem Unternehmen das “papierlose Büro” einzuführen? Sie sind die Stapel an Papier leid und wollen mit Ihrer Firma endlich im 21. Jahrhundert ankommen?
Dann führt kein Weg an der vollständigen Digitalisierung vorbei. Als Experte in Sachen Papierlosigkeit möchte ich Ihnen in diesem Beitrag zeigen, wie auch Sie Ihr Unternehmen zu 100% papierlos machen und wie Sie konkret davon profitieren.
Papierloses Büro: Was bedeutet das genau?
Meine Definition für “papierloses Büro” ist folgende: Zwischen mir und meinen Mitarbeitern werden keine Mitteilungen auf Papier ausgetauscht oder aufbewahrt.
Sämtliche Dokumente mit den nötigen Sicherheitsvorkehrungen werden digital ausgetauscht.
Die einzige Berührung mit Papier passiert nur noch bei geschäftlichen Barbelegen und Eingangsrechnungen. Diese werden aber sofort eingescannt und digital abgelegt.
So profitieren Sie von einem 100% papierlosen Büro
Auch wenn die Digitalisierung Ihres Unternehmens auf den ersten Blick mühsam und langwierig erscheint, kann sie sich für Sie als Inhaber lohnen.
Richtig umgesetzt profitieren Sie nämlich von folgenden 5 Vorteilen:
- Schnellerer Ablauf interner Prozesse (=Zeitersparnis)
- Umweltfreundliche Arbeitsmethoden (für einen grüneren Planeten)
- Wegfall erheblicher Kosten (wie z.B. Druckkosten, Aufbewahrungskosten)
- Einfachere Unternehmensnachfolge
- Einem gesteigerten Unternehmenswert (da Sie höhere Erträge erzielen und auf dem neusten technischen Stand sind)
So bereiten Sie sich auf Ihr papierloses Unternehmen vor
Bevor Sie mit der Digitalisierung Ihres Unternehmens loslegen können, müssen Sie einiges an Vorarbeit leisten:
- Analysieren Sie die Prozessabläufe in Ihrem Unternehmen: Zu Beginn müssen Sie alle Prozesse (=Arbeitsabläufe) in Ihrem Unternehmen verstehen und erfassen. Dafür zerlegen Sie alle Arbeitsabläufe in ihre Einzelteile. Beschreiben Sie jeden Arbeitsschritt genau.
- Planen Sie die Arbeitsschritte für die Digitalisierung: Danach planen Sie die digitalen Prozesse. Das heißt Sie überlegen sich, wie Sie alle Arbeitsschritte in Ihrer Firma auf digitalem Weg erledigen und miteinander verbinden können.
- Prüfen Sie Ihre Computer-Programme: Bevor es los gehen kann müssen Sie noch prüfen, ob die Arbeitsschritte in Ihrem Unternehmen mit Ihren aktuellen Software-Produkten bewältigt werden können. Sollte das nicht der Fall sein, müssen Sie sich mit neuen Computer-Programmen für die Umstellung auf die 100%-ige Digitalisierung Ihres Unternehmens ausstatten. Bei der digitalen Buchführung muss das zum Beispiel ein digitales Cloud-System sein und ein Buchhaltungsprogramm, das darauf zugreifen kann.
Haben Sie diese Vorarbeit abgeschlossen, können Sie mit der Umsetzung beginnen. Idealerweise sollte diese Umstellung in zwei Schritten erfolgen.
Nach der Vorbereitung: Nur noch zwei Schritte zum papierlosen Büro
1. Schritt: Sie digitalisieren Ihre Buchführung zu 100%
Bei einem so großen Vorhaben wie der kompletten Digitalisierung eines Unternehmens wissen viele nicht, wo sie am besten anfangen sollen. Da ich selbst seit 2014 zu 100% papierfrei arbeite, weiß ich, dass zuallererst die Buchhaltung digitalisiert werden muss.
Dafür gehen Sie als Unternehmer folgendermaßen vor:
- Sie legen sich eine Cloud (=ein Speicher im Internet) zu, welche durch ein System mit Ihrer Finanzbuchhaltung verbunden ist.
Diese Cloud speichert all Ihre Bankdaten und ist ein erster Schritt zur automatisierten digitalen Buchhaltung. (Mehr dazu erfahren Sie in diesem Beitrag: Automatisierte Buchhaltung: Voraussetzungen und Ihre Vorteile (inkl. Video) - Sie erledigen zu 80% Ihren Zahlungsverkehr über diese neue Finanzbuchhaltung.
- Sie genießen zu 90%-99% die Automatisierung von Mahnwesen und Zahlungsavis (=Ankündigung einer Zahlung oder Rechnung).
Das alles benötigen Sie dafür: Laptop, Cloud & Fibu-System
Damit Ihre Buchhaltung auf jegliches Papier verzichten kann, braucht es natürlich auch die nötige technische Unterstützung. Für die Digitalisierung sind daher folgende 3 Dinge Voraussetzungen:
- Ein Gerät, auf dem man schreiben kann (sprich: Laptop oder PC)
- Eine Cloud
- Eine Finanzbuchhaltung mit Cloud-Anbindung (beispielsweise durch Systeme wie DATEV, AGENDA, DMS)
Nur mit diesen technischen Hilfsmitteln können Sie Ihre Buchhaltung zu 100% papierfrei machen.
2. Schritt: Sie ersetzen restlichen “Papierkram” durch Softwaretools
Sobald die Buchhaltung vollständig digitalisiert wurde, geht es an die restlichen (noch papierbeladenen) Arbeitsabläufe. Dabei empfehle ich, Schritt für Schritt vorzugehen. Das bedeutet: Nehmen Sie sich eine Aufgabe nach der anderen vor.
Ein Beispiel: Als zweiten Bereich (neben der Buchhaltung) können Sie beginnen, auch den Schriftverkehr zu digitalisieren. Dieser macht vermutlich ebenfalls einen großen Teil von Ihrem Papierverbrauch aus. Ein sogenanntes DMS (Dokumentenmanagement-System) kann Ihnen helfen, dabei Papier zu sparen.
Oder: Sie beginnen Papierdokumente einzuscannen, um diese dann in der Cloud zu speichern. Auch so reduzieren Sie Ihren Bedarf an Papier und sind der vollständigen Digitalisierung einen Schritt näher.
Ein weiterer Bereich, den ich Ihnen im Rahmen der Digitalisierung Ihres Unternehmens rate, ist die Umstellung auf die elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung).
Die E-Rechnung ist im Grunde gleich wie eine geläufige Papierrechnung.
Der Unterschied ist nur, dass sie in elektronischem Format erstellt, übertragen und empfangen wird. Sie ist auch ohne (elektronische) Signatur gültig. So können Sie Geld bei Drucker, Toner, Papier, Kuverts und Versandkosten sparen.
Am einfachsten ist die Umstellung auf die E-Rechnung, wenn Sie schon eine digitale Buchführung haben. Dann müssen nur die Stammdaten entsprechend eingerichtet werden. Dies dauert in der Regel nicht mehr als eine Stunde.
Umsatzsteuerrechtlich sind Papier- und E-Rechnung mittlerweile gleichgestellt. Das heißt, unabhängig von Programmen, mit denen Sie die die Rechnung erstellen, sind Sie als Unternehmer dem Finanzamt gegenüber verantwortlich, die Echtheit und Unveränderbarkeit Ihrer Rechnungen nachzuweisen – auch bei elektronischen Rechnungen.
Bei digitalen Belegen ist das leicht möglich durch das Installieren eines internes Kontrollsystem (IKS) mit einem digitalen Tax CMS (mehr Infos, hier klicken).
Im Grunde wird dabei nicht buchstäblich bewiesen, dass Ihre Belege echt sind, aber es kehrt sich die Beweislast um. Das Finanzamt muss im Zweifelsfall (bei einer Steuerprüfung) dann Ihnen beweisen, dass eine Rechnung nicht echt ist.
Die Vorteile eines Tax CMS habe ich für Sie in einem anderen Blogbeitrag ausführlicher beschrieben. Sie sollten sich auch über die weiteren Vorteile dieser Digitalisierungsmaßnahme ein Bild machen: Digitalisierung für KMU: Ihre Vorteile & 8 konkrete Umsetzungs-Tipps.
Papierloses Büro: Diese Gefahren lauern auf Sie bei der Umsetzung
Neben den bereits erwähnten vielen Vorteilen darf man allerdings auch nicht die Kehrseite der Digitalisierung vergessen:
Ältere Mitarbeiter sind beispielsweise oft mit der neuen Technik überfordert und können mit den schnelleren Arbeitsabläufen nicht mehr mithalten. Eben diese automatisierten Abläufe ersetzen auch einige Angestellte, wodurch es zu Kündigungen kommen kann.
Außerdem dürfen Sie als Unternehmer eines nicht vergessen: Sie sind durch die Digitalisierung zu 100% von der Technik abhängig. Das bedeutet: W-LAN, LAN oder Software müssen reibungslos funktionieren, damit Sie arbeiten können. Aus diesem Grund sollten Sie sich auch unbedingt vor Hackerangriffen schützen!
Zu guter Letzt: Der Umstieg auf ein papierloses Büro erfordert zu Beginn einen gewissen Mehraufwand. So müssen Sie mindestens ein IKS (=Internes Kontrollsystem) und wahrscheinlich auch ein Tax CMS installieren. Nur so erfüllen Sie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (kurz: GoB).
Sie möchten mehr über das digitale Tax CMS System wissen? In einem eigenem Beitrag habe ich die häufigst gestellten Fragen zu diesem System beantwortet. Um zum Beitrag zu gelangen, klicken Sie einfach auf den nachfolgenden Link: https://www.steuerberatung-breit.de/10-haeufig-gestellte-fragen-zum-digitalen-tax-cms/
Fazit: Zu mehr Erfolg & Effizienz durch Digitalisierung
Da ich selbst eine papierlose Steuerberatungskanzlei in Hamburg führe weiß ich, wie viel Arbeit dahinter steckt. Doch ich kann Ihnen aus eigener Erfahrung sagen, dass sich diese Anstrengungen am Ende bezahlt machen.
Durch jeden einzelnen Schritt zur Digitalisierung sparen Sie Kosten ein und steigern gleichzeitig Ihren Unternehmenswert. So tragen Sie nicht nur Ihren Teil zum Umweltschutz bei, sondern sorgen auch für gewinnbringende und effiziente Arbeitsprozesse.
Ich hoffe, ich konnte Sie mit diesem Beitrag überzeugen, dass auch Ihre Firma mit ein wenig Mühe papierlos werden kann.
Sollten Sie zum Thema papierloses Büro noch Fragen an mich haben oder eine persönliche Beratung wünschen, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 33 11), E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular kontaktieren.
Herzlichst,
Ihr Thomas Breit
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