Wussten Sie, dass Sie als Geschäftsführer einer GmbH gesetzlich festgelegte Pflichten haben und im Rahmen der Geschäftsführerhaftung auch für Fehler anderer haften? Eine Ungenauigkeit eines Buchhaltungs-Mitarbeiters kann für Sie als Geschäftsführer beispielsweise strafrechtliche Folgen haben.
Wahrscheinlich wussten Sie noch nicht, dass Sie für die Überwachung verantwortlich sind, auch wenn Sie diese Tätigkeiten nicht selbst durchführen.
Deshalb sollten Sie sich kurz Zeit nehmen, um sich Ihre Aufgaben und Pflichten als Geschäftsführer in Erinnerung zu rufen.
Im Folgenden möchte ich Ihnen einen kurzen Überblick zu den wichtigsten Aufgaben und Pflichten verschaffen. Durch einen einfachen Check dieser Risikobereiche können Sie mögliche Fehler vermeiden.
Geschäftsführer-Pflicht #1: Der Beleg-Check
Als Geschäftsführer sind Sie mit der Erfüllung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung betraut. Das bedeutet, dass hier wirklich penibel genau gearbeitet werden muss. Jede Buchung braucht zum Ausweis einen dazugehörigen Beleg. Wichtig dabei ist auch die chronologische und lückenlose Erfassung.
Passieren hier Fehler, die später von Ihnen berichtigt werden, geht der Staat vorerst automatisch von versuchter Steuerhinterziehung aus.
Je genauer hier vorgegangen wird, desto geringer zeigt sich meiner Erfahrung nach das Risiko der meist unbewussten Steuerhinterziehung oder Steuerverkürzung. Der wirkungsvollste Schutz ist aber ein Tax CMS (= internes Kontrollsystem).
Auch der von Ihnen vorzulegende Jahresabschluss soll klar und übersichtlich sein. Schlussendlich soll bei dessen Vorlage an einen Dritten auf einen Blick erkennbar sein, ob Ihr Unternehmen auf finanziell „gesunden Beinen“ steht.
Geschäftsführer-Pflicht #2: Der Stammkapital-Check
Das Stammkapital Ihres Unternehmens kann durch eventuelle Verluste oder finanzielle Engpässe geringer werden. Falls sich so eine Krise abzeichnet, empfehle ich sofort eine Ertragsvorausschau und eine Überschuldungsbilanz zu erstellen.
Mit diesen Hilfestellungen können Sie erkennen und gegebenenfalls beweisen, ob das Unternehmensvermögen die Schulden noch abdecken können wird. Im schlimmsten Fall müssten Sie sich dabei der Aufgabe stellen, Insolvenz anzumelden.
Ich kann nur betonen, dass Sie hier keine unnötige Zeit verstreichen lassen sollten, ansonsten droht Ihnen die Gefahr der Insolvenzverschleppung. Auch hier habe ich die korrekte Vorgehensweise für Sie im folgenden Beitrag zusammengeschrieben.
Geschäftsführer-Pflicht #3: Der Handelsregister-Check
Die Anmeldung des Unternehmens erfolgt beim Handelsregister des jeweils zuständigen Gerichts. Als Geschäftsführer sind Sie dazu verpflichtet, Veränderungen ebenfalls bekannt zu geben, sodass diese auch eingetragen werden.
Im Laufe der Zeit kann es durchaus sein, dass sich die Firmenadresse aufgrund eines Umzugs ändert oder ein Gesellschafterwechsel z.B. in einem Familienunternehmen ansteht.
Sie dürfen es nicht versäumen, eine Veränderung der Gesellschaft anzumelden.
Geschäftsführer-Pflicht #4: Der Gesellschafter-Check
Sie als Geschäftsführer haben die Aufgabe, pro Kalenderjahr eine Versammlung der Gesellschafter einzuberufen. Wenn sich eine Insolvenz abzeichnet, sind Sie gesetzlich verpflichtet, umgehend eine Versammlung einzuberufen (zum Gesetz: § 5a GmbHG) – selbst wenn der Termin von der Regel abweicht.
Es steht auch in Ihrer Verantwortung, dass Beschlüsse umgesetzt werden, wie z.B. die Ausschüttung des Gewinnes. Selbst wenn Beschlüsse gegen Ihre Überzeugung gefasst wurden, müssen Sie diese ausführen. Sie haben nämlich kein Veto-Recht. Nur bei rechtswidrigen Inhalten können Sie sich aus Ihrer Verantwortung ziehen.
Zudem sind Sie verpflichtet, jedem Gesellschafter jederzeit Auskunft über die Belange des Unternehmens geben zu können. Hier kommt Ihnen wieder eine sorgfältige Buchführung zu Gute.
Geschäftsführer-Pflicht #5: Der Mitarbeiter-Check
Bei allen Angelegenheiten, bei denen es um die Beschäftigung Ihrer Mitarbeiter geht, treten Sie in Ihrer Funktion als Arbeitgeber auf. Sie sind dafür verantwortlich, dass die Mitarbeiter ihren Lohn erhalten und dass die Sozialversicherung und Lohnsteuer abgeführt werden.
Im Falle eines Versäumnisses würden Sie die Haftung dafür tragen. Sie müssten dafür, und eventuell noch extra für Säumniszuschläge, mit Ihrem Privatvermögen aufkommen. Zudem könnten Ihnen auch strafrechtliche Konsequenzen drohen.
Fazit: Sie haften auch für Fehler anderer – schützen Sie sich!
Mein Ziel mit dieser Checkliste war es, Ihnen nicht nur die wichtigsten Aufgaben eines Geschäftsführers nochmals vor Augen zu führen. Es ist mir auch ein Anliegen, Ihnen klarzumachen, dass Versäumnisse mit Risiken für Sie selbst verbunden sind.
Schon ein paar private Belege, die sich unter die Belege einer Dienstreise „geschmuggelt“ haben, oder die Unwissenheit einer Abgabefrist in der Buchhaltung kann Sie in Bedrängnis bringen. Selbst dann, wenn ein Fehler von einem Ihrer Mitarbeiter verschuldet wurde und nicht von Ihnen persönlich. Für Sie als Geschäftsführer gilt dennoch: Sie tragen die Verantwortung und spüren die Konsequenzen.
Sollten Sie noch weitere Fragen zum Thema Aufgaben und Pflichten des Geschäftsführers haben oder weiterführende Beratung benötigen, stehe ich Ihnen gerne zur Seite. Sie können mich gerne jederzeit via Telefon (+49 40 44 33 11), E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) erreichen.
Herzlichst,
Ihr Thomas Breit
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