Sie sind Unternehmer und haben Angst, wegen einer Steuerprüfung Tausende Euro an Steuern nachzuzahlen oder im schlimmsten Fall sogar im Gefängnis zu landen? Sie wissen eigentlich gar nicht, was bei dieser Prüfung genau geprüft wird? Kommt der Prüfer einfach so in Ihr Unternehmen oder wird die Prüfung vorher angekündigt?
Viele meiner Mandanten sind bei Betriebsprüfungen (umgangssprachlich Steuerprüfungen genannt) unsicher und befürchten, dass eine solche Prüfung ihr Unternehmen gefährden könnte.
Tatsächlich kommen laut meiner langjährigen Erfahrung als Steuerberater in Hamburg Unternehmen vor allem durch 2 häufige Fehler bei einer Betriebsprüfung in Schwierigkeiten.
Mit der richtigen Vorbereitung können Sie diese Fehler jedoch relativ einfach vermeiden. Genau hier möchte ich mit diesem Artikel ansetzen:
Ich kläre Sie über die 2 häufigsten Fehler bei der Betriebsprüfung auf. Und ich erkläre Ihnen, warum viele deutsche Unternehmen nach einer Betriebsprüfung Steuern nachzahlen müssen.
Außerdem erfahren Sie, was bei einer Betriebsprüfung genau geprüft wird, welche Strafen Ihnen drohen und durch welche Maßnahmen Sie all das verhindern können, um Ihr Unternehmen zu schützen.
Was wird bei einer Betriebsprüfung überhaupt genau geprüft?
Bei einer Betriebsprüfung wird unter anderem kontrolliert, ob Sie Formalismen bei Verträgen oder Belegen eingehalten haben. Es wird geprüft, ob die Belege richtig ausgefüllt wurden und ob die Gesellschafter alle passende Verträge mit dem Unternehmen abgeschlossen haben.
Geprüft werden kann hier bis zu 3 Jahre in die Vergangenheit. Findet also 2020 bei Ihnen eine Betriebsprüfung statt, können bis zum Jahr 2017 zurück alle Belege und Verträge kontrolliert werden.
Zusätzlich kann auch im Rahmen einer Kassenbuchnachschau Ihr Kassenbuch kontrolliert werden. Dabei wird geprüft, ob der im Kassenbuch angeführte Saldo auch tatsächlich mit dem Betrag in Ihrer Kasse übereinstimmt.
Kommt es hier zu Abweichungen, ist also beispielsweise der Betrag in Ihrer Kasse höher als der angegebene Saldo im Kassenbuch, werden vom Finanzamt Umsätze hinzugeschätzt.
Dadurch erhöht sich Ihre Steuerlast und Sie werden so vom Finanzamt für diese Unregelmäßigkeiten “bestraft”.
Muss eine Prüfung immer vorher angekündigt werden?
Hier kommt es darauf an, was genau geprüft wird. Eine “normale” Betriebsprüfung, bei der Belege und Verträge geprüft werden, muss immer vorher angekündigt werden.
Eine reine Umsatzsteuernachschau oder eine Kassenbuchnachschau kann aber auch spontan und ohne Ankündigung durchgeführt werden. Diese Prüfungen sind allerdings auch weniger umfangreich als eine reguläre Betriebsprüfung.
Werden bei diesen “kleineren” Prüfungen allerdings Unregelmäßigkeiten festgestellt, kann das für das Finanzamt der Anlass sein, eine umfangreiche Betriebsprüfung durchzuführen.
Diese Betriebsprüfung muss dann aber wieder unter Einhaltung einer Frist bekanntgegeben werden.
Wie läuft eine Betriebsprüfung im Detail ab?
Schritt 1: Vorbereitung
Wenn sich ein Betriebsprüfer bei Ihnen im Unternehmen angemeldet hat, sollten Sie Ihre Belege griffbereit halten. Sammeln Sie deshalb alle Rechnungen oder Kontoauszüge zusammen, sodass Sie diese dem Prüfer geordnet übergeben können.
So sichern Sie sich bei Ihrem Prüfer schon mal einen guten ersten Eindruck.
Schritt 2: Prüfungshandlung
In diesem Schritt werden alle Belege vom Betriebsprüfer begutachtet. Sie können hier keinen Einfluss ausüben und sind nicht anwesend.
Der Prüfer arbeitet alle Belege durch und schreibt auf, wo seiner Meinung nach gegen Formalismen verstoßen wurde.
Außerdem kann er bestimmte Belege oder auch Verträge nachfordern. Sie haben dann die Pflicht, ihm diese Dokumente zukommen zu lassen.
Schritt 3: Nachbereitung
Hier wird entschieden, ob der Prüfer mit seiner Rechtsauffassung richtig liegt. Sprich: Es wird entschieden, ob die vom Prüfer angekreideten Verstöße auch tatsächlich so stimmen.
Außerdem wird beschrieben, was Sie gegen diese Verstöße unternehmen sollten, oder ob eine Einigung mit dem Finanzamt möglich ist.
Schritt 4: Schlussbesprechung
Hier wird jeder einzelne Punkt und auch das Gesamt-Ergebnis der Prüfung genau durchbesprochen. Hier kommt es sehr häufig vor, dass man wichtige Einigungen mit dem Prüfer erzielen kann.
Eine Einigung könnte beispielsweise sein: Sie verpflichten sich, in Zukunft die Bestimmungen genau einzuhalten. Im Gegenzug verzichtet der Betriebsprüfer auch steuerliche Nachforderungen.
Durch diese 2 Fehler werden deutsche Unternehmen am häufigsten vom Finanzamt gestraft
Formelle Fehler in Verträgen oder bei Belegen: Verträge in Unternehmen enthalten relativ häufig Formfehler. Auch Belege werden manchmal falsch ausgefüllt und sind deswegen fehlerhaft.
Hier reicht bereits ein kleiner Fehler aus, um sich in den Augen der Behörde strafbar zu machen.
Was noch dazukommt: Die Chance, dass ein solcher Fehler entdeckt wird, ist heutzutage sehr hoch. Denn alle Verträge und Belege werden von der Behörde mit einer Spezial-Software untersucht. Bei Unregelmäßigkeiten wird dann der “menschliche” Prüfer verständigt.
Durch die elektronische Unterstützung können so ganze Berge an Belegen und Verträgen schnell und sehr genau geprüft werden. Die Chance, das die Behörde einen formellen Fehler übersieht, ist deshalb sehr gering.
Kein Tax CMS und kein Internes Kontrollsystem (kurz IKS): Ein Tax CMS hilft Ihnen dabei, steuerrechtliche Formvorschriften genauer einhalten zu können. Auch beim Internen Kontrollsystem (IKS) handelt es sich um es sich um ein elektronisches Programm, dass Prozesse in Ihrem Unternehmen untersucht und auf Formfehler prüft.
Ein IKS ist allerdings nicht auf steuerliche Aspekte beschränkt, sondern umfasst das gesamte Unternehmen.
Ohne diese Systeme ist es für ein Unternehmen heutzutage schwierig, alle formellen Vorgaben genau einzuhalten.
Sehr viele Unternehmen verzichten aber leider immer noch auf diese Hilfen und setzen Ihr Unternehmen so (oft auch unbewusst) einer großen Gefahr aus.
Welche Strafen drohen mir, wenn formelle Fehler gefunden werden?
Im Normalfall drohen Ihnen hier keine Strafen im Sinne eines Strafverfahrens, also beispielsweise eine Geldstrafe oder gar eine Gefängnisstrafe.
Kommt es zu Unregelmäßigkeiten, schätzt das Finanzamt einfach Umsätze hinzu. So erhöht sich Ihre Steuerlast und Ihre “Strafe” ist dann eine Steuernachforderung.
Treten diese Unregelmäßigkeiten besonders häufig auf, kann sogar Ihre gesamte Buchhaltung verworfen werden.
Dann wird Ihr gesamter Umsatz und auch Ihr Gewinn vom Finanzamt geschätzt.
Wichtig: Diese Schätzung ist immer zu Ihren Ungunsten. Das heißt, Ihr Umsatz und Ihr Gewinn wird so geschätzt, dass Sie in der Regel Steuern nachzahlen müssen. Diese Nachforderungen können sich dann auf mehrere Tausend Euro belaufen.
Haben Sie ein internes Kontrollsystem (IKS) können Sie die Abweichungen unter Umständen sogar straffrei, also ohne Nachzahlungen, korrigieren (siehe Anwendungserlass zu §153 AO).
Handelt es sich aber um einen besonders gravierenden Verstoß, kann auch ein Steuerstrafverfahren gegen Sie eröffnet werden (siehe §370 AO). Hier drohen Ihnen besonders bei der GmbH im Rahmen der Geschäftsführerhaftung empfindliche Geldstrafen oder im schlimmsten Fall sogar eine Freiheitsstrafe von bis zu 5 Jahren.
Wie kann ich als Unternehmer Strafen aufgrund einer Steuerprüfung vermeiden?
1. Richten Sie ein Tax CMS ein: Vereinfacht gesagt ist ein Tax CMS ein Kontrollsystem, dass Ihnen dabei hilft, Ihre Unternehmens-Prozesse an die strengen Bestimmungen des Steuerrechts anzupassen. Ziel dieses Systems ist es, alle Prozesse im Unternehmen so anzupassen, dass Sie alle steuerlichen Vorgaben einhalten.
Alle Prozesse werden übersichtlich erfasst und sind für Sie oder die Finanzbehörde jederzeit einsehbar.
Wie Sie ein Tax CMS am besten in Ihrem Unternehmen einführen, wessen Hilfe Sie dabei benötigen und worauf Sie im Detail achten müssen, habe ich Ihnen in einem ausführlichen Beitrag zusammengefasst: https://www.steuerberatung-breit.de/10-haeufig-gestellte-fragen-zum-digitalen-tax-cms/
2. Richten Sie ein Internes Kontrollsystem (IKS) ein: In Kombination mit einem Tax CMS hilft auch ein Internes Kontrollsystem dabei, die Bestimmungen der Finanzbehörde besser einzuhalten.
Ein IKS beschränkt sich jedoch nicht nur auf steuerliche Prozesse, sondern überwacht in der Regel alle Unternehmensabläufe.
3. Lassen Sie Ihre Verträge von einem Steuerberater prüfen: In der Regel kann Ihnen nur ein Steuerberater sagen, ob Ihre Verträge Formfehler enthalten, die Sie bei einer Betriebsprüfung in Schwierigkeiten bringen.
Sie dürfen dann allerdings keine Verträge neu aufsetzen lassen und rückdatieren. Das ist verboten.
Hier können Sie sich aber mit einem sogenannten Erinnerungsprotokoll behelfen. Bei diesem Protokoll schreiben Sie heute auf, was Sie in der Vergangenheit beim Verfassen des fehlerhaften Vertrags genau gemeint haben und wie es richtig formuliert werden sollte. So korrigieren so Ihren fehlerhaften Vertrag.
Nur: Ob Sie mit diesem Vorgehen tatsächlich Erfolg haben, kommt immer auf die individuelle Situation an. Ein Erinnerungsprotokoll ist kein pauschales “Heilmittel” für einen fehlerhaften Vertrag.
Fazit: Tax CMS, IKS und Prüfung der Verträge schützt Sie vor Strafen
Bei einer Betriebsprüfung kommt es darauf an, dass Sie alle formellen Vorschriften des Finanzamts auf Punkt und Beistrich einhalten.
Denn kommt es hier zu Unregelmäßigkeiten, werden Umsätze hinzugeschätzt oder im schlimmsten Fall wird sogar Ihre gesamte Buchhaltung “verworfen”.
Ohne Systeme wie ein Tax CMS oder ein internes Kontrollsystem (IKS) ist die genaue Einhaltung der Vorschriften allerdings sehr schwierig.
Mein Rat lautet daher: Führen Sie in Ihrem Unternehmen ein Tax CMS und ein IKS ein. Außerdem sollten Sie alle Verträge von einem erfahrenen Steuerberater prüfen lassen.
Nur so haben Sie die Sicherheit, dass Sie nach einer Betriebsprüfung nicht Tausende Euro an Steuern nachzahlen müssen.
Sie haben noch weitere Fragen zu Betriebsprüfungen oder möchten in Ihrem Unternehmen ein Tax CMS einführen, um bei Betriebsprüfungen auf der sicheren Seite zu sein?
Sie haben weitere Fragen zum Thema Betriebsprüfung?
Gerne können Sie mit Ihren Fragen auf mich zukommen. Das Erstgespräch am Telefon führe ich ganz unverbindlich. Schließlich wollen Sie sichergehen, dass ich auch der richtige Steuerberater in Hamburg für Sie bin.
In diesem Sinne, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 33 11), E-Mail (anfrage@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) in meiner Steuerberatungskanzlei in Hamburg kontaktieren.
Herzlichst,
Ihr Thomas Breit
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