Die Betriebsprüfung – Das sollten Sie darüber wissen!

Sie haben im Gespräch mit anderen Unternehmern schon von einer Betriebsprüfung gehört, wissen aber eigentlich nicht so richtig, was da eigentlich genau geprüft wird? Welche Formvorschriften und Gesetze sind hier relevant und wie halten Sie sie richtig ein? Drohen Ihnen gar hohe Strafen?

Keine Sorge, so geht es vielen Unternehmern. Deshalb erkläre ich Ihnen in diesem Beitrag was eine Betriebsprüfung ist, welche Punkte genau geprüft werden, wie oft eine Betriebsprüfung in Ihrem Unternehmen vorkommen kann, wie eine Betriebsprüfung abläuft und wie sich das Prüfungsverhalten des Finanzamt im Laufe der Zeit verändert hat.

Zum Abschluss versuche ich Ihnen noch einen kurzen Ausblick zu geben, wie eine Betriebsprüfung in der Zukunft ablaufen könnte und wie Sie den Aufwand einer Betriebsprüfung für Ihr Unternehmen um 70 Prozent senken können.

Zugegeben Letzteres klingt vielleicht etwas polemisch und wie ein unfassbares Heilsversprechen auf eine weit verbreitete Unternehmenskrankheit – die Angst vor dem Finanzamt und seinen Prüfern. Was jedoch wie die steuerliche Version eines Wunderheilers klingt, ist in Wahrheit ein höchst seriöser Prozess. Digitalisierung, Systematisierung und Automatisierung sind dabei die Schlüsselwörter.

Dieser Beitrag wurde am 15. August 2022 aktualisiert.

Was ist eine Betriebsprüfung?

Eine Betriebsprüfung ist eine staatliche Kontrolle von Unternehmen. Grundsätzlich wird geprüft, ob Formvorschriften und Gesetze eingehalten werden. Beispielsweise werden Belege analysiert und es wird kontrolliert, ob alles richtig ausgefüllt wurde. Außerdem wird geprüft, ob alle Gesellschafter oder der Geschäftsführer die richtigen Verträge haben. Auch Mietverträge können untersucht werden.

Wie oft kann mein Unternehmen überprüft werden?

Eine Betriebsprüfung wird immer in unregelmäßigen Abständen durchgeführt. Man kann also nie pauschal sagen, wie oft Ihr Unternehmen geprüft werden kann. Als Faustregel gilt aber: Je größer Ihr Unternehmen ist, desto häufiger wird es geprüft. Je kleiner ein Unternehmen, desto seltener wird es vom Finanzamt überprüft. Kleine Unternehmen werden deutschlandweit im Schnitt nur alle 18 Jahre geprüft.

Bitte beachten Sie, dass diese Faustregel nur für “Vorzeige”-Unternehmen gilt. Unternehmen, die Ihre Steuererklärung immer zu spät oder unvollständig abgeben, werden auch häufiger geprüft. Dann spielt die Unternehmensgröße keine Rolle mehr.

Bitte nehmen Sie den Schnitt deswegen nicht als Grundlage für Ihre Planungen an. Es kann Sie häufiger treffen. Vor allem dann, wenn Sie dem Finanzamt unangenehm auffallen…

Gründe, warum Sie das Finanzamt öfters prüfen könnte:

• Es gab schon mehrmals Probleme mit unvollständigen oder fehlerhaften Angaben.
• Sie stehen unter dem Verdacht der Liebhaberei. Das heißt: Sie erzielen bereits jahrelang Verluste, die Sie mit anderen positiven Einkünften verrechnen.
• Sie stehen unter Verdacht Einnahmen zu verheimlichen. Das heißt: Ihr Umsatz und Ihr Gewinn weichen deutlich von Durchschnittssätzen ab.
• Ihr Betrieb hat erhebliches Anlagevermögen und Sie erklären die Betriebsaufgabe (entspricht der steuerlichen Erfassung stiller Reserven)

Im Umkehrschluss zur oben genannten Statistik, dass kleinere Unternehmen seltener überprüft werden, steht natürlich auch die Tatsache, das größere Betrieben häufiger über die Schultern gesehen wird. Dieser Umkehrschluss ist auch faktisch richtig. Bei Großbetrieben haben Prüfer sogar schon oft ihr eigenes Zimmer und kommen fast täglich.

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Die Betriebsprüfung – Der Ablauf

Sie fragen sich, wie eine Betriebsprüfung im Detail abläuft? Müssen Sie sich hier selbst um irgendwelche Formalitäten kümmern oder läuft alles über die Behörde?

Der Ablauf ist für Sie als Unternehmer grundsätzlich gut geregelt. Eine Prüfung darf nämlich nicht einfach so durchgeführt werden. Sie muss schriftlich angeordnet werden. Meistens ruft der Prüfer vorher an und stimmt den Termin ab.

Bei der Prüfung geht es in der Regel um 3 Kalenderjahre. Sie als Unternehmer erfahren im Vorhinein um welche Jahre es sich handeln wird. Sie bzw. Ihr Steuerberater müssen dem Prüfer die Daten der Finanzbuchhaltung inklusive Abschlussbuchung auf eine CD im GDPdU-Format brennen. Das können die Computer der Finanzbeamten einlesen.

Danach kommt der Prüfer zu Ihnen als Unternehmer oder Ihrem Steuerberater. Nur ganz selten findet die Überprüfung im Amt statt.

Die Dauer einer Prüfung kann zwischen 1 Tag und mehreren Monaten betragen. Der Beamte teilt Ihnen die ersten Ergebnisse oder weitere Fragen nach Abschluss seiner ersten Prüfungsphase mit. Sie haben danach nochmals die Chance einzelne Punkte zu erklären bzw. zu beweisen.

Erst im Anschluss findet der sogenannte Schlussbericht statt. Zu guter Letzt erhalten Sie einen Prüfbericht, der in die verschiedenen Steuerarten unterteilt ist (KSt, GewSt, USt, etc.)

Rechte & Pflichten für Sie als Unternehmer

Wichtig zu wissen ist für Sie, dass Sie kein Auskunftverweigerungsrecht bei einer Prüfung haben. Sie müssen alle Angaben machen und Belege, sowie Dokumente vorlegen. Einzige Ausnahme: Berufsgruppen mit Berufsgeheimnis wie Anwälte, Ärzte, Steuerberater etc.

Ganz wichtig für Sie: Dieser Bericht des Finanzamt-Prüfers ist nicht anfechtbar!

Der Ablauf der Betriebsprüfung in 4 Schritten einfach erklärt

Schritt #1: Die Vorbereitung

Wenn sich ein Betriebsprüfer bei Ihnen im Unternehmen angemeldet hat, sollten Sie Ihre Belege griffbereit halten. Sammeln Sie deshalb alle Rechnungen oder Kontoauszüge zusammen, sodass Sie diese dem Prüfer geordnet übergeben können.

So sichern Sie sich bei Ihrem Prüfer schon mal einen guten ersten Eindruck.

Schritt #2: Die Prüfungshandlung

In diesem Schritt werden alle Belege vom Betriebsprüfer begutachtet. Sie können hier keinen Einfluss ausüben und sind nicht anwesend.

Der Prüfer arbeitet alle Belege durch und schreibt auf, wo seiner Meinung nach gegen Formalismen verstoßen wurde. Außerdem kann er bestimmte Belege oder auch Verträge nachfordern. Sie haben dann die Pflicht, ihm diese Dokumente zukommen zu lassen.

Schritt #3: Die Nachbereitung

Hier wird entschieden, ob der Prüfer mit seiner Rechtsauffassung richtig liegt. Sprich: Es wird entschieden, ob die vom Prüfer angekreideten Verstöße auch tatsächlich so stimmen.

Außerdem wird beschrieben, was Sie gegen diese Verstöße unternehmen sollten, oder ob eine Einigung mit dem Finanzamt möglich ist.

Schritt #4: Die Schlussbesprechung

Hier wird jeder einzelne Punkt und auch das Gesamt-Ergebnis der Prüfung genau durch besprochen. Hier kommt es sehr häufig vor, dass man wichtige Einigungen mit dem Prüfer erzielen kann.

Eine Einigung könnte beispielsweise sein: Sie verpflichten sich, in Zukunft die Bestimmungen genau einzuhalten. Im Gegenzug verzichtet der Betriebsprüfer auch steuerliche Nachforderungen.

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Das Prüfungsverhalten bis 2005

Hat sich das Prüfungsverhalten bei der Betriebsprüfung über die Jahre geändert? Viele Unternehmer sind bei der Betriebsprüfung unsicher und wissen nicht genau, was eigentlich geprüft wird. Ein Grund dafür könnte sein, dass sich das Prüfungsverhalten des Finanzamts über die Jahre geändert hat. Heute wird beispielsweise anders geprüft, als noch vor 10 oder 20 Jahren.

Nachfolgend erkläre ich Ihnen deshalb, wie die Behörde bis 2005 bei einer Betriebsprüfung vorgegangen ist.

Was wurde bis 2005 bei der Betriebsprüfung genau geprüft?

1. Belege: Hier wurde geprüft, ob die Formalien auf dem Beleg erfüllt wurden.

2. Verträge: Ähnlich wie bei den Belegen wurde auch bei den Verträgen geprüft, ob Formvorschriften eingehalten wurden.

3. Verdeckte Gewinnausschüttungen: Bei GmbHs ging es auch sehr stark darum, ob eine verdeckte Gewinnausschüttung vorliegt.

Bei einer verdeckten Gewinnausschüttung werden Unternehmensgewinne falsch verwendet. Das ist strafbar und kann Sie schlimmstenfalls ins Gefängnis bringen. Eine verdeckte Gewinnausschüttung muss nicht immer vorsätzlich sein, sondern kann schnell auch unabsichtlich passieren.

Mehr zur verdeckten Gewinnausschüttung können Sie in diesem ausführlichen Blogbeitrag nachlesen: Verdeckte Gewinnausschüttung: So machen sich Gesellschaften und Gesellschafter strafbar

Mehr als diese 3 Punkte wurde allerdings nicht geprüft.

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Das Prüfungsverhalten ab 2006

Wird bei Betriebsprüfungen immer noch alles von Hand geprüft oder kommt auch hier schon künstliche Intelligenz zum Einsatz? Diese Frage interessiert Unternehmer aus meiner Erfahrung als Steuerberater in Hamburg besonders. Tatsächlich verwendet das Finanzamt seit 2006 ein Programm, dass viele Aufgaben bei der Steuerprüfung übernimmt. Was sich bei der Steuerprüfung ab 2006 genau geändert hat, erfahren Sie im Anschluss.

Wie hat sich das Prüfungsverhalten der Behörde ab 2006 verändert?

Bis 2005 wurden alle Belege, Verträge oder andere Dokumente immer einzeln von Hand geprüft. 2006 hat sich das geändert. In diesem Jahr wurde nämlich das Programm IDEA beim Finanzamt eingeführt. Durch den Einsatz dieses Programms muss seit dem nicht mehr jeder Beleg vom Prüfer einzeln begutachtet werden.

Das Programm sieht alle Belege automatisch durch und schlägt erst Alarm, wenn eine Unauffälligkeit erkannt wurde. Dann nimmt der Prüfer diesen Beleg und schaut ihn sich genau an. So spart man bei der Betriebsprüfung Zeit und der Sachverständige prüft nur Belege, wo mit hoher Wahrscheinlichkeit Formvorschriften nicht eingehalten wurden.

Was noch dazukommt: IDEA wurde über die Jahre immer besser. Denn durch mehr Daten kann das Programm noch genauer vorhersagen, welche Belege noch mal von einem Menschen geprüft werden sollten. Über die Jahre wurde deshalb immer mehr bei der Steuerprüfung automatisiert.

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Das Prüfungsverhalten ab 2018

Wie läuft heutzutage eine Betriebsprüfung in Deutschland ab? Hat sich in den letzten Jahren hier etwas geändert? Häufig werde ich in meinem Alltag von Unternehmern nach den aktuellen Bestimmungen bei Betriebsprüfungen gefragt. Tatsächlich haben sich seit 2018 2 entscheidende Punkte bei der Betriebsprüfung geändert. Welche das sind und welche Auswirkungen das für Sie hat, erfahren Sie nachfolgend.

Diese 2 Punkte haben sich ab 2018 für Unternehmen bei der Betriebsprüfung geändert

1. Kassenbuchnachschau

Eine Kassenbuchnachschau ist eigentlich eine eigene “Mini”-Betriebsprüfung. Dabei wird geprüft, ob der Kassenbericht genau den Saldo ausweist, den Sie in Ihrer Kasse haben. Das muss Cent-genau übereinstimmen.

Sobald Sie eine Kasse haben, müssen Sie auch einen Kassenbericht führen. Dieser Bericht kann dann jederzeit vom Finanzamt geprüft werden. Das ist vor allem für Geschäfte wichtig. Denn hier hat man in der Regel eine Kasse mit hohen Bar-Umsätzen. Der Betriebsprüfer kann Sie also anrufen und bereits eine Stunde danach vor Ihrer Tür stehen und eine Kontrolle durchführen.

Weicht dann der Kassenbericht vom wirklichen Saldo Ihrer Kasse ab, werden Umsätze vom Steuerprüfer dazu geschätzt. Das kostet Sie also zusätzliche Steuern. Außerdem kann in gravierenden Fällen auch noch ein Strafverfahren gegen Sie eingeleitet werden.

2. Elektronische Auswertung aller Daten

Bei der Kassenbuchnachschau werden alle Daten auch elektronisch geprüft. Ihre Aufschlagssätze werden automatisch berechnet und mit den durchschnittlichen Aufschlagssätzen in Ihrer Branche verglichen. Heißt für Sie: Schummeln Sie im Kassenbuch bei den Aufschlagssätzen, werden Sie sofort ertappt.

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Künftige Betriebsprüfungen

Wie wird die Betriebsprüfung in Zukunft aussehen? Nach dem aktuellen Prüfungsverhalten der Behörde, ist diese Frage die zweithäufigste, die mir beim Thema Betriebsprüfung gestellt wird. Anschließend versuche ich für Sie in die “Glaskugel” zu schauen und Ihnen einige Möglichkeiten über zukünftige Änderungen aufzuzeigen.

Noch schneller und digitaler: So wird eine Betriebsprüfung in einigen Jahren ablaufen

Keine Belegprüfung vom Betriebsprüfer: Das wird in Zukunft zu 100% automatisiert ablaufen und der Prüfer wird nur noch in Sonderfällen die Belege per Hand kontrollieren.

Prüfung Ihres Internen Kontrollsystems (kurz IKS): Um die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung zu erfüllen, benötigen Sie ein IKS. Detailliertere Informationen zum IKS und worauf Sie hier achten müssen, finden Sie hier: Die Bedeutung eines internen Kontrollsystem (IKS) für Unternehmen – inkl. Video

Kassenbuchnachschau wird vermehrt eingesetzt werden: Hier kann von der Behörde relativ schnell geprüft werden, ob der Kassenbestand mit dem Kassenbericht übereinstimmt. Diese Prüfung ist relativ schnell erledigt und kommt es hier zu Abweichungen, bekommen Sie eine Strafe.

Sie müssen schneller auf die Forderungen der Behörde reagieren: Werden Sie dazu aufgefordert, ein Internes Kontrollsystem (IKS) oder Ihr Kassenbuch einzureichen, müssen Sie in Zukunft noch schneller reagieren. Können Sie diese Dinge nicht innerhalb kürzester Zeit nachreichen, wird das finanzielle Konsequenzen für Sie haben.

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So sind Sie in Zukunft gut auf Betriebsprüfungen vorbereitet

Kontrollieren Sie immer, ob Ihr Kassenbestand mit Ihrem Kassenbericht übereinstimmt: Falls ein Betriebsprüfer unangekündigt bei Ihnen “vorbeischaut”, kann er innerhalb kurzer Zeit eine Kassenbuchnachschau durchführen. Stimmt dann der Bestand nicht mit Ihrem Bericht überein, werden Sie sofort gestraft.

Auch wenn Sie schummeln, werden Sie vermutlich auffliegen. Die Software der Behörde prüft nämlich automatisch, ob Ihre angegebenen Aufschläge branchenüblich sind.

Investieren Sie in ein Internes Kontrollsystem (kurz IKS) und ein Tax CMS: Diese 2 Kontrollsysteme gehören zum Grundsatz ordnungsmäßiger Buchführung und jeder Unternehmer muss vorweisen können, dass er diese beiden Systeme verwendet.

Achten Sie darauf, dass Ihre Verträge “sauber” aufgesetzt werden: Mithilfe einer neuen Software können Ihre Verträge automatisiert vom Finanzamt geprüft werden. Es kann also innerhalb weniger Minuten geprüft werden, ob die Verträge rechtlich stimmen und ob die richtigen steuerlichen Folgen gezogen wurden.

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Was ändert sich durch die Digitalisierung?

Dank der Digitalisierung sind die Belege für den Prüfer schon vorher aufbereitet. Ich selbst hatte Ende 2017 eine Prüfung. Meiner Prüferin habe ich ein Notebook zur Verfügung gestellt und sie wenige Minuten eingeschult. Danach konnte Sie sekundenschnell alle Belege zu allen Buchungen finden.

Was sie brauchte, hat sie sich einfach per Mail ins Amt geschickt. Der Aufwand für Sie als Unternehmer und gleichzeitig auch für den Prüfer sinkt durch die Digitalisierung um 70%. Anstatt 36 Monatsordner für  3 Jahre an abgelegten Papier-Belegen zu durchsuchen, müssen nur noch Schlagworte oder Buchungen im System gefunden werden.

Fazit: Ich habe es selbst vorgemacht – ohne Vorbereitung in 2 Tagen durch die Prüfung

Ich habe mein eigenes Unternehmen zu 100 % digitalisiert. Seit 2014 arbeite ich mit meinen Mitarbeitern zu 100% papierlos. Ende 2017 habe ich die Prüfung mit der Digitalisierung selbst erlebt: Was früher mehr als 1 Woche in Anspruch genommen hätte, war in 2 Tagen erledigt.

Dafür hatte ich im Gegensatz zu früher nicht eine einzige Minute Vorbereitungszeit aufzuwenden. Alles, was ich tat, war der Prüferin ein Notebook zur Verfügung zu stellen und sie kurz in unser Suchsystem einzuweisen. Nur wenige Minuten Aufwand für mich selbst, stehen dank der Digitalisierung einem mehrtägigen oder für viele Unternehmer sogar mehrwöchigen bis mehrmonatigen “Steuerkrampf” gegenüber.

Seit mehr als 7 Jahren biete ich die Planung und Umsetzung der Digitalisierung inklusive Tax CMS meinen Kunden an. Und seit mehr als 7 Jahren ernte ich Dank und Begeisterung. Der Vorteil für Sie als Unternehmer liegt klar auf der Hand: Sie sparen sich massiv Zeit und finanzielle Ressourcen, um den Weg in die Digitalisierung gehen zu können.

Sie haben weitere Fragen zur Betriebsprüfung oder zur Digitalisierung?

Diese Informationen waren Ihnen nicht detailliert genug und Sie hätten gerne konkrete Informationen, was eine Betriebsprüfung für Ihr Unternehmen bedeuten kann? Oder wie Sie die Digitalisierung bei Ihnen einführen können und welche Vorteile (Steigerung des Unternehmenswert, mehr Kreditwürdigkeit etc.) Ihnen die Digitalisierung bringen kann? Gerne können Sie mich in meiner Steuerberatungskanzlei in Hamburg aufsuchen. Als langjähriger Steuerberater in Hamburg kann ich Ihnen zeigen, wie Sie sich am besten auf eine Betriebsprüfung vorbereiten.

Für ein persönliches Gespräch können Sie mich außerdem jederzeit via Telefon (+49 40 44 33 11), E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) erreichen.

Herzlichst,
Ihr Thomas Breit