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Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben sind geschäftliche Kosten, die zwar im Rahmen des Betriebs anfallen, den steuerpflichtigen Gewinn aber nicht oder nicht in vollem Umfang mindern. Diese Regelung erhöht Ihre Steuerlast, da sie Ihre Gesamtkosten in der Buchhaltung zwar darstellen, aber steuerlich nicht berücksichtigt werden können.

Als Unternehmer ist es Ihr Ziel, Betriebsausgaben so zu gestalten, dass Ihre Steuerlast optimiert wird. Doch nicht alle Ausgaben, die für das Geschäft anfallen, sind steuerlich absetzbar. Das Finanzamt schließt bestimmte Ausgaben aus, die nicht unmittelbar den Geschäftsbetrieb fördern oder die einen privaten Charakter haben. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Ausgaben nicht abzugsfähig sind, warum das Finanzamt diese Regelung anwendet und wie Sie Ihre Buchhaltung entsprechend optimieren.

Warum sind bestimmte Betriebsausgaben nicht abzugsfähig?

Das Steuerrecht hat klare Vorschriften, warum bestimmte Ausgaben nicht als Betriebsausgaben gelten. Das Finanzamt möchte sicherstellen, dass nur Ausgaben, die wirklich notwendig und geschäftsbezogen sind, die Steuerlast mindern. Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben umfassen daher Aufwendungen, die entweder als privat gelten, dann sind es Privatentnahmen, oder deren betriebliche Notwendigkeit als gering angesehen wird.

Beispiele für solche nicht abzugsfähigen Ausgaben sind teure Geschenke an Geschäftspartner, die über eine bestimmte Wertgrenze hinausgehen, oder Kosten für private Zwecke, die nicht direkt mit der geschäftlichen Tätigkeit zusammenhängen: Das sind dann steuerlich unwirksame Privatentnahmen. Indem Sie diese Vorschriften kennen und beachten, vermeiden Sie Fehler bei der Steuererklärung und erhalten einen realistischen Überblick über die steuerlich relevanten Kosten Ihres Unternehmens.

Welche Betriebsausgaben sind nicht abzugsfähig?

Hier sind die wichtigsten Kategorien und Beispiele für Ausgaben, die das Finanzamt nicht anerkennt:

• Geschenke an Geschäftspartner: Geschenke an Kunden oder Geschäftspartner sind nur bis zu einem Wert von 50 Euro pro Person (vgl. § 4, Abs. 5 EStG) und Jahr steuerlich absetzbar. Übersteigt der Wert diese Grenze, ist die gesamte Ausgabe nicht abzugsfähig.
• Bewirtungskosten: Kosten für private Bewirtungen können gar nicht geltend gemacht werden. Sie sind Privatentnahmen. Bewirtungskosten für geschäftliche Anlässe, die als unangemessen hoch gelten, können Sie geltend machen, das mindert aber nicht den Gewinn. Das Finanzamt akzeptiert nur die Bewirtungskosten, die einen klaren geschäftlichen Zweck und angemessene Höhe haben.
• Geldbußen und Strafen: Strafzahlungen, wie Bußgelder oder Gerichtskosten, die im Rahmen der Geschäftsführung anfallen, sind ebenfalls nicht abzugsfähig. Diese Kosten zählen zu den privaten Kosten, die den geschäftlichen Zweck nicht fördern.
• Steuern auf privates Vermögen: Privatsteuern, wie Einkommensteuer, Kirchensteuer oder Solidaritätszuschlag, die Sie als Unternehmer zahlen, sind nicht absetzbar. Sie gehören nicht zur betrieblichen Tätigkeit und mindern daher nicht den steuerpflichtigen Gewinn.
• Aufwendungen für Lebensführung: Kosten für die private Lebensführung, wie Kleidung, Mahlzeiten oder auch Ausgaben für Freizeitaktivitäten, gelten nicht als Betriebsausgaben, selbst wenn sie während der Tätigkeit anfallen.
• Beratungs- und Rechtskosten für private Angelegenheiten: Aufwendungen für Rechts- oder Steuerberatung, die sich auf private Belange beziehen, sind ebenfalls nicht absetzbar. Nur Beratungskosten für eindeutig geschäftliche Anliegen können steuerlich geltend gemacht werden.

Besondere Regeln und Ausnahmen

Bestimmte Ausgaben liegen in einer „Grauzone“ zwischen privat und geschäftlich. Für diese Kosten gibt es spezielle Regeln, die Sie kennen sollten:

• Gemischte Aufwendungen: Manche Ausgaben sind teils privat, teils geschäftlich. Hier gilt das Aufteilungsgebot. Das bedeutet, dass Sie nur den betrieblich genutzten Teil absetzen können. Ein typisches Beispiel ist das Telefon: Wenn Sie ein privates Telefon geschäftlich nutzen, müssen Sie die Gespräche aufteilen und nur die geschäftlich verursachten Kosten steuerlich geltend machen.
• Bewirtungskosten für Geschäftspartner: Bewirtungen von Kunden oder Geschäftspartnern können Sie unter bestimmten Voraussetzungen absetzen. Hierbei sind jedoch genaue Aufzeichnungen nötig, einschließlich der Namen der Gäste und des Anlasses. Nur dann dürfen Sie 70 % der Ausgaben als Betriebsausgaben ansetzen.
• Arbeitszimmer: Wenn Sie Ihr Arbeitszimmer in der eigenen Wohnung oder im Haus nutzen, können Sie pauschal nur 1260 Euro absetzen. Ausnahme: das Arbeitszimmer dient als Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit und ist klar vom privaten Bereich getrennt. Dann können Sie die Ausgaben unbeschränkt ansetzen.

Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben – Tipps für den Umgang

Auch wenn sich nicht abzugsfähige Betriebsausgaben nicht vermeiden lassen, können Sie die steuerlichen Auswirkungen durch eine gezielte Planung und Dokumentation minimieren. Hier einige Tipps, die Ihnen helfen, die Buchführung effizient zu gestalten und Fehler zu vermeiden:

1. Trennen Sie private und geschäftliche Kosten: Nutzen Sie getrennte Konten für private und geschäftliche Ausgaben. So vermeiden Sie Unklarheiten und Missverständnisse bei der Steuerprüfung.
2. Dokumentieren Sie alle Belege: Besonders bei gemischten Aufwendungen ist es wichtig, Belege gut zu dokumentieren. So können Sie den geschäftlichen Anteil klar nachweisen und Probleme bei der Steuererklärung vermeiden. Am wenigsten Probleme haben Sie, wenn Sie die Aufwendungen gleich klar aufteilen. Feiern Sie zum Beispiel Ihren Geburtstag 2x. Einmal privat und einmal rein geschäftlich. Dokumentieren Sie das sauber mit allen Belegen.
3. Achten Sie auf Steuergrenzen und Freibeträge: Halten Sie sich an die festgelegten Wertgrenzen. Bei Geschenken und Bewirtungen sollten Sie darauf achten, die zulässigen Maximalbeträge nicht zu überschreiten, um die Steuerabzugsfähigkeit nicht zu verlieren.
4. Nutzen Sie die Aufteilungsregelung: Wenn Ausgaben teils privat, teils geschäftlich sind, teilen Sie die Kosten präzise nach dem tatsächlichen Nutzungsverhältnis auf. Diese Aufteilung muss für das Finanzamt nachvollziehbar sein.
5. Lassen Sie sich beraten: Die Regeln zu Betriebsausgaben können komplex sein. Ein Steuerberater hilft Ihnen, die steuerlichen Vorschriften zu verstehen und das volle Potenzial Ihrer Betriebsausgaben auszuschöpfen.

Häufige Fragen zum Thema nicht abzugsfähige Betriebsausgaben

Was passiert, wenn ich versehentlich nicht abzugsfähige Ausgaben ansetze?

Falls Sie nicht abzugsfähige Betriebsausgaben in der Steuererklärung angeben, wird das Finanzamt die Steuerlast anpassen. In schweren Fällen kann es zu Nachzahlungen und möglichen Strafzahlungen kommen, wenn die Ausgaben absichtlich falsch angesetzt wurden.

Kann ich Geldbußen oder Strafzahlungen absetzen, die ich im Rahmen der Arbeit erhalten habe?

Nein, Strafzahlungen wie Bußgelder oder Gerichtskosten, die bei der Geschäftsführung anfallen, sind grundsätzlich nicht abzugsfähig. Sie zählen zu den privaten Kosten und werden vom Finanzamt nicht als geschäftlich bedingt anerkannt.

Wie dokumentiere ich Bewirtungskosten korrekt?

Für geschäftliche Bewirtungskosten ist eine detaillierte Dokumentation erforderlich. Notieren Sie die Namen Ihrer Gäste, den geschäftlichen Anlass und die Höhe der Bewirtungskosten. Das Finanzamt akzeptiert diese Ausgaben nur, wenn die Dokumentation vollständig ist und die Kosten angemessen bleiben.

Wissen, was nicht abzugsfähig ist, lohnt sich

Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben können Ihre Steuerlast erhöhen, wenn Sie sie nicht kennen und versehentlich ansetzen. Als Unternehmer sollten Sie genau wissen, welche Kosten das Finanzamt akzeptiert und welche nicht. Das hilft Ihnen, unnötige Fehler in der Buchführung zu vermeiden und den steuerlichen Spielraum für absetzbare Betriebsausgaben effizient zu nutzen. Ein Steuerberater kann Ihnen helfen, den Überblick über die komplexen Regeln zu behalten und Ihre Betriebsausgaben optimal zu planen.

Lesen Sie in diesem Beitrag, worauf Sie bei einer Betriebsprüfung sonst noch achten müssen: Die Betriebsprüfung – Das sollten Sie als Unternehmer darüber wissen!

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