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Vorsicht bei der Gesellschafterversammlung: Diesen Fehler begehen vor allem kleinere GmbHs

Sie sind Eigentümer, Geschäftsführer oder Gesellschafter einer GmbH? Dann nehmen Sie wahrscheinlich jedes Jahr an mindestens einer Gesellschafterversammlung teil.

Aber wissen Sie, ob bei diesen Versammlungen eigentlich immer alles korrekt abläuft? Nein? Dann sollten Sie diesen Beitrag unbedingt bis zum Ende lesen.

In meinem Alltag als Steuerberater in Hamburg fällt mir immer wieder der selbe Fehler auf, den viele kleinere GmbHs machen.

Was dieser Fehler ist, welche Konsequenzen er für Ihr Unternehmen haben kann und wie Sie ihn vermeiden, erkläre ich Ihnen weiter unten in diesem Beitrag. Außerdem erfahren Sie:

  • Was eine Gesellschafterversammlung genau ist
  • Wer an einer Gesellschafterversammlung teilnimmt
  • Wie Gesellschafterbeschlüsse zustande kommen
  • Wie oft eine Gesellschafterversammlung stattfinden muss
  • Wie eine Gesellschafterversammlung abläuft

Was ist eine Gesellschafterversammlung bei der GmbH überhaupt?

Bei einer Gesellschafterversammlung treffen sich alle Teilhaber einer GmbH, um geschäftliche Dinge zu besprechen und Entscheidungen zu treffen.

Dabei kann es sich vom „normalen“ Tagesgeschäft, über optimale Steuergestaltung, bis hin zu geplanten Übernahmen anderer Unternehmen, um viele verschiedene Punkte handeln.

Wer nimmt an der Gesellschafterversammlung teil?

Grundsätzlich kann jeder Gesellschafter einer GmbH an der Gesellschafterversammlung teilnehmen (siehe GmbHG § 47). Halten Sie also einen Anteil an einer GmbH, sind Sie dazu berechtigt, zur Gesellschafterversammlung dieser GmbH zu gehen.

Wie viele Gesellschafter tatsächlich anwesend sein müssen, wird in der Satzung (= Gesellschaftsvertrag) der GmbH festgeschrieben. Darin wird allerdings nicht eine Anzahl an Personen, sondern ein Prozentsatz des gesamten Stammkapitals bestimmt.

Zum Beispiel kann bestimmt werden, dass die Anteile der versammelten Gesellschafter mindestens 75 % des Gesamt-Kapitals betragen müssen. Auf wie viele Personen diese 75 % dann aufgeteilt sind, ist irrelevant.

Wird in der Satzung nichts festgelegt, müssen alle Teilhaber (= 100% des Stammkapitals) an der Versammlung teilnehmen.

Wie kommt in einer Versammlung ein Gesellschafterbeschluss zustande?

Wird in einer Gesellschafterversammlung eine Entscheidung getroffen, nennt man das einen Gesellschafterbeschluss.

Mit welcher Mehrheit ein Gesellschafterbeschluss gefasst werden kann, wird in der Regel in der Satzung der GmbH festgeschrieben. Ähnlich wie bei den Teilnehmern an der Gesellschafterversammlung, wird diese Mehrheit in Prozent des Stammkapitals festgelegt.

Es kann beispielsweise festgelegt werden, dass mindestens die Zustimmung von 75% des Stammkapitals für einen Gesellschafterbeschluss nötig ist. Ob diese 75 % von einer oder 10 Personen gehalten werden, spielt dabei keine Rolle.

Darum gilt: Je höher Ihr Anteil am Stammkapital, desto mehr Macht haben Sie in der Gesellschafterversammlung.

Wird die beschlussfähige Mehrheit nicht in der Satzung bestimmt, können Beschlüsse mit einer einfachen Mehrheit (=50,1% des Stammkapitals) gefasst werden.

Wie oft muss eine Gesellschaftsversammlung stattfinden?

Wie oft eine Gesellschafterversammlung einberufen werden muss, wird in der Satzung der GmbH festgelegt. Pro Jahr muss es jedoch mindestens eine solche Versammlung geben.

In der Praxis findet meistens am Jahresende eine Gesellschafterversammlung statt. Dort wird dann unter anderem der Jahresabschluss diskutiert und beschlossen.

So läuft eine Gesellschafterversammlung bei der GmbH ab

1. Einberufung der Versammlung (in der Regel) mittels Brief: Bei der Einberufung einer regulären Gesellschafterversammlung müssen Sie bestimmte Fristen beachten. Diese sind meistens in der Satzung der GmbH geregelt. Es können aber auch außerordentliche Gesellschafterversammlungen ohne Wahrung von Fristen und Formen einberufen werden.

Das kommt vor allem bei Ein-Mann-GmbHs regelmäßig vor.

In der Einladung zur Gesellschafterversammlung ist eine erste Version der verschiedenen Tagesordnungspunkte anzuführen.

2. Festlegung einer Frist, um Tagesordnungspunkte zu ergänzen: Nachdem die Einladungen an die Gesellschafter verschickt wurden, kann jeder einzelne noch Tagesordnungspunkte ergänzen. Auch hier gilt es, bestimmte Fristen einzuhalten.

3. Bestimmung eines Protokollführers: Nachdem alle Tagesordnungspunkte ergänzt wurden, muss ein Protokollführer festgelegt werden. Diese Person ist für die Mitschrift während der Gesellschafterversammlung verantwortlich.

Soll ein Nicht-Gesellschafter, also zum Beispiel eine Sekretärin, Protokollführer sein, muss das einstimmig beschlossen werden.

Ansonsten ist ein Gesellschafter Protokollführer.

4. Protokollierung von Datum, Uhrzeit, Teilnehmer und jedes Tagesordnungspunktes: Auf dem Protokoll muss der genaue Beginn notiert und alle Teilnehmer der Gesellschafterversammlung aufgelistet werden. Auch eine eventuelle Abstimmung über den Protokollführer muss vermerkt werden.

Danach muss jeder Tagesordnungspunkt sowie die Diskussion der Gesellschafter genau mitgeschrieben werden. Auch alle Beschlüsse sind genau festzuschreiben.

5. Gesellschafter erkennen das Protokoll mit Unterschrift an: Am Ende der Gesellschafterversammlung wird das Protokoll jedem Teilnehmer vorgelegt.

Mit ihrer Unterschrift bestätigen die Gesellschafter die Richtigkeit des Protokolls und erkennen es an.

6. Versammlung wird offiziell beendet: Danach erklärt der Protokollführer die Versammlung für beendet und notiert erneut die Uhrzeit.

7. Protokoll wird in Reinschrift abgetippt und allen Gesellschaftern vorgelegt: Nach dem offiziellen Ende der Versammlung muss das Protokoll innerhalb einer bestimmten Frist vom Protokollführer abgetippt und den Teilnehmern erneut vorgelegt werden.

Jeder Gesellschafter hat dann ein Veto-Recht. Macht ein Gesellschafter tatsächlich von diesem Recht Gebrauch, kann der Protokollführer die Mängel ausbessern. Danach wird das augebesserte Protokoll wieder allen Gesellschaftern zur Unterschrift vorgelegt.

Formalismus wird nicht eingehalten: Diesen Fehler begehen vor allem kleinere GmbHs

Aus den oben beschriebenen Schritten geht hoffentlich deutlich hervor, dass Sie bei einer Gesellschafterversammlung viele Formvorschriften einhalten müssen.

Hier passiert auch der häufige Fehler bei kleinen GmbHs: Viele Eigentümer wissen nicht, dass die Versammlung nach diesen strengen Vorgaben ablaufen und alles genau protokolliert werden muss.

Darum werden diese Vorgaben auch oft nicht eingehalten. Vom Gesetzgeber werden dann aber alle gefassten Gesellschafterbeschlüsse nachträglich als unwirksam beurteilt.

Das kann gravierende Folgen haben: So begehen Sie sehr schnell eine verdeckte Gewinnausschüttung oder machen sich durch eine falsche Gewinnverwendung strafbar. Im schlimmsten Fall können Sie dadurch im Gefängnis landen.

Und das alles nur, weil Sie sich nicht an die Formvorschriften gehalten haben.

Fazit: Halten Sie bei der Gesellschafterversammlung unbedingt alle Formvorschriften ein

Der Ablauf einer Gesellschafterversammlung ist vom Gesetzgeber genau vorgegeben.

Wie viel Umsatz Ihre GmbH macht oder wie viele Gesellschafter es gibt, spielt dabei keine Rolle. Auch kleinere GmbHs müssen sich an alle Vorschriften halten.

Vielen Eigentümern oder Geschäftsführern ist das aber nicht bewusst und Formvorschriften werden nicht eingehalten.

Gesellschafterbeschlüsse werden dann aber vom Gesetzgeber annulliert und Sie machen sich als Eigentümer oder Geschäftsführer schnell durch eine verdeckte Gewinnausschüttung oder eine falsche Gewinnverwendung strafbar.

Darum lautet mein Rat: Auch als Eigentümer oder Geschäftsführer einer kleineren GmbH müssen Sie alle Bestimmungen und Formvorschriften bei Gesellschafterversammlungen kennen. Holen Sie sich hier bei Unsicherheiten Hilfe von einem Anwalt oder Steuerberater.

Nur so haben Sie die Sicherheit, auch wirklich alle Vorschriften einzuhalten.

Sie haben noch weitere Fragen zur Gesellschafterversammlung oder benötigen eine professionelle Beratung, um die strengen Formvorschriften besser einhalten können?

Gerne können Sie mit Ihren Fragen auf mich zukommen. Das Erstgespräch am Telefon führe ich ganz unverbindlich. Schließlich wollen Sie sichergehen, dass ich auch der richtige Steuerberater in Hamburg für Sie bin.

In diesem Sinne, können Sie mich jederzeit via Telefon (+49 40 44 03 03), E-Mail (t.breit@steuerberatung-breit.de) oder Kontaktformular (hier klicken!) in meiner Steuerberatungskanzlei in Hamburg kontaktieren.

Herzlichst,

Ihr Thomas Breit

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