Sie sind Unternehmer und erwägen die Anstellung eines Geschäftsführers für Ihre GmbH? Sie möchten dabei aber keinen folgenschweren Fehler begehen und sich so gut wie möglich rechtlich absichern?
Zudem möchten Sie den Geschäftsführer nicht ausversehen mit zu großen Allmachten ausstatten und am Ende sogar aus Ihrem eigenen Unternehmen gedrängt werden?
Diese Situation kann ich sehr gut nachvollziehen. Die meisten Unternehmer hängen sehr an ihrem “Lebenswerk” und würden am liebsten alle Arbeitsschritte selbst machen.
Sobald aber eine gewisse Größe erreicht ist, kann man sich nicht mehr um alles selbst kümmern und muss Verantwortung abgeben. Die Anstellung eines Geschäftsführers ist darum oft ein logischer Schritt in der Wachstumsphase einer Firma.
Viele Unternehmer betreten dabei allerdings völliges Neuland und wissen nicht so recht, worauf sie hier achten müssen. Die meisten haben noch nie einen Geschäftsführer angestellt und haben keine Erfahrungen.
Genau hier möchte ich Ihnen mit diesem Beitrag weiterhelfen. Ich zeige Ihnen die 4 wichtigsten Punkte, die Sie unbedingt beachten müssen, wenn Sie einen Geschäftsführer anstellen.
Sie erfahren, welche Versicherungen Sinn machen, wie Sie Ihre GmbH-Satzung anpassen müssen und welche 2 Kontrollsysteme Sie benötigen.
Diese 4 Punkte muss jede GmbH bei der Anstellung eines Geschäftsführers erledigen
1. Überprüfen Sie Ihren Unternehmensgegenstand
Der Unternehmensgegenstand wird in der GmbH-Satzung festgeschrieben und bezeichnet den Hauptzweck eines Unternehmens.
Laut Gesetz hat der GmbH-Geschäftsführer nur die Befugnisse, die den Unternehmensgegenstand. Deshalb sollten Sie den Unternehmensgegenstand so präzise wie möglich festlegen.
Am besten erkläre ich Ihnen die Auswirkungen, die der Unternehmensgegenstand auf Ihre Firma haben kann, anhand eines praktischen Beispiels:
Angenommen Sie betreiben eine Firma, die ausschließlich Gartengeräte, wie Spaten, Rasenmäher oder ähnliches, importiert und weiterverkauft.
Idealerweise sollte Ihr Unternehmensgegenstand in etwa folgendermaßen lauten: Import und Handel von Gartengeräten.
Ein häufiger Fehler von Firmen ist es, den Unternehmensgegenstand zu vage zu formulieren. Ausgehend vom obigen Beispiel mit den Gartengeräten könnte eine zu vage Formulierung wie folgt lauten: Import und Handel mit Produkten.
Produkte ist ein sehr dehnbarer Begriff, der dem Geschäftsführer viel Spielraum gibt. Er könnte beispielsweise auf die Idee kommen von jetzt an auch Gartenmöbel zu verkaufen.
Sie als Inhaber sind gegen diese Idee, aber da der Unternehmensgegenstand nicht klar definiert ist, können Sie dieses Vorhaben nicht sofort verhindern.
Daraus kann sich ein Streit entwickeln, der durch eine bessere Formulierung des Unternehmensgegenstandes einfach hätte verhindert werden können.
Dieses Formulierungs-Prinzip gilt natürlich nicht nur für Produkte, sondern auch für Dienstleistungen.
Meine Empfehlung: Formulieren Sie Ihren Unternehmensgegenstand immer so präzise wie möglich. So legen Sie die Befugnisse Ihres Geschäftsführers genau fest und können seine Tätigkeiten besser kontrollieren.
2. Machen Sie eine Geschäftsführerordnung
Mithilfe eines Geschäftsführerordnung können Sie die Befugnisse und Rechte ihres Geschäftsführers noch genauer als mit dem Unternehmensgegenstand bestimmen.
Unter anderem können Sie folgende Punkte können Sie in einer Geschäftsführerordnung festlegen:
- Finanzielle Ober- und Untergrenzen
- Für welche Tätigkeiten (zum Beispiel Darlehensverträge oder Bürgschaften)die Zustimmung der Gesellschafterversammlung benötigt wird
- Welche Handlungsvollmachten der Geschäftsführer im Rahmen seiner Tätigkeit hat
Die Geschäftsordnung muss im Anschluss mit einem Gesellschafterbeschluss verabschiedet werden.
3. Schließen Sie eine Directors-and-Officers-Versicherung ab
Eine Directors-and-Officers-Versicherung (kurz D&O-Versicherung) ist eine Haftpflichtversicherung für Geschäftsführer.
Diese Haftpflichtversicherung wird meistens vom Unternehmen für den Geschäftsführer oder andere Manager abgeschlossen. Kommt es durch Entscheidungen oder Handlungen von diesen leitenden Angestellten zu Vermögensschäden, werden diese Summen von der Versicherung beglichen.
Ohne D&O-Versicherung wäre es sehr gut möglich, dass der Geschäftsführer im Rahmen der Geschäftsführerhaftung für diese Schäden geradestehen muss. Bei hohen Summen kann das den finanziellen Ruin für diese Person bedeuten.
Für Unternehmen ist eine Directors-and-Officers-Versicherung deshalb ein effektiver Weg um alle leitenden Angestellten zu schützen.
Das Unternehmen selbst ist aber nicht versichert. Hierzu muss eine eigene Versicherung abgeschlossen werden, die im nächsten Abschnitt genauer erklärt wird.
Achtung: Damit die Versicherung im Ernstfall auch wirklich zahlt, darf der Schaden nicht vorsätzlich herbeigeführt worden sein. Hat der Geschäftsführer den Schaden nachweislich wissentlich herbeigeführt, steigt die Versicherung aus.
4. Schließen Sie eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung ab
Eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung ist das Gegenstück zur Directors-and-Officers-Versicherung. Mit dieser Versicherung schützen Sie Ihr Unternehmen vor Schadensersatzansprüchen.
Diese Versicherung deckt aber in der Regel nur Vermögensschäden ab.
Verletzen sich Ihre Kunden aufgrund eines Produktionsfehlers beim Gebrauch eines Ihrer Produkte, sind diese sogenannten Personenschäden nicht versichert.
Deshalb ist eine solche Versicherung vor allem für Anwälte, Sachverständige, Notare oder andere beratende Unternehmen wichtig.
Der größte Fehler bei der Geschäftsführer Anstellung: Fehlendes Tax CMS oder Internes Kontrollsystem
Ohne funktionierende Kontrollsysteme wie etwa einem Tax CMS oder einem Internem Kontrollsystem (kurz IKS) ist Ihr neuer Geschäftsführer Gefahren wie beispielsweise einer (unabsichtlichen) Steuerhinterziehung schutzlos ausgeliefert.
Im Rahmen der sogenannten Geschäftsführerhaftung ist ein Geschäftsführer nämlich direkt für einen begangenen Steuerbetrug verantwortlich. Das gilt auch, wenn er gar nichts davon wusste oder der Betrug von einem anderen Mitarbeiter begangen wurde.
Im schlimmsten Fall kann der Geschäftsführer dafür sogar ins Gefängnis wandern (siehe § 370 AO).
Mithilfe eines Tax CMS oder eines IKS lassen sich diese Haftungsrisiken aber reduzieren und Fehler können einfach ausgebessert werden, ohne dass sofort ein Strafverfahren eröffnet wird.
Wenn Sie mehr zur Geschäftsführerhaftung erfahren möchten, empfehle ich Ihnen diesen ausführlichen Artikel: https://www.steuerberatung-breit.de/gmbh-geschaeftsfuehrerhaftung/
Auf der Suche nach einem GmbH-Geschäftsführer bedeutet dieser Sachverhalt folgendes: Mit funktionierenden Kontrollsystemen wird Ihr Unternehmen für Geschäftsführer attraktiver.
Kein solches System zu haben ist deshalb ein großer Fehler. Für Sie wird es schwieriger, fähige Manager anzulocken. Selbst, wenn Sie einen passenden Kandidaten gefunden haben, können Sie Ihn nach Beginn des Arbeitsverhältnisses nicht richtig schützen.
Fazit: Sichern Sie Ihr Unternehmen und Ihren Geschäftsführer ab
Die Anstellung eines GmbH Gesellschafters ist für viele Firmen-Inhaber ein logischer Schritt im weiteren Wachstums ihres Betriebs. Oft haben diese Unternehmer jedoch keinerlei Erfahrung und sind unsicher.
Mit diesem Beitrag möchte ich diese Unsicherheiten beseitigen und Ihnen folgende 4 konkrete Maßnahmen mit auf den Weg geben:
- Bestimmen Sie Unternehmensgegenstand (= Haupttätigkeit Ihres Unternehmens) so präzise wie möglich
- Legen Sie spezifische Rechte für den Abschluss von Verträgen in einer Geschäftsführerordnung fest
- Beschränken Sie mit einer Directors-and-Officers Versicherung die Haftung des Geschäftsführers
- Schließen Sie eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung ab und schützen Sie Ihr Unternehmen vor bestimmten Strafzahlungen
Befolgen Sie diese Ratschläge, sind Sie auf der Suche nach einem Geschäftsführer bereits gut aufgestellt. Dennoch kann es Sinn machen, sich nochmals von einem Steuerberater Tipps geben zu lassen.
Denn die Punkte in diesem Beitrag sind nur sehr generell und Ihre individuelle Situation könnte noch weitere Maßnahmen erfordern. Ob das tatsächlich nötig ist, kann jedoch immer nur ein Steuerberater nach einer eingehenden Analyse Ihrer Situation beurteilen.
Falls Sie über diesen Artikel hinaus noch weitere Fragen zur Anstellung eines Geschäftsführers haben oder gerne eine Beratung von einem erfahrenen Steuerberater hätten, stehe ich Ihnen als aktiver Ansprechpartner gerne zur Verfügung.
Sie können Sie mich jederzeit via E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de) oder meinem Kontaktformular erreichen.
Herzlichst,
Ihr Thomas Breit
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