Fragen zur Digitalisierung, Buchhaltung und Steuern

Geballtes Wissen zum Thema „Digitalisierung, Buchhaltung & Steuern“ für Unternehmer

Unternehmenswert erhöhen, mehr Sicherheit vor dem Steuergesetzgeber und massive Kosteneinsparung durch Vereinfachung. Das sind grob gesagt die Vorteile der Digitalisierung von der Buchhaltung bis zum Tax-CMS (=digitales internes Kontrollsystem).

Soweit ist das allgemein bekannt, aber das Unbekannte ist das Detailwissen. Wie funktioniert die Digitalisierung der Buchhaltung und des Kontrollsystems? Wieviel kostet sie? Was bringt sie wirklich? Wie gehen Sie dabei Schritt für Schritt vor?

Die Mammut-Aufgabe, Ihnen all diese Fragen im Detail zu beantworten, will ich in diesem Beitrag wagen. Zugegeben mit Hilfe von Fachbeiträgen, die ich bereits im Verlauf des vergangenen Jahres für Sie verfasst habe. Aber lassen Sie sich dieses geballte Wissen nicht entgehen und suchen Sie sich einfach die Frage heraus, die Ihnen am stärksten unter den sprichwörtlichen Nägeln brennt.

Frage 1: Wieviel kostet die Digitalisierung der Buchhaltung eigentlich?

Ohne Zweifel ist das die meistgestellte Frage in meinem Berufsalltag zum Thema Digitalisierung. Dementsprechend bin ich mir bewusst, dass Sie diese Frage vermutlich am meisten interessiert.

Zu den harten Kosten-Fakten:
Für die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung müssen Sie einen geeigneten Scanner anschaffen (ca. 350 Euro) und eine entsprechende Cloud-Lizenz bezahlen (ca. 200 Euro/Jahr). Zudem müssen Sie bedenken, dass Ihre Buchhaltung noch 6-12 Monate lang wie bisher mit allen Mitarbeitern geführt werden muss.

Nach dieser Übergangszeit läuft die digitale Buchhaltung und ist damit zu 99% automatisiert.

So kommt das Geld wieder hinein:
Das Stichwort, das Sie bei der Aufstellung von oben nicht überlesen dürfen ist „automatisiert“. Denn durch die gesparte Arbeitszeit bei Ihren Mitarbeitern (oder externen Buchhaltern) ist die Einführung meist schon im ersten Jahr wieder mehr als refinanziert.

Die Einsparungen aus der Kundenpraxis sind dabei erstaunlich. Selbst bei kleinen Unternehmen im mittleren 6-stelligen Umsatzbereich und noch viel mehr bei großen Unternehmen mit Millionenumsätzen.

Als Beispiel möchte ich Ihnen das einer kleinen Werbeagentur mit 4 Mitarbeitern geben. Während früher pro Monat ca. 40 Stunden für die externe Buchhaltung gezahlt werden mussten, fallen heute dank der Digitalsierung nur noch 3-4 Buchhaltungsstunden pro Monat an.

Bei großen Unternehmen, die ganze Buchhaltungsabteilungen führen, ist das Einsparungspotenzial noch deutlich größer, da die Menge an automatisierter Arbeit in Relation zur Größe zunimmt.

Überlegen Sie sich, wie sich Ihr Gewinn entwickeln würde, wenn Sie plötzlich diese Kosten um 90-99 Prozent senken könnten?

Sie wollen sich detaillierter informieren? Ich habe das Thema Kosten für Sie in einem eigenen Beitrag noch genauer erläutert. Klicken Sie einfach auf den folgenden Link, um sich noch tiefer einzulesen: https://www.steuerberatung-breit.de/was-kostet-die-digitalisierung-ihrer-buchhaltung/

Frage 2: Was bedeutet die digitale Buchhaltung konkret? Was heißt das für Sie im Arbeitsalltag?

Digitale Buchhaltung heißt – „salopp gesprochen“ – Papier-Belege weg, PDF her. Sie sammeln also künftig keine Papier-Belege mehr und legen diese ab, sondern Sie speichern Computerdateien im PDF-Format in dafür vorgesehenen Ordnern.

Möglich wird das ganze durch einen Scanner, mit dem Sie die Belege einscannen und durch Software, die es Ihnen ermöglicht diese Belege dann zu speichern und vorschriftsmäßig zu archivieren.

Um Ihnen den Vorgang genauer zu erklären, habe ich ein kurzes Video für Sie aufgenommen. In diesem Video erkläre ich das Zusammenspiel noch einmal genau und leicht verständlich. Klicken Sie auf den folgenden Link, um zum Beitrag mit dem Video zu gelangen: https://www.steuerberatung-breit.de/blog/digitalisierung/

Frage 3: Digitalisierung ja – aber wie funktioniert dann der Zahlungsverkehr?

Die Digitalisierung endet nicht beim Sammeln und Archivieren Ihrer Belege. Auch der Zahlungsverkehr lässt sich dadurch für Sie weitgehend automatisieren.

Um Ihnen zu erklären und zu zeigen, wie der automatisierte Zahlungsverkehr im Detail funktioniert, habe ich Ihnen ebenfalls ein leicht verständliches Video aufgenommen. Klicken Sie auf den folgenden Link, um zum Beitrag mit dem Video zu gelangen: https://www.steuerberatung-breit.de/so-funktioniert-automatisierter-zahlungsverkehr-inkl-videoerklaerung/

Frage 4: Finanzielle Vorteile gibt es die wirklich?

Die effektive Kostenminimierung bedeutet für viele Unternehmen nicht nur Freiraum für andere Investitionen, sondern auch tatsächliche Gewinnmaximierung. Diese Gewinnmaximierung hilft Ihnen zudem maßgeblich bei der wirtschaftlichen Bewertung Ihres Unternehmens.

In meinem Blogbeitrag „Wie Sie mit digitaler Buchhaltung Ihren Unternehmenswert steigern“ zeige Ich Ihnen an einem realen Kundenbeispiel, wie die digitale Buchhaltung den Wert eines Hamburger Unternehmens um 2 Millionen Euro erhöhte.

Wie es dazu kam, welche Risikofaktoren bestehen und wie Sie den Unternehmenswert berechnen können, habe ich für Sie ausführlich im oben genannten Beitrag geschildert. Klicken Sie einfach auf den folgenden Link, um diesen zu lesen: https://www.steuerberatung-breit.de/wie-sie-mit-digitaler-buchhaltung-ihren-unternehmenswert-steigern/

Frage 5: Digitalisierung als Schutz vor dem Finanzprüfer – stimmt das wirklich?

Sie haben es vielleicht schon einmal gehört, aber ein digitales Tax CMS (=ein digitales, internes Kontrollsystem für Ihre Prozesse in der Buchhaltung und in Ihren Steuerbelangen) schützt Sie vor dem Finanzprüfer. Zugegeben: Das ist etwas salopp formuliert. Aber die Aussage besitzt einen wahren Kern.

Wollen Sie ohne ein Tax CMS einen Fehler in einer Erklärung Ihrer Betriebsgewinne korrigieren, geht der Gesetzgeber in Deutschland tatsächlich von versuchter Steuerhinterziehung aus. Das darf er aber nicht mehr, wenn Sie ein Tax CMS in Ihrem Unternehmen installiert haben. Dann korrigieren Sie einfach einen Fehler.

Sie wollen dazu im Detail mehr wissen? In einem 1000-Wörter-Beitrag habe ich Ihnen die Ausgangslage für Sie als Unternehmer und das Vorgehen des Gesetzgebers ausführlich beschrieben und mit leicht verständlichen Beispielen untermauert. Klicken Sie einfach auf diesen Link, um zum Beitrag zu gelangen: https://www.steuerberatung-breit.de/so-schuetzt-die-digitalisierung-unternehmer-vor-vorwuerfen-der-steuerhinterziehung/

Frage 6: Wie funktioniert die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen?

Nachdem meine Mandanten von den Vorteilen der Digitalisierung aller steuerlichen Arbeitsschritte hören, kommt meist die Frage nach dem „Wie“: Wie viel Aufwand bedeutet das für uns? Wie gehen wir dabei Schritt für Schritt vor?

Das sind nicht nur berechtigte, sondern absolut notwendige Fragen für Sie als Unternehmer. Schließlich müssen Sie wissen, was auf Sie zukommt und worauf Sie sich wirklich einlassen. Ich habe daher einen 8-Schritte-Plan als Umstellungssystem für Sie entwickelt.

Schritt 1: Analyse der Arbeitsabläufe

Schritt 2: Digital denken und Arbeitsabläufe in (digitale) Prozesse planen

Schritt 3: Erstellung Prozessplan (schriftliche Dokumentation)

Schritt 4: Workshops mit Geschäftsführern und Mitarbeitern (Einbindung in digitales Prozessdenken)

Schritt 5: Einrichtung eines Test-Arbeitsplatzes, wo Geschäftsführer und Mitarbeiter an die Technik herangeführt und Schwächen dokumentiert werden.

Schritt 6: Fertigstellung und Abnahme

Schritt 7: Stufenweise oder sofortige Umstellung auf Digital

Schritt 8: Nachbetreuung (Laufende Betreuung nach Einrichtung: Beobachtung, Anpassung an unternehmerische und gesetzliche Entwicklungen)

Sie können sich unter den Schritten noch nicht so wirklich etwas vorstellen? Von außen betrachtet wirken diese Schritte „monströs“ und kompliziert. Daher habe ich auch hier für Sie einen leicht verständlichen und ausführlicheren Beitrag vorbereitet. Klicken Sie dazu einfach auf folgenden Link: https://www.steuerberatung-breit.de/in-8-schritten-zur-digitalen-transformation/

Sie haben noch weitere Fragen zur Digitalisierung Ihrer steuerlichen Angelegenheiten?
Genau das ist mein Spezialgebiet. Scheuen Sie sich nicht, mit Ihren Fragen auf mich zuzukommen. Ich berate Sie gerne. Das Erstgespräch am Telefon führe ich auch ganz unverbindlich. Schließlich wollen Sie sichergehen, dass ich auch der richtige Berater für Sie bin.

In diesem Sinne, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

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