Was kostet die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung?

Inhaltsverzeichnis

Heißt digitalisieren Geld verbrennen oder nicht? Ich sage: Gerade für Unternehmer stellt die digitale Transformation eine Chance dar, den Erfolg ihrer Firma wesentlich zu beeinflussen. Dabei beginnt alles bei der Buchhaltung.

Wie Sie diese umgestalten müssen, um von den Vorteilen einer Digitalisierung profitieren zu können, zeige ich Ihnen daher im folgenden Beitrag. Sie erfahren nachfolgend, was eine digitale Buchhaltung ist, was Sie für selbige benötigen, mit welchen Kosten Sie rechnen müssen und welche Vorteile sich daraus ergeben.

Dieser Beitrag wurde am 15. September 2022 aktualisiert.

Was ist eine digitale Buchhaltung?

Digitale Buchhaltung bedeutet, dass Sie statt Papier-Belege nun PDFs verwenden. Das heißt für Sie: Ihre Belege werden sofort eingescannt und archiviert, sodass sie nicht mehr länger unter Tonnen von Papier untergehen. Auf diese Weise sparen Sie nicht nur Papier, Zeit und Geld, sondern tragen auch Ihren Teil zum Umweltschutz bei. Sozusagen eine Win-win-Situation.

Was Sie für eine digitale Buchhaltung brauchen?

Zu allererst ist entscheidend, dass Ihre Bankdaten in das Buchhaltungs-System eingetragen werden. Diese Aufgabe sollte Ihre Bank erledigen – nur so ist eine digitale Buchführung erst möglich. Sind Ihre Bankdaten einmal im Programm gespeichert, steht einer bis zu 99% automatischen Buchhaltung so gut wie nichts mehr im Wege.

Um Ihre Buchhaltung in Zukunft digital führen zu können, benötigen Sie nun lediglich einen Scanner und eine Cloud. Letztere erhalten Sie meist durch Ihren Steuerberater oder die Buchhaltung. Die Cloud überträgt dann alle Daten, die Sie für die Buchhaltung brauchen, an das Buchhaltungsprogramm.

Ein Tipp aus eigener Erfahrung: Achten Sie darauf, dass Ihr Scanner große wie auch kleine Belege einscannen kann. Am besten besorgen Sie sich ein Gerät, das auch doppelseitig lesen kann. So sparen Sie zusätzliche Zeit.

Am Anfang kennen weder die Cloud, noch das Buchhaltungsprogramm die nötigen Daten für Ihre digitale Buchhaltung. Wie Sie die beiden synchronisieren, zeige ich Ihnen daher in einem Video.

Sie wollen mehr dazu erfahren? Klicken Sie einfach auf Play.

Welche Kosten fallen bei der Digitalisierung der Buchhaltung an?

Natürlich fallen bei der digitalen Transformation auch Kosten an, die für Sie als Unternehmer von Interesse sind. Ich kann Ihnen allerdings bereits jetzt sagen, dass die Digitalisierung Ihnen mehr bringen wird, als sie kostet.

Die Umstellung zur digitalen Buchhaltung erfordert zunächst einen geeigneten Scanner (ca. 350€ netto) und eine Cloud (ca. 200€ / Jahr netto) zum Archivieren und Suchen von Belegen. Zudem müssen Sie als Unternehmer bedenken, dass Ihre Buchhaltung noch 6-12 Monate lang wie bisher (mit allen Mitarbeitern) geführt werden muss. Erst nach dieser Übergangszeit ist eine zu 99% automatische Buchhaltung möglich.

Welche Vorteile ergeben sich durch eine digitale Buchhaltung?

Die Digitalisierung der Buchhaltung hilft Ihnen als Unternehmer dabei, den Gewinn durch Kosteneinsparungen zu erhöhen und Ihre Firma auf dem Markt besser zu positionieren. Kurz zusammengefasst bietet eine digitale Buchhaltung daher folgende Vorteile:

schnelleres Finden von Belegen & keine Lagerkosten
geringer Aufwand bei Betriebsprüfungen oder Abschlüssen
40%-60% Einsparungen in der Verwaltung
bessere Zusammenarbeit mit dem Finanzamt und mehr Haftungssicherheit (siehe digitales Tax CMS)
mehr Gewinn und einen Wettbewerbsvorteil

Durch all diese Vorteile sparen Sie als Unternehmer Arbeitszeit und Ressourcen, wodurch Ihre Firma zum Jahresende mehr Gewinn abwirft. Jeder einzelne Euro von diesem Gewinn bedeutet gleichzeitig auch eine Erhöhung des Marktwertes Ihres Unternehmens.

Allein die Digitalisierung steigert also den Wert Ihrer Firma und zwar um das 40- bis 60-Fache der eingesparten Kosten. Wie genau das funktioniert und um welch hohe Gewinnsummen es sich dabei handeln kann, zeigt Ihnen ein weiterer Beitrag von mir. Folgen Sie dafür einfach diesem Link: Wie Sie mit digitaler Buchhaltung Ihren Unternehmenswert steigern

Mehr zum Thema Digitale Buchhaltung und Tax CMS erfahren Sie in den folgenden Artikeln:

Fazit: Reine Anschaffungskosten von ca. 1000€ stehen zigfacher Kosteneinsparung gegenüber

Für Sie als Unternehmer sind die Anschaffungskosten für eine digitale Buchhaltung niedrig. Vor allem dann, wenn man bedenkt, wie schnell Sie dieses Geld wieder durch die entstehenden Kosteneinsparungen zurückbekommen. Eine digitale Buchhaltung bedeutet Einsparungen an Arbeitszeit für Ihre Buchhaltung. Diese Mitarbeiter können nun in der freigewordenen Zeit mehr für das Unternehmen erwirtschaften. Gerade für den Bereich des Controllings eignen sich Buchhalter besonders gut.

Sie haben Fragen zum Thema Digitale Buchhaltung?

Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, wie Sie die Digitalisierung bei Ihnen einführen können und welche Vorteile sie Ihnen bringen kann, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 33 11), via E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de) oder über das Kontaktformular (hier klicken!) kontaktieren.

Herzlichst,
Ihr Thomas Breit

Foto: © Aliaksandr Marko – Fotolia.com

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