Der Fachverlag für Steuerberater (NWB) warnt: Zu wenige deutsche KMUs haben ein Tax CMS. Was das ist und warum Sie steuerrechtlich und betriebswirtschaftlich gar nicht anders können, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag.
Kurzdefinition: Was ist ein Tax-CMS?
Tax CMS steht für Tax Compliance Managment System. Tax heißt auf Englisch Steuern, Compliance bedeutet Regeltreue und Management bezeichnet die Verwaltung. In einem klaren Satz: Es ist ein internes Kontrollsystem, mit dem Sie Ihre Prozesse aufführen, abbilden und als interne “Arbeitsanweisung” bestimmen.
In diesem internen Kontrollsystem werden alle ihre internen, unternehmerischen Prozesse aufgeführt: Wie läuft das in ihrem Unternehmen ab? Und wie sind die Vorgaben an die Mitarbeiter bzw. an sich selbst? Diese zu befolgen ist Regeltreue. Das heißt: Sie haben Vorgaben über Schritt-für-Schritt-Abläufe in Ihrem Unternehmen.
Irrglaube hemmt KMUs: Mythen behindern Tax-CMS-Umsetzung
Wie die NWB im Dezember 2017 treffend beschreibt: Die Einführung eines Tax-CMS ist für KMUs kein reiner Selbstzweck. Vielmehr ist es aus steuerrechtlichen und betriebswirtschaftlichen Überlegungen gefährlicher, es nicht zu tun.
Zu viele Inhaber und Geschäftsführer klein und mittelständischer Unternehmen scheinen noch immer zu glauben, dass ein Tax-CMS zu aufwendig für ihre Unternehmensgröße sei. Das ist es aber nicht.
Der Aufwand ist mit dem von Konzernen oder großen Firmen nicht zu vergleichen. Die Organisation und Durchführung gehen bei KMUs deutlich einfacher als in großen Unternehmen.
Warum Sie als Inhaber oder Geschäftsführer eines KMUs auf keinen Fall auf ein (digitales) Tax CMS verzichten sollten, erfahren Sie in den folgenden 3 Gründen!
Grund #1: Schutz vor Vorwürfen der Finanzverwaltung
Der Gesetzgeber erwartet von uns Unternehmern in Deutschland mit Recht Steuerehrlichkeit. Dazu sind Sie und ich und alle anderen Unternehmen verpflichtet.
Das Problem: Wenn Sie eine Erklärung an das Finanzamt abgeben, ist das Spannungsfeld zwischen einer nachträglichen Korrektur eines bloßen internen Fehlers -einserseits- bzw. der Rückgängigmachung einer versuchten Steuerhinterziehung dünn. Der Gesetzgeber nimmt zuerst immer an: Es war kein einfacher Fehler, den Sie nun wieder ausbessern wollen, sondern es war eine versuchte Steuerhinterziehung, die einer Steuerhinterziehung gleich gestellt ist
Dabei ist es nicht von Bedeutung, ob Sie es vorsätzlich gemacht haben oder es Ihnen einfach passiert ist. Der Gesetzgeber verlangt von Ihnen den Beweis, dass es keine versuchte Steuerhinterziehung war und nicht umgekehrt.
Nur mit einem Tax-CMS sind Sie vor diesem Standard-Vorwurf geschützt. Denn es werden ja alle Prozesse festgehalten. Diese sollten ausreichen, um zu beweisen, was falsch gelaufen ist. Durch ein Tax CMS tauschen Sie ihre Behauptung, sie würden nur einen (internen) Fehler berichtigen, in einen Beweis. Dieser besagt dann: Es sei nur wegen einer von der internen Compliances fehlerhaften Anwendung zum Fehler gekommen, den Sie nun berichtigen.
Damit kann die Finanzverwaltung grundsätzlich nicht mehr per se behaupten, es läge die Rückgängigmachung einer versuchten Steuerhinterziehung vor. Im Gegenteil. Die Finanzverwaltung muss sich beugen und akzeptieren, dass ein Fehler passiert ist, der korrigiert wird. Und eine bloße Korrektur ist nicht strafbewährt. Sie können es ja nachlesen in ihrer Tax CMS.
Grund #2: Mehr Profit
Das klingt im ersten Moment komisch. Aber bei Einführung eines digitalen Tax CMS (Anm.: Voraussetzung ist die Digitalisierung) werden interne Prozesse auf sprichwörtliche Herz und Nieren geprüft. Schwachstellen in der Organisation werden entdeckt und eliminiert.
Dadurch werden Arbeitsabläufe oft erheblich beschleunigt und viele Schritte im Unternehmen laufen effizienter ab. Kann die Arbeitszeit eines ganzen Mitarbeiters eingespart werden, liegt der Return on Investment (also der Nutzen gegenüber den Kosten der Einführung) leicht bei 38.000 Euro pro Jahr.
Sie als Inhaber oder Geschäftsführer haben dann die Wahl, ob Sie die frei gewordene Zeit Ihrer Arbeitskräfte anders einsetzen und/oder durch die Ersparnis einfach den Profit erhöhen.
Grund #3: Erhöhung des Unternehmenswerts
Das Tax-CMS sollte immer mit der Digitalisierung einhergehen. Denn: Die GOBD (=Grundsätze ordnungsgemäßer, digitaler Buchführung) verlangen ohnehin die Auflistung von Prozessabläufen. Wenn Sie die digitale Buchhaltung in Ihrem Unternehmen einführen, können Sie gleich zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen und gleichzeitig das digitale Tax CMS einführen.
Wenn Sie die digitale Buchhaltung inklusive Tax CMS umsetzen, dann können die Kosten in der Verwaltung Ihres Unternehmens fast halbieren. Das steigert das Interesse an Ihrem Unternehmen als Kaufobjekt und somit den Unternehmenswert.
Wie Sie damit Unternehmenswert steigern können, habe ich Ihnen in diesem Beitrag genauer zusammengefasst: ->Hier klicken<-
Fazit: Jetzt handeln und Wettbewerbsvorteil sichern
Wie Sie sehen, bietet ein digitales Tax CMS nicht nur mehr Sicherheit in Steuerfragen. Die Einführung rechnet sich meist schon im ersten Jahr. Wer nicht handelt, verschenkt einen massiven Wettbewerbsvorteil.
Mein Ziel mit diesem Beitrag war es, Ihnen genau diesen Wettbewerbsvorteil aufgrund des vorherrschenden Abwartens in der deutschen KMU-Kultur aufzuzeigen und Ihnen die Angst vor diesem Schritt mehr als zu nehmen. Ich hoffe ehrlich gesagt eher, dass Sie nun Angst davor haben, diesen Schritt hin zum digitalen Tax CMS nicht zu machen…
In meiner Beratung begleite ich eine Vielzahl an kleineren und mittelständischen Unternehmen in diesem Bereich (3-400 Mitarbeiter) und bin selber seit 3 Jahren 100% papierlos. Nicht einmal Notizen werden auf einem Blatt Papier geschrieben. Seit 2011 habe ich mir die Fähigkeiten, den Kern und sämtliche Problemlösungen für ein papierloses Büro angeeignet. Ich spreche somit aus eigener Erfahrung und aus Beratungsansätzen und -Umsetzungen bei Mandanten. Ich kann es nicht nur empfehlen, ich möchte ihnen auch helfen, falls Sie diesen Schritt gehen möchten.
Sollten Sie Fragen dazu haben, wie aufwendig die Umsetzung in Ihrem konkreten Unternehmen ist, so können Sie mich jederzeit kontaktieren. Sie erreichen mich unter:
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