Betriebsprüfung: Wie Sie dank der Digitalisierung Ihren Ärger drastisch reduzieren

Kennen Sie die Geschichten von haarsträubenden, nervenaufreibenden und unfassbar aufwändigen Betriebsprüfungen? Ich nicht! Oder besser gesagt nicht mehr! Denn ich habe eine Möglichkeit gefunden, den Aufwand einer Betriebsprüfung für Unternehmen um 70 Prozent zu senken.

Zugegeben dieser polemische Einstieg klingt wie ein unfassbares Heilsversprechen auf eine weit verbreitete Unternehmenskrankheit – die Angst vor dem Finanzamt und seinen Prüfern. Was jedoch wie die steuerliche Version eines Wunderheilers klingt, ist in Wahrheit ein höchst seriöser Prozess. Digitalisierung, Systematisierung und Automatisierung sind dabei die Schlüsselwörter.

Aber ich will Sie in diesem Beitrag Schritt für Schritt an der Hand nehmen – von der Aufklärung über die Möglichkeiten und Auswirkungen bis hin zu meiner eigenen Digitalisierung, die ich nun seit mehreren Jahren auch meinen Unternehmenskunden erfolgreich anbiete.

Die Einstiegsfragen: Was ist eine Betriebsprüfung genau? Und: Wie oft kommen sie vor?

Eine Betreibsprüfung ist schlicht und einfach die finanzamtsseitige Kontrolle über die Steuererklärungen von Selbständigen. Sie dient der Steuergerechtigkeit und zur Aufdeckung von Steuerhinterziehung.

Grundsätzlich gilt: Je kleiner ein Unternehmen, desto seltener wird es vom Finanzamt überprüft. Kleine Unternehmen werden deutschlandweit im Schnitt nur alle 18 Jahre geprüft.

Bitte nehmen Sie diesen Schnitt jedoch nicht als Grundlage für Ihre Planungen an. Es kann Sie häufiger treffen. Vor allem dann, wenn Sie dem Finanzamt unangenehm auffallen…

Gründe, warum Sie das Finanzamt öfters prüfen könnte:

  • Es gab schon mehrmals Probleme mit unvollständigen oder fehlerhaften Angaben.
  • Sie stehen unter dem Verdacht der Liebhaberei. Das heißt: Sie erzielen bereits jahrelang Verluste, die Sie mit anderen positiven Einkünften verrechnen.
  • Sie stehen unter Verdacht Einnahmen zu verheimlichen. Das heißt: Ihr Umsatz und Ihr Gewinn weichen deutlich von Durchschnittssätzen ab.
  • Ihr Betrieb hat erhebliches Anlagevermögen und Sie erklären die Betriebsaufgabe (entspricht der steuerlichen Erfassung stiller Reserven)

Im Umkehrschluss zur oben genannten Statistik, dass kleinere Unternehmen seltener überprüft werden, steht natürlich auch die Tatsache, das größere Betrieben häufiger über die Schultern gesehen wird.

Dieser Umkehrschluss ist auch faktisch richtig. Bei Großbetrieben haben Prüfer sogar schon oft ihr eigenes Zimmer und kommen fast täglich.

Wie läuft eine „normale“ Betriebsprüfung ab? Welche Pflichten treffen Unternehmer?

Der Ablauf ist für Sie als Unternehmer grundsätzlich gut geregelt. Eine Prüfung darf nämlich nicht einfach so durchgeführt werden. Sie muss schriftlich angeordnet werden. Meistens ruft der Prüfer vorher an und stimmt den Termin ab.

Bei der Prüfung geht es in der Regel um 3 Kalenderjahre. Sie als Unternehmer erfahren im Vorhinein um welche Jahre es sich handeln wird. Sie bzw. Ihr Steuerberater müssen dem Prüfer die Daten der Finanzbuchhaltung inklusive Abschlussbuchung auf eine CD im GDPdU-Format brennen. Das können die Computer der Finanzbeamten einlesen.

Danach kommt der Prüfer zu Ihnen als Unternehmer oder Ihrem Steuerberater. Nur ganz selten findet die Überprüfung im Amt statt.

Die Dauer einer Prüfung kann zwischen 1 Tag und mehreren Monaten betragen. Der Beamte teilt Ihnen die ersten Ergebnisse oder weitere Fragen nach Abschluss seiner ersten Prüfungsphase mit. Sie haben danach nochmals die Chance einzelne Punkte zu erklären bzw. zu beweisen.

Erst im Anschluss findet der sogenannte Schlussbericht statt. Zu guter Letzt erhalten Sie einen Prüfbericht, der in die verschiedenen Steuerarten unterteilt ist (KSt, GewSt, USt, etc.)

Rechte & Pflichten für Sie als Unternehmer

Wichtig zu wissen ist für Sie, dass Sie kein Auskunftverweigerungsrecht bei einer Prüfung haben. Sie müssen alle Angaben machen und Belege, sowie Dokumente vorlegen.

Einzige Ausnahme: Berufsgruppen mit Berufsgeheimnis wie Anwälte, Ärzte, Steuerberater etc.

Ganz wichtig für Sie: Dieser Bericht des Finanzamt-Prüfers ist nicht anfechtbar!

Was ändert sich durch die Digitalisierung?

Dank der Digitalisierung sind die Belege für den Prüfer schon vorher aufbereitet. Ich selbst hatte Ende 2017 eine Prüfung. Meiner Prüferin habe ich ein Notebook zur Verfügung gestellt und sie wenige Minuten eingeschult. Danach konnte Sie sekundenschnell alle Belege zu allen Buchungen finden.

Was sie brauchte, hat sie sich einfach per Mail ins Amt geschickt. Der Aufwand für Sie als Unternehmer und gleichzeitig auch für den Prüfer sinkt durch die Digitalisierung um 70%. Anstatt 36 Monatsordner für  3 Jahre an abgelegten Papier-Belegen zu durchsuchen, müssen nur noch Schlagworte oder Buchungen im System gefunden werden.

Fazit: Ich habe es selbst vorgemacht – ohne Vorbereitung in 2 Tagen durch die Prüfung

Ich habe mein eigenes Unternehmen zu 100 % digitialisiert. Seit 2014 arbeite ich mit meinen Mitarbeitern zu 100% papierlos. Und vor Kurzem (Ende 2017) habe ich die Prüfung mit der Digitalisierung selbst erlebt: Was früher mehr als 1 Woche in Anspruch genommen hätte, war in 2 Tagen erledigt.

Dafür hatte ich im Gegensatz zu früher nicht eine einzige Minute Vorbereitungszeit aufzuwenden. Alles, was ich tat, war der Prüferin ein Notebook zur Verfügung zu stellen und sie kurz in unser Suchsystem einzuweisen. Nur wenige Minuten Aufwand für mich selbst, stehen dank der Digitalisierung einem mehrtägigen oder für viele Unternehmer sogar mehrwöchigen bis mehrmonatigen „Steuerkrampf“ gegenüber.

Seit mehr als 4 Jahren biete ich die Planung und Umsetzung der Digitalisierung inklusive Tax CMS meinen Kunden an. Und seit mehr als 4 Jahren ernte ich Dank und Begeisterung. Der Vorteil für Sie als Unternehmer liegt klar auf der Hand: Sie sparen sich massiv Zeit und finanzielle Ressourcen, um den Weg in die Digitalisierung gehen zu können.

Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, wie Sie die Digitalisierung bei Ihnen einführen können und welche Vorteile (Steigerung des Unternehmenswert, mehr Kreditwürdigkeit etc.) Ihnen die Digitalisierung bringen kann, dann können Sie hier mein Angebot nachlesen: https://www.steuerberatung-breit.de/digitalisierung/

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

Foto: © fizkes – fotolia.com

Hier klicken und mehr über die Vorteile der Digitalisierung erfahren!