Träumen Sie als Unternehmer auch manchmal auch von der papierlosen Buchführung? Sie wissen aber nicht wo beginnen?
Der erste Schritt bei der Erfüllung dieses Traums liegt in der Anschaffung eines passenden Scanners. Er bildet die Grundlage für Ihre digitalisierte Buchführung.
Für meine Mandanten (und für mich selbst), habe ich mich auf die Digitalisierung spezialisiert. Meine Kanzlei ist seit Mai 2014 sogar zu 100% papierfrei. Nicht einmal mehr Notizen müssen auf Zettel geschrieben werden.
Auch ich habe irgendwann von Null beginnen müssen. Darum weiß ich aber heute, worauf es ankommt.
Bei der Umstellung auf die digitalisierte Buchhaltung gibt es einiges zu beachten. Worauf Sie speziell bei der Auswahl der richtigen Hardware (des Scanners) aufpassen sollten, habe ich in diesem Blogbeitrag für Sie zusammengefasst.
Das macht einen richtig guten Scanner für die digitale Ablage Ihrer Belege aus
Sie können prinzipiell jeden beliebigen Scanner für Ihre Belege verwenden. Damit Sie aber lange gut damit arbeiten können, sollte er bestimmte Anforderungen erfüllen.
Das sollte der Scanner für die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung können:
- Unkomplizierte Bedienung
- Beide Seiten eines Papiers scannen (in Fachkreisen auch Duplex-Scan)
- Schnelles scannen
- Verschiedene Papierstärken einziehen
- Verschiedene Beleggrößen einziehen und erkennen
- Dokumente auch ohne Dateinamen erfassen
- Schwarz/weiß- und Farb-Scan
Ich persönlich kann zum Beispiel den FuJiTSU ScanSnap IX500 sehr empfehlen. Mit ca. 400 € ist er nicht sehr teuer, erfüllt aber alle Anforderungen, um die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung durchzuführen.
Können Sie die Digitalisierung Ihrer Buchführung auch ohne eigenen Scanner machen?
Sie sind sich nicht ganz sicher, welcher Scanner es werden soll? Trotzdem möchten Sie mit der Digitalisierung Ihrer Buchhaltung loslegen?
Sie müssen keine Zeit verlieren: Beauftragen Sie einen externen Buchhaltungshelfer. Sie gewähren ihm Zugang zu Ihrem Cloudsystem (Keine Angst, was das ist, erkläre ich gleich etwas später) und müssen nicht noch länger warten, um die Digitalisierung Ihrer Buchführung anzugehen.
Diesem externen Buchführungshelfer schicken Sie alle Rechnungen, Belege etc. und er scannt sie für Sie ein. Jetzt kommt das oben erwähnte Cloudsystem ins Spiel. Es ermöglicht den Datenaustausch zwischen Ihnen und Ihrem externen Dienstleister.
Sobald er die Belege eingescannt hat, werden diese automatisch (nur) für Sie im Internet verfügbar gemacht. Diese Ablage reicht für jeden Finanzprüfer heutzutage aus. Und Sie haben keinen Papiermüll mehr in Ihrem Archiv und Ihrem Büro.
Fazit: Warum Sie gleich mit der Digitalisierung Ihrer Buchführung anfangen sollten
Egal ob nun mit eigenem Scanner, oder nicht – Sie sollten den ganzen Weg zur digitalisierten Buchführung gehen. Denn so können Sie als Unternehmer richtig sparen:
- Keine Archivierungskosten mehr
- Keine Aufbewahrungskosten mehr
- Keine lange Belegsuche mehr (spart Zeit)
Achtung: Für die rechtsgültige digitalisierte Buchführung reicht der Scanner allein nicht aus. Sie brauchen zusätzlich ein Buchführungsprogramm und ein Cloudsystem. Darin können Sie Ihre Belege sortieren, ablegen und Buchungen durchführen.
Weitere Erklärungen dazu finden Sie auch in meinen Erklärvideo: Was ist digitale Buchhaltung?
Sollten Sie noch genauer wissen wollen, wie Sie die digitale Transformation Ihrer Buchhaltung durchführen oder Beratung benötigen, können Sie mich jederzeit in meiern Steuerberatungskanzlei in Hamburg via Telefon (+49 40 44 33 11), E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) kontaktieren.
Herzlichst,
Ihr Thomas Breit
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