8 Schritte zur digitalen Transformation

Digitalisierung für KMU: Ihre Vorteile & 8 konkrete Umsetzungs-Tipps

Wussten Sie, dass die Digitalisierung Ihnen als KMU 40% der Kosten für die Buchhaltung jährlich einsparen kann?  Das bedeutet für Sie: Wenn Sie sich zur digitalen Transformation in Ihrem Betrieb entschließen, steigt Ihr Gewinn und Ihr Unternehmenswert.

Auch ich habe in meiner Steuerberatungskanzlei in Hamburg den Schritt zum digitalen Unternehmen gewagt. Wir arbeiten seit 2014 zu 100% papierlos. So schonen wir die Umwelt und sparen dank der Digitalisierung Kosten und Zeit.

Neben diesen offensichtlichen Vorteilen, gibt es auch noch weitere Punkte: Eine Digitalisierung Ihres Unternehmens kann beispielsweise die Unternehmensnachfolge erleichtern und für einen sorgenfreien Ruhestand sorgen.

Sie erfahren: Wie Sie als Inhaber eines KMU mit der Digitalisierung beginnen, von welchen konkreten Vorteilen Sie profitieren und was die Digitalisierung eigentlich genau ist.

Was bedeutet Digitalisierung?

Im Grunde genommen heißt „Digitalisierung“ nichts anderes als: Weg von der Papier-Buchführung und hin zu PDFs. Die Buchhaltung stellt demnach den ersten Bereich dar, in welchem die Digitalisierung durchgeführt wird.

Wichtig: Die Digitalisierung kann bis zu 99% der Buchhaltung automatisch erledigen. Dies ist allerdings nur dann möglich, wenn Ihre Bank Ihre Daten in das Buchhaltungs-System einspielt!

Das bedeutet allerdings nicht, dass bei der Buchhaltung die Umstellung schon zu Ende ist. Die Digitalisierung kann in jedem Arbeitsbereich angewandt werden, bis Ihr Unternehmen schlussendlich zu 100% papierlos ist.

Das hört sich vielleicht zunächst nach einem großen Aufwand an, kann Ihnen als Unternehmer aber auf lange Sicht enorme Kosten sparen. Der nächste Abschnitt soll Ihnen dies genauer aufzeigen.

Diese 5 Vorteile haben Sie als KMU durch die Digitalisierung

1. Sie können Ihre Personalkosten in der Verwaltung um bis zu 60% senken

Selbst wenn Sie lediglich Ihre Buchhaltung von Papier auf PDF umstellen, sparen Sie als Unternehmer 40% des Betrages, den Sie an Ihren Buchhalter ausgeben. In Zahlen ausgedrückt heißt das: Bekommt Ihr Buchhalter ein Gehalt von 35.000 € pro Jahr, so sparen Sie mit der digitalen Transformation 14.000 € jährlich! Nach 15 Jahren würde das einen Gewinn von 210.000 € bedeuten.

Das ist aber erst der Anfang: Durch die Digitalisierung fallen für Ihren Betrieb 40% – 60% der Personalkosten in der Verwaltung, wie auch alle Aufbewahrungskosten (sprich Lagerkosten für die Buchhaltung) weg. Ihre Ausgaben verringern sich dadurch merklich, während hingegen Ihr Gewinn und Ihr Wettbewerbsvorteil steigt.

Erst kürzlich konnte ich einem meiner Mandanten mit der digitalen Transformation mehr als 40.000 € pro Jahr einsparen. In diesem konkreten Fall fielen 400 Meter an Karton für Aufbewahrungszwecke, wie auch Mitarbeiterkosten weg.

2. Sie sparen Zeit bei Jahresabschlüssen und bei der Vorbereitung auf Betriebsprüfungen

Die digitale Buchhaltung macht es Ihnen möglich, Belege schnell und einfach zu finden. Die Belege können Sie jederzeit einsehen, ganz gleich ob Sie sich gerade in einem Meeting, im Büro oder im Urlaub befinden. Eine digitale Transformation hilft Ihnen als Unternehmer also neben Geld auch Zeit zu sparen.

Gerade bei Betriebsprüfungen oder Jahresabschlüssen machen sich die Vorteile der Digitalisierung bemerkbar: Es sind keine Vorbereitungen mehr nötig, wodurch Ihre Arbeitszeit um mindestens 70% verkürzt wird.

Ein Knopfdruck reicht bei der digitalen Buchhaltung schon aus, um sogar Halbjahres- oder Quartalsabschlüsse zu erledigen.

3. Sie sind besser gegen den Vorwurf einer versuchten Steuerhinterziehung geschützt

Interne Kontrollsysteme (wie zum Beispiel ein Tax CMS) zeigen dem Finanzamt bei einer Steuerprüfung alle Prozesse, die Ihrem Unternehmen der Steuerehrlichkeit dienen.

Ein Prüfer erkennt somit sofort, ob es sich um einen menschlichen Fehler handelt, und kann daher nicht mehr automatisch von versuchter Steuerhinterziehung ausgehen.

Die Digitalisierung der Buchhaltung spart im Allgemeinen nicht nur Arbeitszeit, sondern auch Geld. Bereits im ersten Jahr nach der Einführung können erhebliche Kosteneinsparungen in den meisten Unternehmen verzeichnet werden. Dies geht so weit, dass die Digitalisierung sogar den Unternehmenswert maßgeblich steigern kann. Wie das zusammenspielt, habe ich in diesem Blogbeitrag ausführlich für Sie zusammengefasst: Wie Sie mit digitaler Buchführung Ihren Unternehmenswert steigern.

Verfügen Sie als Unternehmer auch über Schwester- oder Tochtergesellschaften, profitieren Sie noch zusätzlich von einem Tax CMS. Dieses sorgt nämlich durch die digitalisierten Schnittstellen für einen leichteren und besseren Austausch zwischen den einzelnen Firmen.

Haben Sie noch weitere Fragen zum digitalen Tax CMS System? Ich habe für Sie einen eigenen Beitrag erstellt, in dem ich die häufigsten Fragen zu Tax CSM beantworte. Klicken Sie dazu einfach auf den nachfolgenden Link: https://www.steuerberatung-breit.de/10-haeufig-gestellte-fragen-zum-digitalen-tax-cms/

4. Sie erhöhen den Wert Ihres Unternehmens

Obwohl Sie mithilfe der Digitalisierung nicht direkt neues Vermögen schaffen, erhöht sich in der Regel der Wert Ihres Unternehmens. Der Grund dahinter ist folgender: Wie in Punkt 1 beschrieben, senken Sie dank der Digitalisierung Ihre Kosten.

Dadurch erhöht sich auch Ihr Gewinn. Bedingt durch die Mathematik hinter den meisten Bewertungsverfahren ist ein höherer Gewinn gleichbedeutend mit einem höheren Unternehmenswert.

Diese Bewertungsverfahren funktionieren nämlich folgendermaßen: Der Gewinn wird mit einem im Vorhinein festgelegten Faktor multipliziert.

Der in Punkt 1 erwähnte Mandant konnte dadurch seinen Unternehmenswert um 1,6 Millionen Euro steigern.

5. Sie vereinfachen die Unternehmensnachfolge durch eine klare Aufstellung Ihres Unternehmens

Mithilfe der Digitalisierung befindet sich Ihre Firma auf dem neuesten technischen, prozessualen und rechtlichen Stand. Damit Sie diesen vorteilhaften Zustand in Ihrem Unternehmen vor der Unternehmensnachfolge erreichen, bietet Ihnen die Digitalisierung 2 hilfreiche Werkzeuge: Das Tax CSM und das IKS. Ein Internes Kontrollsystem (kurz: IKS) hilft Ihnen als Unternehmer, Ihre Finanzen im Griff zu behalten.

Dabei werden die Wege aller Belege und Zahlungen genauestens dokumentiert, sodass Ihre Firma eine ordnungsgemäße Buchhaltung vorweisen kann. Eine tiefergehende Beschreibung des IKS und die Vorteile eines solchen Systems haben wir Ihnen in einem eigenen, ausführlichen Blogartikel zusammengefasst. Den Beitrag finden Sie unter folgendem Link: Die Bedeutung eines internen Kontrollsystem (IKS) für Unternehmen – inkl. Video 

Dank der Umstrukturierung und der Einführung moderner Kontrollsysteme in Ihrer Firma, bringen Sie diese auf den neusten Stand in Sachen Technik, Arbeitsabläufen und Recht. Damit bieten Sie Nachfolgern ein gut aufgestelltes Unternehmen an, in welchem es keine sprichwörtlichen Leichen im Keller gibt. Alle Unternehmensdaten sind klar ersichtlich und entsprechen exakt der Wahrheit.

Die Digitalisierung verhilft Ihnen dadurch zu einer problemfreien Unternehmensnachfolge und ermöglicht Ihnen einen stressfreien Übergang in den Ruhestand. So können Sie Ihre Rente mit ruhigem Gewissen genießen und brauchen sich keine Sorgen mehr um Firma und Angestellte machen.

So digitalisieren Sie Ihr KMU in nur 8 Schritten

Die Vorteile einer digitalen Transformation haben Sie als Unternehmer überzeugt? Mit diesen 8 Schritten können auch Sie Ihren Betrieb umstellen:

Schritt 1: Analyse der Arbeitsabläufe

Schritt 2: Digital denken und Arbeitsabläufe in (digitale) Prozesse planen

Schritt 3: Erstellung Prozessplan (schriftliche Dokumentation)

Schritt 4: Workshops mit Geschäftsführern und Mitarbeitern (Einbindung in digitales Prozessdenken)

Schritt 5: Einrichtung eines Test-Arbeitsplatzes, wo Geschäftsführer und Mitarbeiter an die Technik herangeführt und Schwächen dokumentiert werden.

Schritt 6: Fertigstellung und Abnahme

Schritt 7: Stufenweise oder sofortige Umstellung auf Digital

Schritt 8: Nachbetreuung (Laufende Betreuung nach Einrichtung: Beobachtung, Anpassung an unternehmerische und gesetzliche Entwicklungen)

Fazit: Auch für KMU ist die Digitalisierung Pflicht

Von meinen Mandaten werde ich häufig gefragt, ob die digitale Transformation denn wirklich nötig ist oder ob der Aufwand wirklich gerechtfertigt ist. Ich hoffe, dass ich Ihnen mit diesem Artikel zeigen konnte, dass auch für kleine und mittelgroße Unternehmen in Deutschland kein Weg an der schrittweisen Digitalisierung vorbeiführt.

Mir ist dabei bewusst, dass die Digitalisierung anfangs durchaus einen Zeitaufwand für Sie als Unternehmer wie auch für Ihre Mitarbeiter bedeutet.

Die Anpassung und Ausbildung an die neuen Prozesse erfordern zwar zusätzliche Arbeit, doch garantieren Ihnen langfristig mehr Gewinn für Ihre Firma. Unterm Strich ist die digitale Transformation also immer mehr wert als sie kostet. Und ganz nebenbei, tun Sie auch der Umwelt etwas Gutes.

Unsere Kanzlei ist seit unserer digitalen Transformation 2014 zu demselben Ergebnis gekommen und versucht, mit gutem Beispiel voranzugehen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, wie Sie die Digitalisierung bei Ihnen einführen können und welche Vorteile sie Ihnen bringen kann, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 33 11), E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

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